CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KE TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán Khái niệm thanh toán: Là sự chuyen giao tài sản của một bên (ngƣời hoặc công ty, tổ chứ ) ho bên kia, thƣờng đƣợc sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. Phương thức thanh toán: Là cách thức chi trả cho hợp đồng mua bán đƣợc sự thống nhất của bên bán và bên mua. Đối với thanh toán trong nƣớc thông thƣờng ó 2 phƣơng thức thanh toán là: thanh toán trực tiep và thanh toán trả chậm.
Thanh toán trực tiếp: Sau khi nhận đƣợc hàng mua, doanh nghiệp thƣơng mại thanh toán ngay tiền ho ngƣời bán, có the bằng tiền mặt, bằng tiền cán bộ tạm ứng, bằng chuyen khoản, có the thanh toán bằng hàng (hàng đổi hàng)… Thanh toán chậm trả: Doanh nghiệp đã nhận hàng nhƣng hƣa thanh toán tiền ho ngƣời bán. Việc thanh toán chậm trả có the thực hiện theo điều kiện tín dụng ƣu đãi theo thoả thuận. Hình thức thanh toán: Là tổng the á quy định về một cách thức trả tiền, là sự liên ket các yeu tố của quá trình thanh toán. Các hình thức cụ the: gồm hai loại là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt.
Thanh toán bằng tiền mặt: bao gồm các loại hình thanh toán nhƣ: thanh toán bằng tiền Việt Nam, bằng ngoại tệ các loại, hối phieu ngân hàng và các loại giấy tờ có giá trị nhƣ tiền…Đây là á hình thức thanh toán trực tiep giữa hai bên. Khi nhận đƣợc vật tƣ, hàng hóa, dịch vụ… thì bên mua xuất tiền mặt ở quỹ đe trả trực tiep ho ngƣời bán. Hình thức thanh toán này trên thực te chỉ phù hợp với các giao dịch nhỏ và đơn giản, bởi vì các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn. Thông thƣờng hình thứ này đƣợc áp dụng đe thanh toán cho công nhân viên, với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ.
Thanh toán không bằng tiền mặt là hình thứ thanh toán đƣợc thực hiện bằng cách chuyen khoản hoặc thanh toán bù trừ qua á đơn vị trung gian là ngân hàng. Các hình thức bao gồm: thanh toán bằng Séc, thanh toán 1 Đại h c Dân Lập Hải Khóa luận tốt bằng ủy nhiệm thu, thanh toán bằng ủy nhiệm chi, thanh toán bằng thƣ tín dụng – L/C. Thanh toán bằng Séc: Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả ho đơn vị ó tên trên Sé Đơn vị phát hành Séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng Séc. Séc chỉ phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số dƣ Sé thanh toán gồm có Séc chuyen khoản, Séc bảo chi, Séc tiền mặt và Sé định mức.
Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Ủy nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặ á đối tƣợng khác. Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: Ủy nhiệm chi là giấy ủy nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình chuyen một số tiền nhất định đe trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sá h hà nƣớc, và một số khoản thanh toán khá … Thanh toán bù trừ: Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chieu giữa số tiền đƣợc thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênh lệ h sau khi đã bù trừ.
Việc thanh toán giữa hai bên phải trên ơ sở thỏa thuận rồi lập thành văn bản đe làm ăn ứ theo dõi. Thanh toán bằng thƣ tín dụng – L/C: Theo hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng đe đảm bảo khả năng thanh toán cho bên bán. Khi giao hàng xong, ngân hàng của bên mua sẽ phải chuyen số tiền phải thanh toán cho ngân hàng của bên bán. Hình thức này áp dụng cho á đơn vị khá địa phƣơng, không tín nhiệm lẫn nhau.
Trong thực te, hình thứ này ít đƣợc sử dụng trong thanh toán nội địa nhƣng lại phát huy tác dụng và đƣợc sử dụng phổ bien trong thanh toán quốc te, với đồng tiền thanh toán chủ yeu là ngoại tệ. Thanh toán bằng thẻ tín dụng: Hình thứ này đƣợc sử dụng chủ yeu cho các khoản thanh toán nhỏ. (Nguồn: Giáo trình kế toán tài chính) 1 Đại h c Dân Lập Hải Khóa luận tốt 1. Nội dung kế toán thanh toán với người mua 1.
Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua - Khoản phải thu của khách hàng cần đƣợc hạch toán chi tiet cho từng đối tƣợng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiet kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng ke từ thời điem báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán Đối tƣợng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh te với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, ke cả TSCĐ, bất động sản đầu tƣ, á khoản đầu tƣ tài hính - Phải tien hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có the trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi đƣợ , đe ó ăn ứ xá định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi đƣợc. - Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, neu sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tƣ đã giao, dịch vụ đã ung ấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh te thì ngƣời mua có the yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao - Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiet các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ. 1 Đại h c Dân Lập Hải Khóa luận tốt * Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc: - Khi phát sinh các khoản nợ phải thu của khách hàng (bên Nợ TK 131), ke toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực te tại thời điem phát sinh (là tỷ giá mua của ngân hàng thƣơng mại nơi hỉ định khách hàng thanh toán) Riêng trƣờng hợp nhận trƣớc của ngƣời mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì bên Nợ TK 131 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực te đí h danh đối với số tiền đã nhận trƣớc. - Khi thu hồi nợ phải thu của khách hàng (bên Có TK 131) ke toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực te đí h danh ho từng đối tƣợng khách nợ (trƣờng hợp khách nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực te đí h danh đƣợ xá định là tỷ giá bình quân gia quyền di động các giao dịch của khách nợ đó) Riêng trƣờng hợp phát sinh giao dịch nhận trƣớc tiền của ngƣời mua thì bên Có TK 131 áp dụng tỷ giá giao dịch thực te (là tỷ giá ghi vào bên Nợ tài khoản tiền) tại thời điem nhận trƣớc.
- Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điem lập Báo áo tài hính theo quy định của pháp luật. Tỷ giá giao dich thực te khi đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thƣơng mại nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán tại thời điem lập BCTC Trƣờng hợp doanh nghiệp có nhiều khoản phải thu và giao dịch tại nhiều ngân hàng thì đƣợc chủ động lựa ch n tỷ giá mua của một trong những ngân hàng thƣơng mại nơi doanh nghiệp thƣờng xuyên có giao dị h Cá đơn vị trong tập đoàn đƣợc áp dụng chung một tỷ giá do công ty mẹ quy định (phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực te) đe đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch trong nội bộ tập đoàn 1 Đại h c Dân Lập Hải Khóa luận tốt 1. Chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua a. Chứng từ, sổ sách sử dụng - Hợp đồng bán hàng (đối với những khách hàng có giao dịch lớn/ 1 lần giao dịch) - Hóa đơn bán hàng (hoặ hóa đơn GTGT) do doanh nghiệp lập - Phieu xuất kho - Chứng từ thu tiền: phieu thu, giấy báo có - Biên bản đối chieu công nợ - Sổ cái TK 131 - Sổ nhật ký chung - Sổ chi tiet TK 131 từng khách hàng - Bảng tổng hợp TK 131 b.
Tài khoản sử dụng TK 131: Phải thu của khách hàng 1 Đại h c Dân Lập Hải Khóa luận tốt Kết cấu TK 131: phải thu của khách hàng Bên nợ Bên có - Số tiền phải thu của khách hàng phát - Số tiền khá h hàng đã trả nợ sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng - Số tiền đã nhận ứng trƣớc, trả trƣớc hóa, bất động sản đầu tƣ, TSCĐ, dịch của khách hàng vụ, các khoản đầu tƣ tài hính - Khoản giảm giá hàng bán cho khách - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng hàng sau khi đã giao hàng và khá h - Đánh giá lại các khoản phải thu bằng hàng có khieu nại ngoại tệ (trƣờng hợp tỷ giá ngoại tệ - Doanh thu của số hàng đã bán bị tăng so với Đồng Việt Nam). ngƣời mua trả lại (có thue GTGT hoặc không có thue GTGT) - Số tiền chiet khấu thanh toán và chiet khấu thƣơng mại ho ngƣời mua -Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trƣờng hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam). Số dư bên nợ Số dư bên có (nếu có) -Số tiền còn phải thu của khách hàng - Số tiền nhận trƣớc, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiet theo từng đối tƣợng cụ the. Chú ý: Khi lập Bảng ân đối ke toán, phải lấy số dƣ hi tiet theo từng đối tƣợng phải thu của tài khoản này đe ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “ guồn vốn” 1 Đại h c Dân Lập Hải Khóa luận tốt 1.
Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua ơ đồ 1.