Luận văn thạc sĩ hệ thống thông tin quản lý xây dựng hệ hỗ trợ hệ thống jde phục vụ xử lý đơn hàng tại công ty bao bì giấy le

Luận văn thạc sĩ hệ thống thông tin quản lý xây dựng hệ hỗ trợ JDE xử lý đơn hàng tại công ty bao bì giấy LE, ứng dụng công nghệ hiệu quả.

• Tác giả: Nguyễn Thị Thu Thủy
• Người hướng dẫn: TS. Nguyễn Thanh Bình
• Trường học: Đại học Bách Khoa, Đại học Quốc gia TP. HCM
• Chuyên ngành: Hệ thống thông tin quản lý
• Đề tài: Xây dựng hệ hỗ trợ hệ thống JDE phục vụ xử lý đơn hàng tại Công ty Bao bì giấy L&E
• Loại tài liệu: Luận văn thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2013
• Địa điểm: TP. Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• TÓM TẮT NỘI DUNG LUẬN VĂN
• ABSTRACT
• DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
• DANH MỤC THUẬT NGỮ
• LỜI CAM ĐOAN
• DANH MỤC HÌNH
• DANH MỤC BẢNG
• 1. GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
• 1.1. Mục đích đề tài
• 1.2. Nội dung đề tài
• 1.3. Đối tượng nghiên cứu
• 1.4. Phương pháp nghiên cứu
• 1.5. Bố cục luận văn
• 2. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÔNG TRÌNH LIÊN QUAN
• 2.1. Tổng quan về ERP
• 2.2. Các lợi ích khi triển khai ERP
• 2.3. Thực trạng sử dụng ERP
• 2.4. Tình hình hỗ trợ ERP
• 2.4.1. Đối với các nghiên cứu gần đây
• 2.4.2. Đối với thực tế
• 3. THÔNG TIN VỀ HỆ THỐNG
• 3.1. Giới thiệu về công ty L&E
• 3.2. Hệ thống JDE của L&E
• 3.3. Vấn đề của hệ thống JDE
• 3.4. Lược đồ quy trình hiện tại
• 4. PHÂN TÍCH VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG
• 4.1. HỆ THỐNG OPD – CHỨC NĂNG XỬ LÝ ĐƠN HÀNG
• 4.1.1. Khảo sát tổng quan tình trạng đơn hàng
• 4.1.2. Lựa chọn giải pháp
• 4.1.3. Xây dựng ứng dụng
• 4.1.4. Bảo trì & nâng cấp
• 4.2. CHỨC NĂNG LIÊN KẾT DỮ LIỆU
• 4.2.1. Liên kết dữ liệu giữa hệ thống JDE và Hệ thống quản lý giao hàng (DMS)
• 4.2.2. Liên kết dữ liệu giữa công ty L&E và hệ thống của Ojitex – Việt Nam
• 4.2.3. Lược đồ quy trình cải tiến
• 4.2.3.1. Kết quả đạt được
• 4.2.3.2. Đánh giá hiệu quả
• 4.2.3.3. Hướng mở rộng đề tài
• 5. KẾT LUẬN
• DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO
• LÝ LỊCH TRÍCH NGANG
• QUÁ TRÌNH ĐÀO TẠO
• QUÁ TRÌNH CÔNG TÁC
• Q.1. Giới thiệu đề tài

Tóm tắt

I. Giới thiệu đề tài

Luận văn thạc sĩ này tập trung vào việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ JDE trong xử lý đơn hàng tại Công ty Bao bì giấy LE. Hệ thống thông tin quản lý được thiết kế để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng ERP, đặc biệt là sự mâu thuẫn giữa người dùng và hệ thống. JDE là hệ thống ERP chính của công ty, nhưng việc xử lý đơn hàng thủ công gây ra nhiều khó khăn. Xây dựng hệ thống hỗ trợ nhằm tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý.

1.1. Bối cảnh nghiên cứu

Các doanh nghiệp sử dụng ERP thường gặp phải vấn đề về xử lý đơn hàng do sự phức tạp trong quy trình và sự không đồng bộ giữa các hệ thống. Công ty Bao bì giấy LE cũng không ngoại lệ. Việc xây dựng hệ thống hỗ trợ JDE nhằm giải quyết các vấn đề này, đặc biệt là trong mùa cao điểm khi lượng đơn hàng tăng đột biến.

1.2. Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu chính của luận văn thạc sĩ là xây dựng hệ thống hỗ trợ JDE để xử lý đơn hàng hiệu quả hơn. Hệ thống này sẽ tự động hóa quy trình nhập liệu, giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý. Đồng thời, hệ thống cũng sẽ liên kết dữ liệu giữa JDE và các hệ thống khác trong công ty.

II. Cơ sở lý thuyết và công trình liên quan

Hệ thống thông tin quản lý và ERP là những khái niệm cốt lõi trong nghiên cứu này. ERP được định nghĩa là hệ thống tích hợp các quy trình kinh doanh, giúp quản lý nguồn lực hiệu quả. Tuy nhiên, việc triển khai ERP thường gặp phải nhiều thách thức, đặc biệt là sự mâu thuẫn giữa người dùng và hệ thống. JDE là một hệ thống ERP phổ biến, nhưng việc xử lý đơn hàng thủ công gây ra nhiều vấn đề. Các nghiên cứu trước đây đã chỉ ra rằng việc xây dựng hệ thống hỗ trợ có thể giải quyết các vấn đề này.

2.1. Tổng quan về ERP

ERP là hệ thống tích hợp các quy trình kinh doanh, giúp quản lý nguồn lực hiệu quả. Tuy nhiên, việc triển khai ERP thường gặp phải nhiều thách thức, đặc biệt là sự mâu thuẫn giữa người dùng và hệ thống. JDE là một hệ thống ERP phổ biến, nhưng việc xử lý đơn hàng thủ công gây ra nhiều vấn đề.

2.2. Các nghiên cứu liên quan

Các nghiên cứu trước đây đã chỉ ra rằng việc xây dựng hệ thống hỗ trợ có thể giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng ERP. Đặc biệt, việc tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng có thể giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý.

III. Thông tin về hệ thống

Công ty Bao bì giấy LE sử dụng JDE làm hệ thống ERP chính. Tuy nhiên, việc xử lý đơn hàng thủ công gây ra nhiều vấn đề, đặc biệt là trong mùa cao điểm khi lượng đơn hàng tăng đột biến. Hệ thống thông tin quản lý hiện tại không đáp ứng được nhu cầu của công ty, dẫn đến việc cần xây dựng hệ thống hỗ trợ để tự động hóa quy trình và nâng cao hiệu quả quản lý.

3.1. Giới thiệu về công ty LE

Công ty Bao bì giấy LE là một công ty chuyên sản xuất và cung cấp bao bì giấy. Công ty sử dụng JDE làm hệ thống ERP chính, nhưng việc xử lý đơn hàng thủ công gây ra nhiều vấn đề.

3.2. Hệ thống JDE của công ty LE

JDE là hệ thống ERP chính của Công ty Bao bì giấy LE. Tuy nhiên, việc xử lý đơn hàng thủ công gây ra nhiều vấn đề, đặc biệt là trong mùa cao điểm khi lượng đơn hàng tăng đột biến.

IV. Phân tích và xây dựng hệ thống

Hệ thống thông tin quản lý mới được xây dựng để hỗ trợ JDE trong xử lý đơn hàng. Hệ thống này bao gồm hai phần chính: hệ thống xử lý đơn hàng (OPD) và hệ thống liên kết dữ liệu. OPD sẽ tự động hóa quy trình nhập liệu, giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý. Hệ thống liên kết dữ liệu sẽ kết nối JDE với các hệ thống khác trong công ty.

4.1. Hệ thống xử lý đơn hàng OPD

OPD là hệ thống được xây dựng để tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng. Hệ thống này sẽ giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý, đặc biệt là trong mùa cao điểm khi lượng đơn hàng tăng đột biến.

4.2. Hệ thống liên kết dữ liệu

Hệ thống liên kết dữ liệu sẽ kết nối JDE với các hệ thống khác trong công ty. Hệ thống này sẽ đảm bảo tính đồng bộ và chính xác của dữ liệu, giúp nâng cao hiệu quả quản lý.

V. Kết luận

Luận văn thạc sĩ đã xây dựng hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ JDE trong xử lý đơn hàng tại Công ty Bao bì giấy LE. Hệ thống này đã giải quyết được các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng ERP, đặc biệt là sự mâu thuẫn giữa người dùng và hệ thống. Hệ thống thông tin quản lý mới đã tự động hóa quy trình nhập liệu, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý.

5.1. Kết quả đạt được

Hệ thống thông tin quản lý mới đã tự động hóa quy trình nhập liệu, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý. Hệ thống này đã giải quyết được các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng ERP, đặc biệt là sự mâu thuẫn giữa người dùng và hệ thống.

5.2. Hướng phát triển trong tương lai

Trong tương lai, hệ thống thông tin quản lý có thể được mở rộng để hỗ trợ thêm các chức năng khác, giúp nâng cao hiệu quả quản lý của Công ty Bao bì giấy LE.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) ngày càng phổ biến, nhiều doanh nghiệp gặp phải những khó khăn trong việc tương tác giữa người dùng và hệ thống. Tại Công ty Bao bì Giấy Quốc tế L&E Việt Nam, với vai trò trung tâm phân phối trong chuỗi cung ứng, lượng đơn hàng và dữ liệu luân chuyển hàng tháng rất lớn, đặc biệt trong mùa cao điểm chiếm khoảng 40-50% thời gian trong năm. Việc xử lý đơn hàng phức tạp, đa dạng về định dạng và yêu cầu nhập liệu thủ công gây áp lực lớn cho nhân viên, làm giảm hiệu quả vận hành hệ thống ERP chính là JDE. Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là xây dựng một hệ thống hỗ trợ xử lý đơn hàng (Order Processing Database - OPD) và liên kết dữ liệu tự động giữa hệ thống JDE với các hệ thống nội bộ và đối tác, nhằm giảm tải công việc thủ công, tăng năng suất xử lý đơn hàng và nâng cao sự hài lòng của người dùng. Nghiên cứu được thực hiện trong khoảng thời gian từ tháng 6 đến tháng 11 năm 2013 tại công ty L&E Việt Nam, với phạm vi tập trung vào hệ thống ERP JDE và các hệ thống liên quan trong nội bộ và đối tác. Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc cải thiện hiệu quả quản lý đơn hàng, giảm thiểu sai sót dữ liệu và góp phần nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình nghiên cứu về hệ thống ERP và quản lý chuỗi cung ứng. Trước hết, ERP được định nghĩa là hệ thống phần mềm tích hợp đa phân hệ nhằm hoạch định và quản lý nguồn lực doanh nghiệp, giúp đồng bộ dữ liệu và quy trình xử lý trùng lặp. Lý thuyết về mâu thuẫn giữa người dùng và hệ thống ERP được xem xét, trong đó yếu tố kỹ thuật và tâm lý người dùng ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành. Mô hình quản lý liên chức năng trong ERP nhấn mạnh sự phối hợp giữa các phòng ban để nâng cao năng suất. Ba khái niệm chính được sử dụng gồm: (1) Hệ thống ERP và các phân hệ chức năng như quản lý đơn hàng, kế toán, tồn kho; (2) Mâu thuẫn người dùng - hệ thống trong quá trình nhập liệu và xử lý dữ liệu; (3) Tự động hóa và liên kết dữ liệu giữa các hệ thống nhằm giảm thiểu công việc thủ công và sai sót.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định lượng kết hợp khảo sát thực tế và thu thập dữ liệu đơn hàng từ công ty L&E trong khoảng thời gian từ tháng 6 đến tháng 11 năm 2013. Cỡ mẫu bao gồm toàn bộ đơn hàng và dữ liệu liên quan trong giai đoạn này, với phương pháp chọn mẫu là toàn bộ dữ liệu thực tế phát sinh. Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng các công cụ lập trình để xây dựng hệ thống OPD, xử lý và chuẩn hóa dữ liệu đơn hàng đa dạng về định dạng (Excel, PDF, HTML) và tính chất (đơn giản, phức tạp). Quá trình nghiên cứu bao gồm khảo sát yêu cầu người dùng, phân tích các vướng mắc trong hệ thống JDE, thiết kế và xây dựng hệ thống hỗ trợ xử lý đơn hàng, tự động hóa cập nhật dữ liệu giữa các hệ thống, thử nghiệm và đánh giá hiệu quả qua các chỉ số năng suất và tỷ lệ sai sót dữ liệu.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

1. Đa dạng và phức tạp của đơn hàng: Khảo sát cho thấy đơn hàng từ các khách hàng như Tỷ Xuân, GrandTwins, Mengda Footware có đặc trưng phức tạp với trung bình một lần gửi đơn hàng lên đến 80 file PDF hoặc nhiều sheet Excel, mỗi file chứa nhiều dòng dữ liệu cần xử lý. Khoảng 55% đơn hàng không có mã hàng hóa mà chỉ có quy cách, đòi hỏi phải quy đổi thủ công sang mã hàng tương ứng.

2. Tỷ lệ sai sót dữ liệu giảm đáng kể: Sau khi áp dụng hệ thống OPD, tỷ lệ dòng dữ liệu sai giảm rõ rệt so với trước đó. Biểu đồ so sánh cho thấy tỷ lệ sai sót giảm từ mức khoảng 10-15% xuống còn dưới 3%, góp phần nâng cao độ chính xác trong xử lý đơn hàng.

3. Thời gian xử lý đơn hàng được rút ngắn: Thời gian trung bình xử lý đơn hàng giảm từ khoảng 3.4 ngày xuống còn dưới 2 ngày, giúp tăng năng suất làm việc của bộ phận xử lý đơn hàng lên khoảng 40%.

4. Tự động hóa cập nhật dữ liệu: Hệ thống liên kết dữ liệu tự động giữa JDE và các hệ thống quản lý giao hàng (DMS) cũng như hệ thống đối tác giúp giảm thiểu công việc nhập liệu trùng lặp, đồng thời đảm bảo tính đồng bộ và nhất quán của dữ liệu trên toàn chuỗi cung ứng.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của những cải thiện trên là do hệ thống OPD được thiết kế phù hợp với đặc thù đơn hàng đa dạng và phức tạp của công ty L&E, đồng thời giải quyết được mâu thuẫn giữa người dùng và hệ thống ERP chính bằng cách giảm tải công việc thủ công và tăng tính tự động hóa. So với các nghiên cứu trước đây về ERP, việc xây dựng hệ thống hỗ trợ ngoại biên như OPD là một giải pháp thực tiễn và hiệu quả nhằm khắc phục hạn chế của các hệ thống ERP mua theo gói không thể tùy chỉnh sâu. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ thời gian xử lý đơn hàng trung bình, biểu đồ tỷ lệ sai sót dữ liệu trước và sau khi áp dụng OPD, cũng như bảng tổng hợp số lượng đơn hàng và dòng dữ liệu xử lý hàng tháng để minh họa hiệu quả rõ ràng. Kết quả này không chỉ nâng cao hiệu quả vận hành tại L&E mà còn có thể áp dụng cho các doanh nghiệp có đặc thù tương tự trong chuỗi cung ứng.

Đề xuất và khuyến nghị

1. Triển khai mở rộng hệ thống OPD: Đề nghị công ty L&E tiếp tục mở rộng phạm vi áp dụng hệ thống OPD cho toàn bộ các chi nhánh và đối tác trong khu vực, nhằm đồng bộ hóa quy trình xử lý đơn hàng và nâng cao hiệu quả quản lý. Thời gian thực hiện dự kiến trong vòng 12 tháng.

2. Đào tạo và nâng cao năng lực người dùng: Tổ chức các khóa đào tạo định kỳ cho nhân viên xử lý đơn hàng và các bộ phận liên quan để nâng cao kỹ năng sử dụng hệ thống, giảm thiểu sai sót do lỗi nhập liệu. Mục tiêu giảm tỷ lệ sai sót xuống dưới 1% trong vòng 6 tháng.

3. Tăng cường tự động hóa và tích hợp dữ liệu: Phát triển thêm các module tự động hóa cập nhật dữ liệu giữa JDE và các hệ thống đối tác, đồng thời xây dựng giao diện người dùng thân thiện hơn để giảm áp lực công việc thủ công. Thời gian hoàn thành dự kiến 9 tháng.

4. Xây dựng hệ thống giám sát và báo cáo: Thiết lập hệ thống giám sát hiệu suất xử lý đơn hàng và báo cáo tự động để kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh, đảm bảo hoạt động liên tục và ổn định. Chủ thể thực hiện là phòng IT và quản lý vận hành, trong vòng 6 tháng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. Các nhà quản lý doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất và phân phối: Luận văn cung cấp giải pháp thực tiễn giúp cải thiện hiệu quả quản lý đơn hàng và vận hành hệ thống ERP, hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.

2. Chuyên gia và kỹ sư phát triển hệ thống ERP: Tài liệu chi tiết về xây dựng hệ thống hỗ trợ ngoại biên OPD và liên kết dữ liệu tự động sẽ là nguồn tham khảo quý giá cho việc phát triển và tùy chỉnh hệ thống ERP phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.

3. Nhân viên xử lý đơn hàng và bộ phận vận hành: Hiểu rõ các vấn đề thực tế và giải pháp công nghệ giúp nâng cao năng suất, giảm áp lực công việc và tăng sự hài lòng trong công việc.

4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành hệ thống thông tin quản lý: Luận văn cung cấp một nghiên cứu điển hình về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp, từ khảo sát thực tế đến thiết kế, triển khai và đánh giá hiệu quả hệ thống.

Câu hỏi thường gặp

1. Hệ thống OPD có thể áp dụng cho các doanh nghiệp khác không?
   Hệ thống OPD được thiết kế dựa trên đặc thù đơn hàng và quy trình của công ty L&E, tuy nhiên với các doanh nghiệp có quy trình xử lý đơn hàng phức tạp và đa dạng định dạng dữ liệu, OPD có thể được tùy chỉnh để áp dụng hiệu quả.

2. Làm thế nào để giảm tỷ lệ sai sót dữ liệu khi nhập liệu?
   Việc tự động hóa xử lý dữ liệu thô, chuẩn hóa định dạng và liên kết dữ liệu giữa các hệ thống giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công, đồng thời đào tạo người dùng cũng góp phần quan trọng.

3. Chi phí triển khai hệ thống OPD có cao không?
   So với việc thuê thêm nhân sự hoặc thuê dịch vụ bên ngoài, xây dựng hệ thống OPD dựa trên nền tảng sẵn có giúp giảm chi phí dài hạn và tăng tính ổn định, đồng thời dễ dàng bảo trì và nâng cấp.

4. Hệ thống OPD có hỗ trợ xử lý đơn hàng từ nhiều định dạng khác nhau không?
   Có, OPD được thiết kế để xử lý đa dạng định dạng như Excel, PDF, HTML, kể cả các file phức tạp nhiều sheet hoặc nhiều file trong một đơn hàng, giúp chuẩn hóa dữ liệu đầu vào cho hệ thống ERP.

5. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả của hệ thống OPD?
   Hiệu quả được đánh giá qua các chỉ số như thời gian xử lý đơn hàng trung bình, tỷ lệ sai sót dữ liệu, năng suất làm việc của nhân viên và mức độ hài lòng của người dùng, được đo lường định kỳ sau khi triển khai.

Kết luận

• Luận văn đã xây dựng thành công hệ thống hỗ trợ xử lý đơn hàng OPD và liên kết dữ liệu tự động cho hệ thống ERP JDE tại công ty Bao bì Giấy Quốc tế L&E Việt Nam.
• Hệ thống giúp giảm tải công việc thủ công, rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng trung bình từ 3.4 ngày xuống dưới 2 ngày và giảm tỷ lệ sai sót dữ liệu xuống dưới 3%.
• Giải pháp góp phần giải quyết mâu thuẫn giữa người dùng và hệ thống ERP, nâng cao hiệu quả vận hành và sự hài lòng của nhân viên.
• Nghiên cứu mở ra hướng phát triển các hệ thống hỗ trợ ngoại biên cho ERP, có thể áp dụng cho các doanh nghiệp có đặc thù tương tự trong chuỗi cung ứng.
• Đề xuất các bước tiếp theo bao gồm mở rộng triển khai, đào tạo người dùng, tăng cường tự động hóa và xây dựng hệ thống giám sát hiệu suất để duy trì và nâng cao hiệu quả hệ thống.

Quý độc giả và các doanh nghiệp quan tâm có thể liên hệ để trao đổi và ứng dụng các giải pháp công nghệ thông tin phù hợp nhằm nâng cao năng lực quản lý và vận hành doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Mở đầu – đây là chương khái quát về vấn đề lý thuyết của đề tài, giới thiệu về tổng quan các mâu thuẫn phát sinh giữa người dùng và hệ thống ERP. Chương 2: Cơ sở lý thuyết và công trình liên quan. Chương này bao gồm cơ sở lý thuyết về hệ thống, ưu và khuyết điểm khi sử dụng ERP, thực trạng đang diễn ra đối với các doanh nghiệp sử dụng ERP và các công trình nghiên cứu liên quan đến trở ngại người sử dụng, bao gồm các nghiên cứu khoa học và thực tế ứng dụng, từ đó nêu lên lý do cần thiết để xây dựng đề tài đối với công ty Bao bì giấy L&E. Chương 3: Thông tin về hệ thống, giới thiệu về tổng quan công ty, đặc tả hệ thống cũng như vấn đề cụ thể người dùng đã gặp phải trong quá trình tương tác với hệ thống và làm rõ nhu cầu cụ thể của hệ hỗ trợ hệ thống ERP chính của công ty.

Chương 4: Phân tích và xây dựng hệ thống. Đây là chương chính để phân tích và xây dựng hai mục tiêu chính: hệ thống hỗ trợ xử lý đơn hàng OPD và cập nhật dữ liệu tự động từ ERP chính – JDE – sang 2 hệ thống DMS và OPD. Chương 5: Kết luận. Sau khi xây dựng được OPD và đưa vào ứng dụng, mục tiêu ban đầu đặt ra được đo lường hiệu suất sử dụng bởi các thông số cụ thể của phương pháp định lượng.

Các thông số này là số lượng thực tế của hệ thống. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÔNG TRÌNH LIÊN QUAN 2.1 Tổng quan về ERP ERP được định nghĩa là “một hệ thống ứng dụng đa phân hệ” (Multi Module Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp. Bản chất ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và tác nghiệp của nhân viên.(13) ERP là một sự kết hợp các quá trình hoạt động của doanh nghiệp riêng lẻ thành một tổng thể, nó sắp xếp hầu hết các hoạt động của doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất, hệ thống đó được gọi là hệ thống ERP.(6) ERP là một tập hợp các module giúp các tổ chức tích hợp các dòng thông tin và quy trình kinh doanh bằng cách sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất, lưu trữ dữ liệu trong thời gian thực trên một giao diện người dùng được tiêu chuẩn hóa, là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng để hỗ trợ cho các chức năng cốt lõi của doanh nghiệp.(9) Có thể thấy rằng, có rất nhiều định nghĩa khác nhau từ nhiều nhà nghiên cứu với các góc nhìn khác nhau về ERP, tuy nhiên điểm chung nhất từ những định nghĩa này chính là xem ERP như một phần mềm ứng dụng tích hợp nhằm hoạch định và quản lý nguồn lực doanh nghiệp.2 Các lợi ích khi triển khai ERP Việc áp dụng ERP vào công tác quản lý của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả mọi nguồn lực của mình. Nhưng nó không phải là công cụ tạo ra doanh thu hàng năm, mà nó chính là chìa khoá giúp doanh nghiệp thu được khoản lợi nhuận bị thất thoát bằng cách giảm thiểu những rủi ro phát sinh trong quá trình doanh nghiệp hoạt động.

Các lợi ích mà hệ thống ERP đem lại bao gồm: • Truy cập thông tin nhanh chóng, an toàn và ổn định: 20 o Được ứng dụng các công nghệ tiên tiến trong ngành Công nghệ thông tin, hệ thống ERP cho phép người sử dụng truy cập nguồn dữ liệu của doanh nghiệp nhanh chóng. o Có khả năng phân quyền sử dụng dữ liệu và dạng dữ liệu nào được phép sử dụng trong phạm vi quyền hạn được phân bổ. o Mặt khác ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin. Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty.

Với hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực. o Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng. Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày, mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng. o Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công.

Phần mềm kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. o Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất. o Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương. 21 • Giúp đồng bộ các nguồn dữ liệu và quy trình xử lý trùng lặp: Yêu cầu quan trọng mà bất kỳ hệ thống ERP nào cũng phải đáp ứng chính là khả năng đồng bộ dữ liệu & tích hợp dữ liệu.

Các nguồn dữ liệu trong doanh nghiệp dù nằm ở đâu nếu được đồng bộ thì sẽ làm giảm sự trùng lặp và tăng tính thống nhất cho dữ liệu. Từ các hệ thống khác có thể truy cập vào cùng một dữ liệu và việc thay đổi dữ liệu được kiểm soát chặt chẽ. • Giảm thời gian lưu chuyển và xoay vòng nhanh: Quy trình kinh doanh thường bị gián đoạn bởi sự chậm trễ trong quá trình xử lý và báo cáo giữa các bộ phận. Hệ thống ERP đảm bảo làm giảm thiểu thời gian chậm trễ trong việc chuyển thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.

Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các quy trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty. • Giảm chi phí vô lý: Tiết kiệm thời gian, tăng khả năng quản lý bằng một hệ thống phân tích toàn diện mọi mặt trong một tổ chức. Hệ thống ERP giúp các quy trình xử lý dùng các nguồn lực có sẵn và các kết quả xử lý sẽ luôn được sẵn sàng cho một quy trình khác. Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất.

Chẳng hạn, nhiều công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân. Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm • Khả năng tương thích nhanh với quy trình kinh doanh: Hệ thống ERP đáp ứng tốt cho việc thay đổi các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp hoặc tái cấu trúc doanh nghiệp. Các thành phần trong hệ thống có thể được thêm vào hoặc bớt ra cho phù hợp với mục đích sử dụng. 22 • Tăng cường khả năng mở rộng hệ thống: Các hệ thống ERP thường được yêu cầu có khả năng tích hợp với những hệ thống có sẵn của doanh nghiệp hoặc những hệ thống được thêm vào như hệ thống quản lý quan hệ khách hàng hay hệ thống quản lý chuỗi cung ứng.

• Đáp ứng yêu cầu thương mại điện tử và kinh doanh số: Nguồn dữ liệu của doanh nghiệp thông qua cơ chế bảo mật và phân quyền có thể đáp ứng trực tiếp yêu cầu thương mại điện tử của doanh nghiệp. Ngoài ra, hệ thống ERP sẽ giúp rút ngắn khoảng cách địa lý trong môi trường cộng tác.3 Thực trạng sử dụng ERP Kết quả nghiên cứu của Panorama(16) đã chỉ ra những thách thức lớn nhất mà doanh nghiệp thường hay gặp phải trong quá trình triển khai một dự án ERP bao việc thiếu hụt nhân sự là vấn đề lớn nhất mà các đội dự án hay gặp phải (38%). 33% nhận thấy việc thiếu hụt kiến thức chuyên môn về ERP là thách thức lớn nhất, trong khi 19% cho rằng vấn đề là thiếu các nguồn lực cho dự án. 10% còn lại liên quan đến ngân sách.

Ngoài ra, 98% dự án ERP bị kéo dài hơn dự kiến, chỉ 7% các dự án hoàn thành đúng thời gian đặt ra. 93% cho biết đã triển khai lâu hơn dự kiến, trong đó 68% “lâu hơn nhiều”. Ngoài ra, chỉ 21% doanh nghiệp hiện thực hóa được 50% các lợi ích mà họ mong chờ từ hệ thống ERP. Ngoài ra, hơn một nửa các doanh nghiệp (57%) vấp phải tình trạng các hoạt động nghiệp vụ bị xáo trộn khi đưa hệ thống vào hoạt động.

Tuy vậy ở mặt tích cực, 2/3 các doanh nghiệp được khảo sát (70%) nhận thấy việc tối ưu hóa được đội ngũ nhân sự của mình khi triển khai ERP. Theo báo cáo khảo sát vào tháng 7 năm 2013 (17), các doanh nghiệp được khảo sát được chia thành 3 nhóm dựa theo kết quả ứng dụng ERP: • Tốt: 20% các DN đứng đầu có kết quả tốt khi ứng dụng ERP. • Trung Bình: 50% các DN có kết quả trung bình. • Kém: 30% các DN có kết quả kém.

23 Tiêu chí Tốt TB Kém Lập kế hoạch về ERP trước khi lựa chọn 71% 63% 37% Có các tiêu chí được chuẩn hóa khi lựa 62% 52% 40% chọn và triển khai ứng dụng Đội dự án, ngoài cán bộ IT còn có các cán bộ từ các phòng ban chức năng tham gia 79% 71% 52% vào quá trình lựa chọn và triển khai Bảng 2.