CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1. Lý luận về công tác kiểm soát nội bộ: 1. Lịch sử hình thành và phát triển của kiểm soát nội bộ: Năm 1929, khái niệm về KSNB và công nhận vai trò của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp được đưa ra trong các văn bản hướng dẫn của các tổ chức nghề nghiệp và quản lý công bố của Cục Dự trữ Liên bang Hoa kỳ. Năm 1934, Ủy ban Chứng khoán Hoa kỳ vận dụng khái niệm về KSNB để soạn thảo pháp luật về giao dịch chứng khoán Hoa kỳ.
Năm 1936, Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (AICPA) đã xác định KSNB có tác dụng bảo vệ tiền và tài sản cũng như kiểm tra tính chính xác trong ghi chép của sổ sách từ đó cung cấp các số liệu kế toán tin cậy, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của nhà quản lý. Năm 1958, trong tài liệu qui định phạm vi của kiểm toán viên độc lập xem xét KSNB, trong đó lần đầu tiên phân biệt KSNB về quản lý và KSNB về kế toán. Đến năm 1970, khi thiết kế hệ thống kế toán và kiểm toán, người ta đặc biệt chú ý đến KSNB tại doanh nghiệp và coi việc hoàn thiện nó là công việc của kiểm toán viên. Năm 1977, lần đầu tiên khái niệm về hệ thống KSNB xuất hiện trong một văn bản pháp luật của Hạ viện Hoa Kỳ, nó được đúc rút từ sau vụ bê bối với các khoản thanh toán bất hợp pháp cho chính phủ nước ngoài.
Đến thập niên 80 (1980-1988), với sự sụp đổ hàng loạt các công ty cổ phần tại Hoa kỳ, các nhà lập pháp buộc phải quan tâm đến KSNB và ban hành nhiều quy định hướng dẫn như: Qui định về các qui tắc đạo đức, kiểm soát và làm rõ chức năng của KSNB; Qui định về phòng chống gian lận báo cáo tài chính; Các nguyên tắc về báo cáo trách nhiệm và đánh giá hiệu quả của KSNB. Như vậy, từ trước năm 1929 đến năm 1992, lý luận về KSNB không ngừng được mở rộng, tuy nhiên KSNB vẫn chỉ dừng lại là một phương tiện phục vụ cho các kiểm toán viên trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính, có nhiều quan điểm không đồng nhất về KSNB, do đó dẫn đến yêu cầu phải hình thành một hệ thống lý luận có tính chuẩn mực về KSNB. Đến năm 1992, các công ty ở Hoa kỳ phát triển rất nhanh, kèm theo đó là 8 tình trạng gian lận, gây thiệt hại lớn cho nền kinh tế. Do đó, nhiều uỷ ban ra đời để tìm cách khắc phục và 6 ngăn chặn các gian lận, hỗ trợ phát triển kinh tế trong đó có Uỷ ban COSO (Committee Of Sponsoring Organizations) là một uỷ ban gồm nhiều tổ chức nghề nghiệp như: Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (AICPA), Hội kế toán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội các nhà quản trị tài chính (FEI), Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA) và Hiệp hội kế toán viên quản trị (IMA) đã đưa ra khuôn mẫu lý thuyết chuẩn cho kiểm soát nội bộ.
Báo cáo của COSO gồm 4 phần và là tài liệu đầu tiên trên thế giới nghiên cứu một cách đầy đủ có hệ thống về KSNB, làm nền tảng cho lý thuyết về KSNB hiện đại sau này. Điểm mới của báo cáo là đã đưa ra được các bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB (môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát), các tiêu chí cụ thể để đánh giá hệ thống KSNB cho mục tiêu báo cáo thông tin tài chính, đưa ra được các công cụ đánh giá hệ thống KSNB, KSNB không còn chỉ là một vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà còn mở rộng ra các lĩnh vực hoạt động và tuân thủ. Như vậy có thể nói báo cáo của COSO là một khung lý thuyết căn bản để các nhà nghiên cứu sau này phát triển khung lý thuyết đó và hoàn thiện nó hơn trong những điều kiện và môi trường kinh doanh cụ thể. Cũng từ đây khi nói về KSNB nhà quản lý sẽ nhìn nhận một cách cụ thể hơn vai trò cũng như các bộ phận cấu thành của nó để từ đó để thiết kế, vận hành sao cho KSNB phát huy được hiệu quả trong quá trình hoạt động.2 Định nghĩa về KSNB Theo quan điểm của COSO (Committee Of Sponsoring Organizations) nhìn nhận kiểm soát nội bộ khá toàn diện, đây cũng là khái niệm được chấp nhận rộng rãi trên thế giới “Kiểm soát nội bộ là quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu: Đảm bảo sự tin cậy của của báo cáo tài chính; Đảm bảosự tuân thủ các qui định và luật lệ; Đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả” Tại Việt Nam theo chuẩn mực kiểm toán (VSA) 400 trước đây - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ có đưa ra khái niệm “Hệ thống kiểm soát nội bộ được hiểulàcácqui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị kiểm toán xây dựng và áp dụngnhằmđảmbảocho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định để kiểm tra,kiểm soát, ngăn ngừa,pháthiện các gian lận, sai sót để lập báo cáo tài chính trung 7 thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quảnlý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị”.
Theo chuẩn mực kiểm toán (VSA) 315 hiện nay thay thế cho (VSA) 400 trước đây ban hành kèm theo thông tư 214/2012/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2012 có đưa ra định nghĩa về KSNB “Kiểmsoát nội bộ là qui trình do Ban quản trị, Ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt đượcmụctiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảohiệuquả,hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các qui định có liên quan. Thuật ngữ“kiểmsoát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phầncủakiểmsoát nội bộ”. Với khái niệm nêu trên, COSO đã nhấn mạnh vào bốn nội dung căn bản đó là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu được cụ thể: - Kiểm soát nội bộ là một quá trình, bởi tất cả các hoạt động của một đơn vị đều phải thông qua một chuỗi các quá trình từ lập kế hoạch, thực hiện và giám sát. Để đạt được mục tiêu mong muốn, các đơn vị phải kiểm soát được hoạt động của mình, các hoạt động này được diễn ra hằng ngày và được hiện diện trong mọi bộ phận, gắn chặt vào hoạt động của một tổ chức và là nội dung cơ bản trong các hoạt động của tổ chức.
- Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người như: HĐQT, BGĐ, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị. Kiểm soát nội bộ là công cụ của nhà quản lý chứ không thay thế cho quản lý. Con người sẽ vạch ra mục tiêu đưa ra các biện pháp kiểm soát và vận hành chúng. Mỗi thành viên tham gia trong một tổ chức với những khả năng, kinh nghiệm, kiến thức khác nhau.
Việc hiểu rõ, trao đổi, hành động nhiều khi không nhất quán. Do vậy để KSNB có hiệu quả thì mọi thành viên trong một tổ chức phải hiểu rõ về trách nhiệm và quyền hạn của mình, xác định được mối liên hệ, nhiệm vụ, cách thức thực hiện để đạt được mục tiêu của tổ chức. - Kiểm soát nội bộ đảm bảo tính hợp lý cho nhà quản lý, điều này khẳng định KSNB chỉ đảm bảo tính hợp lý của việc thực hiện các mục tiêu của nhà quản lý chứ không đảm bảo tuyệt đối. Bởi KSNB khi vận hành vẫn còn có những hạn chế vốn có như: Sai lầm của con người khi đưa ra quyết định, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của nhà quản lý.Hơn nữa một nguyên tắc cơ bản trong quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó.
8 - Kiểm soát nội bộ đảm bảo các mục tiêu, có rất nhiều mục tiêu kiểm soát nội bộ cần đạt tới đó là: Mục tiêu về hoạt động (sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng nguồn lực), mục tiêu về báo cáo tài chính (tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính), mục tiêu về sự tuân thủ (tuân thủ pháp luật và các qui định).3Một số mục tiêu của KSNB Bảo vệ tài sản của đơn vị: KSNB phải đảm bảo tài sản của đơn vị được an toàn, tài sản có thể bao gồm tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống KSNB thích hợp. Điều này cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như: sổ sách hoặc các tài liệu quan trọng liên quan khác. Mục tiêu với báo cáo tài chính: KSNB phải đảm bảo về tính trung thực, tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: KSNB phải đảm bảo thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán của đơn vị cung cấp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý.
Các thông tin này phải đảm bảo tính kịp thời, tính chính xác, tin cậy, phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống KSNB được thiết kế trong đơn vị hành chính công phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan. Cụ thể là: Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của đơn vị hành chính công; Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai sót và gian lận trong mọi hoạt động của đơn vị; Bảo đảm việc ghi chép thông tin đầy đủ, chính xác và việc lập báo cáo tài chính trung thực, khách quan. • Mục tiêu của việc tuân thủ: KSNB trước hết phải bảo đảm quản lý việc chấp hành luật pháp và các quy định.
Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị.