CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1.1 Khái quát chung về Khoản mục Phải thu khách hàng 1.1 Khái niệm về khoản mục Phải thu khách hàng Hoạt động sản xuất, kinh doanh của DN luôn luôn diễn ra trong mối quan hệ mật thiết với hoạt động của các DN khác, các tổ chức, cá nhân và các Cơ quan quản lý Nhà nước. Mối quan hệ này tồn tại một cách tất yếu và khách quan, làm phát sinh các khoản phải thu, trong đó có khoản phải thu khách hàng thường chiếm tỷ trọng lớn nhất trong cơ cấu các khoản phải thu. Các khoản phải thu là một bộ phận thuộc tài sản của DN đang bị các đơn vị và các cá nhân khác chiếm dụng mà DN có trách nhiệm phải thu hồi; bao gồm: • Các khoản phải thu của khách hàng. • Các khoản thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ • Các khoản phải thu nội bộ • Các khoản tạm ứng cho công, nhân viên • Các khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ.
Phải thu khách hàng phản ánh quan hệ thanh toán giữa DN với khách hàng phát sinh chủ yếu trong quá trình bán sản phẩm, vật tư, hàng hóa, cung cấp lao vụ, dịch vụ, bàn giao thanh toán khối lượng thi công mà khách hàng đã nhận của DN nhưng chưa thanh toán tiền.2 Công tác hạch toán kế toán khoản mục Phải thu khách hàng Hệ thống chứng từ, sổ sách sử dụng trong hạch toán các khoản phải thu khách hàng: SV: Lương Nhất Vũ 4 Lớp: CQ50 22.06 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp PGS.TS Phạm Tiến Hưng - Sổ chi tiết theo dõi công nợ phải thu đối với từng khách hàng cụ thể. - Sổ cái tài khoản phải thu khách hàng. - Bảng tổng hợp phải thu khách hàng. - Bảng phân tích tuổi nợ.
- Sổ chi tiết theo dõi các khoản dự phòng phải thu khó đòi. - Sổ cái tài khoản dự phòng phải thu khó đòi. - Các sổ sách có liên quan khác. Cuối kỳ, kế toán tiến hành lập bảng đối chiếu công nợ gửi đến khách hàng để phát hiện chênh lệch nếu có.
Đây là biện pháp bắt buộc nhằm kiểm soát công nợ ở hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Các chứng từ liên quan đến việc hạch toán các khoản phải thu khách hàng bao gồm: - Hợp đồng kinh tế hoặc yêu cầu mua hàng. - Phiếu xuất kho. - Các chứng từ thanh toán như Phiếu thu, Giấy báo Có của Ngân hàng.
- Phiếu kế toán (Khi tiến hành trích lập dự phòng). - Các biên bản liên quan đến xóa sổ một khoản nợ khó đòi. Chứng từ sổ sách kế toán được sử dụng đầy đủ, theo dõi khoa học, lưu trữ hợp lý giúp cho công việc kiểm toán được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Trình tự hạch toán các khoản phải thu khách hàng: Quy trình hạch toán khoản phải thu khách hàng phải tuân thủ đúng chế độ, tạo sự thống nhất trong công tác kế toán, dễ hiểu, dễ kiểm tra quản lý, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm toán tại đơn vị.
SV: Lương Nhất Vũ 5 Lớp: CQ50 22.06 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp PGS.TS Phạm Tiến Hưng Kế toán hạch toán các khoản phải thu khách hàng vào tài khoản 131 “Phải thu khách hàng”. Đối với hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu có liên quan đến khoản phải thu khách hàng theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1: Kế toán phải thu của khách hàng SV: Lương Nhất Vũ 6 Lớp: CQ50 22.06 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp PGS.TS Phạm Tiến Hưng Nguồn: http://centax.vn SV: Lương Nhất Vũ 7 Lớp: CQ50 22.06 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp PGS.TS Phạm Tiến Hưng 1.3 Đặc điểm khoản mục Phải thu khách hàng ảnh hưởng đến công tác kiểm toán Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn và ghi chép theo từng lần thanh toán. Do đó, khi tiến hành kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng trong cuộc kiểm toán BCTC, KTV cần tiến hành thu thập danh sách khách hàng của công ty khách hàng, bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng theo từng đối tượng, các sổ chi tiết công nợ theo từng khách hàng… Mục đích nhằm chọn mẫu một số khách để thực hiện gửi thư xác nhận về số dư khoản phải thu khách hàng của các đối tượng đó. Trong quá trình kiểm tra chi tiết khoản mục phải thu khách hàng, KTV cần tiến hành kiểm tra các sổ chi tiết theo từng đối tượng.
Trong hạch toán chi tiết TK phải thu khách hàng, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng thời hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. Khi tiến hành kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng, KTV cần thu thập bảng phân tích tuổi nợ của công ty khách hàng hoặc tự lập bảng phân tích tuổi nợ để kiểm tra xem kế toán có thực hiện đúng nguyên tắc thận trọng và thông tư hướng dẫn về trích lập dự phòng đối với các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán. Do đó, khi kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng cần kết hợp kiểm tra khoản trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. TK phải thu khách hàng là TK lưỡng tính, có số dư cả bên nợ và bên có.
Chủ yếu có số dư bên nợ - phản ánh số tiền DN còn phải thu khách hàng. Tuy nhiên, trong quan hệ thanh toán với từng khách hàng có thể xuất hiện số dư bên có – phản ánh số tiền DN nhận ứng trước SV: Lương Nhất Vũ 8 Lớp: CQ50 22.06 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp PGS.TS Phạm Tiến Hưng của khách hàng hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu. Vì vậy cuối kỳ kế toán, khi lập BCTC kế toán phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của TK này để ghi chỉ tiêu “phải thu khách hàng” và “khách hàng trả tiển trước”. Do đó, khi tiến hành kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng, KTV cần kết hợp kiểm tra khoản khách hàng trả tiền trước được trình bày ở phần nguồn vốn trên BCĐKT.
Cùng với quá trình phát triền và hội nhập kinh tế, các khoản phải thu khách hàng ngày càng mở rộng cả về số lượng các đối tượng phải thu và quy mô các khoản nợ, tính phức tạp cũng tăng lên, khả năng gian lận cao hơn. Do đó, việc thực hiện kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng gặp nhiều khó khăn hơn. Phải thu khách hàng là một khoản mục trọng yếu trên BCTC, có mối quan hệ chặt chẽ với các chỉ tiêu khác như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, thuế và các khoản phải nộp Nhà nước, doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu… Do đó, sự thay đổi về số dư khoản phải thu khách hàng sẽ ảnh hưởng đến các chỉ tiêu trên. Do đó, kiểm toán khoản mục này đòi hỏi phải có sự tham chiếu đối với việc kiểm toán các khoản mục liên quan.4 Kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp đối với khoản mục Phải thu khách hàng Để kiểm soát được các khoản phải thu khách hàng và đảm bảo thu được tiền, các doanh nghiệp phải kiểm soát ngay từ khâu bán hàng thông qua việc xét duyệt bán chịu, theo dõi thanh toán, kiểm soát quá trình thu tiền, xóa nợ đối với các khoản phải thu không có khả năng thu hồi được… Bên cạnh đó cần phải thường xuyên theo dõi các khoản phải thu chi tiết theo từng đối tượng trên các bảng kê công nợ.
Cuối kỳ, kế toán cần lập bảng cân đối giữa doanh thu với các khoản đã thu tiền SV: Lương Nhất Vũ 9 Lớp: CQ50 22.06 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp PGS.TS Phạm Tiến Hưng và cac khoản phải thu còn lại; bảng theo dõi các khoản nợ quá hạn… Việc kiểm soát tốt các khoản phải thu khách hàng giúp doanh nghiệp đảm bảo hiệu quả kinh doanh, phát hiện kịp thời được các gian lận nếu xảy ra. Một số thủ tục kiểm soát các khoản phải thu khách hàng được áp dụng trong doanh nghiệp là: - Xét duyệt các nghiệp vụ bán chịu: Doanh nghiệp đưa ra những quy định, chính sách cụ thể về bán chịu. - Đánh số thứ tự cho các hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, chứng từ vận chuyển. - Doanh nghiệp có những chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạn như chiết khấu, kiểm tra, xét duyệt các khoản chiết khấu.
- Kế toán theo dõi chi tiết các khoản phải thu theo hợp đồng, đối tượng thu và thời hạn thu, tiến hành đối chiếu số dư các khoản phải thu với khách hàng theo tháng hoặc theo quý một cách đều đặn. - Phân cách nhiệm vụ đối giữa người giữ tiền và kế toán hạch toán các khoản phải thu vào sổ, thực hiện đối chiếu giữa chứng từ gốc bán hàng với ký duyệt phiếu thu tiền. - Doanh nghiệp tổ chức đối chiếu nội bộ về cộng sổ, chuyển sổ.2 Những lý luận cơ bản về kiểm toán khoản mục Phải thu khách hàng trong kiểm toán Báo cáo Tài chính 1.1 Mục tiêu kiểm toán khoản mục Phải thu khách hàng Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 200 (Ban hành kèm theo thông tư số 214/2012/TT-BTC ngày 06/12/2012 của Bộ Tài chính) có nêu rõ: “Mục đích của kiểm toán báo cáo tài chính là làm tăng độ tin cậy của người sử dụng đối với báo cáo tài chính, thông qua việc kiểm toán SV: Lương Nhất Vũ 10 Lớp: CQ50 22.06 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp PGS.TS Phạm Tiến Hưng viên đưa ra ý kiến về việc liệu báo cáo tài chính có được lập, trên các khía cạnh trọng yếu, phù hợp với khuôn khổ về lập và trình bày báo cáo tài chính được áp dụng hay không. Đối với hầu hết các khuôn khổ về lập và trình bày báo cáo tài chính cho mục đích chung, kiểm toán viên phải đưa ra ý kiến về việc liệu báo cáo tài chính có được lập và trình bày trung thực và hợp lý, trên các khía cạnh trọng yếu, phù hợp với khuôn khổ về lập và trình bày báo cáo tài chính được áp dụng hay không.