Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Sau Đại hội VII năm 1986, nền kinh tế nước ta chuyển từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường. Kể từ đó nền kinh tế nước ta đã thay đổi nhanh chóng theo chiều hướng tích cực, cùng với đó là sự ra đời và phát triển của các doanh nghiệp có quy mô lớn, vừa, nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú. Để tận dụng những thời cơ thuận lợi, hạn chế được những khó khăn, vượt thách thức để mục tiêu lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh luôn đạt được doanh số năm sau cao hơn năm trước thì các doanh nghiệp phải luôn luôn đổi mới, tự hoàn thiện mình. Công tác văn phòng đã đóng góp không nhỏ vào mục tiêu lợi nhuận, doanh thu mà tổ chức đã đặt ra. Văn phòng vốn được coi là cửa ngõ của cơ quan, tổ chức bởi văn phòng là tai, là mắt, là cánh tay nối dài của lãnh đạo, làm nhiệm vụ hỗ trợ cho lãnh đạo. Đây là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ nhất là đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đến, văn bản đi… Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các phòng ban trong tổ chức chính vì vậy với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng được coi là thứ vũ khí không thể thiếu đối với các nhà quản trị. Việc nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng là một yêu cầu tất yếu đặt ra cho mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Bởi nếu coi nhẹ công tác văn phòng, văn phòng không có kỷ cương, hoạt động không khoa học thì mọi công việc sẽ bị ách tắc, đình trệ, ảnh hưởng không tốt đến hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó. Qua thời gian em thực tập tại phòng Hành chính – Kế toán của Chi nhánh Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng, em nhận thấy công tác văn phòng mặc dù có nhiều cố gắng song vẫn còn thiếu sót do Chi nhánh tập trung nhiều hơn vào hoạt động kinh doanh dịch vụ giám định và công tác tài chính kế toán. Từ những lý do trên nên em chọn đề tài: “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng”. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 1 Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Xây dựng văn phòng vững mạnh là yếu tố tất yếu để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả, hiệu lực của công tác lãnh đạo. Vì vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức được quan tâm đặc biệt. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận: - Nghiên cứu lý luận những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng. - Mô tả, đánh giá thực trạng các nghiệp vụ văn phòng tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng đồng thời thông qua đó em muốn đưa ra một số kiến nghị của bản thân về công tác văn phòng tại Chi nhánh. Phạm vi nghiên cứu Hoạt động của công tác văn phòng trong thực tế có nhiều cách hiểu và quan niệm khác nhau, phản ánh nhận thức về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ở mỗi thời kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất định. Nội dung của khóa luận này đi sâu tìm hiểu về thực tế hoạt động của công tác văn phòng tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng. Phƣơng pháp nghiên cứu Bài khóa luận sử dụng một số phương pháp sau: điều tra, thống kê, tổng hợp, so sánh đối chiếu. Bố cục khóa luận: gồm 3 chương Chƣơng 1: Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng. Chƣơng 2: Thực trạng về công tác văn phòng tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng. Chƣơng 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 2 Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng CHƢƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Những vấn đề cơ bản của văn phòng.1 Khái niệm văn phòng. Văn phòng thường được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau và ở mỗi quốc gia trong từng thời kỳ lịch sử cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội, sự tiến bộ của khoa học quản lý, cách hiểu về văn phòng cũng có sự thay đổi và phát triển. Tùy theo quy mô và tính chất công việc của công ty, hoạt động văn phòng có các cấp độ khác nhau, với các tên gọi khác nhau. Ví dụ: Các cơ quan Nhà nước ở Trung ương có: Văn phòng Quốc hội, văn phòng của các cơ quan, đoàn thể ở Trung ương; ở địa phương có Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND các cấp, các sở, ban, ngành, thuộc UBND tỉnh, đơn vị sự nghiệp, tổ chức xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang, doanh nghiệp đều có tổ chức văn phòng giúp việc hoặc phòng Hành chính. Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng như: -Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ hành chính trong cơ quan. Văn phòng được hiểu như là bộ máy giúp thủ trưởng điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị hoặc trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị. -Là địa điểm giao tiếp của cơ quan. -Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức, đơn vị (phòng Hành chính – Tổng hợp). Ngoài ra, văn phòng còn được hiểu là hoạt động trong cơ quan Nhà nước và trong các tổ chức chính trị xã hội. Như vậy: Theo nghĩa rộng, văn phòng là một bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức cho các nhà lãnh đạo quản lý đảm bảo cho các cơ quan, tổ chức, các nhà quản lý lãnh đạo thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình một cách có hiệu lực và hiệu quả. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 3 Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Theo nghĩa hẹp, văn phòng là nơi làm việc, và diễn ra các hoạt động đối nội, đối ngoại của cơ quan, tổ chức. Theo cuốn Quản trị Hành chính văn phòng – NXB Thống kê năm 2008 định nghĩa về văn phòng theo nghĩa chung nhất như sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”.2 Vai trò, vị trí của Văn phòng. Qua cách tiếp cận về văn phòng như đã nêu trên phần nào chúng ta thấy được vai trò, vị trí quan trọng của văn phòng. - Văn phòng là bộ máy giúp việc tham mưu cho lãnh đạo, cơ quan, tổ chức để giải quyết mọi công việc của cơ quan, là “Tai mắt” của Thủ trưởng cơ quan. Văn phòng là nơi nắm giữ mọi thông tin đi và đến, văn phòng chính là bộ phận nghiên cứu phát triển, đề xuất các vấn đề có liên quan đến quyết định của lãnh đạo, giúp lãnh đạo điều hành công việc một cách nhanh chóng, kịp thời và có hiệu quả. Nếu văn phòng không làm việc thì cả hệ thống cũng ngừng hoạt động - Văn phòng đảm bảo các điều kiện vật chất cho cơ quan, cho hoạt động của lãnh đạo cơ quan được thường xuyên, liên tục và đạt được mục tiêu đề ra. Mọi vấn đề về hậu cần chỉ có văn phòng thực hiện từ sửa chữa bàn ghế, thay bóng điện,… đến mua sắm các máy móc, trang thiết bị… cũng đều do văn phòng làm cả. - Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với các cơ quan, tổ chức và công dân. Với ý nghĩa Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan thì thông qua Văn phòng, cơ quan thể hiện được tính chất trang nghiêm của công sở. Văn phòng làm trung gian giữa lãnh đạo với các bộ phận, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp và là nơi chuyển giao tất cả các công việc của một cá nhân trong cơ quan, doanh nghiệp đến cho lãnh đạo. Văn phòng được ví là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, bởi vì trong mỗi tổ chức này luôn có các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, đến và văn bản nội bộ. Công tác Văn phòng có vai trò, vị trí quan trọng trong quá trình hoạt động của Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 4 Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng cơ quan, làm tốt công tác văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào kết quả hoạt động chung của cơ quan.3 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng. Chức năng: Văn phòng hỗ trợ cho lãnh đạo, cho tổ chức rất nhiều trong việc ra quyết định quản lý. Để thể hiện rõ được điều đó chúng ta nghiên cứu văn phòng với 3 chức năng chính sau : Chức năng tham mưu : Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Thực tế các doanh nghiệp thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng. Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử dụng thông tin theo quy tắc trình tự nhất định. Hoạt động tham mưu, trợ giúp cho các cấp quản lý của những người trợ giúp là rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu bởi nó vừa mang tính tham mưu, vừa mang tính chuyên sâu. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như: Công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán… Để có được những thông tin chuyên sâu này thì bộ phận tham mưu là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ phòng ban chuyên môn nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp.
