CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Những vấn đề chung về nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ 1. Khái niệm, đặc điểm, phân loại 1. Khái niệm: - Nguyên vật liệu là một bộ phận thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp, là đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá.
Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị nguyên vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. -Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động tham gia vào một hay nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh nhưng chưa đủ điều kiện để xếp vào tài sản cố định của doanh nghiệp. Trong thời gian sử dụng công cụ dụng cụ cũng bị hao mòn dần về mặt giá trị giống như tài sản cố định. Nguyên vật liệu: -Nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lưu động, đặc biệt là vốn dự trữ của doanh nghiệp.
Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, doanh nghiệp cần phải tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động và điều đó không thể tách rời việc dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả và hợp lý. - Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ bị tiêu hao toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất. Công cụ dụng cụ: - Có giá trị dưới 30.000 đồng - Mang đầy đủ đặc điểm của tài sản cố định như: + Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh; + Giá trị hao mòn dần trong quá trình sử dụng; + Giữ được nguyên hình thái vật chất cho đến khi công cụ dụng cụ đó hỏng Dương Hồng Page 7 - Có giá trị dưới 30. Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Phân loại nguyên vật liệu * Căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất chia thành các loại sau đây: -Nguyên vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công chế biến cấu thành hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm như sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí; sợi trong nhà máy dệt; vải trong doanh nghiệp may… -Nguyên vật liệu phụ: là những nguyên liệu có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm như các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, xà phòng, hương liệu; hoặc sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường như dầu nhờn, giẻ lau; hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. -Nhiên liệu: là những thứ nguyên vật liệu dùng để tạo ra nhiệt lượng như than đá, than bùn, củi (nhiên liệu rắn), xăng, dầu (nhiên liệu lỏng). Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại nguyên vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì có yêu cầu kỹ thuật, quản lý hoàn toàn khác với các nguyên vật liệu phụ thông thường. -Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng được dùng để sửa chữa và thay thế máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải… Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: bao gồm các loại nguyên vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ…) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản.
-Phế liệu: là những loại nguyên vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng lại hoặc bán ra ngoài (phoi bào, vải vụn, bông rối, gạch, sắt.) -Nguyên vật liệu khác: Bao gồm các loại nguyên vật liệu còn lại ngoài các thứ đã kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại nguyên liệu đặc chủng… * Căn cứ vào mục đích, công dụng chính của nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: Là các nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất sản phẩm. Bao gồm: Dương Hồng Page 8 + Nguyên vật liệu trực tiếp: Là các loại nguyên vật liệu tiêu hao trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm. + Nguyên vật liệu gián tiếp: Là các loại nguyên vật liệu tiêu hao gián tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm (thường là các loại dầu, mỡ bảo dưỡng máy móc thiết bị). + Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: Phục vụ quản lý ở các phân xưởng sản xuất, đội sản xuất, phục vụ bán hàng, quản lý doanh nghiệp.
* Căn cứ vào nguồn nhập, nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: -Nguyên vật liệu mua ngoài: Là những nguyên vật liệu sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh được mua ngoài thị trường. -Nguyên vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến: Là các nguyên vật liệu do doanh nghiệp chế biến hoặc thuê ngoài gia công để phục vụ sản xuất. - Nguyên vật liệu thu từ nguồn khác: là nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh hoặc được tặng, thưởng cấp phát. *Căn cứ vào quyền sở hữu để phân loại nguyên vật liệu thành: -Nguyên vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các loại nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất, mua ngoài đã thành toán hoặc chấp nhận thanh toán.
- Nguyên vật liệu không thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các nguyên vật liệu nhận gia công, chế biến hay nhận giữ hộ. Phân loại công cụ dụng cụ: Đối với công cụ, dụng cụ cũng có nhiều tiêu thức phân loại. Mỗi tiêu thức phân loại có tác dụng riêng trong quản lý. * Căn cứ vào phương pháp phân bổ công cụ, dụng cụ được chia thành: - Loại phân bổ 1 lần (100% giá trị): đối với những công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng ngắn - Loại phân bổ nhiều lần: đối với công cụ, dụng cụ có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài hơn và những công cụ, dụng cụ chuyên dùng.
* Căn cứ vào nội dung công cụ, dụng cụ được chia thành: - Lán trại tạm thời, đà giáo, cốp pha dùng trong xây dựng cơ bản, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất, vận chuyển hàng hóa; - Những dụng cụ, đồ nghề bằng thủy tinh, sành, sứ; - Quần áo bảo hộ lao động; - Công cụ, dụng cụ khác. Dương Hồng Page 9 *Căn cứ vào yêu cầu quản lý và công việc ghi chép kế toán, công cụ, dụng cụ được chia thành: - Công cụ, dụng cụ; - Bao bì luân chuyển; - Đồ dùng cho thuê; - Thiết bị, phụ tùng thay thế. * Căn cứ vào mục đích sử dụng, công cụ, dụng cụ được chia thành: - Công cụ, dụng cụ dùng cho sản xuất kinh doanh; - Công cụ, dụng cụ dùng cho quản lý; - Công cụ, dụng cụ dùng cho mục đích khác. Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ.
Để đáp ứng được các yêu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: -Tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho. -Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu vàcông cụ dụng cụ xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh.
-Tham gia kiểm kê nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tồn kho, phát hiện kịp thời nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. Thực hiện phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tính giá nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp 1.Tính giá thực tế nhập kho: Dương Hồng Page Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu liệu và công cụ dụng cụ được nhập từ nhiều nguồn khác nhau do đó giá thực tế của chúng cũng khác nhau. Về nguyên tắc, giá nguyên vật liệu liệu và công cụ dụng cụ nhập kho được xác định theo giá thực tế bao gồm toàn bộ chi phí hình thành nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ đó cho đến lúc nhập kho.
Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ được đánh giá khác nhau: *Đối với nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài: Giá thực tế nguyên vật Giá mua Giảm giá Chi phí Các khoản liệu và công ghi trên hàng mua + thu + thuế không - cụ dụng cụ = hóa đơn và chiết khấu được hoàn lại nhập kho thương mại Giá mua ghi trên hóa đơn: là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán theo hợp đồng hay hóa đơn tùy thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp áp dụng, cụ thể : + Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: giá mua nguyên vật liệu là giá chưa có thuế GTGT đầu vào. + Đối vơi doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và hàng không chịu thuế GTGT: giá mua là tổng thanh toán (giá đã bao gồm thuế). Các khoản thuế không hoàn lại: Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT (không được khấu trừ) Chi phí thu mua nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ: Chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ, lưu kho, lưu bãi, bảo hiểm hàng mua, hao hụt trong định mức cho phép, công tác phí của bộ phận thu mua,. Giảm giá hàng mua: Là số tiền người bán giảm trừ cho người mua do hàng kém phẩm chất, sai quy cách.
khoản này ghi giảm giá mua nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. Dương Hồng Page Chiết khấu thương mại: Là số tiền mà doanh nghiệp được giảm trừ do đã mua hàng với số lượng lớn theo thỏa thuận.