Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh và nâng cao năng lực cạnh tranh, các doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới công tác quản trị, nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm và sử dụng hiệu quả các nguồn lực. Trong cơ cấu chi phí sản xuất của các đơn vị sản xuất và xây lắp, chi phí nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) thường chiếm tỷ trọng lớn cấu thành nên giá thành sản phẩm. Việc tổ chức hạch toán hợp lý, khoa học, kiểm soát chặt chẽ quá trình thu mua, nhập – xuất kho, bảo quản và định mức tiêu hao vật tư có vai trò trực tiếp trong việc hạ giá thành, ngăn ngừa thất thoát, hư hỏng và nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn trong công tác quản lý tài chính - kế toán tại đơn vị thực tập, tác giả Nguyễn Hiếu Nghĩa đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Nguyễn Huỳnh" tại Trường Đại học Cửu Long.

Mục tiêu nghiên cứu:

  1. Mục tiêu chung: Đánh giá thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Nguyễn Huỳnh; trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán của công ty.
  2. Mục tiêu cụ thể:
    • Tìm hiểu về thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Nguyễn Huỳnh.
    • Đánh giá thực trạng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty.
    • Đưa ra một số nhận xét và kiến nghị nhằm giúp công ty hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Chế độ kế toán và tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Nguyễn Huỳnh.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Nguyễn Huỳnh, địa chỉ tại số 63, đường Trần Quang Diệu, Khóm 6, Phường 9, Thành phố Cà Mau, Tỉnh Cà Mau.
  • Phạm vi thời gian: Khóa luận được thực hiện từ tháng 02/2020 đến tháng 04/2020; số liệu báo cáo tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh phục vụ phân tích được thu thập trong giai đoạn từ năm 2017 đến năm 2019.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thuộc loại hình nghiên cứu mô tả và phân tích thực tiễn kế toán doanh nghiệp (case study), kết hợp giữa hệ thống hóa lý luận chuyên ngành và phân tích số liệu tài chính - nghiệp vụ phát sinh tại một đơn vị cụ thể.

Khung lý thuyết và chuẩn mực áp dụng

  • Khái niệm và đặc điểm:
    • Nguyên vật liệu: Là đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến, tham gia trực tiếp vào một chu kỳ sản xuất và chuyển toàn bộ giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Về hình thái vật chất, NVL bị biến đổi hoàn toàn sau quá trình sản xuất.
    • Công cụ dụng cụ: Là tư liệu lao động không đủ các tiêu chuẩn về giá trị (dưới 30.000.000 đồng) hoặc thời gian sử dụng quy định đối với tài sản cố định (TSCĐ). CCDC tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và giá trị được chuyển dịch dần vào chi phí.
  • Chế độ và văn bản pháp lý: Hệ thống kế toán doanh nghiệp áp dụng theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính; tuân thủ các chuẩn mực kế toán hàng tồn kho hiện hành.
  • Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
    • Phương pháp Kê khai thường xuyên (KKTX): Sử dụng các tài khoản TK 151 (Hàng mua đang đi đường), TK 152 (Nguyên vật liệu), TK 153 (Công cụ dụng cụ) để phản ánh liên tục tình hình nhập, xuất, tồn.
    • Phương pháp Kiểm kê định kỳ (KKĐK): Sử dụng TK 611 (Mua hàng) để tập hợp chi phí mua và chuyển số dư tồn kho đầu kỳ/cuối kỳ vào TK 152, TK 153 dựa trên kết quả kiểm kê thực tế.
  • Phương pháp tính giá xuất kho: Thực tế đích danh, Nhập trước - Xuất trước (FIFO), Bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ dự trữ hoặc bình quân sau mỗi lần nhập).
  • Phương pháp kế toán chi tiết: Phương pháp Thẻ song song và Phương pháp Sổ số dư.
  • Hình thức tổ chức sổ kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ – Ghi sổ, Nhật ký – Chứng từ và Kế toán trên máy vi tính.

Phương pháp nghiên cứu

  • Phương pháp thu thập số liệu: Thu thập số liệu thứ cấp từ hệ thống chứng từ gốc (hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao), sổ chi tiết, sổ cái và Báo cáo tài chính giai đoạn 2017 – 2019 do Phòng Kế toán Công ty TNHH Nguyễn Huỳnh cung cấp.
  • Phương pháp phân tích số liệu:
    • Phương pháp mô tả thực tiễn: Mô tả chi tiết trình tự ghi sổ, sơ đồ luân chuyển chứng từ và cách thức hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty.
    • Phương pháp so sánh bằng số tuyệt đối: Tính chênh lệch giá trị giữa kỳ phân tích và kỳ gốc theo công thức: $$\Delta Y = Y_1 - Y_0$$
    • Phương pháp so sánh bằng số tương đối: Xác định tốc độ tăng trưởng và mức độ biến động của các chỉ tiêu kinh tế theo công thức: $$\pm% \Delta Y = \frac{Y_1 - Y_0}{Y_0} \times 100$$

Nội dung chính theo từng chương

Khóa luận được kết cấu thành 3 chương chính theo đúng nội dung học thuật:

Chương 1: Cơ sở lí luận về kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ

Chương 1 trình bày hệ thống lý luận căn bản về kế toán quản trị và tài chính đối với vật tư trong doanh nghiệp:

  • Nhiệm vụ kế toán NVL, CCDC: Ghi chép, phản ánh kịp thời và chính xác số lượng, chất lượng, giá trị thực tế của từng loại vật tư; vận dụng đúng phương pháp tính giá; kiểm tra định mức dự trữ, tiêu hao; tham gia kiểm kê, đánh giá lại vật tư.
  • Phân loại NVL và CCDC:
    • Phân loại NVL theo công dụng: Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản, phế liệu thu hồi. Phân loại theo nguồn gốc: Mua ngoài, tự chế biến, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh, được cấp phát.
    • Phân loại CCDC: CCDC lao động (dụng cụ gá lắp, đồ nghề, bảo hộ lao động, khuôn mẫu, lán trại), bao bì luân chuyển, đồ nghề cho thuê; phân loại theo phương pháp phân bổ (loại phân bổ 1 lần 100% và loại phân bổ nhiều lần).
  • Nguyên tắc đánh giá NVL, CCDC:
    • Nhập kho: Tính theo giá gốc (giá thực tế), bao gồm giá mua ghi trên hóa đơn, thuế không được hoàn lại, chi phí thu mua/vận chuyển, trừ đi chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua. Đối với hàng tự chế hoặc gia công tính theo giá thành thực tế.
    • Xuất kho: Trình bày chi tiết công thức tính toán theo phương pháp thực tế đích danh, FIFO, bình quân gia quyền.
  • Hạch toán chi tiết và tổng hợp: Mô tả quy trình và vẽ sơ đồ luân chuyển chứng từ theo phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ số dư; các sơ đồ định khoản tổng hợp tăng giảm NVL, CCDC theo phương pháp KKTX và phương pháp KKĐK.
  • Các trường hợp đặc biệt: Hạch toán đánh giá lại vật tư; hạch toán thừa, thiếu khi kiểm kê (qua TK 1381, TK 3381); kế toán cho thuê CCDC; chuyển TSCĐ có giá trị dưới 30 triệu đồng thành CCDC; trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
  • Hệ thống hình thức sổ kế toán: Trình bày nguyên tắc, điều kiện áp dụng, ưu và nhược điểm của 5 hình thức sổ: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ – Ghi sổ, Nhật ký – Chứng từ và Kế toán máy vi tính.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Nguyễn Huỳnh

Chương này đi sâu vào thực tế tổ chức bộ máy quản lý và hạch toán kế toán tại doanh nghiệp khảo sát:

  • Tổng quan doanh nghiệp: Công ty TNHH Nguyễn Huỳnh được thành lập ngày 07/09/2009 theo Giấy chứng nhận ĐKKD số 2000815567 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Cà Mau cấp; Giám đốc điều hành là ông Nguyễn Quốc Khanh. Loại hình doanh nghiệp là công ty TNHH hai thành viên trở lên.
  • Lĩnh vực hoạt động:
    • Sản xuất vật liệu xây dựng từ đất sét (sản xuất kinh doanh gạch lát vỉa hè).
    • Thi công xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng, công nghiệp, giao thông (cầu, đường bộ), thủy lợi (mương, cống, bọng, đê điều), hạ tầng đô thị, di tích lịch sử, lưới điện, cây xanh.
    • Chuẩn bị mặt bằng (san lấp).
    • Hoạt động xây dựng chuyên dụng (giám sát, thiết kế công trình dân dụng và cầu đường).
    • Bán buôn, cho thuê máy móc thiết bị ngành xây dựng; bán buôn VLXD và trang trí nội thất.
  • Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và kế toán:
    • Bộ máy quản lý gồm: Giám đốc, Phó Giám đốc kinh doanh, Phó Giám đốc sản xuất, Phòng Kinh doanh (Tổ marketing, Cửa hàng cung ứng), Phòng Hành chính – Nhân sự, Xưởng sản xuất (Đội vận tải, Đội thi công), Phòng Kế toán.
    • Bộ máy kế toán: Kế toán trưởng trực tiếp quản lý Kế toán tiền lương, Kế toán tài sản cố định, Kế toán nguyên vật liệu, Kế toán thanh toán kiêm công nợ phải thu, và Thủ quỹ.
  • Chính sách kế toán áp dụng:
    • Chế độ kế toán: Áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC.
    • Hình thức sổ: Nhật ký – Sổ cái.
    • Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
    • Phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân gia quyền liên hoàn (tính lại đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập).
    • Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Đường thẳng.
    • Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
  • Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2017 – 2019:
Chỉ tiêu Năm 2017 (VNĐ) Năm 2018 (VNĐ) Năm 2019 (VNĐ) Chênh lệch 2018/2017 (Số tiền) Chênh lệch 2018/2017 (%) Chênh lệch 2019/2018 (Số tiền) Chênh lệch 2019/2018 (%)
Doanh thu thuần về BH & CCDV 51.020 67.263 52.636 +16.243 +31,84% -14.627 -38,07%
Giá vốn hàng bán 49.415 65.830 52.774 +16.415 +33,22% -13.056 -38,90%
Lợi nhuận gộp 1.605 1.793 1.258 +188 +6,91% -535 -24,62%
Doanh thu HĐTC 946 381 988 -565 -148,47% +607 +61,45%
Chi phí tài chính (lãi vay) 883 951 643 +68 +7,22% -308 -47,85%
Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.503 1.586 1.393 +83 +5,53% -193 -14,57%
Lợi nhuận thuần từ HĐKD 203 236 202 +33 +14,30% -34 -16,18%
Thu nhập khác 0 13 0 +13 - -13 -
Chi phí khác 60 51 68 -9 -19,39% +17 +24,27%
Lợi nhuận khác (60) (38) (68) +23 - -29 -45,84%
Tổng LNKT trước thuế 142 200 146 +58 +28,85% -54 -55,57%
Chi phí thuế TNDN hiện hành 39 49 43 +10 - -6 -
Lợi nhuận sau thuế TNDN 103 150 97 +47 +31,42% -54 -55,57%

(Ghi chú: Đơn vị tính và số liệu trích lục đúng theo bảng số liệu tổng hợp trong văn bản khóa luận).

  • Thực trạng hạch toán chi tiết và tổng hợp NVL – CCDC:
    • Phân loại vật tư phục vụ sản xuất: NVL chính (xi măng, cát, đá 1x2 dùng sản xuất gạch vỉa hè và xây lắp), vật liệu phụ, nhiên liệu, vật tư thay thế, thiết bị xây dựng cơ bản; CCDC phân bổ 1 lần hoặc nhiều lần.
    • Phương pháp tính giá nhập kho: Giá gốc = Giá mua ghi trên hóa đơn + Chi phí mua hàng (không bao gồm thuế GTGT khấu trừ).
    • Phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân gia quyền liên hoàn sau mỗi lần nhập: $$\text{Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập} = \frac{\text{Giá trị thực tế từng loại tồn kho sau mỗi lần nhập}}{\text{Số lượng thực tế từng loại tồn kho sau mỗi lần nhập}}$$
    • Các nghiệp vụ kinh tế điển hình tháng 11/2019: Nhập 200 bao xi măng theo hóa đơn GTGT số 0000145 (trị giá 16.800 đồng, thuế GTGT 10%, chuyển khoản); nhập lại 01 máy cắt thừa do thiếu nhân công theo PNK325; nhập lại kho 20 m³ cát thừa theo PNK326; nhập lại kho 20 m³ đá 1x2 thừa theo PNK329.

Chương 3: Nhận xét – Kiến nghị

Chương 3 tổng kết các đánh giá về ưu điểm, tồn tại và đưa ra giải pháp hoàn thiện:

  • Ưu điểm: Bộ máy kế toán được tổ chức tương đối tinh gọn, phân công nhiệm vụ rõ ràng; áp dụng hệ thống tài khoản và mẫu biểu chứng từ theo đúng quy định Thông tư 200/2014/TT-BTC; phương pháp bình quân gia quyến liên hoàn phản ánh kịp thời giá trị xuất kho tại từng thời điểm.
  • Nhược điểm / Hạn chế: Việc áp dụng hình thức sổ Nhật ký – Sổ cái thủ công gây khó khăn cho việc phân công lao động kế toán khi quy mô nghiệp vụ tăng; công tác đối chiếu định kỳ giữa thủ kho và kế toán đôi lúc bị dồn vào cuối tháng; nợ tồn đọng từ các công trình sử dụng vốn ngân sách còn chậm giải quyết.
  • Kiến nghị:
    • Về chứng từ và sổ sách: Chuẩn hóa quy trình luân chuyển chứng từ xuất nhập vật tư giữa công trường, xưởng sản xuất và phòng kế toán.
    • Về phương pháp xử lý: Nghiên cứu áp dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính để tự động hóa khâu tính giá xuất kho bình quân liên hoàn, giảm tải việc ghi chép sổ thủ công.
    • Về quản trị vật tư: Tăng cường giám sát kiểm kê định kỳ, hạn chế hao hụt và xử lý triệt để lượng vật tư ứ đọng.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính

  • Khảo sát hệ thống kế toán: Khóa luận ghi nhận và hệ thống hóa chi tiết toàn bộ mô hình kế toán của Công ty TNHH Nguyễn Huỳnh: hạch toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn, và sử dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký – Sổ cái.
  • Phân tích kết quả kinh doanh 2017 – 2019:
    • Doanh thu thuần năm 2018 đạt mức tăng trưởng 31,84% so với 2017 nhờ mở rộng thị trường, nhưng sang năm 2019 giảm 38,07% do áp lực cạnh tranh gay gắt.
    • Lợi nhuận sau thuế TNDN năm 2018 tăng 31,42% (+47.360 đồng) và năm 2019 giảm 55,57% (-53.950 đồng).
    • Tỷ trọng giá vốn hàng bán luôn chiếm tỷ lệ cao trong doanh thu (năm 2018 tăng 33,22%, năm 2019 giảm 38,90%), cho thấy biến động giá cả nguyên vật liệu đầu vào ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của công ty.

Giải pháp và đóng góp của tác giả

  • Làm rõ thực trạng luân chuyển chứng từ nhập – xuất vật tư trong ngành sản xuất gạch lát vỉa hè và thi công xây dựng tại địa bàn tỉnh Cà Mau.
  • Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm kê, ghi sổ chi tiết NVL, CCDC và kiến nghị ứng dụng tin học hóa công tác kế toán để đáp ứng yêu cầu quản trị khi công ty mở rộng quy mô.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi nghiên cứu của khóa luận bị giới hạn tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty TNHH Nguyễn Huỳnh) trong khoảng thời gian thực tập 2 tháng (tháng 2 đến tháng 4 năm 2020); các số liệu minh họa nghiệp vụ chi tiết chỉ tập trung vào một số ngày phát sinh trong tháng 11/2019; hình thức kế toán được khảo sát chủ yếu là ghi chép thủ công theo hình thức Nhật ký – Sổ cái.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang việc kết hợp kế toán nguyên vật liệu với công tác tính giá thành sản phẩm xây lắp, hoặc nghiên cứu chuyển đổi mô hình hạch toán sang phần mềm kế toán ERP chuyên biệt cho doanh nghiệp xây dựng.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện đồ án, khóa luận tốt nghiệp về kế toán hàng tồn kho, nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất và thi công xây dựng.
  • Nội dung giá trị:
    • Khung lý luận tổng hợp đầy đủ các sơ đồ định khoản kế toán NVL, CCDC theo Thông tư 200/2014/TT-BTC (kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ).
    • Mẫu phân tích số liệu kết quả hoạt động kinh doanh 3 năm bằng phương pháp so sánh số tuyệt đối và tương đối.
    • Quy trình tổ chức chứng từ và sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái trong thực tế doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Nguyễn Huỳnh áp dụng chế độ kế toán và hình thức sổ kế toán nào?

Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, thực hiện ghi sổ kế toán tổng hợp theo hình thức Nhật ký – Sổ cái, trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

2. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho và phương pháp tính giá xuất kho tại công ty là gì?

Công ty áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên để theo dõi hàng tồn kho trên các tài khoản TK 152, TK 153. Giá xuất kho của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ được tính theo phương pháp Bình quân gia quyền liên hoàn (xác định lại đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập kho).

3. Cơ cấu nhân sự Phòng Kế toán của công ty gồm những vị trí nào?

Phòng Kế toán của công ty gồm 6 vị trí: Kế toán trưởng, Kế toán tiền lương, Kế toán tài sản cố định, Kế toán nguyên vật liệu, Kế toán thanh toán kiêm công nợ phải thu, và Thủ quỹ.

4. Kết quả kinh doanh của công ty biến động như thế nào trong giai đoạn 2017 – 2019?

Năm 2018, doanh thu thuần tăng 31,84% và lợi nhuận sau thuế tăng 31,42% so với năm 2017. Sang năm 2019, do sức ép cạnh tranh thị trường, doanh thu thuần giảm 38,07% và lợi nhuận sau thuế giảm 55,57% so với năm 2018.

5. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính của Công ty TNHH Nguyễn Huỳnh là gì?

Công ty hoạt động trong các lĩnh vực: Sản xuất gạch lát vỉa hè từ đất sét; thi công các công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, hạ tầng đô thị; san lấp mặt bằng; tư vấn thiết kế và giám sát công trình; bán buôn và cho thuê máy móc thiết bị xây dựng; bán buôn vật liệu xây dựng và hàng trang trí nội thất.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Hiếu Nghĩa đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và phản ánh thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Nguyễn Huỳnh theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Thông qua phương pháp so sánh số liệu tài chính giai đoạn 2017 – 2019 và mô tả quy trình luân chuyển chứng từ thực tế, nghiên cứu đã chỉ ra những ưu điểm cũng như hạn chế trong việc ghi sổ Nhật ký – Sổ cái thủ công tại đơn vị. Các giải pháp và kiến nghị được tác giả đề xuất mang tính thực tiễn, đóng góp định hướng cụ thể giúp doanh nghiệp hoàn thiện quy trình kiểm soát vật tư, nâng cao độ chính xác trong hạch toán và tối ưu hóa chi phí sản xuất.