Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Sự phát triển của công nghệ thông tin và mô hình điện toán đám mây đã tạo ra những thay đổi căn bản trong phương thức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong cơ cấu vận hành của các tổ chức kinh tế, hệ thống thông tin quản lý bán hàng giữ vai trò trọng yếu trong việc kiểm soát luồng hàng hóa - dịch vụ đầu vào và đầu ra, tính toán hiệu quả tài chính, theo dõi hàng tồn kho và quản trị nguồn cơ sở dữ liệu khách hàng.

Công ty Cổ phần Vật Giá Việt Nam (VNP Group) là một trong những đơn vị hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử và truyền thông Internet tại Việt Nam. Cùng với sự gia tăng về quy mô đối tác và ngành hàng trên sàn giao dịch trực tuyến vatgia.com, công tác quản trị bán hàng của công ty xuất hiện nhiều bất cập: hệ thống dữ liệu chưa được chuẩn hóa, thao tác nhập liệu thủ công nhiều, chương trình phần mềm cũ thường xuyên phát sinh lỗi kỹ thuật gây thất thoát thông tin và gián đoạn quy trình xử lý hợp đồng. Xuất phát từ thực trạng đó, khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Mai Lan (Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế và Thương mại điện tử, dưới sự hướng dẫn của ThS. Nghiêm Thị Lịch, bảo vệ tháng 04 năm 2018) tập trung giải quyết bài toán: "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho Công ty Cổ phần Vật Giá Việt Nam".

Mục tiêu nghiên cứu tổng thể của đề tài bao gồm:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý và phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng đối tượng.
  2. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng quy trình nghiệp vụ và hạ tầng hệ thống thông tin quản lý bán hàng hiện tại tại Công ty Cổ phần Vật Giá Việt Nam.
  3. Đề xuất mô hình phân tích thiết kế hệ thống mới và xây dựng bản thiết kế thử nghiệm (demo) đáp ứng các yêu cầu: hỗ trợ đầy đủ nghiệp vụ quản lý bán hàng; giao diện dễ vận hành, bảo trì; có khả năng mở rộng tích hợp và trích xuất dữ liệu; nâng cao tính an toàn và bảo mật dữ liệu.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Lý thuyết phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng đối tượng bằng ngôn ngữ UML; hệ thống thông tin quản lý bán hàng và các quy trình nghiệp vụ bán hàng tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi nghiên cứu: Toàn bộ hoạt động tác nghiệp, quản lý bán hàng và hệ thống thông tin phục vụ bán hàng của Công ty Cổ phần Vật Giá Việt Nam; các số liệu khảo sát thực tế và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2014 - 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các khái niệm cơ bản về hệ thống, hệ thống thông tin (HTTT) và hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) theo giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý của tác giả Thạc Bình Cường. Hệ thống thông tin được xác định cấu thành từ 5 yếu tố chính: phần cứng, phần mềm, hệ thống mạng, cơ sở dữ liệu và con người. Về mặt chức năng, HTTTQL đảm nhiệm hai nhiệm vụ cơ bản: nhiệm vụ đối ngoại (thu thập thông tin thị trường, cung cấp dữ liệu ra môi trường ngoài) và nhiệm vụ đối nội (kết nối các bộ phận chức năng, phục vụ tác nghiệp và trợ giúp quyết định quản lý).

Về phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống, tác giả thực hiện phân tích so sánh giữa hai cách tiếp cận: phương pháp hướng chức năng (sử dụng Sơ đồ phân cấp chức năng - BPC, Biểu đồ luồng dữ liệu - DFD, Sơ đồ thực thể liên kết - E-R) và phương pháp hướng đối tượng (OOAD).

Tiêu chí so sánh Phương pháp hướng chức năng Phương pháp hướng đối tượng
Trọng tâm tiếp cận Tập trung vào công việc, tiến trình cần thực hiện Tập trung vào dữ liệu và cấu trúc đối tượng
Cấu trúc phân rã Chương trình lớn được chia thành các hàm/chương trình con Chương trình được chia thành các đối tượng độc lập tương đối
Cơ chế trao đổi thông tin Các hàm truyền dữ liệu thông qua cơ chế truyền tham số Các đối tượng tương tác thông qua cơ chế gửi/nhận thông điệp
Tính bao gói Đóng gói chức năng (sử dụng hàm không cần biết chi tiết) Đóng gói cả dữ liệu và phương thức xử lý (che giấu dữ liệu)
Luồng chuyển dịch dữ liệu Dữ liệu chuyển động từ hàm này sang hàm khác Cấu trúc dữ liệu gắn liền với các hàm thao tác trên đối tượng
Hướng thiết kế Tiếp cận từ trên xuống (Top-down) Tiếp cận từ dưới lên (Bottom-up)

Trên cơ sở so sánh, tác giả lựa chọn phương pháp hướng đối tượng kết hợp ngôn ngữ mô hình hóa UML (Unified Modeling Language) để đặc tả hệ thống. Các mô hình biểu đồ được sử dụng gồm có: Biểu đồ ca sử dụng (Use Case Diagram), Biểu đồ lớp (Class Diagram), Biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram), Biểu đồ trạng thái (State Diagram), Biểu đồ hoạt động (Activity Diagram), Biểu đồ thành phần (Component Diagram) và Biểu đồ triển khai (Deployment Diagram). Công cụ phần mềm hỗ trợ mô hình hóa là Rational Rose.

Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu của đề tài:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua phiếu phỏng vấn gửi đến các phòng ban chuyên môn và quan sát trực tiếp môi trường làm việc, hạ tầng CNTT tại doanh nghiệp; thu thập dữ liệu thứ cấp từ tài liệu báo cáo nội bộ của VNP, bài báo khoa học, sách giáo trình chuyên ngành và cổng thông tin điện tử.
  • Phương pháp xử lý dữ liệu: Tổng hợp, phân tích, so sánh và thống kê dữ liệu để đánh giá thực trạng vận hành và làm căn cứ xác định yêu cầu hệ thống mới.

Thiết kế và triển khai hệ thống

Đặc tả yêu cầu hệ thống

Quy trình nghiệp vụ bán hàng của Công ty Cổ phần Vật Giá Việt Nam được chuẩn hóa thành các luồng xử lý: Tiếp nhận yêu cầu mua gian hàng/dịch vụ từ khách hàng qua điện thoại hoặc trực tiếp -> Phân loại khách hàng (khách hàng cũ: kiểm tra thông tin tài khoản để lập hợp đồng tái ký; khách hàng mới: lập hợp đồng mua bán dịch vụ) -> Bộ phận tài chính theo dõi tiến độ thanh toán theo kỳ hạn hợp đồng và phát hành hóa đơn -> Lập báo cáo doanh thu, công nợ định kỳ theo tháng gửi Ban Giám đốc.

Yêu cầu phi chức năng đặt ra cho hệ thống:

  • Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, giao diện người dùng đơn giản và tốc độ xử lý nhanh.
  • Khả năng tích hợp, đọc dữ liệu từ các định dạng văn bản (Microsoft Word, Notepad) và thiết bị văn phòng (máy Fax).
  • Kiến trúc cơ sở dữ liệu có khả năng mở rộng theo mô hình phân tán phục vụ mạng lưới chi nhánh.

Mô hình hóa phân tích và thiết kế hướng đối tượng (UML)

Hệ thống được thiết kế với 3 nhóm tác nhân (Actors) chính: Nhân viên bán hàng, Nhân viên tài chính và Giám đốc.

[Hệ thống Quản lý Bán hàng VNP]

Chi tiết các mô hình thiết kế kỹ thuật:

  • Biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram): Đặc tả luồng tương tác thời gian cho các ca sử dụng then chốt gồm: Đăng nhập hệ thống, Thêm hợp đồng mới, Sửa thông tin khách hàng, Xóa thông tin khách hàng, Tìm kiếm hóa đơn và Kết xuất báo cáo.
  • Biểu đồ hoạt động (Activity Diagram) và trạng thái (State Diagram): Mô hình hóa logic điều khiển cho các tiến trình đăng nhập, xử lý hợp đồng, hóa đơn và các trạng thái chuyển đổi của các lớp đối tượng (Nhanvien, hop_dong, hoa_don_tt).
  • Mô hình triển khai phần cứng (Deployment): Thiết lập cấu hình mạng LAN nội bộ dựa trên giao thức TCP/IP, kết nối máy chủ dữ liệu (Server) với máy trạm của nhân viên bán hàng, nhân viên tài chính, máy tính Ban Giám đốc và hệ thống máy in chuyên dụng.

Thiết kế cơ sở dữ liệu và giao diện

Mô hình dữ liệu hướng đối tượng bao gồm 8 lớp thực thể chính có mối quan hệ ràng buộc toàn vẹn:

  1. tai_khoan (id, user, mat_khau, ma_nv).
  2. Nhanvien (ma_nv, Ten_nv, Ngay_Sinh, dia_chi, SDT, Phong_ban) - phân cấp kế thừa thành nhanvien_BH (Nhân viên bán hàng) và nhanvien_TC (Nhân viên tài chính).
  3. khach_hang (ma_kh, ten_kh, dia_chi, sdt).
  4. don_dat_hang (ma_don, ngay_lap, ma_hang, ma_kh, so_luong).
  5. hop_dong (ma_hd, ten_hd, ma_kh, ma_nv, ngay_lap, ngay_kt, so_tien).
  6. chitiet_HD (Ma_hd, ma_hang, don_gia, so_luong, thanh_tien).
  7. hang (ma_hang, ten_hang, so_luong, ghi_chu).
  8. hoa_don_tt (ma_hdn, ma_hd, ma_nv, ma_kh, ngay_tt, tien).

Thiết kế giao diện người dùng được xây dựng hoàn chỉnh cho các màn hình: Giao diện đăng nhập hệ thống, Giao diện chính (Menu điều hướng), Giao diện quản lý thông tin hợp đồng, Giao diện quản lý thông tin nhân viên và Giao diện thông tin khách hàng.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Tổng quan về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng

Chương mở đầu tập trung luận giải tính cấp thiết của việc hiện đại hóa công tác quản trị bán hàng trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển. Tác giả tổng thuật các công trình nghiên cứu tiêu biểu liên quan trong và ngoài nước:

  • Nghiên cứu của Paulpone Chokgijgarn (1995) tại Thái Lan về thiết kế HTTT cho đại lý ô tô nhằm khắc phục sai lệch số liệu và thất thoát doanh thu dịch vụ.
  • Bài báo của Benge (2012) khẳng định vai trò của phân tích thiết kế hệ thống trong việc nâng cao hiệu quả vận hành doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  • Nghiên cứu của Nguyễn Thị Thùy Dương (Đại học Kinh tế Quốc dân) và Nguyễn Quốc Trung (2010, Đại học Bách khoa Hà Nội) về xây dựng phần mềm quản lý bán hàng, quản lý đơn hàng, kho và khách hàng tại các doanh nghiệp kỹ thuật - thương mại.

Trên cơ sở đó, chương xác lập mục tiêu, đối tượng, phạm vi nghiên cứu và lựa chọn bộ công cụ Rational Rose cùng ngôn ngữ UML làm phương pháp tiếp cận chính.

Chương II: Cơ sở lý luận về PTTK hệ thống thông tin quản lý bán hàng

Chương 2 trình bày toàn diện khung lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống thông tin kinh tế. Nội dung bao gồm:

  • Định nghĩa, cấu trúc và phân loại hệ thống thông tin quản lý (HTTT dự báo, khoa học, kế hoạch, thực hiện).
  • So sánh phương pháp hướng cấu trúc và phương pháp hướng đối tượng.
  • Chi tiết hóa các cấu phần của UML: định nghĩa mô hình, các hướng nhìn (views), cú pháp và ngữ nghĩa của các loại biểu đồ (Use case, Class, Sequence, Statechart, Activity, Component, Deployment).
  • Cơ sở lý thuyết về nghiệp vụ bán hàng, quản trị bán hàng và vai trò sống còn của quản trị doanh số đối với doanh nghiệp thương mại.

Chương III: Phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống quản lý bán hàng của Công ty Cổ phần Vật Giá Việt Nam

Chương 3 đi sâu nghiên cứu thực địa tại Công ty Cổ phần Vật Giá Việt Nam (thành lập ngày 21/08/2006, Giấy phép kinh doanh số 0102015284, người đại diện: CEO Nguyễn Ngọc Điệp, trụ sở tại 102 Thái Thịnh, Đống Đa, Hà Nội). Cơ cấu tổ chức gồm Hội đồng cổ đông, Ban giám đốc, Ban kiểm soát nội bộ và 6 bộ phận tác nghiệp: Kế toán - Tài chính, Kế hoạch kinh doanh, Chăm sóc khách hàng, Marketing, IT & Phát triển sản phẩm, Hành chính nhân sự.

Số liệu tài chính giai đoạn 2014 - 2016 của công ty được tổng hợp chi tiết:

STT Chỉ tiêu tài chính Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - 22.000 -
2 Các khoản giảm trừ doanh thu - 1.000 -
3 Doanh thu thuần về bán hàng và CCDV (3 = 1 - 2) - 21.000 -
4 Giá vốn bán hàng - 16.000 -
5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và CCDV (5 = 3 - 4) - 5.000 -
6 Doanh thu hoạt động tài chính - 200.321 -
7 Chi phí tài chính - 669.000 -
8 Chi phí quản lý kinh doanh - 1.700 -
9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (9 = 5 + 6 - 7 - 8) - 3.621 -
10 Lợi nhuận khác - 1.431 -
11 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (11 = 9 + 10) - 4.052 -
12 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp - 1.771 -
13 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (13 = 11 - 12) - 3.812.281 -

(Ghi chú: Theo phân tích văn bản, doanh thu năm 2015 đạt trên 22 tỷ đồng; lợi nhuận sau thuế năm 2015 tăng hơn 1,1 tỷ đồng so với năm 2014).

Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý bán hàng cũ:

  • Ưu điểm: Đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn; quy trình xử lý qua công cụ văn phòng đơn giản, không đòi hỏi đào tạo phức tạp ban đầu.
  • Nhược điểm: Cấu trúc dữ liệu phân tán; thao tác tính toán thủ công chiếm tỷ trọng lớn; thiếu khả năng tự động kết xuất báo cáo; phần mềm hiện hành thường xuyên bị lỗi treo hệ thống dẫn đến mất dữ liệu, phải đối soát chứng từ thủ công gây lãng phí thời gian và tiềm ẩn rủi ro tranh chấp hợp đồng.

Chương IV: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho Công ty Cổ phần Vật Giá

Chương cuối cùng hiện thực hóa các giải pháp kỹ thuật thông qua việc xây dựng bộ hồ sơ phân tích thiết kế chi tiết:

  • Phân tích định hướng mở rộng sàn thương mại điện tử vatgia.com sang các ngành hàng mới và đẩy mạnh mô hình B2B.
  • Xây dựng đặc tả yêu cầu chức năng và phi chức năng.
  • Thiết lập toàn bộ các biểu đồ phân tích UML bằng Rational Rose: Sơ đồ phân cấp chức năng, các Use Case chi tiết, Biểu đồ lớp phân tích, 6 Biểu đồ tuần tự, 4 Biểu đồ hoạt động, 4 Biểu đồ trạng thái và Biểu đồ triển khai hệ thống.
  • Thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ và thiết kế giao diện đồ họa người dùng cho các phân hệ chức năng.
  • Trình bày hệ thống kiến nghị quản lý và hướng phát triển phần mềm.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã hoàn thành các mục tiêu khoa học và thực tiễn đề ra với các kết quả cụ thể:

  1. Đánh giá định lượng và định tính thực trạng doanh nghiệp: Phân tích thực trạng tài chính (doanh thu năm 2015 đạt mốc hơn 22 tỷ đồng, lợi nhuận sau thuế tăng trưởng trên 1,1 tỷ đồng) và chỉ rõ các điểm nghẽn kỹ thuật của phần mềm quản lý bán hàng cũ tại Công ty Cổ phần Vật Giá Việt Nam.
  2. Bộ hồ sơ thiết kế kỹ thuật hoàn chỉnh: Xây dựng đầy đủ các mô hình phân tích thiết kế hướng đối tượng theo chuẩn UML bằng công cụ Rational Rose, bao gồm sơ đồ use case phân quyền cho 3 nhóm tác nhân, hệ thống biểu đồ tuần tự, biểu đồ trạng thái, biểu đồ hoạt động, mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ 8 bảng và 5 giao diện chức năng mẫu.
  3. Giải pháp và kiến nghị quản lý: Đề xuất công ty đầu tư đồng bộ hạ tầng phần cứng, triển khai cài đặt hệ thống mới và tổ chức đào tạo nhân sự sử dụng để phục vụ chiến lược mở rộng mảng khách hàng doanh nghiệp (B2B).
  4. Đóng góp học thuật: Kế thừa và phát triển các mô hình nghiên cứu của Chokgijgarn (1995), Nguyễn Thị Thùy Dương và Nguyễn Quốc Trung (2010), áp dụng thành công phương pháp luận phân tích hướng đối tượng vào đặc thù quản trị dịch vụ gian hàng trực tuyến trên sàn thương mại điện tử.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Kết quả nghiên cứu của khóa luận mới dừng lại ở mức độ phân tích thiết kế hệ thống và xây dựng giao diện thử nghiệm (demo), chưa tiến hành lập trình toàn diện mã nguồn, kiểm thử tải thực tế và triển khai vận hành trực tiếp trên máy chủ doanh nghiệp.
  • Hướng phát triển: Tác giả đề xuất xây dựng bổ sung module chức năng tự động gửi thông tin chương trình khuyến mại, chăm sóc khách hàng qua hệ thống và nâng cấp cấu trúc cơ sở dữ liệu sang mô hình dữ liệu phân tán để đồng bộ dữ liệu giữa các chi nhánh trên toàn quốc.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Hệ thống thông tin quản lý, Thương mại điện tử và Công nghệ thông tin trong việc tham khảo phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng bằng UML và công cụ Rational Rose.
  • Các nhà nghiên cứu và học viên thực hiện đề tài về tối ưu hóa quy trình bán hàng, quản trị hợp đồng và hóa đơn dịch vụ trên các nền tảng sàn thương mại điện tử B2B và B2C.
  • Bộ phận quản trị hệ thống và kinh doanh tại các doanh nghiệp thương mại điện tử cần tài liệu phân tích nghiệp vụ thực tế về quản lý gian hàng và đối tác bán lẻ.

Câu hỏi thường gặp

1. Hệ thống quản lý bán hàng cũ tại Công ty Cổ phần Vật Giá Việt Nam gặp phải những nhược điểm kỹ thuật cụ thể nào?
Hệ thống cũ có cấu trúc dữ liệu chưa tối ưu, khối lượng nhập liệu thủ công lớn, thiếu tính năng tự động lập và in báo cáo. Đáng chú ý, phần mềm đang sử dụng thường xuyên bị treo và phát sinh lỗi mất dữ liệu, buộc nhân viên phải tra soát chứng từ giấy thủ công, gây tốn kém thời gian và tạo rủi ro quản lý hợp đồng.

2. Hệ thống mới phân quyền cho những tác nhân nào và bao gồm các phân hệ chức năng chính nào?
Hệ thống xác định 3 tác nhân chính: Nhân viên bán hàng, Nhân viên tài chính và Giám đốc. Các phân hệ chức năng bao gồm: Quản lý khách hàng, Quản lý nhân viên, Quản lý gian hàng, Quản lý hợp đồng, Quản lý hóa đơn và Báo cáo thống kê.

3. Vì sao ca sử dụng "Quản lý hợp đồng" trong hệ thống không cung cấp chức năng xóa hợp đồng?
Theo quy tắc nghiệp vụ của VNP, hệ thống không cho phép xóa hợp đồng nhằm lưu trữ toàn bộ lịch sử giao dịch và dữ liệu của các đối tác, kể cả trường hợp hợp đồng đã hết hiệu lực hoặc khách hàng đã ngừng kinh doanh gian hàng trên sàn vatgia.com.

4. Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ của hệ thống quản lý bán hàng được thiết kế gồm những bảng nào?
Cơ sở dữ liệu gồm 8 bảng thực thể: tai_khoan, Nhanvien (kế thừa nhanvien_BH và nhanvien_TC), khach_hang, don_dat_hang, hop_dong, chitiet_HD, hang và hoa_don_tt.

5. Hướng phát triển mở rộng được tác giả đề xuất cho hệ thống là gì?
Tác giả đề xuất xây dựng thêm chức năng tự động gửi thông tin khuyến mại cho khách hàng và nâng cấp kiến trúc cơ sở dữ liệu phân tán trên toàn bộ hệ thống chi nhánh của công ty.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Mai Lan đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý hướng đối tượng bằng ngôn ngữ UML. Thông qua việc khảo sát thực trạng nghiệp vụ và xử lý số liệu hoạt động kinh doanh giai đoạn 2014 - 2016 tại Công ty Cổ phần Vật Giá Việt Nam, đề tài đã xây dựng thành công bộ hồ sơ thiết kế kỹ thuật hoàn chỉnh gồm các biểu đồ ca sử dụng, biểu đồ lớp, biểu đồ tuần tự, mô hình dữ liệu và giao diện thử nghiệm. Công trình cung cấp giải pháp khả thi giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị bán hàng, phục vụ định hướng mở rộng thị trường thương mại điện tử trong tương lai.