Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng – Thu tiền tại Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt Chi nhánh Thừa Thiên Huế

Khóa luận kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại TMTH Tuấn Việt Huế 2025

• Tác giả: Nguyễn Hoàng Hương Ly
• Người hướng dẫn: TS. Phạm Thị Bích Ngọc
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế
• Chuyên ngành: Kiểm toán
• Đề tài: Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng – Thu tiền tại Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt Chi nhánh Thừa Thiên Huế
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan kiểm soát bán hàng thu tiền tại TMTH Tuấn Việt Huế

Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại TMTH Tuấn Việt Huế giữ vai trò sống còn đối với hiệu quả vận hành thương mại. Hoạt động này điều tiết luồng vận chuyển hàng hóa và chu chuyển dòng tiền. Mục tiêu chính là ghi nhận doanh thu đầy đủ, đúng kỳ kế toán. Doanh nghiệp kinh doanh phân phối chịu áp lực lớn về quản lý công nợ và rủi ro tồn kho. Một cơ chế kiểm soát chặt chẽ giúp ngăn ngừa thất thoát tài sản, phát hiện kịp thời gian lận nội bộ. Hệ thống kiểm soát bao gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát. Ban giám đốc chi nhánh xác lập các chuẩn mực xử lý đơn hàng rõ ràng. Nhân viên tuân thủ quy trình xét duyệt hạn mức tín dụng trước khi xuất kho. Thông tin kinh doanh được cập nhật liên tục trên phần mềm kế toán. Cơ chế phân công trách nhiệm bảo đảm tính minh bạch trong các khâu tác nghiệp. Việc thực thi đồng bộ mang lại sự ổn định cho hoạt động phân phối hàng tiêu dùng trên thị trường miền Trung.

1.1. Khái niệm và mục tiêu kiểm soát chu trình kinh doanh

Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng là chuỗi biện pháp giám sát toàn diện từ khâu tiếp nhận đơn hàng đến thu hồi tiền mặt. Mục tiêu then chốt là bảo đảm các nghiệp vụ kinh doanh diễn ra hợp lệ, đúng thẩm quyền. Quy trình này xác nhận tính hiện hữu của doanh thu trên sổ sách kế toán. Doanh nghiệp cần bảo vệ an toàn lượng hàng lưu kho và tài sản tài chính. Hệ thống hỗ trợ giảm thiểu sai sót hóa đơn, hạn chế tối đa rủi ro thất thoát nợ. Các chính sách bán chịu được thiết lập chặt chẽ nhằm tránh phát sinh nợ quá hạn. Nhờ đó, chi nhánh duy trì tính thanh khoản cao và bảo toàn nguồn vốn lưu động liên tục.

1.2. Đặc điểm kinh doanh thương mại tại Tuấn Việt Huế

Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt Chi nhánh Huế là đơn vị phân phối hàng tiêu dùng quy mô lớn. Danh mục sản phẩm bao gồm thực phẩm, đồ uống và hóa mỹ phẩm tiêu thụ nhanh. Khách hàng của chi nhánh gồm các đại lý, siêu thị và cửa hàng bán lẻ truyền thống. Số lượng giao dịch hàng ngày rất lớn với mật độ đơn hàng dày đặc. Tỷ lệ bán buôn trả chậm chiếm tỷ trọng đáng kể trong cơ cấu kinh doanh. Do đó, việc theo dõi luân chuyển chứng từ vận chuyển và thu hồi công nợ đòi hỏi quy chuẩn nghiêm ngặt. Ban lãnh đạo luôn chú trọng quản lý hạn mức tín dụng khách hàng để bảo toàn dòng tiền hoạt động.

II. Thực trạng chu trình bán hàng thu tiền tại TMTH Tuấn Việt Huế

Thực tế vận hành chu trình bán hàng thu tiền tại TMTH Tuấn Việt Huế ghi nhận nhiều chuyển biến qua các năm tài chính. Doanh thu bán hàng năm 2021 đạt hơn 40,6 tỷ đồng, giảm xuống 26,3 tỷ đồng năm 2022 do khó khăn kinh tế chung. Bước sang năm 2023, doanh thu hồi phục mạnh mẽ lên mức 32,8 tỷ đồng, tăng trưởng 24%. Sự biến động này tạo ra thách thức lớn đối với công tác quản trị rủi ro nợ phải thu. Dù quy trình luân chuyển chứng từ đã hoàn thiện, rủi ro phát sinh vẫn tồn tại ở khâu bán chịu. Một số đơn hàng giao cho khách lẻ còn thiếu chữ ký đối soát trực tiếp. Bộ phận kế toán nợ phải thu chịu áp lực lớn khi tổng hợp số liệu công nợ cuối tháng. Việc theo dõi tuổi nợ chưa được tự động hóa hoàn toàn. Tình trạng này làm tăng nguy cơ nợ đọng kéo dài, ảnh hưởng tiêu cực đến vòng quay vốn. Ngoài ra, việc phân tách trách nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán thanh toán đôi lúc chưa tuyệt đối triệt để trong các đợt cao điểm bán hàng.

2.1. Quy trình luân chuyển chứng từ và thu hồi tiền mặt

Trình tự chứng từ bắt đầu từ lúc nhân viên kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng. Bộ phận bán hàng lập lệnh bán hàng và gửi phòng kế toán xét duyệt hạn mức tín dụng. Kế toán kho lập phiếu xuất kho sau khi kiểm tra đầy đủ phê duyệt. Hàng hóa bàn giao cho bộ phận vận chuyển kèm hóa đơn giá trị gia tăng. Nhân viên giao hàng có trách nhiệm thu tiền mặt hoặc lấy biên bản giao nhận có chữ ký đại lý. Chứng từ thu tiền được nộp về phòng kế toán vào cuối ngày làm việc. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm đếm và lập phiếu thu ngay trong phiên giao dịch. Mọi dữ liệu phải khớp đúng tuyệt đối giữa sổ quỹ và phần mềm.

2.2. Những tồn tại trong quản lý công nợ và rủi ro bán chịu

Hạn chế lớn nhất tại chi nhánh nằm ở khâu thẩm định khả năng chi trả của khách hàng mua chịu. Do áp lực cạnh tranh chỉ tiêu doanh số, quy trình xét duyệt công nợ đôi khi bị nới lỏng. Một số khách hàng quen thuộc được cấp hạn mức bán chịu vượt mức cho phép mà chưa có bảo lãnh tài chính. Biên bản đối chiếu nợ định kỳ chưa gửi đi đầy đủ hàng tháng tới từng đối tác nhỏ lẻ. Việc phân loại tuổi nợ chưa sâu sắc khiến nhiều khoản quá hạn bị phát hiện chậm trễ. Thêm vào đó, nhân viên kinh doanh đôi khi hỗ trợ thu tiền mặt nhưng không nộp lại tức thì. Sự chậm trễ này tạo ra kẽ hở làm phát sinh rủi ro chiếm dụng vốn.

III. Giải pháp kiểm soát chu trình bán hàng tại TMTH Tuấn Việt Huế

Doanh nghiệp cần áp dụng đồng bộ các giải pháp nhằm nâng cao năng lực kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền. Nguyên tắc then chốt đầu tiên là thực hiện nghiêm ngặt sự bất kiêm nhiệm giữa các chức năng tác nghiệp. Nhân viên bán hàng tuyệt đối không kiêm nhiệm thu tiền hay xóa nợ khó đòi. Bộ phận xét duyệt bán chịu phải vận hành độc lập hoàn toàn với đội ngũ kinh doanh trực tiếp. Tiếp theo, chi nhánh cần nâng cấp hệ thống phần mềm kế toán quản trị. Phần mềm cần tích hợp tính năng tự động khóa đơn hàng khi khách vượt hạn mức tín dụng. Mọi giao dịch phát sinh phải có tài khoản đăng nhập và phân quyền bảo mật riêng biệt. Định kỳ hàng tuần, kế toán tiến hành lập bảng phân tích tuổi nợ chi tiết. Các khoản nợ đến hạn cần được đốc thúc thu hồi bằng văn bản chính thức. Doanh nghiệp cũng nên áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán sớm để khuyến khích đối tác hoàn trả vốn nhanh chóng. Việc kiểm kê quỹ tiền mặt và hàng tồn kho cần diễn ra đột xuất để ngăn chặn triệt để hành vi biển thủ tài sản.

3.1. Phân định rõ ràng trách nhiệm giữa các bộ phận tác nghiệp

Sự phân công trách nhiệm hợp lý tạo nên bức tường thành bảo vệ tài sản doanh nghiệp. Nhân viên kinh doanh chỉ tập trung bán hàng và tìm kiếm đối tác mới. Bộ phận xét duyệt tín dụng trực thuộc giám đốc chi nhánh đảm nhiệm việc thẩm định hạn mức bán chịu. Kế toán theo dõi công nợ độc lập hoàn toàn với thủ quỹ và nhân viên giao nhận hàng. Nhân viên thu tiền không được kiêm nhiệm việc ghi sổ kế toán hay cập nhật số dư nợ. Khi phát sinh các khoản nợ khó đòi kéo dài, quyền xóa sổ nợ phải do hội đồng xử lý nợ quyết định. Sự kiểm soát chéo này hạn chế tối đa nguy cơ gian lận và thông đồng nội bộ.

3.2. Ứng dụng công nghệ và chuẩn hóa quy trình đối soát nợ

Công nghệ số đóng vai trò trung tâm trong hiện đại hóa kiểm soát nội bộ. Doanh nghiệp cần cài đặt phần mềm quản lý bán hàng kết nối trực tiếp với kế toán tài chính. Hệ thống lập tức cảnh báo khi đơn hàng mới vượt quá hạn mức nợ của đại lý. Biên bản đối chiếu công nợ cần được tự động gửi qua thư điện tử hoặc cổng thông tin đối tác vào ngày cuối cùng của tháng. Thủ quỹ sử dụng cổng thanh toán không dùng tiền mặt và mã QR định danh để thu tiền nhanh. Mọi chứng từ giao nhận phải được lưu trữ điện tử có đính kèm ảnh chụp chữ ký người nhận. Nhờ vậy, quy trình thanh toán diễn ra minh bạch, an toàn và chính xác.

IV. Ứng dụng kiểm soát bán hàng thu tiền tại TMTH Tuấn Việt Huế

Ứng dụng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền mang lại lợi ích thực tiễn to lớn cho TMTH Tuấn Việt Huế. Quy trình chặt chẽ bảo vệ an toàn dòng tiền kinh doanh trong bối cảnh thị trường nhiều biến động. Doanh nghiệp hạn chế tối đa thất thoát tài sản, đồng thời rút ngắn chu kỳ thu hồi vốn lưu động. Mối quan hệ giữa doanh nghiệp với mạng lưới đại lý trở nên chuyên nghiệp, bền vững hơn nhờ chính sách công nợ minh bạch. Dữ liệu kế toán cung cấp thông tin trung thực, chuẩn xác phục vụ kịp thời công tác chỉ đạo của ban lãnh đạo. Việc kiểm soát tốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí dự phòng rủi ro và tăng cường khả năng sinh lời. Đây là nền tảng vững chắc giúp đơn vị mở rộng thị phần tại khu vực Thừa Thiên Huế và miền Trung. Tính tuân thủ nội bộ cao còn củng cố uy tín thương hiệu trên thị trường phân phối hàng tiêu dùng. Doanh nghiệp duy trì vị thế dẫn đầu nhờ quản trị rủi ro khoa học và hiệu quả.

4.1. Hiệu quả tài chính từ tối ưu hóa vòng quay công nợ

Kiểm soát dòng tiền bán hàng giúp chi nhánh nâng cao rõ rệt hiệu quả sử dụng nguồn vốn. Thời gian thu hồi công nợ rút ngắn làm giảm nhu cầu vay nợ ngắn hạn chịu lãi suất ngân hàng. Doanh nghiệp chủ động chi trả tiền hàng cho nhà cung ứng để hưởng chiết khấu mua sỉ tối đa. Tỷ lệ nợ khó đòi giảm mạnh giúp giải phóng quỹ dự phòng tài chính. Nguồn vốn dôi dư được tái đầu tư kịp thời vào các nhóm hàng có tốc độ tiêu thụ cao và lợi nhuận tốt. Cơ cấu tài chính lành mạnh là đòn bẩy vững chắc để mở rộng mạng lưới kinh doanh bán lẻ.

4.2. Bài học kinh nghiệm cho doanh nghiệp thương mại phân phối

Kinh nghiệm từ TMTH Tuấn Việt Huế khẳng định tính cấp thiết của việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ bài bản. Doanh nghiệp phân phối cần coi quản trị rủi ro nợ là ưu tiên chiến lược ngang hàng với tăng trưởng doanh thu. Sự tách bạch trách nhiệm giữa bán hàng và thu tiền phải được duy trì nghiêm ngặt trong mọi hoàn cảnh. Các quy định kiểm soát phải được văn bản hóa chi tiết và phổ biến tới từng nhân viên. Việc số hóa toàn diện quy trình chứng từ giúp loại bỏ các sai sót thủ công và ngăn chặn gian lận. Kiểm toán nội bộ định kỳ là công cụ đắc lực để phát hiện sớm các sơ hở trong quy trình.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường phát triển và áp lực cạnh tranh gia tăng, việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) vững mạnh là yêu cầu khách quan giúp các doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, bảo vệ tài sản và bảo đảm tính trung thực của thông tin tài chính. Đối với các đơn vị phân phối thương mại, chu trình Bán hàng – Thu tiền là chu trình nghiệp vụ cốt lõi, tác động trực tiếp đến dòng tiền, doanh thu và khả năng thanh toán. Do đặc thù chu trình này diễn ra liên tục, liên quan mật thiết đến các tài sản nhạy cảm như hàng tồn kho, công nợ phải thu và vốn bằng tiền, nên nguy cơ xảy ra sai sót, thất thoát hoặc gian lận là rất lớn.

Công ty TNHH Thương mại Tổng hợp (TMTH) Tuấn Việt Chi nhánh Thừa Thiên Huế là một trong những đơn vị phân phối hàng tiêu dùng nhanh (FMCG) lớn trên địa bàn, chuyên cung ứng sản phẩm của các thương hiệu như Procter & Gamble (P&G), Nestlé, Orion, Ajinomoto, Wilmar... Mặc dù công ty đã xây dựng hệ thống KSNB cho các khâu hoạt động, song gần đây chu trình Bán hàng – Thu tiền tại chi nhánh có xu hướng trì trệ, công nợ và lưu chuyển chứng từ phát sinh một số bất cập. Xuất phát từ thực tế đó, tác giả Nguyễn Hoàng Hương Ly đã lựa chọn nghiên cứu đề tài: "Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng – Thu tiền tại Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt Chi nhánh Thừa Thiên Huế".

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể như sau:

1. Mục tiêu chung: Tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB chu trình Bán hàng – Thu tiền tại Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt Chi nhánh Thừa Thiên Huế; trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp góp phần hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình này tại đơn vị.
2. Mục tiêu cụ thể:
   • Thứ nhất, hệ thống hóa các cơ sở lý luận liên quan đến hệ thống KSNB chu trình Bán hàng – Thu tiền trong doanh nghiệp, bao gồm các khái niệm, mục tiêu và các yếu tố cấu thành.
   • Thứ hai, phân tích thực trạng hệ thống KSNB chu trình Bán hàng – Thu tiền tại Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt Chi nhánh Thừa Thiên Huế.
   • Thứ ba, đánh giá những ưu điểm và hạn chế của từng yếu tố trong hệ thống KSNB chu trình Bán hàng – Thu tiền tại công ty, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện mang tính khả thi.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống KSNB chu trình Bán hàng – Thu tiền tại Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt Chi nhánh Thừa Thiên Huế.
• Phạm vi không gian: Nghiên cứu được thực hiện tại Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt Chi nhánh Thừa Thiên Huế (địa chỉ: Số 03 Nguyễn Văn Linh, Phường An Hòa, Thành phố Huế, Tỉnh Thừa Thiên Huế).
• Phạm vi thời gian: Số liệu kế toán và tình hình tài chính được thu thập trong giai đoạn 3 năm từ 2021 đến 2023; thông tin khảo sát, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB được cập nhật vào năm 2024.
• Phạm vi nội dung: Tập trung nghiên cứu các hoạt động kiểm soát đối với chu trình Bán hàng – Thu tiền, không đi sâu vào các chu trình quản lý khác của chi nhánh.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên khuôn mẫu Báo cáo COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) phiên bản năm 2013. Theo COSO 2013, kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi Hội đồng quản trị, người quản lý và nhân viên đơn vị, được thiết lập để cung cấp sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được 3 nhóm mục tiêu: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và mục tiêu tuân thủ. Hệ thống KSNB bao gồm 5 bộ phận cấu thành với 17 nguyên tắc tích hợp:

• Môi trường kiểm soát (5 nguyên tắc): Thể hiện cam kết về tính trung thực, đạo đức; sự độc lập và giám sát của Hội đồng quản trị; cơ cấu tổ chức và phân quyền; cam kết thu hút và phát triển nhân lực; cơ chế phân định trách nhiệm giải trình.
• Đánh giá rủi ro (4 nguyên tắc): Thiết lập mục tiêu rõ ràng; nhận dạng và phân tích rủi ro trên toàn đơn vị; cân nhắc rủi ro gian lận; nhận diện và đánh giá các biến động ảnh hưởng đến hệ thống KSNB.
• Hoạt động kiểm soát (3 nguyên tắc): Lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro; xây dựng kiểm soát chung đối với công nghệ thông tin; triển khai hoạt động kiểm soát thông qua các chính sách và thủ tục cụ thể.
• Thông tin và truyền thông (3 nguyên tắc): Thu thập và sử dụng thông tin thích hợp, chất lượng; truyền thông nội bộ hiệu quả; truyền thông thông tin liên quan với các bên bên ngoài.
• Giám sát (2 nguyên tắc): Thiết lập và thực hiện các đánh giá thường xuyên hoặc định kỳ; truyền đạt kịp thời các khiếm khuyết KSNB cho các cấp quản lý có thẩm quyền.

Về mặt kế toán, khóa luận căn cứ vào chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Hệ thống tài khoản theo dõi chu trình gồm: TK 111, 112, 131, 138, 155, 156, 511, 512, 521, 531, 532, 632, 641, 642, 3331, 139, 911... Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên đối với hàng tồn kho, tính giá xuất kho theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO), tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng và tổ chức ghi sổ kế toán trên máy vi tính bằng phần mềm Merp theo hình thức Chứng từ ghi sổ.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả kết hợp linh hoạt giữa các kỹ thuật thu thập và xử lý dữ liệu:

• Phương pháp thu thập thông tin, số liệu:
  • Phương pháp quan sát: Tác giả trực tiếp thực tập tại vị trí thực tập sinh kế toán bán hàng, quan sát các thao tác nghiệp vụ, quy trình lập, luân chuyển và kiểm duyệt chứng từ của kế toán bán hàng, kế toán công nợ và thủ quỹ.
  • Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp Giám đốc chi nhánh (ông Hoàng Khánh), Kế toán trưởng (bà Dương Thị Thảo) và các nhân sự tại phòng kế toán, phòng kinh doanh để thu thập thông tin về quy chế quản lý và thực tế kiểm soát.
  • Phương pháp thu thập tài liệu: Thu thập các tài liệu pháp lý, quy chế nội bộ, báo cáo tài chính giai đoạn 2021 – 2023, bảng giá sản phẩm, đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, phiếu xuất kho kiêm thanh toán, hóa đơn GTGT, giấy nộp tiền, phiếu thu và giấy báo có ngân hàng BIDV.
  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu các giáo trình chuyên ngành kế toán - kiểm toán, thông tư, chuẩn mực kiểm toán và các công trình khóa luận tham khảo tại thư viện Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế.
• Phương pháp xử lý số liệu:
  • Phương pháp thống kê mô tả: Tóm tắt, hệ thống hóa và trình bày các đặc điểm dữ liệu về lao động, tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh.
  • Phương pháp đối chiếu, so sánh: Đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn áp dụng; so sánh số liệu tuyệt đối và tương đối qua các năm tài chính trên phần mềm Microsoft Excel 2016.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng – Thu tiền tại doanh nghiệp

Chương này tập trung làm rõ bản chất lý luận của hệ thống KSNB theo khuôn mẫu COSO 2013 và các quy định của hệ thống kế toán hiện hành. Chu trình Bán hàng – Thu tiền được phân tích qua 4 giai đoạn nghiệp vụ liên hoàn:

• Giai đoạn 1 - Xử lý đơn đặt hàng: Đơn vị tiếp nhận đơn hàng, đối chiếu giá, kiểm tra năng lực tồn kho và xét duyệt bán chịu nhằm đảm bảo chỉ bán hàng cho đối tác có khả năng chi trả.
• Giai đoạn 2 - Giao hàng: Căn cứ lệnh bán hàng và phiếu xuất kho đã được phê duyệt, bộ phận kho xuất hàng và nhân viên vận chuyển chuyển giao sản phẩm đến đúng đối tượng, đúng thời gian, địa điểm, đảm bảo số lượng và phẩm chất hàng hóa.
• Giai đoạn 3 - Xuất hóa đơn: Đảm bảo hóa đơn được lập trên cơ sở chứng từ giao nhận có chữ ký khách hàng, đúng mã số thuế, số lượng, đơn giá và tính toán chính xác số thuế GTGT phải nộp.
• Giai đoạn 4 - Thu tiền và theo dõi nợ: Thực hiện thu đúng, thu đủ tiền bán hàng qua các hình thức tiền mặt hoặc chuyển khoản; theo dõi chi tiết tài khoản phải thu khách hàng, định kỳ phân tích tuổi nợ và trích lập dự phòng phải thu khó đòi.

Văn bản hệ thống hóa chi tiết các sai phạm tiềm ẩn và các thủ tục kiểm soát tương ứng (kiểm soát chung về phân chia trách nhiệm, kiểm soát xử lý thông tin, kiểm soát chứng từ và ủy quyền; kiểm soát cụ thể cho từng khâu). Đáng chú ý, chương 1 nhận diện 3 dạng gian lận phổ biến:

• Gian lận xét duyệt bán hàng: Nhân viên bán hàng tự ý giảm giá, áp dụng sai chiết khấu hoặc bán chịu vượt hạn mức nhằm vụ lợi.
• Biển thủ tiền bán hàng: Thu tiền từ khách hàng nhưng không ghi sổ, lập phiếu thu lưu số tiền thấp hơn thực tế thu hoặc chiếm dụng tiền mặt trực tiếp.
• Chiếm đoạt tiền trả chậm của khách hàng: Thực hiện thông qua các thủ thuật tinh vi như "gối đầu" (lấy tiền khách hàng sau bù đắp khoản nợ đã chiếm đoạt của khách hàng trước), tạo sự cân bằng giả trên sổ sách, làm giả hoặc can thiệp thư nhắc nợ, và tự ý đề xuất xóa sổ nợ phải thu khống.

Chương 2: Thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng – Thu tiền tại Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt Chi nhánh Thừa Thiên Huế

Nội dung chương 2 phản ánh toàn diện tình hình hoạt động, cơ cấu tổ chức và quy trình KSNB tại đơn vị khảo sát:

• Lịch sử hình thành: Tiền thân từ đại lý bán buôn năm 1992, thành lập doanh nghiệp tư nhân năm 1998, và được thành lập theo Quyết định số 109QĐ/UB ngày 10/12/2001 của UBND tỉnh Quảng Bình, Giấy chứng nhận ĐKKD số 2902000233 ngày 21/12/2001. Chi nhánh Thừa Thiên Huế thành lập năm 2006 tại số 03 Nguyễn Văn Linh, P. An Hòa, TP. Huế (MST: 3100261120-002, do ông Hoàng Khánh làm Giám đốc chi nhánh).
• Cơ cấu tổ chức: Mô hình trực tuyến - chức năng gồm Giám đốc chi nhánh điều hành 5 bộ phận: Kinh doanh, Kế toán, Nhân sự, Hậu cần, IT. Phòng kế toán do Kế toán trưởng Dương Thị Thảo phụ trách, gồm Kế toán bán hàng (Ngô Thị Cẩm Vân), Kế toán công nợ (Hoàng Thị Lin Đa) và Thủ quỹ (Lê Thị Nhi).
• Thực trạng nhân sự: Năm 2023, chi nhánh có 112 lao động (tăng 7 người, tương ứng 6,67% so với năm 2022). Cơ cấu nhân sự có tỷ lệ nam giới chiếm 69,64% (78 người) do đặc thù phân phối và bốc dỡ hàng hóa; lao động phổ thông chiếm 46,43% (52 người); lao động có trình độ đại học chiếm 30,36% (34 người); nhóm tuổi từ 18 – 30 tuổi chiếm tỷ trọng cao nhất với 47,32% (53 người).

Về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh giai đoạn 2021 – 2023, văn bản cung cấp số liệu phản ánh thực trạng tài chính của chi nhánh:

Chỉ tiêu tài chính (ĐVT: Đồng)	Năm 2021	Năm 2022	Năm 2023
Tổng tài sản	28.545.693.193	24.434.458.122	26.785.018.895
- Tài sản ngắn hạn	27.768.232.124	23.414.952.077	25.699.688.618
+ Tiền và tương đương tiền	2.882.118.288	1.220.935.221	1.994.726.988
+ Phải thu ngắn hạn	2.685.914.994	804.870.062	1.382.144.754
+ Hàng tồn kho	22.031.897.301	21.100.734.060	21.972.755.346
- Tài sản dài hạn (TSCĐ)	777.461.069	1.019.506.045	1.085.350.277
Tổng nguồn vốn	28.545.693.193	24.434.458.122	26.785.018.895
- Nợ phải trả (100% nợ ngắn hạn)	37.856.762.533	33.745.527.462	36.096.088.235
- Vốn chủ sở hữu	(9.311.069.340)	(9.311.069.340)	(9.311.069.340)
Kết quả kinh doanh
- Doanh thu bán hàng và CCDV	42.213.817.181	27.695.603.261	34.197.284.839
- Doanh thu thuần	40.629.969.298	26.360.058.749	32.807.906.411
- Giá vốn hàng bán	40.239.202.364	25.965.097.355	32.445.041.463
- Lợi nhuận gộp	390.766.934	394.961.394	362.864.948
- Chi phí bán hàng	1.664.946.841	1.597.340.743	1.495.338.505
- Chi phí quản lý doanh nghiệp	218.586.148	157.782.362	207.730.459
- Lợi nhuận từ HĐKD	(1.472.765.177)	(1.360.160.191)	(1.304.203.461)
- Lợi nhuận khác	1.053.803.478	1.510.213.358	1.264.652.316
- Lợi nhuận sau thuế TNDN	(418.961.699)	150.053.167	(75.551.145)

Về quy trình kiểm soát thực tế, tác giả mô tả chu trình bán hàng - thu tiền qua 3 giai đoạn chính (xử lý đơn đặt hàng, xuất kho - giao hàng, thu tiền và theo dõi nợ) gắn với chứng từ phát sinh tại 2 khách hàng điển hình là Cửa hàng bách hóa tổng hợp MONG HUE và Cửa hàng bách hóa tổng hợp Thiên Hà. Quy trình luân chuyển chứng từ sử dụng: Bảng báo giá sản phẩm Nestlé, Đơn đặt hàng, Hợp đồng mua bán, Phiếu xuất kho kiêm thanh toán tiền hàng, Phiếu giao hàng và thanh toán, Hóa đơn GTGT, Bảng kê chi tiết thanh toán, Giấy nộp tiền, Phiếu thu tiền mặt và Giấy báo có ngân hàng BIDV. Tác giả đã thiết kế và tổng hợp kết quả các bảng câu hỏi khảo sát từ Bảng 2.5 đến Bảng 2.12 nhằm đánh giá thực trạng từng thành phần KSNB tại chi nhánh.

Chương 3: Đánh giá công tác kế toán và đề xuất một số giải pháp góp phần hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng – Thu tiền tại Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt Chi nhánh Thừa Thiên Huế

Trên cơ sở số liệu và kết quả khảo sát, tác giả tiến hành đánh giá hệ thống KSNB chu trình Bán hàng – Thu tiền của công ty:

• Ưu điểm:
  • Cơ cấu tổ chức có sự phân công trách nhiệm tương đối rõ ràng; quy trình xử lý đơn hàng có sự tham gia của các nhân sự riêng biệt giữa bán hàng, công nợ và thủ quỹ.
  • Áp dụng phần mềm kế toán Merp giúp tự động hóa quá trình nhập liệu, kết xuất sổ cái và báo cáo quản trị.
  • Sử dụng hệ thống biểu mẫu chứng từ đầy đủ theo quy định của Bộ Tài chính và công ty mẹ, có lưu trữ chứng từ phục vụ kiểm tra, quyết toán.
• Hạn chế và nhược điểm:
  • Về môi trường kiểm soát: Nhận thức về kiểm soát rủi ro ở cấp nhân viên thừa hành chưa đồng đều; chính sách đào tạo, bồi dưỡng về đạo đức nghề nghiệp và kiểm soát nội bộ chưa được tổ chức bài bản.
  • Về đánh giá rủi ro: Chi nhánh chưa thiết lập quy trình nhận diện và đo lường rủi ro định kỳ bằng văn bản; việc thẩm định khả năng thanh toán của khách hàng mua chịu còn dựa nhiều vào kinh nghiệm chủ quan của nhân viên bán hàng.
  • Về hoạt động kiểm soát: Khâu kiểm tra độc lập giữa chứng từ xuất kho và hóa đơn đôi lúc chưa chặt chẽ; việc gửi thư đối chiếu công nợ định kỳ đến khách hàng chưa được thực hiện triệt để; công tác kiểm kê quỹ tiền mặt đột xuất và kiểm tra phân tích tuổi nợ còn hạn chế.
  • Về thông tin và truyền thông: Tốc độ truyền tải thông tin giữa bộ phận kinh doanh ngoài thị trường, thủ kho và bộ phận kế toán còn độ trễ, ảnh hưởng đến việc cập nhật hạn mức nợ kịp thời trên phần mềm Merp.

Các giải pháp hoàn thiện được tác giả đề xuất theo 4 nhóm yếu tố:

• Hoàn thiện môi trường kiểm soát: Nâng cao năng lực và ý thức kiểm soát của nhân viên; ban hành rõ ràng các tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp; hoàn thiện quy chế khen thưởng, kỷ luật gắn với trách nhiệm thu hồi công nợ.
• Tăng cường đánh giá rủi ro: Xây dựng quy trình đánh giá rủi ro tín dụng đối với từng nhóm khách hàng; thiết lập bảng phân loại hạn mức bán chịu cụ thể và kiểm tra chặt chẽ điều kiện thanh toán trước khi duyệt đơn hàng.
• Hoàn thiện hoạt động kiểm soát: Thực hiện phân chia trách nhiệm độc lập triệt để giữa nhân viên giao hàng và nhân viên thu tiền; bắt buộc đối chiếu chéo giữa phiếu giao hàng đã ký nhận và hóa đơn kế toán; thiết lập cơ chế kiểm tra độc lập và kiểm kê quỹ tiền mặt đột xuất; định kỳ lập bảng phân tích tuổi nợ và gửi thư xác nhận công nợ trực tiếp cho khách hàng.
• Nâng cao hiệu quả thông tin và truyền thông: Tối ưu hóa phân quyền truy cập và liên thông dữ liệu trên phần mềm Merp giữa bộ phận bán hàng, kho và kế toán để cập nhật dữ liệu doanh thu, công nợ tức thời.

Kết quả và đóng góp

Về mặt kết quả phân tích số liệu:

• Khóa luận đã phân tích chi tiết biến động doanh thu và chi phí của công ty qua 3 năm: Năm 2021 đạt 42,21 tỷ đồng, năm 2022 giảm mạnh 34,39% xuống còn 27,70 tỷ đồng, sau đó phục hồi 23,48% lên mức 34,20 tỷ đồng vào năm 2023. Giá vốn hàng bán chiếm tỷ trọng rất cao trong doanh thu (đạt 40,24 tỷ đồng năm 2021; 25,97 tỷ đồng năm 2022; 32,45 tỷ đồng năm 2023), dẫn đến biên lợi nhuận gộp mỏng.
• Phản ánh trung thực thực trạng tài chính mất cân đối nghiêm trọng: Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh thuần bị âm liên tiếp 3 năm (năm 2021 âm 1,47 tỷ đồng; năm 2022 âm 1,36 tỷ đồng; năm 2023 âm 1,30 tỷ đồng). Lợi nhuận kế toán trước thuế các năm phụ thuộc hoàn toàn vào khoản thu nhập khác (1,05 tỷ năm 2021; 1,51 tỷ năm 2022; 1,30 tỷ năm 2023). Vốn chủ sở hữu của chi nhánh bị âm liên tục ở mức -9.311.069.340 đồng, trong khi nợ phải trả ngắn hạn lên tới 36,10 tỷ đồng vào năm 2023.
• Bóc tách toàn bộ hệ thống chứng từ thực tế gồm 15 biểu mẫu chứng từ (từ Biểu 2.1 đến 2.15) trong giao dịch với các khách hàng thực tế (Cửa hàng Bách hóa tổng hợp MONG HUE, Bách hóa Thiên Hà, ngân hàng BIDV).

Về mặt đóng góp:

• Về mặt lý luận: Hệ thống hóa một cách có cấu trúc khung lý thuyết KSNB theo Báo cáo COSO 2013 và áp dụng cụ thể vào chu trình Bán hàng – Thu tiền tại một doanh nghiệp thương mại bán buôn.
• Về mặt thực tiễn: Công trình cung cấp bức tranh chi tiết về thực trạng vận hành KSNB tại một chi nhánh hạch toán phụ thuộc ngành FMCG tại địa bàn Thừa Thiên Huế. Các hạn chế được tác giả chỉ ra kèm giải pháp cụ thể giúp ban lãnh đạo chi nhánh có cơ sở rà soát quy trình phê duyệt bán chịu, quản lý thu tiền và phòng ngừa các thủ thuật gian lận công nợ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số hạn chế do điều kiện nghiên cứu:

• Phạm vi nghiên cứu mới chỉ tập trung tại một đơn vị cơ sở là Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt Chi nhánh Thừa Thiên Huế, một đơn vị hạch toán phụ thuộc công ty mẹ tại Quảng Bình. Do đó, các chính sách tài chính lớn, việc kê khai thuế TNCN, quyết toán thuế cuối năm và lập BCTC chính thức đều được thực hiện tập trung tại cơ sở chính, chi nhánh chỉ lập báo cáo nội bộ gửi về.
• Nguồn dữ liệu thứ cấp phân tích trên báo cáo tài chính giới hạn trong chu kỳ 3 năm từ 2021 đến 2023, kết hợp khảo sát thực trạng KSNB năm 2024.

Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát hệ thống KSNB đối với các chi nhánh khác thuộc hệ thống Tuấn Việt tại 12 tỉnh miền Trung để rút ra các đánh giá so sánh; hoặc nghiên cứu mở rộng sang các chu trình nghiệp vụ khác như chu trình Mua hàng – Thanh toán, Quản lý hàng tồn kho hoặc chu trình Tiền lương.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu hữu ích cho:

• Sinh viên chuyên ngành Kiểm toán, Kế toán và Quản trị kinh doanh tại các trường đại học kinh tế khi thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập về đề tài kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng – Thu tiền.
• Nhân viên kế toán, cán bộ quản lý công nợ và kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp phân phối thương mại vừa và nhỏ có thể tham khảo hệ thống bảng câu hỏi khảo sát 5 yếu tố COSO (Bảng 2.5 đến 2.12) và quy trình luân chuyển chứng từ thực tế (đơn đặt hàng, lệnh xuất, phiếu xuất kho kiêm thanh toán, hóa đơn GTGT, bảng kê thanh toán, phiếu thu, giấy báo có).
• Người nghiên cứu có thể tham khảo bảng tổng hợp nhận diện các sai phạm thường gặp và các thủ thuật gian lận trong khâu bán chịu - thu tiền (thủ thuật gối đầu, tạo cân bằng giả, làm giả thư nhắc nợ, xóa nợ khống) cùng các biện pháp ngăn ngừa tương ứng.

Câu hỏi thường gặp

Khóa luận sử dụng khuôn mẫu lý thuyết nào để phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ? Tác giả sử dụng Báo cáo COSO 2013 làm cơ sở lý thuyết chủ đạo. Khung lý thuyết này tiếp cận KSNB theo 5 bộ phận cấu thành (Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát) gắn liền với 17 nguyên tắc giải thích.

Chi nhánh áp dụng chế độ kế toán và phần mềm kế toán nào? Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt Chi nhánh Thừa Thiên Huế áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Hình thức ghi sổ kế toán là hình thức Chứng từ ghi sổ được vận hành tự động trên máy vi tính thông qua phần mềm kế toán Merp.

Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của chi nhánh giai đoạn 2021 – 2023 có điểm gì đặc biệt? Doanh thu thuần của chi nhánh giảm mạnh vào năm 2022 (đạt 26,36 tỷ đồng, giảm 35,12% so với năm 2021) và phục hồi lên 32,81 tỷ đồng vào năm 2023 (+24,46%). Tuy nhiên, hoạt động kinh doanh chính bị lỗ liên tục cả 3 năm (lỗ thuần từ HĐKD năm 2021 là 1,47 tỷ đồng; năm 2022 là 1,36 tỷ đồng; năm 2023 là 1,30 tỷ đồng). Lợi nhuận sau thuế năm 2022 đạt 150,05 triệu đồng là nhờ thu nhập khác 1,51 tỷ đồng bù đắp; sang năm 2023 chi nhánh tiếp tục lỗ sau thuế 75,55 triệu đồng. Nguồn vốn chịu áp lực rủi ro lớn khi vốn chủ sở hữu bị âm liên tục 9,31 tỷ đồng và 100% nợ phải trả là nợ ngắn hạn (36,10 tỷ đồng năm 2023).

Những thủ thuật gian lận chủ yếu nào trong khâu thu hồi nợ được tác giả nhận diện? Khóa luận chỉ ra 4 thủ thuật gian lận công nợ điển hình:

1. Thủ thuật gối đầu: Dùng tiền thanh toán của khách hàng nợ sau để bù đắp cho khoản nợ đã chiếm đoạt của khách hàng trước.
2. Thủ thuật tạo cân bằng giả: Thu tiền nhưng không ghi giảm nợ hoặc khai khống số dư tiền để khớp số liệu.
3. Làm giả hoặc thay đổi địa chỉ thư nhắc nợ: Sửa thông tin liên lạc để che giấu khoản tiền đã chiếm đoạt khi bộ phận khác đôn đốc nợ.
4. Xóa nợ phải thu khống: Đề xuất xóa sổ nợ khó đòi hoặc áp dụng chiết khấu thanh toán sai quy định tương ứng với số tiền đã chiếm đoạt.

Cơ cấu bộ máy kế toán của chi nhánh được tổ chức ra sao? Phòng kế toán của chi nhánh gồm 4 vị trí chuyên trách: Kế toán trưởng (bà Dương Thị Thảo) phụ trách chung và tham mưu tài chính; Kế toán bán hàng (bà Ngô Thị Cẩm Vân) tiếp nhận, xử lý đơn hàng và hóa đơn; Kế toán công nợ (bà Hoàng Thị Lin Đa) theo dõi thu chi tiền mặt, tiền gửi và chi tiết công nợ; Thủ quỹ (bà Lê Thị Nhi) quản lý tiền mặt tại quỹ và chi trả lương.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Hoàng Hương Ly đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng – Thu tiền theo khuôn mẫu COSO 2013 và Thông tư 200/2014/TT-BTC. Thông qua phương pháp quan sát thực tập, phỏng vấn và phân tích báo cáo tài chính giai đoạn 2021 – 2023, nghiên cứu đã phản ánh thực trạng luân chuyển chứng từ, phân định trách nhiệm và các rủi ro tài chính tại Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt Chi nhánh Thừa Thiên Huế. Các giải pháp đề xuất bám sát 4 yếu tố cấu thành KSNB, cung cấp những cơ sở thiết thực nhằm tăng cường kiểm soát công nợ, chuẩn hóa quy trình xuất kho và nâng cao hiệu quả quản trị dòng tiền tại doanh nghiệp phân phối thương mại.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI DOANH NGHIỆP 1. Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm của hệ thống kiểm soát nội bộ Định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ được chấp nhận rộng rãi nhất là định nghĩa của tổ chức COSO (Committee Of Sponsoring Organization of the Treadway Commission). Như chúng ta đã biết, COSO là Uỷ ban các tổ chức tài trợ của Uỷ ban Treadway thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ thành lập năm 1985.

Tổ chức được thành lập để chống gian lận về Báo cáo tài chính. Tổ chức COSO được thành lập nhằm nghiên cứu về kiểm soát nội bộ. Báo cáo COSO 2013 hiện hành đã đưa ra định nghĩa về kiểm soát nội bộ như sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi Hội đồng quản trị, người quản lý và các nhân viên đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ, [2]’’. Có 4 nội dung cụ thể như sau: KSNB là một quá trình: Các hoạt động của tổ chức được thực hiện thông qua ba giai đoạn chính: lập kế hoạch, thực hiện và giám sát.

Để hoàn thành mục tiêu mong muốn, đơn vị cần kiểm soát các hoạt động của mình. KSNB không phải là một sự kiện đơn lẻ hay một tình huống cụ thể, mà là một chuỗi các hoạt động liên tục, gắn bó mật thiết với mọi bộ phận và là một phần không thể tách rời trong hoạt động của tổ chức. KSNB bị chi phối bởi con người: KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, bao gồm hội đồng quản trị, ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị. KSNB là một công cụ được nhà quản lý sử dụng chứ không phải thay thế nhà quản lý.

Chính con người là người đề ra mục tiêu, xây dựng các biện pháp kiểm soát để đạt được mục tiêu, đồng thời chịu trách nhiệm thực thi và vận hành hệ thống kiểm soát này. KSNB cung cấp sự đảm bảo hợp lý: Chỉ mang đến sự đảm bảo hợp lý, không thể đảm bảo tuyệt đối cho việc đạt được các mục tiêu của tổ chức. Những hạn chế vốn có của KSNB như rủi ro con người, nguồn lực hoặc các yếu tố bên ngoài có thể khiến hệ thống không đạt hiệu quả tuyệt đối. KSNB giúp đạt được các mục tiêu: Báo cáo COSO xác định ba nhóm mục tiêu mà đơn vị hướng tới là hoạt động, báo cáo và tuân thủ.

Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Báo cáo COSO xác định ba nhóm mục tiêu chính mà đơn vị cần hướng tới như sau: - Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng nguồn lực. - Nhóm mục tiêu về báo cáo, gồm báo cáo tài chính và chi phí tài chính cho người bên ngoài và bên trong: Nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính và chi phí tài chính mà đơn vị cung cấp cho cả bên trong và bên ngoài. - Nhóm mục tiêu về tuân thủ: Nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định. Các mục tiêu này có thể độc lập nhưng cũng có khả năng chồng chéo, vì một mục tiêu cụ thể có thể thuộc về một hoặc nhiều nhóm trong ba nhóm trên.

Việc phân chia này giúp tổ chức kiểm soát toàn diện các khía cạnh quan trọng, tránh bỏ sót bất kỳ lĩnh vực nào. Một hệ thống kiểm soát nội bộ được coi là hiệu quả khi cung cấp sự đảm bảo hợp lý rằng các mục tiêu trên có thể đạt được.