Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Vốn bằng tiền là một bộ phận quan trọng thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp, giữ vai trò phương tiện thanh toán chủ yếu trong toàn bộ quá trình sản xuất, kinh doanh và chu chuyển vốn. Vốn bằng tiền vừa đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu thanh toán các nghĩa vụ nợ, mua sắm nguyên vật liệu, vật tư và chi trả chi phí hoạt động, vừa là kết quả thu được từ hoạt động tiêu thụ sản phẩm hoặc thu hồi công nợ. Do tính thanh khoản cao và đặc tính lưu thông liên tục, vốn bằng tiền là đối tượng tài sản có mức độ rủi ro thất thoát, gian lận và tham ô cao hơn so với các tài sản khác nếu không được tổ chức theo dõi và kiểm soát chặt chẽ.

Công ty Cổ phần Đại Lợi là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh các sản phẩm làm đẹp (mỹ phẩm gồm son, phấn trang điểm, nước hoa các loại). Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đòi hỏi việc luân chuyển vốn thường xuyên để nhập khẩu nguyên liệu, thanh toán dịch vụ kỹ thuật và thu tiền bán hàng. Việc ghi chép, giám sát và phản ánh chính xác các luồng tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng là yêu cầu cấp thiết nhằm phục vụ công tác quản trị tài chính doanh nghiệp. Khóa luận tốt nghiệp được thực hiện nhằm nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác kế toán vốn bằng tiền tại đơn vị.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định gồm 3 nội dung:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp theo chế độ kế toán hiện hành.
  2. Mô tả, phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Đại Lợi thông qua hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán thực tế.
  3. Đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Đại Lợi, góp phần tăng cường hiệu quả quản lý tài chính tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán vốn bằng tiền, bao gồm kế toán tiền mặt tại quỹ (TK 111) và kế toán tiền gửi ngân hàng (TK 112).
  • Phạm vi không gian: Thực hiện tại Phòng Tài chính - Kế toán, Công ty Cổ phần Đại Lợi (Địa chỉ: Số 203 Dân Lập, phường Dư Hàng Kênh, quận Lê Chân, thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu khảo sát thực tế phát sinh trong năm tài chính 2018 (trọng tâm quý IV/2018) và tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và chuẩn mực pháp lý áp dụng

Đề tài xây dựng trên cơ sở chuẩn mực kế toán Việt Nam, Luật Kế toán và Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.

Về nguyên tắc hạch toán và hệ thống tài khoản kế toán:

  • Tài khoản 111 (Tiền mặt): Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp (tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ). Tài khoản có 3 tài khoản cấp 2 gồm: TK 1111 (Tiền Việt Nam), TK 1112 (Ngoại tệ), TK 1113 (Vàng tiền tệ). Nguyên tắc hạch toán quy định chỉ phản ánh số tiền thực tế nhập, xuất quỹ; tách biệt thủ quỹ bảo quản tiền và kế toán ghi sổ; định kỳ và cuối ngày phải thực hiện kiểm kê đối chiếu giữa sổ quỹ và sổ kế toán tiền mặt.
  • Tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng): Phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các khoản tiền gửi không kỳ hạn tại Ngân hàng. Tài khoản có 3 tài khoản cấp 2 gồm: TK 1121 (Tiền Việt Nam), TK 1122 (Ngoại tệ), TK 1123 (Vàng tiền tệ). Căn cứ hạch toán là Giấy báo Nợ, Giấy báo Có hoặc Bản sao kê kèm chứng từ gốc (Ủy nhiệm chi, Ủy nhiệm thu, séc...).
  • Tài khoản 113 (Tiền đang chuyển): Phản ánh các khoản tiền đã nộp vào Ngân hàng, Kho bạc hoặc gửi qua bưu điện chuyển cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo Có hoặc bản sao kê.

Về hệ thống chứng từ kế toán vốn bằng tiền (theo Phụ lục 3 Thông tư 200/2014/TT-BTC):

  • Phiếu thu (Mẫu số 01 - TT), Phiếu chi (Mẫu số 02 - TT).
  • Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số 03 - TT), Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu số 04 - TT).
  • Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số 05 - TT), Biên lai thu tiền (Mẫu số 06 - TT).
  • Các chứng từ giao dịch ngân hàng: Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Bảng sao kê tài khoản ngân hàng, Ủy nhiệm chi (UNC), Ủy nhiệm thu (UNT).

Về hình thức sổ kế toán: Văn bản hệ thống hóa 4 hình thức ghi sổ gồm: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập tài liệu thứ cấp bao gồm hồ sơ pháp lý công ty, quy chế tài chính nội bộ, số liệu báo cáo tài chính, chứng từ gốc phát sinh và hệ thống sổ kế toán tại đơn vị.
  • Phương pháp kế toán: Sử dụng phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản - ghi kép, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp cân đối kế toán.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp và đối chiếu: Phân tích quy trình luân chuyển chứng từ, đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ của thủ quỹ với sổ kế toán chi tiết, sổ Nhật ký chung, Sổ cái và Bảng cân đối số phát sinh.
  • Nguồn dữ liệu: Cung cấp bởi Phòng Tài chính - Kế toán Công ty Cổ phần Đại Lợi trong kỳ hạch toán năm 2018.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp hoạt động theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Tác giả làm rõ vị trí của vốn bằng tiền, các yêu cầu quản lý chặt chẽ như phân công trách nhiệm rõ ràng giữa thủ quỹ và kế toán, quy định mọi biến động thu chi phải có chứng từ hợp lệ. Nội dung chương trình bày chi tiết kết cấu và sơ đồ hạch toán tổng hợp thu - chi tiền mặt bằng tiền Việt Nam (TK 1111), ngoại tệ (TK 1112) và tiền gửi ngân hàng (TK 1121, TK 1122), cùng nguyên tắc xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái theo tài khoản 413. Ngoài ra, chương 1 trình bày quy trình ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo 4 hình thức tổ chức sổ sách kế toán (Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Kế toán máy), làm cơ sở lý luận để đối chiếu với thực tế áp dụng tại doanh nghiệp.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Đại Lợi

Chương 2 phản ánh toàn diện cơ cấu tổ chức và thực trạng hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Đại Lợi:

  • Đặc điểm doanh nghiệp: Công ty có trụ sở tại 203 Dân Lập, phường Dư Hàng Kênh, Lê Chân, Hải Phòng; chuyên sản xuất mỹ phẩm (son môi, phấn trang điểm, nước hoa). Bộ máy quản lý gồm Giám đốc điều hành, Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính kế toán, Phòng Kỹ thuật, Đội kho và Phân xưởng sản xuất.
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Áp dụng mô hình tổ chức kế toán tập trung gồm 5 nhân sự: Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, Kế toán doanh thu - chi phí, Kế toán thanh toán, Kế toán tiền lương và Thủ quỹ.
  • Chính sách kế toán áp dụng: Năm tài chính từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ VNĐ; áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC; hình thức sổ Nhật ký chung; phương pháp hạch toán hàng tồn kho kê khai thường xuyên; tính giá xuất kho bình quân liên hoàn; khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng.
  • Thực tế kế toán vốn bằng tiền tại đơn vị:
    • Doanh nghiệp chỉ phát sinh giao dịch bằng Đồng Việt Nam (VNĐ), không phát sinh ngoại tệ, vàng bạc kim khí quý.
    • Không phát sinh nghiệp vụ liên quan đến tiền đang chuyển, do đó đơn vị chỉ sử dụng 2 tài khoản: TK 111 và TK 112 (không mở TK 113).
    • Về tiền mặt: Quản lý qua quy trình lập và luân chuyển Phiếu thu (lập 3 liên: 1 liên thủ quỹ giữ, 1 liên giao người nộp, 1 liên lưu nơi lập) và Phiếu chi (lập 2 liên: 1 liên thủ quỹ giữ, 1 liên lưu nơi lập). Cả hai loại phiếu đều yêu cầu đầy đủ chữ ký của người lập, kế toán trưởng, giám đốc duyệt và thủ quỹ trước khi xuất/nhập quỹ.
    • Về tiền gửi ngân hàng: Công ty mở tài khoản thanh toán VNĐ tại 4 ngân hàng gồm: Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV), Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (Maritimebank), Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank - Số tài khoản 0531 0088 2310 8), và mở thêm tài khoản tại Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) từ tháng 10/2018.

Chương 2 phân tích minh họa chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế trong tháng 12/2018 tại đơn vị kèm chứng từ gốc:

Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Ngày phát sinh Chứng từ kế toán liên quan Định khoản kế toán tại đơn vị Số tiền (VNĐ)
Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt (chị Nguyễn Thị Bình thực hiện) 10/12/2018 Phiếu thu số 921, Giấy rút tiền số 991, Giấy báo Nợ số 991 (Vietcombank) Nợ TK 111: 250.000.000
Có TK 112: 250.000.000		 250.000.000
Chi tạm ứng đi công tác cho ông Lê Nguyên Lâm (Phòng Kỹ thuật) 11/12/2018 Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03-TT), Phiếu chi số 937 Nợ TK 141: 15.000.000
Có TK 111: 15.000.000		 15.000.000
Thanh toán tiền tiếp khách cho anh Nguyễn Tùng Anh (Phòng Kỹ thuật) 25/12/2018 Hóa đơn GTGT số 00001409 (Cty Thương Tín), Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu 05-TT), Phiếu chi số 959 Nợ TK 642: 5.450.000
Nợ TK 133: 545.000
Có TK 111: 5.995.000		 5.995.000
Thanh toán tiền mua hàng cho Công ty TNHH Vân Trang 08/12/2018 Phiếu thu số 918 Nợ TK 111: 16.000.000
Có TK 511: 15.000.000
Có TK 3331: 1.000.000		 16.000.000
Chuyển khoản trả nợ Công ty Vạn Long qua tài khoản ngân hàng 20/12/2018 Giấy báo Nợ số 997, Sao kê chi tiết Nợ TK 331: 141.000.000
Có TK 112: 141.000.000		 141.000.000
Nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng Vietcombank 27/12/2018 Giấy nộp tiền, Giấy báo Có số 1007 Nợ TK 112: 330.000.000
Có TK 111: 330.000.000		 330.000.000

Trích xuất số liệu tổng hợp từ hệ thống sổ kế toán năm 2018 của công ty:

  • Sao kê tài khoản Vietcombank (01/12/2018 – 31/12/2018): Số dư đầu kỳ: 213.462.644 VNĐ; Tổng phát sinh Nợ: 2.460.083.307 VNĐ; Tổng phát sinh Có: 2.450.060.984 VNĐ.
  • Sổ quỹ tiền mặt năm 2018: Số dư đầu năm: 832.287.000 VNĐ; Tổng số phát sinh trong năm: 21.674.000.000 VNĐ; Số dư tồn quỹ cuối năm: 638.861.000 VNĐ.
  • Sổ Nhật ký chung: Tổng số phát sinh luân chuyển trên sổ trong kỳ đạt 883.327.000 VNĐ (trích đoạn tháng 12).

Chương 3: Một số biện pháp hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Đại Lợi

Nội dung chương 3 tập trung vào các giải pháp cụ thể xuất phát từ việc đối chiếu giữa lý luận hạch toán và thực tế vận hành tại Công ty Cổ phần Đại Lợi:

  • Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu lực kiểm soát nội bộ đối với các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, giảm thiểu rủi ro tồn quỹ vượt định mức.
  • Hoàn thiện công tác quản lý và theo dõi chi tiết tiền gửi tại các ngân hàng thương mại (Vietcombank, BIDV, Maritimebank, VPBank), đảm bảo việc đối chiếu số dư sổ phụ ngân hàng diễn ra định kỳ, kịp thời phát hiện các sai lệch phát sinh.
  • Tăng cường ứng dụng phần mềm kế toán tự động hóa trong khâu xử lý chứng từ và kết nối số liệu giữa kế toán thanh toán, thủ quỹ và kế toán tổng hợp nhằm giảm thiểu thao tác ghi chép thủ công.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

  1. Khóa luận đã mô tả chi tiết quy trình kế toán vốn bằng tiền tại một doanh nghiệp sản xuất mỹ phẩm thực tế, phản ánh chính xác việc áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  2. Làm rõ việc tổ chức hệ thống chứng từ, quy trình phê duyệt luân chuyển chứng từ thu - chi tiền mặt qua các cấp (Kế toán viên lập -> Kế toán trưởng ký duyệt -> Giám đốc ký phê duyệt -> Thủ quỹ xuất/nhập tiền và ký nhận).
  3. Minh họa quy trình hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chung từ chứng từ gốc (Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Hóa đơn GTGT, Giấy rút tiền, Giấy báo Nợ/Có) vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 111, TK 112 và Sổ quỹ tiền mặt.

Bảng tổng hợp thực trạng tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại đơn vị

Tiêu chí Quy định theo Thông tư 200/2014/TT-BTC Thực tế áp dụng tại Công ty CP Đại Lợi
Tài khoản sử dụng TK 111 (1111, 1112, 1113), TK 112 (1121, 1122, 1123), TK 113 (1131, 1132) Chỉ sử dụng TK 111 và TK 112; không sử dụng TK 113 do không phát sinh tiền đang chuyển; không dùng tài khoản ngoại tệ.
Loại tiền tệ Tiền Việt Nam, Ngoại tệ, Vàng tiền tệ 100% bằng Đồng Việt Nam (VNĐ).
Tài khoản ngân hàng Mở tài khoản tại các tổ chức tín dụng theo nhu cầu Mở tài khoản VNĐ tại 4 ngân hàng: BIDV, Maritimebank, Vietcombank, VPBank.
Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Kế toán máy Áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung.
Quy trình luân chuyển chứng từ Ban hành theo mẫu chứng từ hướng dẫn tại Phụ lục 3 Phiếu thu lập 3 liên, Phiếu chi lập 2 liên; kiểm quỹ và chốt sổ cuối ngày.

Đóng góp thực tiễn của khóa luận

Khóa luận đã hệ thống hóa và cung cấp bộ hồ sơ chứng từ thực tế đầy đủ từ mẫu biểu chứng từ gốc, hóa đơn GTGT, giấy báo nợ/có của ngân hàng đến sổ Nhật ký chung và Sổ Cái. Các đề xuất hoàn thiện xuất phát trực tiếp từ đặc điểm sản xuất kinh doanh mỹ phẩm và quy mô tổ chức bộ máy kế toán tập trung của Công ty Cổ phần Đại Lợi.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu được thực hiện dựa trên dữ liệu khảo sát tại một doanh nghiệp quy mô vừa trong lĩnh vực sản xuất mỹ phẩm (Công ty Cổ phần Đại Lợi) trong năm tài chính 2018. Dữ liệu thực tế tại công ty không phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, vàng tiền tệ hay tiền đang chuyển (TK 113), do đó các phân tích thực tế chưa bao quát hết các tình huống hạch toán phức tạp như xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối kỳ.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình thu - chi vốn bằng tiền; tích hợp phần mềm kế toán quản trị luồng tiền (Cash Flow Management); nghiên cứu công tác kế toán vốn bằng tiền trong điều kiện doanh nghiệp mở rộng hoạt động xuất nhập khẩu có phát sinh thanh toán quốc tế bằng ngoại tệ.

Giá trị tham khảo

Tài liệu này hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán và Tài chính: Tham khảo cấu trúc khóa luận tốt nghiệp chuẩn mực về phần hành kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp sản xuất; học hỏi phương pháp trình bày quy trình luân chuyển chứng từ và mẫu biểu sổ sách kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Cán bộ kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Tham khảo quy trình tổ chức bộ máy kế toán tập trung, quy trình kiểm soát luân chuyển chứng từ phiếu thu (3 liên), phiếu chi (2 liên) và quy trình đối chiếu số liệu định kỳ giữa kế toán thanh toán, thủ quỹ và ngân hàng thương mại.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Đại Lợi áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?

Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính và tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm; đơn vị tiền tệ ghi sổ là Đồng Việt Nam (VNĐ).

2. Tại sao công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty không sử dụng Tài khoản 113?

Tại Công ty Cổ phần Đại Lợi, do đặc thù phương thức giao dịch và thanh toán trực tiếp tại quỹ hoặc chuyển khoản trực tiếp qua ngân hàng có nhận giấy báo ngay, công ty không phát sinh các nghiệp vụ nộp tiền vào ngân hàng hoặc chuyển tiền đi mà chưa nhận được chứng từ xác nhận từ ngân hàng, nên phòng kế toán không mở và không sử dụng Tài khoản 113 (Tiền đang chuyển).

3. Công ty Cổ phần Đại Lợi mở tài khoản tiền gửi tại những ngân hàng thương mại nào?

Công ty mở tài khoản tiền gửi thanh toán bằng Đồng Việt Nam tại 4 ngân hàng: Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank - tài khoản số 0531 0088 2310 8), Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV), Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (Maritimebank), và mở thêm tài khoản tại Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) từ tháng 10/2018.

4. Quy trình luân chuyển Phiếu thu và Phiếu chi tại công ty có điểm gì khác nhau về số liên lập?

  • Phiếu thu: Do kế toán lập thành 3 liên (1 liên lưu nơi lập, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ).
  • Phiếu chi: Do kế toán lập thành 2 liên (1 liên lưu nơi lập, 1 liên giao thủ quỹ giữ để thực hiện chi tiền và ghi sổ quỹ). Cả hai loại phiếu đều bắt buộc phải có đầy đủ chữ ký của người lập, Kế toán trưởng, Giám đốc ký duyệt và Thủ quỹ ký nhận trước khi thực hiện xuất/nhập tiền.

5. Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Đại Lợi được tổ chức theo mô hình nào và gồm những vị trí nào?

Bộ máy kế toán của công ty tổ chức theo mô hình tập trung, gồm 5 vị trí: Kế toán trưởng (kiêm Kế toán tổng hợp), Kế toán doanh thu - chi phí, Kế toán thanh toán, Kế toán tiền lương và Thủ quỹ. Phòng kế toán trực tiếp thu thập, xử lý toàn bộ thông tin tài chính và lập báo cáo tài chính cung cấp cho Ban Giám đốc.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Ngọc Anh đã phản ánh toàn diện cơ sở lý luận và thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Đại Lợi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Công trình làm rõ quy trình xử lý, luân chuyển chứng từ thu - chi tiền mặt và tiền gửi tại 4 ngân hàng thương mại gắn liền với đặc thù sản xuất kinh doanh mỹ phẩm. Các số liệu trích xuất từ hệ thống chứng từ gốc, Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái năm 2018 thể hiện tính minh bạch, thực tế của nghiên cứu. Đây là tài liệu tham khảo có giá trị học thuật và thực tiễn cho sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán cũng như cán bộ quản lý tài chính doanh nghiệp.