Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp muốn duy trì hoạt động ổn định và mở rộng thị phần đòi hỏi phải thiết lập chiến lược quản trị khoa học và nâng cao hiệu quả quản lý kinh tế, trong đó công tác kế toán tài chính giữ vai trò trung tâm. Khoản mục tiền là bộ phận tài sản có tính thanh khoản cao nhất, gắn liền trực tiếp với chu chuyển vốn hàng ngày và quyết định sự tồn vong của doanh nghiệp. Mọi sai sót trong khâu quản trị và hạch toán thu - chi tiền mặt đều có thể gây ảnh hưởng dây chuyền đến các chỉ tiêu doanh thu, chi phí, công nợ và tình hình tài chính tổng thể. Việc duy trì mức dự trữ tiền mặt hợp lý nhằm cân đối giữa khả năng thanh toán tức thời và hạn chế ứ đọng vốn là yêu cầu cấp bách trong hoạt động sản xuất kinh doanh xây lắp.
Xuất phát từ thực tiễn trên, đề tài "Kế toán tiền mặt tại Công ty TNHH Xây Lắp Đinh Nguyễn" được thực hiện với các nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:
- Mục tiêu nghiên cứu:
- Mục tiêu tổng quát: Tìm hiểu và đánh giá thực trạng công tác kế toán tại Công ty TNHH Xây Lắp Đinh Nguyễn.
- Mục tiêu cụ thể:
- Giới thiệu khái quát về quá trình hình thành, phát triển, đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và bộ máy quản trị của công ty.
- Phân tích thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tiền mặt tại công ty qua hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ sách.
- Phân tích biến động của khoản mục tiền mặt và đánh giá khái quát tình hình tài chính của doanh nghiệp thông qua bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tiền mặt tại Công ty TNHH Xây Lắp Đinh Nguyễn.
- Phạm vi không gian: Phòng Kế toán thuộc Công ty TNHH Xây Lắp Đinh Nguyễn (Lô PM-Ô 82, Tờ bản đồ số B1-KTĐC Phú Mỹ, Phường Phú Tân, Thành phố Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương).
- Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế được thu thập và khảo sát trong các Quý 2, Quý 3 và Quý 4 năm 2019.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận xây dựng nội dung dựa trên hệ thống chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành:
- Khung pháp lý và nguyên tắc kế toán: Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BCT ban hành ngày 14/09/2016 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2017) dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nguyên tắc hạch toán Tài khoản 111 (Tiền mặt) tuân thủ Điều 12 của chế độ kế toán, phản ánh các khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ thực tế nhập, xuất, tồn quỹ qua 2 tài khoản cấp hai: TK 1111 (Tiền Việt Nam) và TK 1112 (Ngoại tệ). Doanh nghiệp sử dụng hình thức sổ Nhật ký chung, kỳ kế toán theo quý và áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo giá thực tế đích danh.
- Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phân tích hồ sơ pháp lý, điều lệ hoạt động, báo cáo tài chính (Báo cáo tình hình tài chính mẫu B01a - DNN, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh mẫu B02 - DNN).
- Phương pháp quan sát và phỏng vấn trực tiếp: Khảo sát quy trình tiếp nhận chứng từ, phê duyệt thu - chi và đối chiếu sổ quỹ tại phòng kế toán.
- Phương pháp tổng hợp và phân tích số liệu: Tập hợp các chứng từ gốc (Phiếu thu, Phiếu chi, Hóa đơn GTGT mẫu 01/GTGT, Biên lai thu tiền, Giấy đề nghị tạm ứng, Bảng thanh toán lương) để đối chiếu lên Sổ nhật ký chung và Sổ cái TK 111.
- Phương pháp phân tích tài chính: Ứng dụng phương pháp so sánh theo chiều dọc (phân tích tỷ trọng cơ cấu) và chiều ngang (đánh giá tốc độ tăng trưởng, biến động giá trị tuyệt đối và tương đối) để đánh giá sự dịch chuyển của khoản mục tiền và nguồn vốn.
Nội dung chính theo từng chương
Chương I: Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Xây Lắp Đinh Nguyễn
Công ty TNHH Xây Lắp Đinh Nguyễn (tên giao dịch quốc tế: Dinh Nguyen Construction Co., Ltd) được thành lập ngày 10/04/2018 với mã số thuế 3702653679, trụ sở chính tại Phường Phú Tân, Thành phố Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương. Doanh nghiệp hoạt động theo mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn có sự tham gia góp vốn của các thành viên trong và ngoài nước.
Lĩnh vực hoạt động chính bao gồm: thi công xây dựng công trình dân dụng, nhà công nghiệp, nhà văn phòng, công trình đường bộ, hệ thống điện, cấp thoát nước; cho thuê xe cẩu và máy móc xây dựng; gia công cơ khí, tráng kim loại; bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt; tư vấn thiết kế kỹ thuật, san lấp mặt bằng và phá dỡ công trình.
Cơ cấu quản lý của công ty tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng gồm: Ban Giám đốc (Giám đốc phụ trách chung và Phó Giám đốc hỗ trợ điều hành) trực tiếp chỉ đạo Ban Quản lý dự án, Phòng Kỹ thuật, Phòng Kế hoạch vật tư, Phòng Kinh doanh, Phòng Nhân sự, Đội Xây lắp và Phòng Kế toán. Bộ máy kế toán gồm Kế toán trưởng (chịu trách nhiệm quản lý chung, kiểm soát sổ sách, làm việc với cơ quan thuế, ngân hàng) và Kế toán viên (theo dõi chi tiết công nợ, định mức xuất nhập kho, tính giá thành, chấm công, tính lương và ghi chép sổ quỹ tiền mặt).
Chương II: Thực trạng Kế toán tiền mặt tại Công ty TNHH Xây Lắp Đinh Nguyễn
Quy trình quản lý tiền mặt tại công ty gắn liền với nguyên tắc hạch toán TK 111: Bên Nợ phản ánh các khoản thu tiền mặt (thu nợ khách hàng, hoàn tạm ứng, rút séc nhập quỹ), Bên Có phản ánh các khoản chi tiền mặt (thanh toán xăng xe, mua văn phòng phẩm, chi lương, thanh toán nhà cung cấp, sửa chữa máy móc), Số dư Nợ thể hiện lượng tiền mặt tồn quỹ cuối kỳ.
Hệ thống chứng từ sử dụng bao gồm Phiếu thu, Phiếu chi (yêu cầu đầy đủ chữ ký của người lập, thủ quỹ, người nhận/giao và Giám đốc phê duyệt), Hóa đơn GTGT mẫu 01/GTGT, Biên lai thu tiền (lập 2 liên) và Giấy đề nghị tạm ứng. Quá trình hạch toán được minh họa cụ thể qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Quý 3/2019:
- Nghiệp vụ 1 (24/07/2019): Thanh toán tiền xăng xe cho tài xế Anh số tiền 713.580 đồng theo Phiếu chi số 90 và Hóa đơn GTGT số 0032085 (thuế GTGT 10%).
- Nghiệp vụ 2 (26/07/2019): Công ty mượn tiền ông Hoàng Văn Hùng nhập quỹ số tiền 50.000.000 đồng theo Phiếu thu số 65.
- Nghiệp vụ 3 (02/08/2019): Thanh toán tiền vệ sinh rác thải tháng 7/2019 số tiền 50.000 đồng theo Phiếu chi số 95.
- Nghiệp vụ 4 (13/08/2019): Chi trả lương tháng 7/2019 cho nhân viên số tiền 118.603.000 đồng theo Phiếu chi số 84 căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương.
- Nghiệp vụ 5 (15/08/2019): Chi tạm ứng lương nhân viên số tiền 2.000.000 đồng theo Phiếu chi số 101.
- Nghiệp vụ 6 (30/08/2019): Chi tiền mua văn phòng phẩm của Công ty TNHH DV VPP Thùy Phương số tiền 1.900.000 đồng theo Phiếu chi số 121, Hóa đơn GTGT số 0000318 và Bảng kê chi tiết.
- Nghiệp vụ 7 (20/09/2019): Chi thanh toán dịch vụ sửa chữa xe theo Phiếu chi số 139 số tiền 1.500.000 đồng kèm hồ sơ quyết toán sửa chữa và Hóa đơn GTGT số 0003218.
Các nghiệp vụ trên được định khoản vào Sổ nhật ký chung, sau đó chuyển số liệu sang Sổ cái TK 111 Quý 3/2019 với số dư đầu kỳ là 650.998.000 đồng, tổng số phát sinh Nợ là 50.000.000 đồng, tổng phát sinh Có là 225.266.580 đồng và số dư cuối kỳ là 219.000.000 đồng (theo trích dẫn sổ cái).
Phân tích biến động tiền mặt và báo cáo tài chính qua các quý năm 2019 cho thấy:
- Về cơ cấu chiều dọc: Quý 2/2019 tiền mặt chiếm 37,40% tiền và các khoản tương đương tiền (23,30% tổng tài sản); Quý 3/2019 giảm xuống còn 123.245.000 đồng, chiếm 26,38% tiền và tương đương tiền (0,90% tổng tài sản) do công ty chuyển sang thanh toán ngân hàng; Quý 4/2019 tăng lên 2.289.000.000 đồng, chiếm 38,06% tiền và tương đương tiền (12,06% tổng tài sản).
- Về biến động chiều ngang: Tiền mặt từ Quý 2 sang Quý 3 giảm 90,67% (tương ứng giảm 1.990.000.000 đồng); từ Quý 3 sang Quý 4 tăng mạnh 2.044.000.000 đồng (tỷ lệ tăng 2.049,71%) nhờ thu hồi hợp đồng và mở rộng quy mô.
- Về tình hình tài sản và nguồn vốn: Tổng tài sản Quý 3 đạt 13.970.000.000 đồng, tăng 8.676.000.000 đồng so với Quý 2 (tỷ lệ tăng 141,81%), chủ yếu do nợ phải trả tăng 437,91% (vay ngân hàng để tài trợ công trình dở dang). Đến Quý 4, tổng tài sản tiếp tục tăng 60,20% lên mức 22.088.000.000 đồng, vốn chủ sở hữu tăng 257,92% đạt 14.334.000.000 đồng.
Chương III: Nhận xét – Giải pháp
- Đánh giá ưu điểm: Bộ máy quản lý gọn nhẹ; công tác kế toán tuân thủ đúng Thông tư 133/2016/TT-BCT; luân chuyển chứng từ minh bạch, có kiểm soát duyệt chi chặt chẽ từ Ban Giám đốc; hệ thống sổ sách kế toán trên máy tính được lưu trữ khoa học, đúng quy chuẩn Nhật ký chung.
- Tồn tại và hạn chế:
- Bộ máy công ty và phòng kế toán bị bố trí phân tán theo từng khu vực công trình, gây khó khăn cho việc trao đổi thông tin và tổng hợp số liệu kịp thời.
- Hệ thống máy chấm công hoạt động không ổn định.
- Tồn tại tình trạng nhân viên kế toán tự bỏ tiền túi chi trả trước các khoản mua vật tư, dịch vụ nhỏ lẻ rồi mới thu thập hóa đơn thanh toán sau.
- Quản trị dự trữ tiền mặt chưa tối ưu: Quý 2 và Quý 3 dự trữ quá mỏng gây rủi ro thanh toán tức thời; Quý 4 dự trữ tiền mặt quá lớn gây ứ đọng vốn.
- Tỷ lệ nợ vay cao, công tác thu hồi nợ khách hàng chậm dẫn đến bị chiếm dụng vốn; công ty chưa thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi.
- Hệ thống giải pháp đề xuất:
- Chính sách quản lý và kinh doanh: Đào tạo nâng cao trình độ tin học, cập nhật chuẩn mực kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ cho nhân viên; siết chặt điều khoản hợp đồng và lựa chọn đối tác uy tín để thu hồi công nợ nhanh chóng.
- Cơ cấu bộ máy và luân chuyển chứng từ: Bổ sung tài khoản theo dõi tiền đang chuyển; hạch toán chính xác thời điểm nhận tiền từ các bộ phận gửi về.
- Hoàn thiện kế toán tiền mặt: Thiết lập hạn mức tạm ứng quỹ tiền mặt cố định cho thủ quỹ để chủ động chi tiêu thường xuyên, chấm dứt việc nhân viên phải tự ứng tiền cá nhân; thực hiện chốt sổ và đối chiếu quỹ hàng ngày.
- Kiểm soát dòng tiền và tài chính: Tăng cường thanh toán không dùng tiền mặt qua hệ thống ngân hàng; xây dựng mô hình dự báo luồng tiền; tính toán mức tồn kho nguyên vật liệu tối ưu và trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi nhằm phản ánh đúng giá trị tài sản thực tế và giảm thiểu rủi ro hoạt động.
Kết quả và đóng góp
Bảng tổng hợp số liệu biến động tài chính tại công ty năm 2019
| Chỉ tiêu phân tích |
Quý 2/2019 |
Quý 3/2019 |
Quý 4/2019 |
So sánh Q3/Q2 |
So sánh Q4/Q3 |
| Tiền mặt (VNĐ) |
1.289.000.000 |
123.245.000 |
2.289.000.000 |
Giảm 90,67% |
Tăng 2.049,71% |
| Tỷ trọng tiền / Tiền & TĐT |
37,40% |
26,38% |
38,06% |
Giảm 11,02% |
Tăng 11,68% |
| Tỷ trọng tiền / Tổng tài sản |
23,30% |
0,90% |
12,06% |
Giảm 22,40% |
Tăng 11,16% |
| Tổng tài sản (VNĐ) |
5.294.000.000 |
13.970.000.000 |
22.088.000.000 |
Tăng 141,81% |
Tăng 60,20% |
| Nợ phải trả (VNĐ) |
1.834.000.000 |
9.704.000.000 |
7.754.000.000 |
Tăng 437,91% |
Giảm 20,52% |
| Vốn chủ sở hữu (VNĐ) |
3.460.000.000 |
4.266.000.000 |
14.334.000.000 |
Tăng 23,29% |
Tăng 257,92% |
| Doanh thu thuần (VNĐ) |
3.825.000.000 |
29.350.000.000 |
41.618.000.000 |
Tăng 699,11% |
Tăng 41,78% |
| Lợi nhuận trước thuế (VNĐ) |
(25.000.000) |
89.806.000 |
10.157.806.000 |
Tăng 445,68% |
Tăng 11.552,65% |
Đóng góp thực tiễn của đề tài
- Phản ánh chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ thu - chi và hạch toán thực tế trên Sổ cái TK 111 tại một doanh nghiệp ngành xây lắp tư nhân.
- Làm rõ mối quan hệ giữa biến động tiền mặt với chu kỳ thanh toán công trình và chính sách huy động vốn vay ngân hàng trong các giai đoạn thi công dở dang.
- Đề xuất nhóm giải pháp thiết thực về thiết lập định mức quỹ tiền mặt và trích lập dự phòng phải thu khó đòi phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Nghiên cứu được thực hiện trong khuôn khổ đợt thực tập tốt nghiệp với phạm vi dữ liệu thu thập giới hạn trong 3 quý (Quý 2, Quý 3, Quý 4 năm 2019) tại một đơn vị xây lắp duy nhất; một số số liệu trên các sổ kế toán chi tiết chưa phản ánh trọn vẹn chu kỳ năm tài chính hoàn chỉnh.
- Hướng phát triển: Mở rộng nghiên cứu toàn diện chu chuyển tiền tệ bao gồm cả khoản mục tiền gửi ngân hàng (TK 112) và tiền đang chuyển (TK 113); phân tích báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo cả phương pháp trực tiếp và gián tiếp qua nhiều năm tài chính liên tục để đánh giá tính ổn định của dòng tiền thuần từ hoạt động kinh doanh.
Giá trị tham khảo
Tài liệu cung cấp nguồn tư liệu thực tế có giá trị tham khảo đối với:
- Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp về đề tài kế toán tiền tệ, kế toán thanh toán hoặc phân tích báo cáo tài chính trong doanh nghiệp xây dựng.
- Cán bộ kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ngành xây lắp tham khảo mô hình ghi chép chứng từ, lập sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 111 theo Thông tư 133/2016/TT-BCT và phương pháp phân tích biến động dòng tiền phục vụ quản trị nội bộ.
Câu hỏi thường gặp
1. Doanh nghiệp trong nghiên cứu áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty TNHH Xây Lắp Đinh Nguyễn áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ theo Thông tư 133/2016/TT-BCT, ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung, kỳ kế toán theo quý và tính giá hàng tồn kho theo phương pháp thực tế đích danh.
2. Tài khoản 111 tại công ty được phân loại thành các tài khoản cấp hai nào?
Căn cứ theo Điều 12 Thông tư 133/2016/TT-BCT, tài khoản 111 gồm 2 tài khoản cấp hai: TK 1111 (Tiền Việt Nam) dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền đồng Việt Nam và TK 1112 (Ngoại tệ) phản ánh biến động và chênh lệch tỷ giá ngoại tệ quy đổi.
3. Tại sao tiền mặt của công ty trong Quý 3/2019 lại giảm mạnh so với Quý 2/2019?
Khoản mục tiền mặt giảm 90,67% (từ 1.289.000.000 đồng xuống 123.245.000 đồng) do công ty chủ động hạn chế chi tiêu bằng tiền mặt trực tiếp để giảm thiểu rủi ro quản lý, chuyển phần lớn giao dịch mua bán vật tư sang hình thức thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng.
4. Bất cập lớn nhất trong quy trình chi tiêu tiền mặt lặt vặt tại công ty là gì?
Nhân viên phụ trách mua sắm và kế toán phải tự ứng tiền cá nhân để thanh toán các khoản chi phí nhỏ phát sinh hàng ngày, sau đó mới tập hợp hóa đơn chứng từ về phòng kế toán để làm thủ tục hoàn ứng, gây bị động khi phát sinh chi phí lớn.
5. Tác giả đã đề xuất những giải pháp tài chính trọng tâm nào để kiểm soát tiền mặt và công nợ?
Doanh nghiệp cần cấp một khoản định mức quỹ tiền mặt cố định cho thủ quỹ để chi tiêu hàng ngày; đẩy mạnh thanh toán ngân hàng; dự báo luồng tiền trước các kỳ thi công; lập kế hoạch dự trữ hàng tồn kho tối ưu và thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi.
Kết luận
Báo cáo tốt nghiệp đã hệ thống hóa cơ sở lý luận và phản ánh thực trạng hạch toán kế toán tiền mặt tại Công ty TNHH Xây Lắp Đinh Nguyễn theo Thông tư 133/2016/TT-BCT. Qua việc phân tích biến động tiền tệ và báo cáo tài chính trong 3 quý năm 2019, tác giả đã chỉ rõ những ưu điểm trong việc lưu trữ sổ sách cũng như những hạn chế về quản trị nợ và dự trữ tiền mặt. Các giải pháp đề xuất về cấp định mức quỹ, dự báo dòng tiền và trích lập dự phòng nợ khó đòi mang tính thực tiễn, hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và phát triển bền vững.
