CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP I. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM, NHIỆM VỤ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 1. Khái niệm tiền lương và các khoản trích theo lương 1.Khái niệm Lao động là hoạt động chân tay và hoạt động trí óc của con người nhằm biến đổi các vật thể tự nhiên thành những vật phẩm cần thiết để thỏa mãn nhu cầu của xã hội. -Tiền lương là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng công việc của họ.
Ngoài tiền lương, người lao động tại doanh nghiệp còn được nhận các khoản tiền thưởng do sáng kiến, thưởng do thi đua, do tăng năng suất lao động và các khoản tiền thưởng khác. Các khoản trích theo lương Theo chế độ quy định hiện hành thì các khoản trích theo lương bao gồm : BHXH, BHYT, KPCĐ và BHTN để hình thành quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN nhằm trợ cấp cho người lao động trong trường hợp tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động , thất nghiệp.Bảo hiểm xã hội - Theo tỷ lệ trích nộp các khoản bảo hiểm năm 2018 thì tổng các bảo hiểm là 32,5% , BHXH chiếm tỷ lệ 25.5%, trong đó doanh nghiệp tỷ lệ là 17.5%, và người lao động là 8% .Bảo hiểm y tế Theo tỷ lệ trích nộp các khoản bảo hiểm năm 2018 thì BHYT chiếm tỷ lệ 4,5%, trong đó tỷ lệ là 3%, và người lao động là 1,5%. SVTH: Huỳnh Thị Thùy Trang Trang 3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.Kinh phí công đoàn Theo tỷ lệ trích nộp các khoản Bảo hiểm năm 2018 thì KPCĐ chiếm tỷ lệ 2%, trong đó doanh nghiệp tỷ lệ là 2%.Bảo hiểm thất nghiệp Theo tỷ lệ trích nộp các khoản bảo hiểm năm 2018 thì BHYT chiếm tỷ lệ 2%, trong đó doanh nghiệp tỷ lệ là 1%, và người lao động là 1%. Đặc điểm của tiền lương - Tiền lương là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động tiền tệ và nền sản xuất hàng hóa.
- Tiền lương là một bộ phận cấu thành nên giá trị sản phẩm do lao động làm ra -Tiền lương là đòn bẩy kinh tế quan trọng để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh tăng năng suất lao động, có tác dụng động viên khuyến khích công nhân viên phấn khởi, tích cực lao động, gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Ý nghĩa của hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương - Lao động là một yếu tố không thể thiếu trong hoạt động sản xuát kinh doanh nên hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương có ý nghĩa rất lớn trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Hạch toán tốt lao động tiền lương và các khoản trích theo lương giúp cho công tác quản lý nhân sự đi vào nề nếp có kỷ luật, đồng thời tạo cơ sở để doanh nghiệp chi trả các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội cho người lao động nghỉ việc trong trường hợp nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động. - Tổ chức tốt công tác tiền lương còn giúp cho việc quản lý tiền chặt chẽ đảm bảo trả lương đúng chính sách và doanh nghiệp đồng thời còn căn cứ để tính toán phân bổ chi phí nhân công và chi phí doanh nghiệp hợp lý.
Nhiệm vụ của hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương - Tổ chức ghi chép phải chính xác kịp thời đầy đủ số lượng, chất lượng, thời gian và kết quả lao động. Tính đúng và thanh toán kịp thời đầy đủ tiền lương và các khoản liên quan khác cho người lao động trong doanh nghiệp. kiểm tra tình hình huy động sử dụng lao động chấp hành chính sách chế độ về lao động tiền lương sử dụng quỹ tiền lương. SVTH: Huỳnh Thị Thùy Trang Trang 4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.
Hồ Tuấn Vũ - Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về lao động tiền lương mở sổ thẻ kế toán và hoạch toán lao động tiền lương đúng chế độ. - Tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tượng chi phí tiền lương các khoản trích theo lương và chi phí sản xuất kinh doanh cho các đối tượng sử dụng. - Lập báo cáo kế toán và phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, đề xuất biện pháp sử dụng lao động có hiệu quả, ngăn chặn các hành vi, vi phạm chính sách về lao động tiền lương. HẠCH TOÁN CHI TIẾT LAO ĐỘNG 1.
Hạch toán số lượng lao động Để quản lý lao động về mặt số lượng, doanh nghiệp sử dụng “ Sổ sách theo dõi lao động của doanh nghiệp” thường do phòng lao động theo dõi. Sổ này hạch toán về mặt số lượng từng loại lao động theo nghề nghiệp, công việc vầ trình độ tay nghề ( cấp bậc kỹ thuật) của công nhân viên. Phòng lao động có thể lập sổ chung toàn doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận để nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp. Hạch toán thời gian lao động Hạch toán thời gian lao động là công việc đảm bảo ghi chép kịp thời chính xác số ngày công, giờ công việc thực tế như ngày nghỉ việc, ngừng việc của từng người lao động, từng bộ phận sản xuất , từng phòng ban trong doanh nghiệp.
Trên cơ sở này để tính lương cho từng người. Bảng chấm công là chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong các doanh nghiệp. Bảng chấm công dùng để ghi chép thời gian lam việc trong tháng thực tế và vắng mặt của cán bộ công nhân viên trong tổ, đội, phòng ban… Bảng chấm công phải lập riêng cho từng tổ sản xuất , từng phòng ban và dùng trong một tháng. Danh sách người lao động ghi trong sổ sách lao động của từng bộ phận được ghi trong bảng chấm công, số liệu của chúng phải khớp nhau.
Tổ trưởng tổ sản xuất hoặc trưởng các phòng ban là người trực tiếp ghi bảng chấm công căn cứ vào số lao động có mặt, vắng mặt đầu ngày làm việc ở đơn vị mình. Trong bảng chấm công những ngày nghỉ theo qui định như lễ, tết, thứ bảy, chủ nhật đều phải ghi rõ ràng. SVTH: Huỳnh Thị Thùy Trang Trang 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Hồ Tuấn Vũ Bảng chấm công phải để lại một địa điểm công khai để người lao động giám sát thời gian lao động của mình.
Cuối tháng tổ trưởng, trưởng phòng tập hợp tình hình sử dụng lao động cung cấp cho kế toán phụ trách. Nhân viên kế toán kiểm tra và xác nhận hàng ngày trên bảng chấm công. Sau đó tiến hành tập hợp số liệu báo cáo tổng hợp lên phòng lao động tiền lương. Đối với các trường hợp nghỉ việc do ốm đau, tai nạn lao động … thì phải có phiếu nghỉ ốm do bệnh viện, cơ sở y tế cấp và xác nhận.
Còn đối với các trường hợp ngừng việc xảy ra trong ngày do bất cứ nguyên nhân gì đều phải được phản ánh vào biên bản ngừng việc và người chiu trách nhiệm, để làm căn cứ tính lương và xử lý thiệt hại xảy ra. Những chứng từ này được chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ tính trợ cấp, BHXH sau khi đã được tổ trưởng căn cứ vào chứng từ đó ghi vào bảng chấm công theo những ký hiệu quy định. Hạch toán theo kết quả lao động Hạch toán theo kết quả lao động là một nội dung quan trọng trong toàn bộ công tác quản lý và hạch toán lao động ở các doanh nghiệp sản xuất. Công việc tiến hành là ghi chép chính xác kịp thời số lượng hoặc chất lượng sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành của từng cá nhân, tập thể làm căn cứ tính lương và trả lương chính xác.
Tùy thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp, người ta sử dụng các chứng từ ban đầu khác nhau để hạch toán kết quả lao động. Các chứng từ ban đầu được sử dụng phổ biến để hạch toán kết quả lao động và phiếu xác nhận sản phẩm công việc hoàn thành, hợp đồng giao khoán… Phiếu sản nhận sản phẩm công việc hoàn thành là chứng từ xác nhận số sản phẩm( công việc) hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân lao động. Phiếu này do người giao việc lập và phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc, người kiểm tra chất lượng sản phẩm và người duyệt. Phiếu được chuyển cho kế toán tiền lương để tính lương áp dụng trong hình thức trả lương theo sản phẩm.
Hợp đồng giao khoán công việc là chứng từ giao khoán ban đầu đối với trường hợp giao khoán công việc. Đó là bản ký giữa người giao khoán và người nhận khoán với khối lượng công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi SVTH: Huỳnh Thị Thùy Trang Trang 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Hồ Tuấn Vũ mỗi bên khi thực hiện công việc đó. Chứng từ này là cơ sở để thanh toán tiền công lao động cho người nhận khoán.
Trường hợp nghiệm thu phát hiện sản phẩm hỏng thì cán bộ kiểm tra chất lượng cùng với người phụ trách bộ phận lập phiếu báo hỏng để làm căn cứ lập biên bản xử lý. Số lượng, chất lượng công việc đã hoàn thành và được nghiệm thu được ghi vào chứng từ hạch toán kết quả lao động mà doanh nghiệp sử dụng, và sau khi đã ký duyệt nó dược chuyển về phòng kế toán tiền lương làm căn cứ tính lương và trả lương cho công nhân thực hiện III. CÁC HÌNH THỨC TIỀN LƯƠNG, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN: 1. Các hình thức tiền lương 1.
Hình thức lương thời gian -Tiền lương theo thời gian là tiền lương tính trả cho người lao động theo thời gian làm việc thực tế, hệ số lương và mức lương tối thiểu hiện hành. Mỗi ngành nghề khác nhau thì có hệ số lương khác nhau.