Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp được thực hiện trong bối cảnh thương mại quốc tế của Việt Nam có sự phát triển mạnh mẽ thông qua việc tham gia các tổ chức và hiệp định kinh tế khu vực cũng như toàn cầu như Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), Cộng đồng Kinh tế ASEAN (AEC) và Hiệp định Đối tác Xuyên Thái Bình Dương (TPP). Xu thế tiêu chuẩn hóa công cụ container cùng sự hình thành phương thức vận tải đa phương thức đã tạo điều kiện thuận lợi và thúc đẩy nhu cầu vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu. Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng hóa U&I (U&I Cargo Services Corporation - U&I Cargo Corp) tham gia thị trường dịch vụ logistics với hoạt động cốt lõi là giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng container. Tuy nhiên, hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại công ty vẫn chưa đạt hiệu quả tối ưu, đòi hỏi việc hoàn thiện công tác quản trị quy trình để nâng cao năng lực cạnh tranh.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được tác giả xác định theo 3 nhiệm vụ cụ thể:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container của doanh nghiệp giao nhận vận tải và logistics.
  2. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu vận chuyển bằng container tại Công ty U&I Logistics giai đoạn 2013–2017.
  3. Đề xuất các nhóm giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại công ty đến năm 2020.

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng hóa U&I.

Phạm vi nghiên cứu được xác định rõ:

  • Phạm vi nội dung: Tập trung tìm hiểu, phân tích các khâu lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, giám sát, điều hành và đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng xuất khẩu.
  • Phạm vi không gian: Khảo sát hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu container bằng đường biển của công ty, tập trung chủ yếu vào các tuyến vận chuyển đi các quốc gia trong khu vực Châu Á.
  • Phạm vi thời gian: Thu thập và xử lý số liệu thực tế tại doanh nghiệp trong giai đoạn từ năm 2013 đến năm 2017, đồng thời định hướng giải pháp đến năm 2020.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các tiêu chuẩn quốc tế và khái niệm chuyên ngành:

  • Định nghĩa container: Căn cứ theo Tiêu chuẩn quốc tế ISO 668:1995(E), xác định container hàng hóa (freight container) là công cụ vận tải có tính bền vững, thể tích bên trong từ 1 mét khối (35,3 feet khối) trở lên, được thiết kế chuyên dụng để xếp dỡ và vận chuyển kết hợp nhiều phương thức mà không cần dỡ hàng dọc đường.
  • Định nghĩa dịch vụ giao nhận: Sử dụng khái niệm của Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội Giao nhận (FIATA) về giao nhận vận tải và xác định bản chất của dịch vụ giao nhận container (ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng đồng thời ký hợp đồng đối ứng với người vận tải).
  • Phân loại hình thức gửi hàng: Phân định rõ 3 phương thức vận chuyển gồm hàng nguyên container (FCL - Full Container Load), hàng lẻ (LCL - Less than Container Load) và phương thức gửi hàng kết hợp (FCL/LCL, LCL/FCL).
  • Quản trị quy trình: Tiếp cận theo các chức năng quản trị kinh doanh gồm lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, giám sát và điều hành toàn bộ dòng lưu chuyển hàng hóa và chứng từ xuất khẩu.
  • Khung văn bản pháp lý: Vận dụng Nghị định số 57/1998/NĐ-CP về quyền xuất khẩu hàng hóa của doanh nghiệp và hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
Phương pháp nghiên cứu Nguồn thu thập và Công cụ thực hiện Mục đích sử dụng
Thu thập dữ liệu thứ cấp Thư viện Đại học Thương Mại, website công ty, diễn đàn chuyên ngành (vietship.com), báo cáo tài chính và báo cáo kết quả kinh doanh nội bộ (2014–2017). Xây dựng khung lý thuyết, nắm bắt bối cảnh ngành và thống kê tình hình tài chính, sản lượng của doanh nghiệp.
Thu thập dữ liệu sơ cấp Phương pháp quan sát trực tiếp trong kỳ thực tập tại công ty; phương pháp phỏng vấn trực tiếp cán bộ quản lý và nhân viên nghiệp vụ. Nhận diện quy trình làm việc thực tế, ghi nhận các sai sót phát sinh trong nghiệp vụ chứng từ và hiện trường.
Phân tích và xử lý dữ liệu Phương pháp thống kê mô tả, phương pháp phân tích tư duy logic và phương pháp tổng hợp so sánh. Đánh giá biến động số liệu qua các năm, nhận định mặt hợp lý và tồn tại trong công tác quản trị của đơn vị.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài

Chương 1 trình bày tính cấp thiết của đề tài trong bối cảnh toàn cầu hóa và phát triển logistics container. Tác giả tổng quan 3 công trình khóa luận tiêu biểu khóa trước tại Đại học Thương Mại (nghiên cứu tại Công ty Châu Giang năm 2013, Công ty ELS năm 2014, Công ty DACO Logistics năm 2015) để chỉ ra khoảng trống nghiên cứu về quản trị giao nhận container gắn với bối cảnh hội nhập quốc tế. Tác giả thiết lập mục đích, đối tượng, phạm vi nghiên cứu (thời gian 2013–2017, không gian tập trung tuyến đường biển Châu Á), hệ thống phương pháp nghiên cứu sơ cấp - thứ cấp và kết cấu 4 chương của toàn bài.

Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng container tại doanh nghiệp giao nhận

Chương 2 hệ thống hóa các khái niệm chuyên ngành: định nghĩa container theo ISO 668:1995(E), định nghĩa giao nhận theo FIATA, phân loại FCL, LCL và gửi hàng kết hợp. Tác giả phân tích nội dung quản trị quy trình qua các giai đoạn:

  1. Lập kế hoạch: Căn cứ vào đặc điểm lô hàng, địa điểm nhận hàng, phương thức vận chuyển, phương tiện vận tải để theo dõi hàng hóa, liên hệ các bên (người xuất khẩu, cảng biển, hải quan, hãng tàu), phân bổ nhân sự - ngân sách và ứng dụng phần mềm hoạch định (Microsoft Office Project Professional 2007).
  2. Tổ chức thực hiện: Chuẩn bị hàng hóa (tên hàng, số lượng, chất lượng, bao bì, ký mã hiệu), chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu (Export Licence, Commercial Invoice, Packing List, C/O, B/L, Certificate of Quality/Weight/Phytosanitary...), tổ chức đóng hàng tại kho hoặc cảng.
  3. Giám sát và điều hành: Quản trị chứng từ, khai báo hải quan, giao hàng cho người chuyên chở và quản lý thanh quyết toán, giải quyết khiếu nại tổn thất. Chương này cũng phân tích 2 nhóm nhân tố ảnh hưởng: nhóm bên trong (nguồn vốn, cơ sở vật chất, chính sách công ty, trình độ nhân sự) và nhóm bên ngoài (bối cảnh quốc tế/WTO, cơ chế quản lý nhà nước, sức ép cạnh tranh, biến động thời tiết).

Chương 3: Thực trạng quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng container tại Công ty U&I Logistics

Chương 3 đi sâu khảo sát Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng hóa U&I (thành lập ngày 07/01/2014 theo Quyết định 305/QĐBT; trụ sở tại 29 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà Nội; mạng lưới chi nhánh tại Hải Phòng, Đà Nẵng, Bình Dương, TP. Hồ Chí Minh; quy mô gần 300 nhân sự; kho hàng VSIP I diện tích 13.500 m2 đưa vào hoạt động tháng 9/2017).

Chỉ tiêu tài chính & kinh doanh Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Tổng giá trị hàng hóa XNK (USD) 756.500 Tăng trưởng đều Tăng trưởng đều
Tỷ trọng vận chuyển đường biển 31,36% Duy trì ổn định Duy trì ổn định
Tỷ trọng vận chuyển đường hàng không ~27,00% ~27,00% ~27,00%
Giá vốn hàng bán (triệu VNĐ) 6.712 Ghi nhận trong BCTC Ghi nhận trong BCTC
Lợi nhuận trước thuế (triệu VNĐ) 4.124 Ghi nhận trong BCTC Ghi nhận trong BCTC
Lợi nhuận sau thuế (triệu VNĐ) 3.371 Tăng trưởng Tăng trưởng
Cơ cấu hàng xuất FCL (% tổng sản lượng) 73,82% 75,93% 71,xx%
Cơ cấu hàng xuất LCL (% tổng sản lượng) 26,18% 24,07% Tăng nhẹ (do đi transit)

Tác giả phân tích quy trình tổ chức thực hiện 6 bước: (1) Tìm kiếm khách hàng, đàm phán và ký kết hợp đồng; (2) Đặt booking và lấy container rỗng; (3) Đóng gói hàng và chuẩn bị bộ chứng từ; (4) Thông quan hàng xuất; (5) Phát hành vận đơn (MBL hoặc HBL); (6) Lập chứng từ kế toán và lưu hồ sơ. Quy trình được điều hành qua 4 bước phối hợp liên phòng ban (Sales, Logistics, Operations, Cus). Công ty ứng dụng phần mềm PROBIZPLAN trong lập kế hoạch và khai thác tệp khách hàng lớn: Tổng thầu Obayashi (vận tải bộ và thiết bị), Zamil Steel (100 container/tháng, 5.000 tấn hàng rời), Shell Gas (50 bộ tờ khai/tháng), Tập đoàn Prime (100 container/tháng), Junma (300 container/tháng, xuất Hàn Quốc 90% và Mỹ 10%), Công ty BHL (80 container/tháng xuất Mỹ).

Tác giả đánh giá những thành công (áp dụng ISO 9001:2000, quan hệ với các hãng tàu Maersk, OOCL, Hanjin, Wanhai), đồng thời chỉ rõ tồn tại: sai sót số B/L, số lượng hàng trên chứng từ; lỗi nhập dữ liệu mã HS, mã hợp đồng trên phần mềm hải quan điện tử; tắc nghẽn mạng hải quan; cán bộ hải quan gây nhũng nhiễu; thiếu nhân lực phụ trách hàng FCL/LCL dẫn đến quá tải.

Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng container tại Công ty U&I Logistics

Chương 4 đưa ra các định hướng phát triển của công ty (tầm nhìn thương hiệu, sứ mệnh chất lượng, văn hóa doanh nghiệp) và quan điểm quản trị đối với từng khâu tác nghiệp (đàm phán, xin giấy phép xuất khẩu theo Nghị định 57/1998/NĐ-CP, booking, đóng hàng, hải quan phân 3 luồng xanh - vàng - đỏ, phát hành vận đơn, kế toán). Tác giả đề xuất 7 giải pháp hoàn thiện quản trị:

  1. Hoàn thiện quản trị giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng.
  2. Hoàn thiện quản trị thủ tục hải quan.
  3. Quản trị chính sách nguồn nhân lực (đào tạo ngoại ngữ, tin học, xây dựng định mức thời gian, luân chuyển công việc hợp lý).
  4. Gia tăng nguồn vốn kinh doanh (phát hành trái phiếu công ty, liên doanh liên kết, vay vốn tín dụng).
  5. Hạn chế tính thời vụ của hoạt động giao nhận.
  6. Phát triển vận tải đa phương thức.
  7. Hạ thấp chi phí vận hành.

Tác giả đồng thời đưa ra các kiến nghị đối với Nhà nước (hoàn thiện hệ thống pháp lý, cải cách thủ tục hải quan) và Hiệp hội Giao nhận Vận tải/Ngành Giao thông Vận tải nhằm cải thiện hạ tầng và môi trường kinh doanh.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả nghiên cứu cụ thể dựa trên việc tổng hợp dữ liệu thực tế tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng hóa U&I:

  • Mô tả chi tiết sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý và cơ chế phối hợp tác nghiệp giữa các bộ phận chức năng (Sales, Logistics, Operations, Customer Service, Kế toán) trong quy trình giao nhận container xuất khẩu.
  • Phản ánh thực trạng cơ cấu dịch vụ của công ty với tỷ trọng vận tải đường biển chiếm 31,36% và tỷ trọng hàng nguyên container (FCL) luôn chiếm ưu thế (trên 71% đến 75,93% tổng khối lượng giao nhận giai đoạn 2014–2017).
  • Tổng hợp danh mục các tài liệu chứng từ nghiệp vụ bắt buộc trong bộ hồ sơ xuất khẩu thực tế, bao gồm hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) và các chứng thư kiểm dịch/hun trùng.
  • Đóng góp của đề tài: Khóa luận đã hệ thống hóa quy trình quản trị thực tế tại một doanh nghiệp logistics trẻ, chỉ ra các nguyên nhân nội tại dẫn đến sai sót nghiệp vụ (phân công nhân viên mới thực hiện khâu áp mã HS phức tạp, thiếu chương trình đào tạo quy trình tổng thể), từ đó đề xuất hệ thống giải pháp gắn với quản trị nhân sự, công nghệ phần mềm khai báo hải quan và nâng cao năng lực vốn.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số giới hạn nghiên cứu được xác định từ nội dung văn bản:

  • Phạm vi không gian khảo sát dữ liệu thực tế chủ yếu tập trung vào các luồng hàng container xuất khẩu bằng đường biển đi thị trường các nước Châu Á, chưa bao quát toàn diện các tuyến vận tải xa (châu Âu, châu Mỹ) của công ty.
  • Dữ liệu tài chính và sản lượng phân tích dừng lại ở giai đoạn 2013–2017, các giải pháp mang tính định hướng đến năm 2020.
  • Tác giả tự nhận định do hạn chế về kinh nghiệm thực tiễn và thời gian nghiên cứu trong kỳ thực tập nên các phân tích về vận tải đa phương thức và giải pháp kỹ thuật công nghệ mới chỉ dừng lại ở mức đề xuất nguyên lý, chưa xây dựng được mô hình định lượng tính toán chi phí cụ thể.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát chuyên sâu về hiệu quả vận tải đa phương thức kết hợp đường biển - đường bộ quốc tế và đánh giá tác động của các hệ thống hải quan điện tử thế hệ mới đối với thời gian thông quan hàng hóa xuất khẩu.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo chuyên ngành cho sinh viên và người nghiên cứu trong các lĩnh vực:

  • Sinh viên chuyên ngành Kinh tế đối ngoại, Kinh doanh quốc tế, Quản trị Logistics và Quản trị Chuỗi cung ứng có thể tham khảo quy trình thực tế về lập hồ sơ chứng từ, luân chuyển lệnh giao vỏ container, các bước làm việc với cảng biển và cơ quan hải quan.
  • Nhân sự mới làm việc tại các doanh nghiệp giao nhận (Freight Forwarder) có thể sử dụng tài liệu để nắm bắt các bước tác nghiệp giữa nhân viên hiện trường (Ops), nhân viên chứng từ (Cus) và nhân viên kinh doanh (Sales).
  • Các chương mục có giá trị tham khảo cao nhất gồm: Mục 2.3 (Nội dung quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu), Mục 3.2 (Mô tả chi tiết 6 bước quy trình giao nhận container và cách thức xử lý hàng FCL, LCL, hàng rời tại Cảng Hải Phòng) và Mục 3.3 (Thực trạng phân luồng hải quan điện tử và các lỗi tác nghiệp thường gặp).

Câu hỏi thường gặp

Khóa luận sử dụng công cụ phần mềm nào để phục vụ công tác lập kế hoạch kinh doanh giao nhận? Khóa luận phản ánh việc bộ phận quản trị của công ty (đứng đầu là Trưởng phòng Nguyễn Hoài Nam) sử dụng phần mềm PROBIZPLAN để thiết lập mục tiêu, xây dựng chiến lược bán hàng, dự báo doanh thu, phân tích điểm hòa vốn, tính toán dòng tiền và lập kế hoạch kinh doanh đa phương án.

Quy trình thông quan hàng xuất khẩu bằng container tại công ty được thực hiện qua các luồng hải quan nào? Khi nhân viên truyền dữ liệu qua phần mềm hải quan điện tử, hệ thống phân luồng thành 3 mức: Luồng xanh (miễn kiểm tra hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa), Luồng vàng (kiểm tra chi tiết hồ sơ chứng từ, miễn kiểm tra thực tế) và Luồng đỏ (chuyển hồ sơ sang kiểm tra thực tế hàng hóa tại bãi kiểm hóa).

Những khách hàng doanh nghiệp sản xuất lớn nào được nêu trong phân tích thực trạng của U&I Logistics? Công ty cung cấp dịch vụ cho các đối tác tiêu biểu gồm: Tổng thầu Obayashi (vận chuyển đường bộ nguyên vật liệu, lắp đặt máy móc), Zamil Steel (sản lượng 100 container/tháng và 5.000 tấn hàng rời), Shell Gas (50 bộ thủ tục hải quan/tháng), Tập đoàn Prime (100 container/tháng xuất khẩu sang Yemen), Công ty Junma (300 container/tháng xuất Hàn Quốc và Mỹ), Công ty BHL Việt Nam (80 container/tháng xuất Mỹ).

Các nguyên nhân chủ quan gây ra sai sót trong quy trình giao nhận tại U&I Logistics là gì? Khóa luận chỉ ra các nguyên nhân chủ quan gồm: quy trình chuyên môn hóa sâu khiến việc khắc phục sự cố liên phòng ban mất nhiều thời gian; công tác đào tạo nhân viên mới chưa bài bản, chỉ dừng ở mức truyền nghề trực tiếp mà thiếu đào tạo tổng thể quy trình; bất hợp lý trong phân công lao động khi giao khâu áp mã HS và kiểm hóa phức tạp cho nhân sự thiếu kinh nghiệm; bố trí nhân lực mảng FCL/LCL chưa đáp ứng khối lượng công việc dẫn đến quá tải.

Cơ cấu khối lượng hàng FCL và LCL của công ty biến động như thế nào trong giai đoạn 2014–2017? Hàng nguyên container (FCL) luôn chiếm tỷ trọng chi phối (73,82% năm 2014; 75,93% năm 2016 và giảm nhẹ còn trên 71% năm 2017). Hàng lẻ (LCL) có xu hướng tăng nhẹ trong giai đoạn này do nhu cầu gửi các lô hàng nhỏ đi các cảng trung chuyển (transit) để tiết kiệm chi phí vận chuyển so với tuyến đi thẳng (direct).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Thanh đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container trong lĩnh vực kinh doanh quốc tế. Thông qua việc khảo sát thực tiễn tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng hóa U&I giai đoạn 2013–2017, tác giả đã làm rõ các bước tác nghiệp từ lập kế hoạch, đặt booking, chuẩn bị chứng từ đến thông quan và giám sát hành trình hàng hóa. Công trình đã chỉ ra các tồn tại trong khâu kê khai hải quan, phân công lao động và đề xuất 7 nhóm giải pháp quản trị thực tế nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ logistics của doanh nghiệp.