Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu. Chương 2: Cơ sở lí luận về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế. Chương 3: Thực trạng về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container của công ty U&I Logistics Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại công ty U&I Logistics 5 Luan van CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER TẠI DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN 2.1 Khái quát về dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng container 2.1 Khái niệm container Theo tiêu chuẩn ISO 668:1995(E), container hàng hóa (freight container) là một công cụ vận tải có đặc tính bền vững và đủ độ chắc tương ứng phù hợp cho việc sử dụng lại; được thiết kế đặc biệt để có thể chở hàng bằng một hay nhiều phương thức vận tải, mà không cần phải dỡ ra và đóng lại dọc đường; được lắp đặt thiết bị cho phép xếp dỡ thuận tiện, đặc biệt khi chuyển từ một phương thức vận tải này sang phương thức vận tải khác; được thiết kế dễ dàng cho việc đóng hàng vào và rút hàng ra khỏi container; có thể tích bên trong bằng hoặc hơn 1 mét khối (35,3 ft khối).2 Khái niệm dịch vụ giao nhận bằng container Theo Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận (FIATA) đưa khái niệm về lĩnh vực này như sau: “giao nhận vận tải là bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ phụ trợ và tư vấn có liên quan đến các dịch vụ kể trên, bao gồm nhưng không chỉ giới hạn ở những vấn đề hải quan hay tài chính, khai báo hàng hóa cho những mục đích chính thức, mua bảo hiểm hàng hóa và thu tiền hay những chứng từ liên quan đến hàng hóa.” Giao nhận vận tải bằng container là dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng bằng container, trong đó người giao nhận (freight forwarder) ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng, đồng thời cũng ký hợp đồng đối ứng với người vận tải để thực hiện dịch vụ.3 Phân loại dịch vụ giao nhận hàng bằng container Gửi hàng nguyên container (FCL – Full container load) Thuật ngữ FCL – Full container loaded được hiểu là: Lô hàng đủ lớn để xếp nguyên trong nhiều container, người gửi hàng và người nhận hàng chịu trách nhiệm xếp hàng vào và dỡ hàng ra khỏi container. Gửi hàng lẻ (Less than container load) Thuật ngữ LCL – Less than container loaded được hiểu là: Những lô hàng lẻ đóng chung trong một container mà người gom hàng (người chuyên chở hoặc người giao nhận) phải chịu trách nhiệm đóng hàng và dỡ hàng vào – ra container.
6 Luan van Gửi hàng kết hợp (FCL/LCL – LCL/FCL) Phương pháp gửi hàng này là sự kết hợp của phương pháp FCL và LCL. Tuỳ theo điều kiện cụ thể, chủ hàng có thể thoả thuận với người chuyên chở để áp dụng phương pháp gửi hàng kết hợp. Phương pháp gửi hàng kết hợp có thể là: - Gửi nguyên, giao lẻ (FCL/LCL) - Gửi lẻ, giao nguyên (LCL/FCL) 2.2 Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại doanh nghiệp giao nhận 2.1 Khái niệm về quản trị qui trình giao hàng xuất khẩu bằng container Quản trị qui trình giao hàng xuất khẩu bằng container: là một hoạt động có chức năng quản trị chung nhằm điều tiết dòng vận chuyển của hàng hóa từ nơi giao hàng hóa đến nơi nhận hàng hóa thông qua các hoạt động lập kế hoạch, tổ chức giao nhận, giám sát và điều hành quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế.2 Vai trò của quản trị qui trình giao hàng xuất khẩu tại công ty giao nhận Đối với doanh nghiệp giao nhận - Giúp cho người chuyên chở đẩy nhanh tốc độ quay vòng của các phương tiện vận tải, tận dụng được một cách tối đa và có hiệu quả dung tích và tải trọng của các phương tiện vận tải, các công cụ vận tải, cũng như các phương tiện hỗ trợ khác. - Giúp quản trị quy trình tốt giúp các nhà xuất nhập khẩu giảm bớt các chi phí không cần thiết như chi phí xây dựng kho cảng bến bãi của người giao nhận hay do người giao nhận thuê, giảm chi phí đào tạo nhân công.
- Giúp cho các khâu hoạt động một cách thống nhất, chặt chẽ - Tăng hiệu quả, năng suất khi làm việc Đối với khách hàng - Giúp thực hiện đúng tiến độ của hàng hóa xuất khẩu. - Thuận lợi trong việc giao dịch với đối tác khác - Tăng độ tin cậy.3 Nội dung quản trị qui trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại doanh nghiệp giao nhận 2.1 Chuẩn bị trước khi giao hàng 2.1 Lập kế hoạch giao nhận hàng hóa quốc tế Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là một tập hợp các nghiệp vụ mang tính phức tạp nên người xuất khẩu thường thuê người giao nhận thay mặt họ thực hiện quy trình này. Người kinh doanh dịch vụ giao nhận cũng giống bất cứ nhà kinh doanh nào khác, đều mong muốn được thu lợi nhuận cao nhất đồng thời thỏamãn được nhu cầu của khách hàng. Muốn vậy, trước hết nhà quản trị phải xây dựng được một kế hoạch giao hàng hiệu quả, hoàn thành tốt các yêu cầu được ủy thác bằng cách tận dụng tối đa nguồn lực của doanh nghiệp một cách hữu hiệu hơn, sẵn sàng đối phó với những thay đổi của môi trường qua đó thu được kết quả tốt nhất.
Căn cứ lập kế hoạch + Đặc điểm các lô hàng giao Tính chất lô hàng: hàng có giá trị cao hay thấp, kiên cố hay dễ hỏng, hàng hóa thông thường hay đặc biệt, nhạy cảm, hàng rời hay hàng đóng container,…. Số lượng, khối lượng. Thời hạn, địa điểm giao hàng. + Địa điểm nhận hàng gửi Tại kho của người gửi.
Tại kho của người giao nhận. + Phương thức giao – vận chuyển hàng hóa Giao – vận chuyển thẳng: hàng hóa không phải lưu tại kho, bãi của cảng mà có thể giao trực tiếp cho tàu. Giao – vận chuyển qua kho: hàng hóa phải lưu tại kho, bãi của cảng. Giao – vận chuyển hàng hóa bằng container.
+ Phương tiện vận tải Tàu của doanh nghiệp Tàu thuê Nội dung kế hoạch giao nhận hàng hóa xuất khẩu: 8 Luan van + Theo dõi hàng hóa suốt quá trình giao nhận Kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa được ủy thác và đảm bảo tình trạng của hàng hóa khi nhận phù hợp với miêu tả hàng hóa trọng hợp đồng ngoại thương để tránh những rắc rối có thể gặp khi làm thủ tục hải quan, gây chậm trễ, phiền hà. Nếu hàng hóa đóng gói thì phải kiểm tra số lượng, khối lượng, chủng loại , tình trạng hàng hóa dựa theo parking list và hóa đơn thương mại do khách hàng cấp Đảm bảo trong quá trình vận chuyển, lưu kho, xếp dỡ, hàng hóa không bị mất mát, hư hỏng. Thực hiện trách nhiệm của người giao nhận trong việc theo dõi quá trình giao hàng lên tàu và tình trạng của hàng hóa nhằm đảm bảo hạn chế tối đa khiếu nại phát sinh. + Liên hệ với các bên có liên quan - Người xuất khẩu: Tiến hành kí hợp đồng giao hàng xuất khẩu bằng đường biển với người ủy thác.
Thông báo thường xuyên về tình trạng hàng hóa trong quá trình giao nhận. Cung cấp các chứng từ cần thiết để thanh toán. Giải quyết khiếu nại nếu có. - Cảng biển: Kí hợp đồng thuê kho bãi, xếp dỡ, vận chuyển với cảng, thông báo ngày giờ tàu vào cảng -Hải quan: Khai báo và nộp tờ khai hải quan theo mẫu cùng với chứng từ cần thiết để quyết định hình thức, mức độ kiểm tra hàng hóa.
Kiểm tra hàng hóa thực tế, kiểm hóa, nộp lệ phí hải quan và lấy tờ khai đã được đóng dấu - Hãng tàu: Theo dõi cước giá vận tải, tìm giá cước tối ưu, liên hệ lưu khoang, lưu cước, ngày tàu cập cảng. Liên hệ với tàu để lập cargo plan, giao cho hang tàu bộ chứng từ phù hợp với tình trạng hàng hóa, xếp hàng lên tàu, nhận MR để đổi lấy B/L. Đối với xuất khẩu bằng container, trường hợp giao hàng nguyên container, đăng ký thuê vỏ container rỗng và tiến hành đóng hàng, giao lại cho tàu tại CY. Trường hợp giao hàng lẻ, tập kết hàng hóa tại CFS, đóng hàng vào container và giao cho tàu tại đây.
+ Phân bổ nguồn lực: bao gồm phân bổ nguồn lực nhân lực và ngân sách. Xác định các nhóm nhiệm vụ để phân công nhân sự, xác lập các nguồn vốn và chi tiêu để phân bổ cho phù hợp. 9 Luan van + Công cụ hoạch định: các phần mềm trợ giúp: Microsoft office Project Professional 2007, phần mềm quản lý giao nhận vận tải, phần mềm quản lý vận tải container.2 Tổ chức giao nhận hàng hóa quốc tế Chuẩn bị cho quá trình giao nhận hàng hóa Chuẩn bị thông tin Lựa chọn người giao nhận Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu Yêu cầu Chuẩn bị hàng đúng như hợp đồng hoặc L/C quy định Tổ chức giao hàng cho người vận tải - Nhanh chóng (Quickly –Q) - Chính xác (Accurately –A) - Kinh tế ( Econimic – E) giảm đến mức thấp nhất những tổn thất của hàng hóa. Lập bộ chứng từ thanh toán phải: - Đầy đủ ( Sufficiency – S) - Hợp lệ ( Lawful/Legal –L) và - Đúng thời gian ( Exactly/Intime –E) Chuyển giao nhanh cho ngân hàng để thu hồi tiền hàng.
Chuẩn bị hàng để giao cho người vận chuyển Chuẩn bị khối lượng hàng cụ thể: 1) Tên hàng: Phải phù hợp với hợp đồng hoặc L/C 2) Số lượng: Kiểm tra số dung sai, đơn vị tính (trọng lượng), hàng thay thế… 3) Chất lượng: Cần dựa theo quy cách tiêu chuẩn ( specification), hoặc thay mẫu ( sample) để kiểm tra và phải được cấp các loại giấy chứng nhận về chất lượng ( certificate of quality), kiểm dịch thực vật, đông vật 4) Bao bì: Yêu cầu đảm bảo đúng quy cách: - Bảo vệ (Protection) - Bảo quản được hàng ( Preservation); - Trình bày đẹp (Presentation) 10 Luan van 5) Ký mã hiệu: Phải đảm bảo đứng yêu cầu của hợp đồng, rõ ràng, chính xác, không phai… thuận tiện cho việc vận chuyển, xếp dỡ và giao nhận an toàn cho hàng hóa. Chuẩn bị các chứng từ hàng hóa Thông thường một bộ chứng từ hàng xuất khẩu bao gồm: - Export Licence - Commercail and/or Consular Invoice - Packing List - Export Declaration - Sale of Contract/ Purchase and/or L/C - Certificate of Origin (C/O) - Certificate oof Quality - Certificate of Weight - Certificate of Measurement - Certificate of Phytosanitary and/or Veterinary 2.