Chương 1: Giới thiệu đề tài nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý luận và thực tiễn về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Hóa dầu Petrolimex Chương 4: Thảo luận kết quả nghiên cứu, các giải pháp và kết luận 5 CHƯƠNG 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 2.1 Khái quát chung về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 2.1 Khái niệm và bản chất của kiểm soát nội bộ a. Sự phát triển của Kiểm soát nội bộ Trước khi có Báo cáo COSO năm 1992 khái niệm KSNB chưa được định nghĩa một cách đầy đủ trên các phương diện. Trong thời kỳ sơ khai từ năm 1900 đến năm 1949, những nhận thức ban đầu về KSNB được hình thành gắn với việc phục vụ cuộc kiểm toán và mục tiêu của KSNB từng bước được bổ sung.
Năm 1929, trong công bố của Cục Dự trữ Liên bang Mỹ ( Federal Reserve System – FED), lần đầu tiên đưa ra khái niệm về KSNB. KSNB được định nghĩa là một công cụ để bảo vệ tiền và tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động, đây là một cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của kiểm toán viên. Năm 1936, Hiệp hội kiểm toán viên công chứng Mỹ (AICPA) đã định nghĩa KSNB “là biện pháp và cách thức được chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong việc ghi chép của sổ sách”. Với định nghĩa này, mục tiêu của KSNB đã được bổ sung không chỉ nhằm bảo vệ tiền và các tài sản khác mà còn bảo đảm số liệu kế toán chính xác.
Năm 1949, trong công trình nghiên cứu đầu tiên về KSNB với nhan đề “KSNB, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và đối với kiểm toán viên độc lập” AICPA đã bổ sung thêm mục tiêu thúc đẩy hoạt động có hiệu quả và khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của nhà quản lý vào khái niệm về KSNB. Trong thời kỳ hình thành từ năm 1950 đến năm 1973 với nỗ lực của các chuẩn mực kiểm toán, khái niệm KSNB đã không ngừng được mở rộng những thủ tục bảo vệ tài sản và ghi chép sổ sách kế toán. Tuy nhiên, trong thời kỳ này KSNB vẫn mới dừng lại như một phương tiện phục vụ cho kiểm toán viên trong kiểm toán BCTC. Năm 1958, trong tài liệu về thủ tục kiểm toán 29 (SAP 29 – Statement on Auditing Procedure 29) do Ủy ban thủ tục kiểm toán CPA trực thuộc AICPA ban hành đã lần đầu tiên phân biệt KSNB về quản lý và KSNB về kế toán ảnh hưởng trực tiếp 6 đến thông tin tài chính, trong khi KSNB về quản lý chỉ ảnh hưởng gián tiếp đến thông tin tài chính.
Dựa trên các khái niệm KSNB về kế toán và KSNB về quản lý, năm 1962 CAP đã ban hành SAP 33 – Các tiêu chuẩn và thủ tục kiểm toán, trong đó có yêu cầu công ty kiểm toán nên giới hạn nghiên cứu trong phạm vi KSNB về kế toán. Năm 1972, CAP ban hành SAP 54 – Tìm hiểu và đánh giá KSNB, giải thích thêm các thủ tục KSNB về kế toán, đảm bảo nghiệp vụ chỉ được thực hiện khi đã được phê chuẩn, ghi nhận đúng đắn mọi nghiệp vụ để lập báo cáo, hạn chế sự tiếp cận tài sản và kiểm kê. Sau đó, AICPA đã ban hành các chuẩn mực kiểm toán (SAS – Statement on Auditing Standard) thay thế cho các thủ tục kiểm toán (SAP), trong đó SAS1 về trách nhiệm của kiểm toán viên đã soát xét lại SAP54 và đưa ra một khuôn khổ đầy đủ hơn về kiểm soát kế toán. Trong thời kỳ phát triển từ năm 1973 đến năm 1992, với sự ra đời của Báo cáo COSO năm 1992, lần đầu tiên khuôn mẫu lý luận về KSNB được nghiên cứu và trình bày một cách đầy đủ và có hệ thống.
Năm 1977, nhằm đáp ứng sự quan tâm của công chứng đối với BCTC của các công ty kinh doanh Mỹ có hoạt động ở nước ngoài, Quốc hội Mỹ đã thông qua Luật về chống hối lộ nước ngoài (Foreign Corrupt Practices Act). Trong Luật này, có những yêu cầu đã dựa trực tiếp vào quy định mà AICPA đã đặt ra là cần thiết phải duy trì KSNB nhằm đảm bảo độ tin cậy của các thông tin tài chính trong các tổ chức. Sau đó, Ủy ban Giao dịch chứng khoán Mỹ (SEC – Security Exchange Commission) cũng đưa ra yêu cầu bắt buộc các công ty niêm yết phải báo cáo về KSNB đối với công tác kế toán tại đơn vị mình. Yêu cầu báo cáo KSNB của công ty cho công chúng chưa thực sự thuyết phục, có nhiều tranh luận về việc đánh giá tính hiện hữu của KSNB.
Trước thực tế này, năm 1985, Ủy ban chống gian lận về BCTC thuộc Hội đồng Quốc gia Mỹ đã thành lập tổ chức COSO (Committee of Sponsoring Organization). COSO được thành lập với mục đích thống nhất định về KSNB để phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng khác nhau và đưa ra các bộ phận cấu thành để giúp các đơn vị có thể xây dựng một KSNB hiện hữu. Sau thời gian dài làm việc, đến năm 1992, COSO đã phát hành báo cáo dưới tiêu đề Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp nhất (Internal Control – Intergrated Framework). Theo báo cáo COSO 1992, KSNB gồm 5 thành phần cấu thành và có mối quan hệ chặt chẽ, liên quan mật thiết với nhau: - Môi trường kiểm soát - Đánh giá rủi ro - Hoạt động kiểm soát - Thông tin và truyền thông - Giám sát 7 b.
Khái niệm Kiểm soát nội bộ Năm 2023 khái niệm KSNB được trình bày trong Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 315 – Hiểu biết tình hình kinh doanh, môi trường của doanh nghiệp và đánh giá rủi ro có sai phạm trọng yếu do Ủy ban Chuẩn mực Kiểm toán và các dịch vụ đảm bảo quốc tế (IAASB) ban hành cơ bản cũng đồng nhất với định nghĩa về KSNB trong Báo cáo của COSO 1992. Tuy nhiên, sau hơn 20 năm kể từ ngày phát hành Báo cáo KSNB – Khuôn khổ hợp nhất lần đầu tiên, môi trường kinh doanh và hoạt động điều hành của các doanh nghiệp đã có nhiều sự thay đổi, ngày càng trở lên phức tạp đòi hỏi mục tiêu của KSNB cần được mở rộng hơn so với những khuôn khổ ban đầu. Chính vì vậy, năm 2013, COSO đã phát hành Báo cáo KSNB – Khuôn khổ hợp nhất cập nhật với khái niệm KSNB đã được bổ sung như sau: “KSNB là một quá trình do người quản lý, HĐQT và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ” Trong khái niệm này các mục tiêu hoạt động, 20 mục tiêu tuân thủ cơ bản vẫn giữ nguyên so với khái niệm KSNB trước đây của COSO, nhưng mục tiêu báo cáo đã được mở rộng hơn, không chỉ đảm bảo độ tin cậy của BCTC mà còn liên quan đến độ tin cậy của báo cáo phi tài chính và các báo cáo nội bộ khác. Theo Báo cáo COSO 2013, Kiểm soát nội bộ là 1 quá trình diễn ra nhằm thực hiện các mục tiêu sau: - Sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động - Sự tin cậy của Báo cáo tài chính - Sự tuân thủ các luật lệ và quy định.
Mặc dù báo cáo COSO 2013 đã được ban hành để thay thế báo cáo COSO 1992, song 5 thành phần cấu thành KSNB của COSO 2013 vẫn giống như COSO 1992, bao gồm Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Giám sát. Bản chất của kiểm soát nội bộ Các nhà quản trị từ lâu đã nhận được ảnh hưởng của hoạt động kiểm soát đến tình hình, kết quả kinh doanh của doanh nghiệp thông qua các báo cáo tài chính và đã phát triển các kỹ năng tìm hiểu và đánh giá chúng nhằm phục vụ cho công tác quản lý. 8 Chính từ nhận thức đó mà khái niệm KSNB đã hình thành và phát triển dần trở thành hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát của tổ chức. Hiện nay, có rất nhiều quan điểm khác nhau về KSNB, có thể kể ra một vài khái niệm trọng điểm như sau: - Theo Ủy Ban tổ chức kiểm tra (COSO): KSNB là một quá trình do nhà quản lý, do Hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối.
Nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu: Báo cáo tài chính đáng tin cậy; đảm bảo luật lệ và các quy định phải tuân thủ, đảm bảo hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. - Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): KSNB là một hệ thống các chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; Bảo đảm độ tin cậy của thông tin; bảo đảm tuân thủ pháp luật; đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý. - Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam (VSA) số 315: Là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan. Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ.
- Chuẩn mực kế toán quốc tế (ISA) số 315 định nghĩa KSNB: KSNB là các chính sách và thủ tục (KSNB) được xây dựng bởi ban quản lý đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu quản lý: Quản lý một cách tuân thủ và có hiệu lực công việc kinh doanh gắn liền với những chính sách quản lý; bảo vệ tài sản; ngăn ngừa, phát hiện gian lận và sai sót; sự chính xác và đầy đủ trong ghi chép kế toán, sự chuẩn bị kịp thời thông tin tài chính đáng tin cậy. Từ các khái niệm cơ bản trên, chúng ta có thể nhận thấy KSNB có những đặc điểm sau: * KSNB là một quá trình: KSNB bao gồm một chuỗi các hoạt động kiểm soát được xây dựng và vận hành ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất.