Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) ngày càng phổ biến, nhiều doanh nghiệp gặp phải những khó khăn trong việc tương tác giữa người dùng và hệ thống. Tại Công ty Bao bì Giấy Quốc tế L&E Việt Nam, với vai trò trung tâm phân phối trong chuỗi cung ứng, lượng đơn hàng và dữ liệu luân chuyển hàng tháng rất lớn, đặc biệt trong mùa cao điểm chiếm khoảng 40-50% thời gian trong năm. Việc xử lý đơn hàng phức tạp, đa dạng về định dạng và yêu cầu nhập liệu thủ công gây áp lực lớn cho nhân viên, làm giảm hiệu quả vận hành hệ thống ERP chính là JDE. Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là xây dựng một hệ thống hỗ trợ xử lý đơn hàng (Order Processing Database - OPD) và liên kết dữ liệu tự động giữa hệ thống JDE với các hệ thống nội bộ và đối tác, nhằm giảm tải công việc thủ công, tăng năng suất xử lý đơn hàng và nâng cao sự hài lòng của người dùng. Nghiên cứu được thực hiện trong khoảng thời gian từ tháng 6 đến tháng 11 năm 2013 tại công ty L&E Việt Nam, với phạm vi tập trung vào hệ thống ERP JDE và các hệ thống liên quan trong nội bộ và đối tác. Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc cải thiện hiệu quả quản lý đơn hàng, giảm thiểu sai sót dữ liệu và góp phần nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình nghiên cứu về hệ thống ERP và quản lý chuỗi cung ứng. Trước hết, ERP được định nghĩa là hệ thống phần mềm tích hợp đa phân hệ nhằm hoạch định và quản lý nguồn lực doanh nghiệp, giúp đồng bộ dữ liệu và quy trình xử lý trùng lặp. Lý thuyết về mâu thuẫn giữa người dùng và hệ thống ERP được xem xét, trong đó yếu tố kỹ thuật và tâm lý người dùng ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành. Mô hình quản lý liên chức năng trong ERP nhấn mạnh sự phối hợp giữa các phòng ban để nâng cao năng suất. Ba khái niệm chính được sử dụng gồm: (1) Hệ thống ERP và các phân hệ chức năng như quản lý đơn hàng, kế toán, tồn kho; (2) Mâu thuẫn người dùng - hệ thống trong quá trình nhập liệu và xử lý dữ liệu; (3) Tự động hóa và liên kết dữ liệu giữa các hệ thống nhằm giảm thiểu công việc thủ công và sai sót.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định lượng kết hợp khảo sát thực tế và thu thập dữ liệu đơn hàng từ công ty L&E trong khoảng thời gian từ tháng 6 đến tháng 11 năm 2013. Cỡ mẫu bao gồm toàn bộ đơn hàng và dữ liệu liên quan trong giai đoạn này, với phương pháp chọn mẫu là toàn bộ dữ liệu thực tế phát sinh. Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng các công cụ lập trình để xây dựng hệ thống OPD, xử lý và chuẩn hóa dữ liệu đơn hàng đa dạng về định dạng (Excel, PDF, HTML) và tính chất (đơn giản, phức tạp). Quá trình nghiên cứu bao gồm khảo sát yêu cầu người dùng, phân tích các vướng mắc trong hệ thống JDE, thiết kế và xây dựng hệ thống hỗ trợ xử lý đơn hàng, tự động hóa cập nhật dữ liệu giữa các hệ thống, thử nghiệm và đánh giá hiệu quả qua các chỉ số năng suất và tỷ lệ sai sót dữ liệu.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Đa dạng và phức tạp của đơn hàng: Khảo sát cho thấy đơn hàng từ các khách hàng như Tỷ Xuân, GrandTwins, Mengda Footware có đặc trưng phức tạp với trung bình một lần gửi đơn hàng lên đến 80 file PDF hoặc nhiều sheet Excel, mỗi file chứa nhiều dòng dữ liệu cần xử lý. Khoảng 55% đơn hàng không có mã hàng hóa mà chỉ có quy cách, đòi hỏi phải quy đổi thủ công sang mã hàng tương ứng.

  2. Tỷ lệ sai sót dữ liệu giảm đáng kể: Sau khi áp dụng hệ thống OPD, tỷ lệ dòng dữ liệu sai giảm rõ rệt so với trước đó. Biểu đồ so sánh cho thấy tỷ lệ sai sót giảm từ mức khoảng 10-15% xuống còn dưới 3%, góp phần nâng cao độ chính xác trong xử lý đơn hàng.

  3. Thời gian xử lý đơn hàng được rút ngắn: Thời gian trung bình xử lý đơn hàng giảm từ khoảng 3.4 ngày xuống còn dưới 2 ngày, giúp tăng năng suất làm việc của bộ phận xử lý đơn hàng lên khoảng 40%.

  4. Tự động hóa cập nhật dữ liệu: Hệ thống liên kết dữ liệu tự động giữa JDE và các hệ thống quản lý giao hàng (DMS) cũng như hệ thống đối tác giúp giảm thiểu công việc nhập liệu trùng lặp, đồng thời đảm bảo tính đồng bộ và nhất quán của dữ liệu trên toàn chuỗi cung ứng.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của những cải thiện trên là do hệ thống OPD được thiết kế phù hợp với đặc thù đơn hàng đa dạng và phức tạp của công ty L&E, đồng thời giải quyết được mâu thuẫn giữa người dùng và hệ thống ERP chính bằng cách giảm tải công việc thủ công và tăng tính tự động hóa. So với các nghiên cứu trước đây về ERP, việc xây dựng hệ thống hỗ trợ ngoại biên như OPD là một giải pháp thực tiễn và hiệu quả nhằm khắc phục hạn chế của các hệ thống ERP mua theo gói không thể tùy chỉnh sâu. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ thời gian xử lý đơn hàng trung bình, biểu đồ tỷ lệ sai sót dữ liệu trước và sau khi áp dụng OPD, cũng như bảng tổng hợp số lượng đơn hàng và dòng dữ liệu xử lý hàng tháng để minh họa hiệu quả rõ ràng. Kết quả này không chỉ nâng cao hiệu quả vận hành tại L&E mà còn có thể áp dụng cho các doanh nghiệp có đặc thù tương tự trong chuỗi cung ứng.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Triển khai mở rộng hệ thống OPD: Đề nghị công ty L&E tiếp tục mở rộng phạm vi áp dụng hệ thống OPD cho toàn bộ các chi nhánh và đối tác trong khu vực, nhằm đồng bộ hóa quy trình xử lý đơn hàng và nâng cao hiệu quả quản lý. Thời gian thực hiện dự kiến trong vòng 12 tháng.

  2. Đào tạo và nâng cao năng lực người dùng: Tổ chức các khóa đào tạo định kỳ cho nhân viên xử lý đơn hàng và các bộ phận liên quan để nâng cao kỹ năng sử dụng hệ thống, giảm thiểu sai sót do lỗi nhập liệu. Mục tiêu giảm tỷ lệ sai sót xuống dưới 1% trong vòng 6 tháng.

  3. Tăng cường tự động hóa và tích hợp dữ liệu: Phát triển thêm các module tự động hóa cập nhật dữ liệu giữa JDE và các hệ thống đối tác, đồng thời xây dựng giao diện người dùng thân thiện hơn để giảm áp lực công việc thủ công. Thời gian hoàn thành dự kiến 9 tháng.

  4. Xây dựng hệ thống giám sát và báo cáo: Thiết lập hệ thống giám sát hiệu suất xử lý đơn hàng và báo cáo tự động để kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh, đảm bảo hoạt động liên tục và ổn định. Chủ thể thực hiện là phòng IT và quản lý vận hành, trong vòng 6 tháng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Các nhà quản lý doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất và phân phối: Luận văn cung cấp giải pháp thực tiễn giúp cải thiện hiệu quả quản lý đơn hàng và vận hành hệ thống ERP, hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.

  2. Chuyên gia và kỹ sư phát triển hệ thống ERP: Tài liệu chi tiết về xây dựng hệ thống hỗ trợ ngoại biên OPD và liên kết dữ liệu tự động sẽ là nguồn tham khảo quý giá cho việc phát triển và tùy chỉnh hệ thống ERP phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.

  3. Nhân viên xử lý đơn hàng và bộ phận vận hành: Hiểu rõ các vấn đề thực tế và giải pháp công nghệ giúp nâng cao năng suất, giảm áp lực công việc và tăng sự hài lòng trong công việc.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành hệ thống thông tin quản lý: Luận văn cung cấp một nghiên cứu điển hình về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp, từ khảo sát thực tế đến thiết kế, triển khai và đánh giá hiệu quả hệ thống.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hệ thống OPD có thể áp dụng cho các doanh nghiệp khác không?
    Hệ thống OPD được thiết kế dựa trên đặc thù đơn hàng và quy trình của công ty L&E, tuy nhiên với các doanh nghiệp có quy trình xử lý đơn hàng phức tạp và đa dạng định dạng dữ liệu, OPD có thể được tùy chỉnh để áp dụng hiệu quả.

  2. Làm thế nào để giảm tỷ lệ sai sót dữ liệu khi nhập liệu?
    Việc tự động hóa xử lý dữ liệu thô, chuẩn hóa định dạng và liên kết dữ liệu giữa các hệ thống giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công, đồng thời đào tạo người dùng cũng góp phần quan trọng.

  3. Chi phí triển khai hệ thống OPD có cao không?
    So với việc thuê thêm nhân sự hoặc thuê dịch vụ bên ngoài, xây dựng hệ thống OPD dựa trên nền tảng sẵn có giúp giảm chi phí dài hạn và tăng tính ổn định, đồng thời dễ dàng bảo trì và nâng cấp.

  4. Hệ thống OPD có hỗ trợ xử lý đơn hàng từ nhiều định dạng khác nhau không?
    Có, OPD được thiết kế để xử lý đa dạng định dạng như Excel, PDF, HTML, kể cả các file phức tạp nhiều sheet hoặc nhiều file trong một đơn hàng, giúp chuẩn hóa dữ liệu đầu vào cho hệ thống ERP.

  5. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả của hệ thống OPD?
    Hiệu quả được đánh giá qua các chỉ số như thời gian xử lý đơn hàng trung bình, tỷ lệ sai sót dữ liệu, năng suất làm việc của nhân viên và mức độ hài lòng của người dùng, được đo lường định kỳ sau khi triển khai.

Kết luận

  • Luận văn đã xây dựng thành công hệ thống hỗ trợ xử lý đơn hàng OPD và liên kết dữ liệu tự động cho hệ thống ERP JDE tại công ty Bao bì Giấy Quốc tế L&E Việt Nam.
  • Hệ thống giúp giảm tải công việc thủ công, rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng trung bình từ 3.4 ngày xuống dưới 2 ngày và giảm tỷ lệ sai sót dữ liệu xuống dưới 3%.
  • Giải pháp góp phần giải quyết mâu thuẫn giữa người dùng và hệ thống ERP, nâng cao hiệu quả vận hành và sự hài lòng của nhân viên.
  • Nghiên cứu mở ra hướng phát triển các hệ thống hỗ trợ ngoại biên cho ERP, có thể áp dụng cho các doanh nghiệp có đặc thù tương tự trong chuỗi cung ứng.
  • Đề xuất các bước tiếp theo bao gồm mở rộng triển khai, đào tạo người dùng, tăng cường tự động hóa và xây dựng hệ thống giám sát hiệu suất để duy trì và nâng cao hiệu quả hệ thống.

Quý độc giả và các doanh nghiệp quan tâm có thể liên hệ để trao đổi và ứng dụng các giải pháp công nghệ thông tin phù hợp nhằm nâng cao năng lực quản lý và vận hành doanh nghiệp.