Chương 1. Những khái niệm cơ bản về nhật ký sự kiện và khai phá quy trình Trong luận văn này, tôi sử dụng các bản ghi sự kiện lấy được từ các hệ thống thông tin doanh nghiệp, kết hợp với phân tích quy trình như đầu vào đã biết cho khai phá mạng xã hội. Vì vậy, trước khi trình bày về khai phá mạng xã hội cũng như việc ứng dụng khai phá mạng xã hội trong môi trường doanh nghiệp, tôi xin trình bày một vài khái niệm và lý thuyết liên quan bao gồm: khái niệm nhật ký sự kiện (event log) và khai phá quy trình(process mining). Khái niệm nhật kýsự kiện Giả sử rằng các hệ thống thông tin doanh nghiệp lưu trữ lịch sử hoạt động của doanh nghiệp trong nhật ký sự kiện (event log)dưới dạng các bản ghi có cấu trúc gọi là sự kiện (event).
Các sự kiện ghi trong nhật ký sự kiện thỏa mãn những tính chất sau[2]: - Mỗi sự kiện tương ứng với một trường hợp (case), một thể hiện quy trình hoạt động. - Mỗi sự kiện tương ứng với một hoạt động(activity), một bước nào đó trong một thể hiện quy trình hoạt động. - Mỗi sự kiện tương ứng có một người thực thi (performer hoặc resource). - Trong cùng một trường hợp, các sự kiện được ghi lại theo đúng trình tự thực hiện về thời gian.
Để hiểu rõ hơn về các khái niệm trường hợp, hoạt động,người thực thi, ta xét ví dụ sau về một quy trình tuyển dụng như Hình 1. Sơ đồ quy trình tuyển dụng Quy trình tuyển dụng bao gồm các bước Bước 1: Trưởng phòng nhân sự lên kế hoạch tuyển dụng. Bước 2: Bộ phận nhân sự (HumanResource -HR) đăng tin tuyển dụng. 12 Bước 3: Ứng viên nộp hồ sơ ứng dụng.
Bước 4: HR liên hệ với ứng viên để sắp xếp lịch phỏng vấn. Bước 5: Trưởng bộ phận/HR v. phỏng vấn ứng viên. Bước 6: Trưởng bộ phận/HR v.
đánh giá kết quả phỏng vấn và lựa chọn ứng viên phù hợp. Bước 7: HR thông báo kết quả tuyển dụng cho ứng viên. Trong ví dụ này, mỗi lần tuyển dụng tương ứng là một trường hợp. Các bước trong quy trình tuyển dụng (1, 2,., 6, 7) là các hoạt động.
Trưởng phòng nhân sự, HR, ứng viên, trưởng bộ phận… là những người thực thi. Khai phá quy trình Sử dụng đầu vào là nhật ký sự kiện, mục tiêu của khai phá quy trình (Process mining)là trích xuất thông tin về các quy trình [3], qua đó phát hiện, xây dựng và cải tiến quy trình để nâng cao hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Trong phát hiện quy trình, yếu tố con người được bỏ qua, và chúng ta chỉ quan tâm đến thứ tự thực hiện của các hoạt động trong các trường hợp. Để minh họa cho khái niệm khai pháquy trình, xét ví dụ với một nhật ký sự kiệntổng quát như trongBảng 1.1 Một ví dụ nhật ký sự kiện tổng quát Trường hợp Hoạt động Người thực thi 1 A An 2 A An 3 A Mai 3 B Chi 1 B Duy 1 C An 2 C Duy 4 A Mai 2 B An 2 D Minh 5 A Mai 4 C Chi 1 D Minh 3 C Mai 3 D Minh 13 4 B Mai 5 E Nga 5 D Nga 4 D Minh Sắp xếp lại theo từng trường hợp, chúng ta có Bảng 1.2 Nhật ký sự kiện tổng quát đã sắp xếp theo từng trường hợp Trường hợp Hoạt động Người thực thi 1 A An 1 B Duy 1 C An 1 D Minh 2 A An 2 C Duy 2 B An 2 D Minh 3 A Mai 3 B Chi 3 C Mai 3 D Minh 4 A Mai 4 C Chi 4 B Mai 4 D Minh 5 A Mai 5 E Nga 5 D Nga Quan sát ví dụ trên ta thấy: - Mỗi trường hợp đều bắt đầu với hoạt động A và kết thúc bằng hoạt động D.
- Giữa A và D có thể là E hoặc B và C. - B và C không có thứ tự thực hiện cố định. Áp dụng thuật toán alpha1, chúng ta có thể biểu diễn mô hình thể hiện mối quan hệ về mặt thứ tự thực hiện giữa các hoạt động dưới dạng lưới Petri2 như trong Hình 1.org/wiki/Alpha_algorithm 2 https://en.org/wiki/Petri_net 14 Hình 1. Sơ đồ quy trình dạng lưới Petri cho nhật ký sự kiện tổng quát Trong luận văn này, tôi tập trung vào khía cạnh xã hội (tức mối quan hệ giữa các cá nhân) của nhật ký sự kiện.
Vì vậy, các khái niệm cụ thể trong khai phá quy trình, thuật toán và ký pháp biểu diễntôi sẽ không trình bày chi tiết. Khai phá mạng xã hội Khác với khai phá quy trình, khai phá mạng xã hội nhằm tới mục tiêu hỗ trợ nhà quản trị đưa ra các quyết định về mặt nhân sự trong doanh nghiệp.Do đó, thay vì tập trung vào thứ tự thực hiện của các hoạt động, khai phá mạng xã hội khai thác mối quan hệ giữa các cá nhân, nhóm người tham gia vào quy trình trích xuất được từ nhật ký sự kiện. Quá trình khai phá mạng xã hội trải qua hai bước. Đầu tiên, đồ thị quan hệ xã hội (sociogram) giữa các cá nhân tham gia vào quy trình hoạt động của doanh nghiệp được trích xuất từ nhật ký sự kiện.
Sau đó,đồ thị quan hệ xã hội được sử dụng làm đầu vào cho phân tích mạng xã hội, tổng hợp dữ liệu và biểu diễn dưới các góc độ, khía cạnh khác nhau, thuận tiện hơn cho việc ra quyết định. Trích xuất đồ thị quan hệ xã hội từ các bản ghi sự kiện Từ góc nhìn toán học, đồ thị quan hệ xã hội là đồ thị G(P, R) trong đó[1] P:tập các nút của đồ thị, tương ứng tập những người thực thi các hoạt động trong các bản ghi sự kiện. R ⊆ P × P là tập các mối quan hệ giữa những người thực thi. Tùy thuộc vào yêu cầu phân tích mà đồ thị có thể có hướng hoặc vô hướng, có trọng số hoặc không có trọng số.
Nếu đồ thị G có trọng số, G có một hàm W dùng để gán giá trị cho các phần tử của R. Tập P có thể được xác định trực tiếp từ các bản ghi sự kiện. Tuy nhiên, R và W thì có nhiều tiêu chí khác nhau để xác định. Ví dụ, ta có thể coi giữa những người trong cùng một phòng ban trên cây cơ cấu tổ chức là có mối liên hệ với nhau.
Trong cùng phòng ban đó, những người làm việc cùng một nhóm nhỏ sẽ có mối liên hệ mạnh hơn so với những người cùng phòng ban nhưng khác nhóm. Những người có cùng vai trò trong công việc hay có sự chuyển giao công việc cho nhau cũng được coi là có mối liên hệ với nhau(ta gọi đó là mối quan hệ chuyển giao công việc – Transfer of work) Theo ngôn ngữ của khai phá quy trình, giả sử trong cùng một trường hợp C, nếu hoạt động A2 được thực hiện ngay sau hoạt động A1 thì mối quan giữa người thực thi A1 và A2 được gọi là quan hệ chuyển giao công việc. Nhìn chung, mối quan hệ chuyển giao công việc phản ánh khá chính xác mối quan hệ trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp. 16 Quay lại với ví dụ nhật ký sự kiện trong Bảng 1.1, ta có nhận xét như sau: - Chi và Duy có thể thực hiện các hoạt động như nhau (B và C) - Duy thì luôn làm việc với An (trường hợp 1 và 2), còn Chi thì lại luôn làm việc với Mai (trường hợp 3 và 4).
Như vậy, mặc dù có thể Chi và Duy có cùng vai trò nhưng Chi không làm việc với An và Duy không làm việc với Mai. Lập luận tương tự, dựa trên mối quan hệ chuyển giao công việc, từ nhật ký sự kiệnBảng 1.1, ta có thể trích xuất ra đồ thị quan hệ xã hội như Hình 2. Đồ thị quan hệ xã hội trích xuất từ nhật ký sự kiện Bảng 1.1 Trong đồ thị trên Hình 2.1, giữa An và Duy, Mai và Chi có sự chuyển giao công việc qua lại. Tuy nhiên giữa Mai và Minh chỉ có sự chuyển giao công việc từ Mai sang Minh mà không có chiều ngược lại.
Tương tự với mối quan hệ giữa An và Minh, Mai và Nga. Đồ thị trên là đồ thị không có trọng số, tuy nhiên, để phục vụ cho việc phân tích mạng xã hội, trọng số có thể được thêm vào đồ thị. Trọng số được đánh căn cứ vào tần suất chuyển giao công việc, ví dụ, cung từ An tới Duy có trọng số là 2. Các độ đo trong xây dựng đồ thị quan hệ xã hội Để xây dựng được đồ thị quan hệ xã hội, chúng ta định nghĩa ra các độ đo khác nhau nhằm đánh trọng số cho các cung thể hiện mối quan hệgiữa những người thực thi.
Gọi trọng số trên cung nối giữa người thực thi i và j là Wi,j. Nếu Wi,j>= τ nào đó (τ là giá trị ngưỡng) thì ta thêm cung ịj vào tập R. Bằng cách đó, chúng ta có được đồ thị G (P, R, W) có thể dùng làm đầu vào cho các công cụ phân tích mạng xã hội. Trong luận văn này, tôi chỉ trình bày ba loại độ đo có thể được trích xuất từ nhật ký sự kiện [1][2]: (1) Độ đo dựa trên quan hệ nhân quả 17 (2) Độ đo dựa trên những trường hợp chung (3) Độ đo dựa trên các hoạt động chung Để thuận tiện, tôi xin định nghĩa lại dưới dạng toán học khái niệm nhật ký sự kiện và các ký pháp tôi sẽ sử dụng trong phần này[1][2].E = A×P là tập hợp các sự kiện có thể xảy ra.
Khi đó: - Mỗi sự kiện được định nghĩa dưới dạng một cặp giá trị (a, p) thể hiện hoạt động a được thực hiện bởi p. - C = E* là tập các chuỗi sự kiện có thể (mỗi chuỗi sự kiện tương ứng với một trường hợp). - B(C) là tập các túi từ trên C. - L ⊆ B(C) là một nhật ký sự kiện và là tập con của C.
Với sự kiện e(a, p) ta định nghĩa hai phép toán - 𝜋a (e) = a - 𝜋p(e) = p 2. Độ đo dựa trên quan hệ nhân quả Độ đo dựa trên quan hệ nhân quả phản ánh cách luồng công việc di chuyển giữa các cá nhân trong từng trường hợp. Tính nhân quả thể hiện trong hai loại mối quan hệ mà chúng ta sẽ sử dụng làm độ đo trong phần này: quan hệ chuyển giao công việc (Handover of work) và quan hệ thầu phụ (Sub-contracting). Quan hệ chuyển giao công việc: Trong cùng một trường hợp, nếu có một hoạt động thực hiện bởi j được thực hiện ngay sau hoạt động thực hiện bởi i thì ta nói ở đây có sự chuyển giao công việc từ i sang j.