Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Ánh Nguyệt (Lớp QT1001P) tiếp cận công tác văn phòng từ góc độ quản trị doanh nghiệp dịch vụ, đặt trong bối cảnh thực tiễn của nền kinh tế thị trường tại Việt Nam từ sau công cuộc đổi mới. Tác giả chỉ ra rằng trong môi trường cạnh tranh ngày càng khắt khe, mục tiêu duy trì và tăng trưởng doanh thu đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng kiện toàn bộ máy. Trong cấu trúc vận hành, văn phòng được xác định là bộ phận trợ giúp, đóng vai trò đầu mối thu thập, xử lý thông tin, tham mưu và bảo đảm hậu cần. Thực tiễn thực tập tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng cho thấy, do đơn vị tập trung nguồn lực chủ yếu vào hoạt động kinh doanh dịch vụ giám định và tài chính kế toán, công tác văn phòng tại đây tuy đạt được những kết quả nhất định nhưng vẫn bộc lộ nhiều điểm hạn chế, thiếu sót trong quản lý và tổ chức nghiệp vụ.

Văn bản xác định rõ mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu thông qua ba nội dung cụ thể:

  1. Nghiên cứu hệ thống lý luận cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng trong tổ chức, doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng các nghiệp vụ văn phòng tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng.
  3. Đề xuất các biện pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng.

Về đối tượng và phạm vi nghiên cứu, đề tài tập trung vào toàn bộ hoạt động nghiệp vụ của công tác văn phòng tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng. Phạm vi không gian đặt tại trụ sở chi nhánh (số 56 và số 80 Phạm Minh Đức, quận Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng), phạm vi thời gian thu thập dữ liệu và số liệu thực trạng tập trung chủ yếu vào các năm 2008 và 2009.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Nghiên cứu sử dụng khung lý luận về quản trị hành chính văn phòng, dựa trên tài liệu chuẩn được trích dẫn là giáo trình Quản trị Hành chính văn phòng (Nhà xuất bản Thống kê, 2008). Văn phòng được tiếp cận theo cả nghĩa rộng (bộ máy trợ giúp lãnh đạo thực hiện thẩm quyền quản lý), nghĩa hẹp (nơi làm việc và diễn ra hoạt động giao tiếp đối nội, đối ngoại) và quan điểm lý thuyết hệ thống (đầu vào là tiếp nhận thông tin, đầu ra là xử lý, phân phối thông tin và hậu cần). Tác giả phân tích cấu trúc hoạt động văn phòng qua 3 chức năng chính (tham mưu, tổng hợp, hậu cần) và 7 nhiệm vụ cơ bản:

  1. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác.
  2. Thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin phục vụ quá trình ra quyết định.
  3. Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản.
  4. Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại.
  5. Xây dựng, củng cố bộ máy văn phòng và duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục.
  6. Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản.
  7. Đảm bảo an toàn cho cơ quan và công tác y tế, bảo vệ sức khỏe cán bộ, nhân viên.

Về môi trường tác động, khóa luận dẫn chiếu các định nghĩa về văn hóa tổ chức của Tunstall (1983) và Farmar (1990), kết hợp xem xét các yếu tố nội bộ (chiến lược, nhân sự, cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động, cơ sở vật chất) và môi trường bên ngoài (chính sách pháp luật, kinh tế - xã hội).

Phương pháp nghiên cứu thực tế bao gồm:

  • Phương pháp điều tra, thu thập thông tin thực tế tại hiện trường phòng ban.
  • Phương pháp thống kê: phân loại dữ liệu nhân sự, cơ sở vật chất, tình hình tài chính.
  • Phương pháp tổng hợp và phân tích logic: đánh giá quy trình nghiệp vụ văn phòng.
  • Phương pháp so sánh, đối chiếu: phân tích sự biến động các chỉ tiêu kinh doanh, doanh thu, cơ cấu khách hàng giai đoạn 2008 - 2009.

Nguồn dữ liệu sử dụng là tài liệu sơ cấp và thứ cấp do Phòng Hành chính – Kế toán và các phòng nghiệp vụ của Vinacontrol Hải Phòng cung cấp, bao gồm các quyết định hành chính, quy chế nội bộ, báo cáo tài chính kiểm toán và số liệu kiểm kê tài sản đến tháng 12/2009.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng

Chương này dành cho việc hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị văn phòng. Tác giả làm rõ khái niệm, vị trí "tai mắt", "bộ nhớ" của văn phòng đối với thủ trưởng cơ quan; phân tích sâu 3 chức năng trụ cột: tham mưu chuyên sâu, tổng hợp thông tin hai chiều và cung ứng dịch vụ hậu cần. Chương 1 cũng đi sâu phân tích hệ thống yếu tố cấu thành môi trường hoạt động văn phòng. Trong môi trường nội bộ, tác giả nhấn mạnh vai trò của việc bố trí nhân sự, cảnh báo thực trạng một số cơ quan xem văn phòng là nơi tiếp nhận nhân sự dôi dư, đồng thời phân tích yêu cầu về cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại hóa. Đối với môi trường bên ngoài, tác giả khẳng định hệ thống pháp luật của Nhà nước và quy luật kinh tế thị trường đóng vai trò định hình hành lang pháp lý cho việc ban hành văn bản và tổ chức công tác văn phòng.

Chương 2: Thực trạng về công tác văn phòng tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng

Chương này phản ánh toàn diện lịch sử hình thành, mô hình tổ chức và thực trạng các mảng nghiệp vụ văn phòng tại chi nhánh.

  • Lịch sử và kết quả kinh doanh: Thành lập từ năm 1957 với tiền thân là Phân cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK Hải Phòng, chi nhánh trực thuộc Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol (tiền thân thành lập ngày 24/10/1957, cổ phần hóa ngày 01/06/2005, mã chứng khoán VNC niêm yết ngày 21/12/2006 với vốn điều lệ 78,75 tỷ đồng). Đến năm 2009, chi nhánh có 985 khách hàng (tăng 27,6% so với 2008, trong đó 560 khách hàng cũ). Cơ cấu doanh thu theo loại hình gồm: giám định hàng nhập khẩu (10,017 tỷ đồng), hàng xuất khẩu (2,284 tỷ đồng), hàng hải (2,310 tỷ đồng), hàng nội địa (2,108 tỷ đồng). Doanh số máy móc thiết bị và dây chuyền sản xuất lớn nhất đạt 6,088 tỷ đồng (chiếm 42% doanh thu chi nhánh).
Chỉ tiêu theo dõi Năm 2008 Kế hoạch 2009 Thực hiện 2009 So sánh thực hiện với KH (%) So sánh thực hiện với 2008 (%)
Doanh thu (đồng) 9.284 Đạt ngưỡng giao Vượt kế hoạch 155,23 170,18
Đơn giá tiền lương 63,4% 63,4% 63,4% 100,00 100,00
Lao động bình quân 57 người 72 người 72 người 126,32 126,32
  • Cơ cấu tổ chức và nhân sự: Chi nhánh có tổng số 80 cán bộ công nhân viên chia thành 6 phòng: Ban Giám đốc (3 người), Phòng Nghiệp vụ tổng hợp, Phòng Giám định 1, Phòng Giám định 2, Phòng Giám định 3 (mới tách từ Phòng Giám định 2 năm 2009 chuyên về hàng hải) và Phòng Thí nghiệm. Về trình độ: 62 cử nhân/kỹ sư đại học (trong đó 38 đại học chuyên ngành, 14 cử nhân kinh tế, 9 ngoại ngữ, 1 luật), 14 cao đẳng, 4 sơ cấp.
Đơn vị phòng / ban Đại học Cao đẳng Sơ cấp Nam Nữ Tuổi ≥50 Tuổi 31-49 Tuổi ≤30
Ban Giám đốc 3 0 0 3 0 3 0 0
Hành chính – Kế toán 6 2 4 7 5 5 4 3
Nghiệp vụ tổng hợp 4 2 0 2 4 1 2 3
Giám định 1 15 4 0 18 1 5 10 4
Giám định 2 20 2 0 21 1 4 14 4
Giám định 3 11 4 0 15 0 2 11 2
Phòng Thí nghiệm 3 0 0 1 2 0 1 2
Tổng cộng 62 14 4 67 13 20 42 18

  • Mô hình tổ chức Phòng Hành chính – Kế toán: Chi nhánh không thành lập phòng văn phòng độc lập mà tích hợp vào Phòng Hành chính – Kế toán. Cơ cấu gồm: Trưởng phòng (phụ trách chung, nhân sự, chất lượng, điều hành phần mềm FAST và doanh số); Phó phòng kiêm Trưởng bộ phận kế toán; Bộ phận hành chính - tổ chức (nhân viên văn thư, nhân viên hành chính - lái xe, nhân viên lao công); Bộ phận kế toán (kế toán công nợ/kho, thủ quỹ kiêm thủ kho).

  • Hiện trạng cơ sở vật chất và không gian làm việc: Phòng làm việc bố trí tại 2 cơ sở (số 56 và 80 Phạm Minh Đức) theo mô hình mở - đóng kết hợp. Kiểm kê thiết bị tháng 12/2009 ghi nhận:

STT Tên loại trang thiết bị văn phòng Số lượng (chiếc) Tình trạng/Mục đích sử dụng
1 Máy vi tính 06 Phục vụ soạn thảo, phần mềm kế toán
2 Máy photocopy 01 Sao chụp tài liệu hành chính
3 Máy in 04 In ấn văn bản, hóa đơn, chứng từ
4 Máy điện thoại để bàn 08 Liên lạc nội bộ và khách hàng
5 Máy fax 02 Tiếp nhận thông tin giao dịch văn bản
6 Máy điều hòa nhiệt độ 03 Điều hòa không khí phòng làm việc
7 Máy chiếu 01 Phục vụ hội nghị, giao ban, đào tạo
8 Máy scan 03 Số hóa hồ sơ, chứng từ giám định
9 Thiết bị loa đài 01 Khánh tiết, hội họp
10 Tủ hồ sơ 06 Lưu trữ tài liệu (3 tủ đặt tại phòng Trưởng phòng)
11 Bàn làm việc 10 Bố trí cán bộ, nhân viên
12 Bàn tiếp khách 03 Giao dịch đối tác và khách hàng
13 Quạt điện 03 Làm mát bổ trợ
  • Thực trạng các mảng nghiệp vụ văn phòng:
    1. Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin: Thực hiện qua quy trình 4 bước (Thu thập; Phân tích và xử lý; Truyền đạt và phổ biến; Bảo quản và lưu trữ). Tồn tại hạn chế: hệ thống mạng điện thoại nội bộ gặp sự cố kỹ thuật gây gián đoạn thông tin giữa văn phòng với các đội giám định hiện trường; trang thiết bị có tình trạng xuống cấp.
    2. Công tác hậu cần: Phòng quản lý chỉ tiêu tài chính, tài sản cố định, vật tư tiêu hao; trả lương qua thẻ ngân hàng Techcombank căn cứ theo Nghị định 205/CP và doanh số. Hạn chế: công tác sửa chữa, mua sắm định kỳ chưa kịp thời; còn tình trạng lãng phí văn phòng phẩm do nhân viên chưa thực hiện nghiêm quy chế chi tiêu nội bộ.
    3. Công tác văn thư - lưu trữ: Thực hiện tiếp nhận công văn đi - đến, quản lý con dấu, đóng dấu chứng thư giám định và phát hành hồ sơ cho khách hàng.

Chương 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng

Căn cứ theo đề cương và nhiệm vụ nghiên cứu đã công bố tại Lời mở đầu, Chương 3 là phần tác giả đề xuất hệ thống giải pháp xuất phát từ các bất cập đã khảo sát ở Chương 2. Nội dung tập trung vào: nâng cao chất lượng xử lý thông tin qua việc nâng cấp hạ tầng viễn thông nội bộ; hoàn thiện quy trình kiểm soát vật tư tiêu hao và tài sản cố định; siết chặt định mức sử dụng văn phòng phẩm; phân công chuyên trách nghiệp vụ hành chính - văn phòng nhằm giảm tải tình trạng kiêm nhiệm giữa công tác kế toán tài chính và nghiệp vụ văn thư công sở.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu đạt được các kết quả cụ thể gắn liền với số liệu thực chứng của doanh nghiệp:

  • Hệ thống hóa mô hình bộ máy văn phòng tích hợp trong phòng Hành chính – Kế toán của một chi nhánh giám định quy mô 80 nhân sự, phục vụ địa bàn cảng biển trọng điểm.
  • Đánh giá cụ thể hiệu quả sản xuất kinh doanh năm 2009: hoàn thành kế hoạch doanh thu trước thời hạn (ngay từ tháng 8/2009), đạt mức 155,23% kế hoạch năm và tăng trưởng 170,18% so với năm 2008; quản lý tập khách hàng 985 đối tác với 60 khách hàng lớn (doanh số trên 50 triệu đồng) mang lại 10,579 tỷ đồng (chiếm 73% doanh thu).
  • Phản ánh trung thực các chỉ số trang thiết bị văn phòng (13 danh mục thiết bị kiểm kê tháng 12/2009), quy trình vận hành luồng thông tin 4 bước và phương thức trả lương qua tài khoản thẻ ngân hàng Techcombank theo chế độ Nghị định 205/CP kết hợp khoán doanh số.
  • Về mặt giải pháp, tác giả chỉ ra các điểm nghẽn thực tế: sự chia cắt không gian làm việc giữa số 56 và số 80 Phạm Minh Đức, tình trạng lỗi tổng đài nội bộ, trang thiết bị kiểm tra giám định gas lỏng hiệu suất chưa cao do đặc thù thị trường chỉ yêu cầu kiểm tra tỷ trọng, và hiện tượng nợ đọng kéo dài từ các doanh nghiệp đối tác (Công ty cấp nước Hà Nam, Nhà máy tôn mạ màu Việt Pháp, Thép Vạn Lợi) làm ảnh hưởng đến nguồn kinh phí hậu cần văn phòng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận bộc lộ một số giới hạn xuất phát từ phạm vi nghiên cứu và dung lượng văn bản:

  • Phạm vi nghiên cứu chỉ giới hạn tại một chi nhánh trực thuộc (Vinacontrol Hải Phòng), chưa mở rộng so sánh đối chiếu với các chi nhánh khác trong hệ thống Tổng công ty (như Vinacontrol Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Đà Nẵng) để đánh giá tính tối ưu của mô hình phòng Hành chính – Kế toán ghép.
  • Bản toàn văn trích xuất cung cấp chi tiết nội dung khảo sát thực trạng đến trang 50 (dừng tại phần phân tích công tác văn thư lưu trữ thuộc Chương 2), do đó các số liệu thực nghiệm định lượng cụ thể của Chương 3 cần được người đọc tra cứu bổ sung tại bản khóa luận lưu chiểu đầy đủ.
  • Hướng nghiên cứu mở rộng cần tập trung vào việc đánh giá hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong số hóa hoàn toàn chứng thư giám định, chuyển đổi phương thức quản lý công văn giấy tờ sang hệ thống văn phòng điện tử tích hợp ERP.

Giá trị tham khảo

Báo cáo nghiên cứu của khóa luận mang lại giá trị thực tiễn cho nhiều nhóm đối tượng:

  • Sinh viên ngành Quản trị văn phòng, Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân lực: Tham khảo khung phân tích thực trạng công tác văn phòng tại một doanh nghiệp thương mại dịch vụ kỹ thuật có truyền thống lâu năm; tham khảo cách xây dựng bảng thống kê trang thiết bị, nhân sự và quy trình 4 bước xử lý thông tin.
  • Cán bộ quản trị hành chính tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Tiếp cận mô hình tổ chức thực tế khi bộ máy không đủ điều kiện thành lập văn phòng riêng mà phải lồng ghép chức năng văn phòng vào phòng Hành chính – Kế toán hoặc Hành chính – Quản trị.
  • Người nghiên cứu về ngành giám định hàng hóa: Nắm bắt số liệu cơ cấu doanh thu theo từng mặt hàng giám định (máy móc thiết bị, nông sản, hóa chất, xăng dầu, hàng hải) và đặc thù xử lý hồ sơ chứng thư tại khu vực cảng Hải Phòng giai đoạn 2008 - 2009.

Câu hỏi thường gặp

Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng tổ chức bộ phận văn phòng theo mô hình nào? Chi nhánh không thành lập phòng văn phòng độc lập mà tổ chức mô hình ghép thành "Phòng Hành chính – Kế toán". Phòng này chịu trách nhiệm tích hợp đồng thời ba mảng: quản trị nhân sự - đào tạo, nghiệp vụ tài chính kế toán, và toàn bộ công tác văn phòng hậu cần - văn thư lưu trữ.

Trình độ học vấn của lực lượng lao động tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng được phân bổ như thế nào? Tính đến năm 2009, trong tổng số 80 cán bộ công nhân viên, lực lượng có trình độ đại học chiếm đa số với 62 người (gồm 38 đại học chuyên ngành kỹ thuật, 14 cử nhân kinh tế, 9 cử nhân ngoại ngữ, 1 cử nhân luật); trình độ cao đẳng có 14 người và trình độ sơ cấp có 4 người.

Trang thiết bị văn phòng phục vụ công tác điều hành tại phòng Hành chính – Kế toán gồm những gì? Theo bảng kiểm kê tháng 12/2009, phòng được trang bị 6 máy vi tính, 1 máy photocopy, 4 máy in, 8 điện thoại để bàn, 2 máy fax, 3 điều hòa, 1 máy chiếu, 3 máy scan, 1 bộ loa đài, 6 tủ đựng hồ sơ, 10 bàn làm việc, 3 bàn tiếp khách và 3 quạt điện.

Quy trình nghiệp vụ thông tin tại văn phòng Vinacontrol Hải Phòng gồm những bước nào và có vướng mắc gì? Quy trình gồm 4 bước: (1) Thu thập thông tin; (2) Phân tích và xử lý thông tin; (3) Truyền đạt, phổ biến thông tin; (4) Bảo quản, lưu trữ thông tin. Khó khăn thực tế phát sinh do mạng điện thoại nội bộ thỉnh thoảng bị lỗi kỹ thuật, làm gián đoạn liên lạc chỉ đạo giữa lãnh đạo với các giám định viên ngoài hiện trường tại khu vực cảng.

Mặt hàng và loại hình giám định nào mang lại doanh thu lớn nhất cho chi nhánh trong năm 2009? Về mặt hàng, giám định máy móc thiết bị và dây chuyền sản xuất đạt doanh thu cao nhất với 6,088 tỷ đồng (chiếm 42% tổng doanh thu). Về loại hình, giám định hàng hóa nhập khẩu chiếm ưu thế tuyệt đối với doanh số đạt 10,017 tỷ đồng.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Nguyễn Thị Ánh Nguyệt đã hệ thống hóa các vấn đề lý luận căn bản về quản trị văn phòng và phản ánh chi tiết thực trạng bộ máy hành chính ghép tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng giai đoạn 2008 - 2009. Nghiên cứu cung cấp hệ thống số liệu cụ thể về nhân sự, cơ cấu kinh doanh, trang thiết bị kỹ thuật cùng các hạn chế nội tại như gián đoạn thông tin liên lạc và lãng phí văn phòng phẩm. Đây là nguồn tài liệu mô tả thực chứng có giá trị tham khảo cho công tác quản trị hành chính công sở tại các doanh nghiệp dịch vụ kỹ thuật.