Khóa luận kế toán nợ phải trả người bán và nợ phải thu khách hàng tại Công ty TNHH Limex

Nghiên cứu thực trạng kế toán nợ phải trả người bán và nợ phải thu khách hàng tại Công ty TNHH Limex, đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác kế toán.

• Tác giả: Nguyễn Thị Ngọc Hiền
• Người hướng dẫn: TS. Lê Thị Mỹ Nương
• Trường học: Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
• Chuyên ngành: Kinh tế
• Đề tài: Kế toán nợ phải trả người bán và nợ phải thu khách hàng tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất nhập khẩu Limex
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: TP. Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Tổng quan kế toán nợ phải trả và nợ phải thu tại Công ty TNHH Limex

Công ty TNHH Limex hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và thương mại xuất nhập khẩu. Hoạt động kinh doanh phát sinh khối lượng lớn các giao dịch mua bán chịu. Công tác kế toán công nợ giữ vai trò điều tiết dòng vốn lưu động của doanh nghiệp. Đơn vị áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam hiện hành để ghi chép sổ sách. Nghiệp vụ nợ phải trả phản ánh nghĩa vụ tài chính đối với nhà cung cấp vật tư, bao bì và nguyên liệu sản xuất. Đồng thời, kế toán nợ phải thu ghi nhận các khoản nợ tiền hàng từ hệ thống đại lý và khách hàng tiêu dùng. Phòng kế toán sử dụng phần mềm chuyên dụng để cập nhật chứng từ kịp thời. Nhân viên đối chiếu số liệu định kỳ giữa sổ chi tiết và sổ cái tổng hợp. Trình tự luân chuyển chứng từ được phân quyền chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan. Hệ thống báo cáo công nợ giúp ban giám đốc nắm bắt chính xác tình hình tài chính thực tế. Việc quản lý nợ hiệu quả đảm bảo khả năng thanh khoản và hạn chế tình trạng ứ đọng vốn.

1.1. Đặc điểm hạch toán tài khoản 331 phải trả người bán

Tài khoản 331 theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp. Doanh nghiệp mở sổ chi tiết theo từng đối tượng giao dịch cụ thể. Bên Có phản ánh số tiền phải trả phát sinh khi mua nguyên vật liệu, hàng hóa hoặc dịch vụ. Bên Nợ thể hiện các khoản thanh toán thực tế, tiền ứng trước hoặc giảm giá hàng mua. Kế toán đối chiếu hóa đơn giá trị gia tăng cùng phiếu nhập kho trước khi vào sổ. Hợp đồng mua bán quy định rõ hạn mức tín dụng và thời hạn thanh toán chi tiết. Doanh nghiệp chủ yếu nhập khẩu nguyên phụ liệu từ nước ngoài và mua hàng nội địa. Kế toán kiểm tra tỷ giá hối đoái đối với các hợp đồng ngoại tệ nhằm ghi nhận chênh lệch chính xác.

1.2. Cơ cấu theo dõi tài khoản 131 phải thu khách hàng

Tài khoản 131 ghi nhận các khoản nợ tiền hàng của khách hàng mua lẻ và đại lý phân phối. Kế toán tiến hành phân loại công nợ theo từng mã đối tượng riêng biệt. Số phát sinh bên Nợ biểu thị giá trị sản phẩm đã bàn giao kèm hóa đơn bán hàng. Số phát sinh bên Có ghi nhận số tiền khách hàng đã thanh toán qua ngân hàng hoặc tiền mặt. Ngoài ra, số tiền khách hàng ứng trước cũng được theo dõi trên bên Có của tài khoản này. Bộ phận kế toán kiểm tra biên bản giao nhận và hóa đơn điện tử trước khi ghi nhận doanh thu nợ. Định kỳ hàng tháng, nhân viên lập biên bản đối chiếu công nợ gửi đối tác xác nhận. Số dư cuối kỳ phản ánh trung thực quyền thu tiền hiện có của doanh nghiệp.

II. Vấn đề kế toán nợ phải trả và nợ phải thu tại Công ty TNHH Limex

Quá trình vận hành kế toán công nợ tại doanh nghiệp bộc lộ một số hạn chế nhất định. Khối lượng giao dịch mua bán phát sinh ngày càng tăng nhanh. Việc theo dõi nợ chi tiết đôi khi chưa bám sát thực tế thời hạn cam kết. Một số khách hàng chậm thanh toán khiến vòng quay các khoản phải thu sụt giảm. Vốn lưu động của đơn vị vì thế bị chiếm dụng trong thời gian dài. Công tác phân loại tuổi nợ chưa được thực hiện triệt để và tự động. Việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo tài khoản 2293 còn mang tính thụ động. Đối với nợ phải trả, việc phụ thuộc vào nguồn hàng nhập khẩu tạo áp lực dòng tiền lớn. Thời gian giao hàng kéo dài từ đối tác nước ngoài gây gián đoạn chu kỳ luân chuyển vốn. Chi phí logistics phát sinh ngoài dự kiến làm tăng giá thành sản phẩm. Việc luân chuyển chứng từ giữa bộ phận kinh doanh và phòng kế toán đôi khi thiếu tính đồng bộ. Sự chậm trễ này ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ lập báo cáo tài chính.

2.1. Rủi ro ứ đọng vốn từ các khoản nợ phải thu khách hàng

Chính sách bán chịu nới lỏng nhằm mở rộng thị trường tiềm ẩn nhiều rủi ro nợ xấu. Kỳ thu tiền bình quân của công ty kéo dài hơn so với kế hoạch ban đầu. Một số đối tác thương mại gặp khó khăn tài chính dẫn đến tình trạng trì hoãn trả nợ. Doanh nghiệp chưa thiết lập hạn mức tín dụng riêng biệt cho từng nhóm đối tượng khách hàng. Bộ phận kế toán chưa phối hợp chặt chẽ với nhân viên kinh doanh trong khâu đôn đốc nợ. Việc xử lý đổi trả hàng hóa trên phần mềm Base đôi khi xảy ra sai lệch số liệu. Kế toán mất nhiều thời gian để tra soát lại hóa đơn và biên bản bàn giao. Tình trạng này làm giảm hiệu quả quay vòng vốn và tăng chi phí quản lý.

2.2. Áp lực thanh toán nợ phải trả cho nhà cung cấp

Doanh nghiệp phụ thuộc lớn vào việc nhập khẩu khuôn mẫu và vật tư từ đối tác quốc tế. Các nhà cung cấp nước ngoài thường áp dụng điều khoản thanh toán nghiêm ngặt qua thư tín dụng. Biến động tỷ giá hối đoái gây rủi ro chi phí tài chính cho đơn vị. Nếu chậm thanh toán, uy tín thương mại của doanh nghiệp bị suy giảm nghiêm trọng. Quan hệ hợp tác lâu dài với các đối tác cung ứng uy tín vì thế bị đe dọa. Ngoài ra, việc lưu trữ và luân chuyển chứng từ mua hàng còn tồn tại khoảng trống thời gian. Kế toán kho và kế toán công nợ đôi khi chưa đối chiếu kịp thời phiếu nhập kho. Sai lệch thời điểm ghi nhận công nợ gây khó khăn cho việc lập kế hoạch chi trả bằng tiền mặt.

III. Giải pháp kế toán nợ phải trả và nợ phải thu tại Công ty TNHH Limex

Doanh nghiệp cần triển khai đồng bộ nhiều giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán công nợ. Trước hết, đơn vị cần chuẩn hóa toàn bộ quy trình luân chuyển chứng từ kế toán. Phần mềm quản lý cần tích hợp cơ chế cảnh báo tự động về hạn nợ phải thu và phải trả. Kế toán viên phải tiến hành phân tích tuổi nợ định kỳ vào cuối mỗi tháng. Biện pháp này giúp phát hiện sớm các khoản nợ có nguy cơ quá hạn hoặc mất vốn. Doanh nghiệp cần xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán linh hoạt nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán sớm. Đồng thời, phòng kế toán chủ động thương lượng giãn thời hạn trả nợ với các nhà cung cấp chiến lược. Sự phối hợp giữa phòng kinh doanh, phòng kho và phòng kế toán cần được số hóa minh bạch. Đơn vị cần rà soát điều kiện trích lập dự phòng tài khoản 2293 đúng quy định pháp luật. Việc kiểm soát chặt chẽ nghĩa vụ thanh toán giúp tối ưu hóa chu chuyển tiền tệ.

3.1. Tối ưu hóa quy trình thu hồi công nợ và quản trị tín dụng

Công ty nên phân loại khách hàng thành từng nhóm rủi ro tín dụng khác nhau. Mỗi nhóm khách hàng được áp dụng hạn mức nợ và thời hạn trả nợ riêng biệt. Nhân viên kinh doanh phải ký biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận pháp lý của khách hàng. Bộ phận kế toán áp dụng chính sách chiết khấu tiền mặt đối với các khoản thanh toán ngay. Biện pháp này kích thích khách hàng hoàn trả công nợ trước hạn hợp đồng. Khi phát sinh nợ quá hạn, kế toán lập danh sách thông báo để ban giám đốc chỉ đạo xử lý. Việc theo dõi chặt chẽ chỉ số vòng quay khoản phải thu bảo vệ sự an toàn tài chính. Nguồn vốn thu hồi nhanh chóng được tái đầu tư vào hoạt động sản xuất.

3.2. Cải thiện công tác theo dõi và đàm phán nợ phải trả

Kế toán cần thiết lập lịch biểu thanh toán hàng tuần cho từng nhà cung ứng cụ thể. Đơn vị ưu tiên thanh toán đúng hạn các khoản nợ có hưởng chiết khấu mua hàng. Đối với các đơn hàng nhập khẩu lớn, kế toán chủ động đề xuất công cụ phòng ngừa rủi ro tỷ giá. Doanh nghiệp cần đa dạng hóa nhà cung cấp nội địa nhằm giảm thiểu phụ thuộc nguồn hàng ngoại tệ. Phòng mua hàng và kế toán phối hợp kiểm tra chất lượng hóa đơn chứng từ ngay khi nhận hàng. Dữ liệu công nợ được nhập vào phần mềm kế toán ngay trong ngày làm việc. Quản trị tốt nợ phải trả giúp doanh nghiệp duy trì quan hệ hợp tác bền vững và nâng cao vị thế đàm phán.

IV. Ứng dụng kế toán nợ phải trả và nợ phải thu tại Công ty TNHH Limex

Hoàn thiện hệ thống kế toán công nợ đem lại giá trị thực tiễn to lớn cho doanh nghiệp. Việc hạch toán chuẩn xác tài khoản 331 và 131 giúp minh bạch hóa bức tranh tài chính. Số liệu nợ được cập nhật liên tục hỗ trợ ban điều hành ra quyết định sản xuất kinh doanh kịp thời. Doanh nghiệp chủ động kiểm soát vòng quay tiền mặt và duy trì hệ số thanh toán an toàn. Việc số hóa toàn diện quy trình chứng từ giúp cắt giảm tối đa chi phí hành chính và nhân sự. Sự liên thông dữ liệu giữa các bộ phận ngăn ngừa thất thoát tài sản và rủi ro gian lận. Báo cáo tài chính phản ánh trung thực năng lực kinh doanh, tạo niềm tin cho đối tác và ngân hàng. Đây là nền tảng vững chắc để công ty mở rộng quy mô thị trường xuất khẩu. Doanh nghiệp nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường sản xuất tuýp nhựa và nến thơm. Hiệu quả quản lý công nợ trực tiếp thúc đẩy sự phát triển bền vững của toàn công ty.

4.1. Ứng dụng chỉ số tài chính trong đánh giá hiệu quả công nợ

Doanh nghiệp cần thường xuyên tính toán chỉ số vòng quay các khoản phải thu và vòng quay nợ phải trả. Vòng quay nợ phải thu phản ánh tốc độ chuyển đổi nợ bán chịu thành tiền mặt. Chỉ số kỳ thu tiền bình quân giúp đo lường số ngày thu hồi vốn thực tế từ người mua. Song song đó, kỳ trả tiền bình quân cho biết khoảng thời gian doanh nghiệp tận dụng vốn từ nhà cung cấp. Bằng cách kết hợp các chỉ số này, ban quản lý tính toán chính xác chu kỳ chuyển đổi tiền mặt. Khi chu kỳ tiền mặt được rút ngắn, nhu cầu vay vốn ngắn hạn sẽ giảm thiểu đáng kể. Việc phân tích định kỳ chỉ số công nợ giúp kiểm soát sức khỏe tài chính toàn diện.

4.2. Trình bày thông tin công nợ trên báo cáo tài chính doanh nghiệp

Thông tin công nợ phải được trình bày minh bạch trên Bảng cân đối kế toán và Báo cáo thuyết minh. Doanh nghiệp phân loại rõ ràng giữa các khoản phải thu ngắn hạn và dài hạn theo đúng chuẩn mực. Các khoản nợ từ một đối tác chiếm từ mười phần trăm trở lên trong tổng nợ cần được thuyết minh riêng. Khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi tài khoản 2293 được ghi giảm trực tiếp vào giá trị tài sản. Đối với nợ phải trả, kế toán phản ánh chi tiết các nghĩa vụ thanh toán cho đối tác trong và ngoài nước. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ghi nhận dòng tiền thuần từ hoạt động kinh doanh liên quan trực tiếp đến sự biến động công nợ. Số liệu trung thực giúp tăng cường uy tín pháp lý của công ty.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các quan hệ mua bán chịu hàng hóa và dịch vụ diễn ra phổ biến nhằm tạo sự linh hoạt trong giao thương và duy trì liên kết giữa các đơn vị kinh doanh. Tuy nhiên, việc phát sinh các giao dịch bán chịu cũng kéo theo hệ thống công nợ phức tạp và tiềm ẩn nhiều rủi ro tài chính. Khi công nợ không được theo dõi và quản lý chặt chẽ, doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ phát sinh nợ quá hạn, nợ khó đòi, dẫn đến thất thoát vốn lưu động và làm suy giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, thực tế tại nhiều đơn vị cho thấy việc ghi nhận công nợ còn thiếu chuẩn xác, xuất hiện sai sót trong cập nhật dữ liệu, phân loại sai các khoản phải thu, phải trả hoặc ghi nhận thiếu kịp thời giữa doanh thu và chi phí. Công tác đối chiếu số dư công nợ giữa doanh nghiệp với khách hàng và nhà cung cấp chưa được thực hiện đồng bộ, còn mang tính thủ công hoặc chậm trễ, dẫn đến tình trạng chênh lệch số liệu kéo dài mà không xác định được nguyên nhân cụ thể. Những hạn chế này gây ảnh hưởng trực tiếp đến chu chuyển dòng tiền, suy giảm khả năng thanh toán ngắn hạn, cản trở việc lập kế hoạch ngân sách và làm giảm độ tin cậy của báo cáo tài chính khi ban lãnh đạo đưa ra các quyết định điều hành.

Xuất phát từ kỳ thực tập ba tháng tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất nhập khẩu Limex – đơn vị chuyên cung ứng bao bì chai lọ và dịch vụ in ấn – tác giả nhận thấy công tác theo dõi, hạch toán và xử lý các khoản công nợ đòi hỏi tính tập trung cao, sự chính xác, kịp thời và tuân thủ các quy định, chuẩn mực kế toán hiện hành. Mặc dù doanh nghiệp đã xây dựng quy trình tác nghiệp nhất định, thực tế vẫn còn phát sinh những vướng mắc trong khâu đối chiếu số liệu và quy trình phối hợp nội bộ chưa thật sự chặt chẽ. Do đó, đề tài "Kế toán nợ phải trả người bán và nợ phải thu khách hàng tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất nhập khẩu Limex" được tác giả lựa chọn nhằm phân tích sâu thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể theo 4 nhiệm vụ:

1. Tìm hiểu quy trình làm việc, công tác kế toán công nợ phải thu khách hàng và phải trả người bán tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất nhập khẩu Limex.
2. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về các khoản phải thu, phải trả trong doanh nghiệp.
3. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác kế toán nợ phải thu và nợ phải trả tại doanh nghiệp khảo sát.
4. Đề xuất một số kiến nghị, giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán công nợ phải thu và phải trả tại doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận được xác lập rõ ràng:

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán công nợ phải thu khách hàng và công nợ phải trả nhà cung cấp tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất nhập khẩu Limex.
• Phạm vi không gian: Nghiên cứu được thực hiện tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất nhập khẩu Limex (địa chỉ trụ sở tại số 348 Trần Văn Giàu, phường Tân Tạo, quận Bình Tân, TP. Hồ Chí Minh).
• Phạm vi thời gian: Khóa luận tập trung nghiên cứu số liệu và thực trạng công tác kế toán công nợ từ tháng 01/2025 đến tháng 07/2025.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các quy định pháp luật kế toán hiện hành của Việt Nam kết hợp với các công trình nghiên cứu chuyên ngành. Các văn bản quy phạm và chuẩn mực cốt lõi bao gồm:

• Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01): Xác lập nguyên tắc cơ sở dồn tích, quy định thời điểm ghi nhận công nợ là thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc chi tiền, tương đương tiền.
• Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính: Áp dụng hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp. Trong đó, Điều 17 quy định nguyên tắc kế toán các khoản phải thu (phân loại theo đối tượng và thời hạn thu hồi ngắn hạn dưới 12 tháng hoặc dài hạn trên 12 tháng/một chu kỳ kinh doanh); Điều 50 và Điều 51 quy định nguyên tắc kế toán các khoản nợ phải trả, kết cấu tài khoản 331 (Phải trả cho người bán) và tài khoản 131 (Phải thu khách hàng), cũng như nguyên tắc hạch toán tỷ giá giao dịch thực tế và tỷ giá ghi sổ khi phát sinh giao dịch bằng ngoại tệ và đánh giá lại cuối kỳ tài chính.
• Thông tư 48/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính: Hướng dẫn trích lập và xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư, nợ phải thu khó đòi và bảo hành sản phẩm hàng hóa. Khoản 3 Điều 2 và Điều 6 quy định điều kiện, đối tượng và tỷ lệ trích lập dự phòng theo thời gian quá hạn của khoản nợ.
• Cơ sở học thuật tham khảo: Khái niệm công nợ của Nguyễn Tấn Bình (2011), Hussey (2011), Runtu & Elim (2016), Phan và Nguyễn (2015), cùng hệ thống chỉ số tài chính đánh giá công nợ của Phạm Văn Dược (2009).

Phương pháp nghiên cứu được tác giả kết hợp đồng bộ thông qua bốn nhóm phương pháp thực tế:

• Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, tổng hợp các giáo trình kế toán tài chính, chuẩn mực kế toán Việt Nam, thông tư của Bộ Tài chính liên quan đến quản lý nợ phải thu và nợ phải trả nhằm xây dựng hệ thống lý luận vững chắc làm thước đo đối chiếu thực tế.
• Phương pháp quan sát: Quan sát trực tiếp dòng luân chuyển chứng từ mua hàng và bán hàng, cách thức bàn giao, kiểm duyệt chứng từ giữa các bộ phận, quy trình nhập liệu và quy trình ghi sổ kế toán trên các hệ thống phần mềm tại doanh nghiệp.
• Phương pháp phỏng vấn: Trực tiếp trao đổi, phỏng vấn các nhân sự thuộc phòng Kế toán - Tài chính (kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, kế toán bán hàng - công nợ) về các thao tác nghiệp vụ, cách thức xử lý chênh lệch công nợ và các vướng mắc phát sinh trong thực tế.
• Phương pháp phân tích – tổng hợp – so sánh: Thu thập số liệu từ sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 131, 331, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh để tính toán các hệ số tài chính về công nợ, đồng thời so sánh số liệu giữa các kỳ kế toán nhằm đánh giá hiệu quả thu hồi nợ và kiểm soát dòng tiền.

Nguồn dữ liệu sử dụng bao gồm: dữ liệu sơ cấp thu thập qua quan sát thực tế và phỏng vấn trực tiếp nhân sự; dữ liệu thứ cấp trích xuất từ hệ thống tài liệu nội bộ của Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất nhập khẩu Limex như hồ sơ pháp lý, các mẫu chứng từ gốc (hóa đơn GTGT, giấy báo nợ, giấy báo có, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho), sổ kế toán chi tiết, sổ cái, báo cáo tài chính và báo cáo thuế lập qua phần mềm HTKK.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất nhập khẩu Limex

Chương này trình bày toàn diện về lịch sử hình thành, quy mô, cơ cấu quản lý và các chính sách kế toán đang vận hành tại đơn vị:

• Thông tin doanh nghiệp: Tên giao dịch quốc tế là LIMEX TRADING CO.,LTD, mã số thuế 0314235115, thành lập và bắt đầu hoạt động từ ngày 17/02/2017 theo giấy phép của Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hồ Chí Minh. Trụ sở đặt tại 348 Trần Văn Giàu, phường Tân Tạo, quận Bình Tân, TP. Hồ Chí Minh. Đại diện pháp luật là bà Nguyễn Thị Hoa Lý (Giám đốc). Vốn điều lệ đăng ký của công ty là 20 tỷ đồng. Quy mô nhân sự toàn công ty đạt khoảng 96 người, bao gồm cả khối văn phòng và khối sản xuất trực tiếp.
• Lịch sử phát triển và chức năng hoạt động: Khởi đầu từ lĩnh vực thương mại chai lọ chuyên dùng cho ngành mỹ phẩm, dược phẩm, thực phẩm và nước hoa, đến năm 2019 công ty đầu tư thành lập xưởng in ấn với các công nghệ in lụa, in UV, ép kim và in Tampon. Năm 2020, doanh nghiệp mở văn phòng đại diện cùng showroom trưng bày tại TP. Hồ Chí Minh. Đến năm 2024, công ty tiếp tục đưa vào vận hành nhà máy sản xuất các loại tuýp và nến quy mô lớn tại Long An nhằm mở rộng chuỗi cung ứng.
• Cơ cấu tổ chức: Bộ máy quản lý gồm Hội đồng thành viên, Giám đốc, Trợ lý giám đốc và 6 phòng ban chức năng: Phòng Marketing, Phòng Thu mua, Phòng Hành chính Nhân sự, Phòng Kế toán - Tài chính, Phòng Vận hành - Kho, và Ban sản xuất.
• Bộ máy kế toán và chính sách kế toán: Bộ máy kế toán được tổ chức tập trung gồm 4 vị trí: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán bán hàng - Công nợ, và Kế toán thanh toán. Về chính sách kế toán, đơn vị áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm; đơn vị tiền tệ ghi chép là Việt Nam Đồng (VNĐ); phương pháp kế toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên; giá xuất kho tính theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO); nguyên tắc ghi nhận hàng nhập kho theo giá gốc; phương pháp khấu hao tài sản cố định theo đường thẳng; thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ (kê khai theo quý trên phần mềm HTKK). Hình thức kế toán áp dụng là kế toán trên máy vi tính, sử dụng phần mềm MISA AMIS theo hình thức ghi sổ Nhật ký chung, kết hợp nền tảng bán hàng Kiot và quy trình Base.

Chương 2: Cơ sở lý luận về kế toán phải trả người bán và kế toán phải thu khách hàng

Chương 2 tập trung chuẩn hóa các nguyên tắc, phương pháp hạch toán và chỉ số đo lường công nợ:

• Kế toán nợ phải trả người bán (TK 331): Phản ánh nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp đối với người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ. Hạch toán TK 331 yêu cầu mở sổ chi tiết cho từng đối tượng chủ nợ; ghi nhận theo dõi cả số dư Nợ (tiền trả trước cho người bán) và số dư Có (khoản còn phải trả). Đối với giao dịch nhập khẩu bằng ngoại tệ, kế toán quy đổi ra VNĐ theo tỷ giá bán thực tế của ngân hàng thương mại tại thời điểm phát sinh và thực hiện đánh giá lại số dư vào cuối kỳ báo cáo. Trên Bảng cân đối kế toán, số dư Có TK 331 được phản ánh vào chỉ tiêu "Phải trả cho người bán" (Mã số 312 thuộc Nợ ngắn hạn), còn số dư Nợ phản ánh vào chỉ tiêu "Trả trước cho người bán" (Mã số 132 thuộc Tài sản ngắn hạn). Thuyết minh BCTC yêu cầu phân loại chi tiết các khoản nợ phải trả và nợ quá hạn chiếm từ 10% trở lên trên tổng số dư.
• Kế toán nợ phải thu khách hàng (TK 131): Phản ánh các khoản nợ khách hàng chưa thanh toán khi doanh nghiệp đã giao sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. Kế toán không được phép bù trừ tự động giữa số dư Nợ và số dư Có trên sổ cái khi lập Bảng cân đối kế toán. Số dư Nợ TK 131 trình bày ở chỉ tiêu "Phải thu khách hàng" (Mã số 131 thuộc Tài sản), trong khi số dư Có (tiền khách hàng ứng trước) trình bày ở chỉ tiêu "Người mua trả tiền trước" (Mã số 313 thuộc Nợ phải trả).
• Dự phòng phải thu khó đòi (TK 2293): Trích lập theo Thông tư 48/2019/TT-BTC nhằm bù đắp tổn thất ước tính đối với các khoản nợ quá hạn hoặc chưa đến hạn nhưng khách nợ không còn khả năng thanh toán. Chi phí trích lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) và số dư Có TK 2293 được ghi âm tại chỉ tiêu "Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi" (Mã số 137) trên Bảng cân đối kế toán.
• Các chỉ số phân tích tài chính công nợ: Khung lý luận đề cập các công thức tính toán: Vòng quay khoản phải thu (Doanh thu thuần / Phải thu bình quân), Kỳ thu tiền bình quân (365 / Vòng quay khoản phải thu), Vòng quay khoản phải trả (Giá vốn hàng bán hoặc Tổng mua hàng / Phải trả bình quân), Kỳ trả tiền bình quân, và Chỉ số vòng quay tiền mặt (Cash Conversion Cycle - CCC).

Chương 3: Thực trạng công tác kế toán nợ phải trả người bán và nợ phải thu khách hàng tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất nhập khẩu Limex

Chương 3 đi sâu vào phân tích quy trình vận hành và hạch toán thực tế:

• Công tác kế toán nợ phải trả: Công ty chủ yếu nhập khẩu chai lọ từ các nhà cung cấp tại Trung Quốc. Đơn đặt hàng được phòng Kinh doanh tạo lập trên nền tảng Base để Giám đốc xét duyệt, sau đó phòng Thu mua tiếp nhận và liên hệ đối tác nước ngoài với thời gian hàng về từ 20 đến 45 ngày. Khi hàng về cảng, công ty hoàn tất thủ tục hải quan, vận chuyển về kho và tiếp nhận bộ chứng từ mua hàng. Kế toán thanh toán đối chiếu các chứng từ (hợp đồng kinh tế, invoice, packing list, tờ khai hải quan, phiếu nhập kho), hạch toán vào phần mềm MISA AMIS và Kiot, đồng thời theo dõi thời hạn để lập giấy đề nghị thanh toán qua ngân hàng (sử dụng TK 331, TK 112, TK 156, TK 133).
• Công tác kế toán nợ phải thu: Doanh nghiệp thiết lập chính sách bán hàng cho khách hàng trong nước với hai hình thức thu tiền ngay và bán chịu. Hạn mức và thời gian bán chịu được xét duyệt dựa trên lịch sử giao dịch và uy tín của đối tác. Khi phát sinh đơn hàng, kế toán bán hàng - công nợ căn cứ vào thông tin duyệt trên phần mềm Base để phát hành lệnh xuất kho, lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và xuất hóa đơn GTGT điện tử. Sổ chi tiết TK 131 được theo dõi trên phần mềm MISA AMIS kết hợp bảng tính theo dõi công nợ trên Excel. Khi phát sinh hàng lỗi, hư hỏng, quy trình xử lý đổi trả hoặc giảm trừ tiền được tiến hành kiểm duyệt trên hệ thống Base.
• Báo cáo tài chính và chênh lệch tỷ giá: Định kỳ cuối tháng và cuối quý, kế toán khóa sổ, in sổ chi tiết, sổ cái TK 131, TK 331 và đối chiếu số liệu tổng hợp. Vào cuối năm tài chính, kế toán đánh giá lại các khoản nợ phải trả nhà cung cấp bằng ngoại tệ theo tỷ giá bán thực tế để ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh (sử dụng TK 413, TK 515, TK 635). Báo cáo tài chính năm 2024 và số liệu công nợ 7 tháng đầu năm 2025 được tổng hợp để lập chỉ tiêu thuyết minh BCTC và phục vụ phân tích các chỉ số tài chính liên quan đến vòng quay công nợ.

Chương 4: Giải pháp - kiến nghị

Chương này tập trung vào việc đánh giá ưu nhược điểm và đưa ra giải pháp:

• Đánh giá thực trạng: Doanh nghiệp đã thiết lập được bộ máy kế toán có sự phân công chuyên môn cụ thể giữa kế toán thanh toán và kế toán bán hàng; ứng dụng các phần mềm số hóa (MISA AMIS, Kiot, Base) giúp theo dõi tiến độ đơn hàng và luân chuyển chứng từ. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại các nhược điểm: việc đối chiếu công nợ khách hàng còn sử dụng song song các bảng tính Excel phân tán dẫn đến sai lệch dữ liệu; thời gian đối chiếu công nợ với một số khách hàng định kỳ còn chậm trễ; việc quản lý các khoản nợ quá hạn và trích lập dự phòng phải thu khó đòi chưa được thực hiện đầy đủ theo đúng quy định tại Thông tư 48/2019/TT-BTC; sự phối hợp giữa phòng Thu mua, phòng Kinh doanh và phòng Kế toán đôi khi còn chưa đồng bộ khi hàng hóa có sự thay đổi về quy cách hoặc tiến độ giao hàng.
• Giải pháp đề xuất: Khóa luận đưa ra các nhóm giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình lập và kiểm soát chứng từ mua bán hàng; tăng cường tích hợp dữ liệu giữa phần mềm kế toán MISA AMIS và phần mềm bán hàng Kiot; quy định chặt chẽ thời hạn và quy trình gửi biên bản đối chiếu công nợ định kỳ đến từng khách hàng và nhà cung cấp; triển khai việc phân loại nợ quá hạn và thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo đúng quy định pháp luật; nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ kế toán viên nhằm cập nhật kịp thời các chính sách thuế và kế toán hiện hành.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã hoàn thành các mục tiêu nghiên cứu đề ra với những kết quả cụ thể:

• Về mặt lý luận: Hệ thống hóa toàn bộ các nguyên tắc ghi nhận, hạch toán và trình bày thông tin nợ phải thu, nợ phải trả theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC và trích lập dự phòng theo Thông tư 48/2019/TT-BTC.
• Về mặt thực tiễn: Khảo sát chi tiết thực trạng công tác kế toán nợ phải trả và nợ phải thu gắn liền với đặc thù chuỗi cung ứng nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc (chu kỳ 20-45 ngày) và xưởng sản xuất in ấn bao bì tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất nhập khẩu Limex.

Dưới đây là bảng tổng hợp các quy định trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo Thông tư 48/2019/TT-BTC được tác giả hệ thống hóa làm cơ sở đối chiếu với thực tế doanh nghiệp:

Thời gian quá hạn thanh toán của khoản nợ	Mức trích lập dự phòng thông thường	Mức trích lập đối với bán lẻ và viễn thông
Từ 3 tháng đến dưới 6 tháng	Chưa trích lập (0%)	30% giá trị khoản nợ
Từ 6 tháng đến dưới 9 tháng	30% giá trị khoản nợ	50% giá trị khoản nợ
Từ 9 tháng đến dưới 12 tháng (dưới 1 năm)	30% giá trị khoản nợ	70% giá trị khoản nợ
Từ 1 năm đến dưới 2 năm	50% giá trị khoản nợ	100% giá trị khoản nợ (từ 12 tháng trở lên)
Từ 2 năm đến dưới 3 năm	70% giá trị khoản nợ	100% giá trị khoản nợ
Từ 3 năm trở lên	100% giá trị khoản nợ	100% giá trị khoản nợ

Đóng góp của khóa luận thể hiện ở việc chỉ rõ sự chênh lệch giữa quy trình lý thuyết và thực tiễn vận hành công nợ tại doanh nghiệp có hoạt động nhập khẩu. Đề tài không chỉ dừng lại ở việc phản ánh sổ sách mà còn kết hợp việc theo dõi luồng chứng từ trên các công cụ số như MISA AMIS, Kiot và Base, từ đó đưa ra các kiến nghị mang tính khả thi nhằm tối ưu hóa việc quản lý dòng tiền và an toàn vốn cho đơn vị.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tồn tại một số giới hạn xuất phát từ phạm vi nghiên cứu thực tế:

• Về không gian: Nghiên cứu chỉ được thực hiện tại một doanh nghiệp cụ thể là Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất nhập khẩu Limex, do đó các phân tích và đề xuất mang tính đặc thù cao, chủ yếu thích hợp với mô hình doanh nghiệp vừa và nhỏ kinh doanh thương mại chai lọ nhập khẩu kết hợp sản xuất in ấn.
• Về thời gian: Dữ liệu thực tế khảo sát chỉ giới hạn trong 7 tháng đầu năm 2025 (từ tháng 01/2025 đến tháng 07/2025), chưa bao quát toàn bộ niên độ kế toán cả năm để có thể phản ánh đầy đủ tác động của các khoản công nợ cuối năm và việc quyết toán thuế cuối kỳ.

Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát chuỗi số liệu tài chính qua nhiều năm liên tiếp để đánh giá biến động của các hệ số công nợ theo chu kỳ kinh doanh; đồng thời nghiên cứu sâu hơn về việc xây dựng hệ thống kế toán quản trị công nợ chi tiết và tự động hóa quy trình đối chiếu số liệu đa nền tảng tại doanh nghiệp.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu hữu ích cho:

• Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc báo cáo thực tập về mảng kế toán công nợ phải thu, phải trả và kế toán nhập khẩu hàng hóa.
• Kế toán viên và cán bộ quản lý tài chính tại các doanh nghiệp thương mại xuất nhập khẩu và sản xuất vừa và nhỏ: có thể tham khảo phương pháp thiết kế lưu đồ luân chuyển chứng từ mua hàng - thanh toán, lưu đồ bán hàng và cách thức tổ chức sổ sách kế toán trên phần mềm MISA AMIS kết hợp hệ thống tác nghiệp Kiot và Base.
• Các phần đáng tham khảo nhất trong khóa luận là hệ thống sơ đồ luân chuyển chứng từ thực tế tại Chương 3 và phương pháp hạch toán, đánh giá lại chênh lệch tỷ giá hối đoái đối với các khoản phải trả nhà cung cấp nước ngoài.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất nhập khẩu Limex áp dụng những chính sách kế toán cơ bản nào? Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC; niên độ kế toán theo năm dương lịch từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ ghi sổ là VNĐ; phương pháp kế toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên; phương pháp tính giá trị xuất kho là nhập trước xuất trước (FIFO); nguyên tắc ghi nhận hàng nhập kho theo giá gốc; trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng; và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (kê khai quý qua phần mềm HTKK).

2. Bộ máy phòng Kế toán - Tài chính tại Công ty Limex được phân công nhiệm vụ như thế nào? Bộ máy kế toán gồm 4 vị trí chức danh: Kế toán trưởng (phụ trách chung về tài chính, duyệt chi ngân hàng, kiểm tra BCTC, giải trình thuế và lưu trữ hồ sơ); Kế toán tổng hợp (tập hợp chứng từ, lập BCTC và báo cáo quản trị, kiểm tra đối chiếu tổng hợp - chi tiết, kê khai quyết toán thuế); Kế toán bán hàng - Công nợ (theo dõi đơn hàng trên Kiot, lập báo cáo doanh số, theo dõi và đối chiếu nợ khách hàng trên Excel, xuất lệnh xuất kho và xử lý hàng trả lại); Kế toán thanh toán (theo dõi nợ phải trả người bán, nhập chứng từ mua hàng lên phần mềm MISA AMIS và Kiot, lập phiếu đề nghị thanh toán và đối chiếu kho).

3. Tỷ giá hối đoái áp dụng trong kế toán nợ phải trả người bán bằng ngoại tệ được quy định ra sao? Theo cơ sở lý thuyết tại Thông tư 200/2014/TT-BTC, khi phát sinh khoản nợ phải trả người bán bằng ngoại tệ, kế toán quy đổi theo tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch tại thời điểm phát sinh; đối với số tiền đã ứng trước, áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh. Khi thanh toán nợ, kế toán quy đổi theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh hoặc bình quân gia quyền di động. Tại thời điểm lập BCTC, số dư nợ phải trả bằng ngoại tệ bắt buộc phải đánh giá lại theo tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch.

4. Đặc điểm nguồn hàng nhập khẩu và quy trình đặt hàng từ nhà cung cấp của Công ty Limex diễn ra như thế nào? Hàng hóa của công ty chủ yếu là các mặt hàng chai lọ bao bì đặt sản xuất tại Trung Quốc. Quy trình bắt đầu khi khách hàng chốt mẫu mã và số lượng với phòng Kinh doanh; đơn hàng được tạo lập trên quy trình Base để Giám đốc duyệt; sau đó phòng Thu mua tiếp nhận và liên hệ đặt hàng với nhà cung cấp nước ngoài. Hàng hóa được vận chuyển về Việt Nam trong khoảng thời gian từ 20 đến 45 ngày trước khi thực hiện các thủ tục thông quan hải quan và chuyển về kho công ty.

5. Các công cụ và phần mềm công nghệ nào được doanh nghiệp tích hợp trong công tác kế toán và quản lý công nợ? Doanh nghiệp vận hành kết hợp nhiều hệ thống phần mềm bao gồm: phần mềm kế toán MISA AMIS (chức năng ghi sổ Nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết và lập BCTC); phần mềm Kiot (dùng để quản lý bán hàng, theo dõi tồn kho và nhập chứng từ mua - bán hàng); hệ thống quy trình Base (dùng để phê duyệt đơn đặt hàng nhập khẩu, duyệt quy trình giao hàng và xử lý quy trình đổi trả hàng cho khách); cùng phần mềm HTKK của cơ quan thuế phục vụ việc kê khai thuế GTGT định kỳ.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Ngọc Hiền đã phản ánh một cách toàn diện thực trạng công tác kế toán nợ phải trả người bán và nợ phải thu khách hàng tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất nhập khẩu Limex trong giai đoạn 7 tháng đầu năm 2025. Nghiên cứu đã làm rõ sự vận hành kết hợp giữa chuẩn mực kế toán Việt Nam, Thông tư 200/2014/TT-BTC với các hệ thống phần mềm thực tế như MISA AMIS, Kiot và Base trong việc quản lý chuỗi cung ứng chai lọ bao bì nhập khẩu và dịch vụ in ấn. Các giải pháp và kiến nghị được xây dựng sát với thực tế, đóng góp giá trị thiết thực trong việc nâng cao hiệu quả thu hồi nợ, hoàn thiện kiểm soát chứng từ và đảm bảo an toàn tài chính cho doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU LIMEX 1.1 Thông tin chung Tên công ty: Công ty TNHH sản xuất thương mại xuất nhập khẩu Limex Tên viết tắt: LIMEX TRADING CO.,LTD Mã số thuế: 0314235115 Ngày hoạt động: 17/02/2017 Địa chỉ: 348 Trần Văn Giàu, phường Tân Tạo, quận Bình Tân, TP Hồ Chí Minh Chủ doanh nghiệp: Nguyễn Thị Hoa Lý - Chức vụ: Giám đốc Số điện thoại: [phone] Emai: [e-mail] Vốn điều lệ: 20.000 đồng Website: https://chailolimex.com/pages/about-limex Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên ngoài nhà nước Nhân sự: tại công ty có khoảng 96 lao động bao gồm khối văn phòng và sản xuất. Ngành nghề kinh doanh: Công ty TNHH sản xuất thương mại xuất nhập khẩu Limex là công ty cung cấp các mặt hàng chai lọ chuyên dùng cho các ngành dược phẩm - mỹ phẩm - thực phẩm và nước hoa. Logo công ty: 4 Hình 1.1: Logo Công ty TNHH sản xuất thương mại xuất nhập khẩu Limex (Nguồn: Phòng nhân sự) 1.2 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty TNHH sản xuất thương mại xuất nhập khẩu Limex là là một trong những công ty có uy tín trong lĩnh vực thương mại, xuất nhập khẩu, sản xuất và dịch vụ in ấn. Công ty được thành lập vào năm 2017 và được Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh với số vốn điều lệ là 20 tỷ đồng.

Để đáp ứng các nhu cầu của khách hàng, năm 2019 công ty đã thành lập xưởng in ấn nhằm đưa ra các giải pháp về in ấn, giúp khách hàng thuận tiện hơn khi vừa có thể lựa chọn mẫu và vừa in ấn theo nhu cầu của khách, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí. Năm 2020, Văn phòng đại diện và Showroom đầu tiên thành lập tại Tp. Hồ Chí Minh đã đánh dấu cột mốc quan trọng trong hành trình phát triển của công ty. Tại đây, khách hàng có thể xem và trải nghiệm trực tiếp các sản phẩm cũng như nhận được sự tư vấn nhiệt tình từ các nhân viên.

5 Nhằm góp phần nâng tầm thương hiệu Việt vươn xa hơn, cạnh tranh tốt hơn trên thương trường quốc tế, năm 2024 công ty khai trương nhà máy với quy mô lớn nhằm đẩy mạnh sản xuất các loại tuýp và nến tại Long An. Sau 8 năm xây dựng và phát triển, công ty hiện nay có 2 chi nhánh và 1 showroom. Công ty đã tạo dựng lên nền cơ sở vững chắc, có được nhiều sự tin tưởng từ khách hàng và tạo được chỗ đứng nhất định trong nền thị trường cạnh tranh.2: Hình ảnh showroom thành lập tại TP Hồ Chí Minh (Nguồn: https://chailolimex.com/pages/about-limex) 6 Hình 1.3:Hình ảnh hoạt động sản xuất tại xưởng in (Nguồn:https://chailolimex.com/pages/about- limex) 1.3 Chức năng và lĩnh vực hoạt động Công ty TNHH sản xuất thương mại xuất nhập khẩu Limex đang hoạt động ở cả 2 mảng thương mại và sản xuất - Mảng thương mại: Công ty chuyên cung cấp các loại sản phẩm như chai, lọ , hủ được thiết kế theo yêu cầu hoặc có sẵn với đa dạng các chủng loại, kiểu dáng, kích thước cho các ngành : + Làm đẹp - mỹ phẩm + Nước hoa + Dược phẩm + Thực phẩm - Mảng sản xuất: chuyên cung cấp các giải pháp in ấn, là một trong những thế mạnh của Limex với công nghệ được cập nhật và cải tiến thường xuyên, phục vụ cho hàng ngàn yêu cầu: 7 + In lụa + In UV + Ép kim + In Tampon Với slogan: "Limex Trading - Mang Câu Chuyện Thương Hiệu Vào Sản Phẩm Của Bạn”, Limex tạo nên sự đổi mới và thay đổi cảm giác của bạn đối với sản phẩm bằng cách thể hiện vẻ đẹp và giá trị thực sự của chúng. Nhiệm vụ của Linex là biến mọi chai lọ và bao bì thành những tác phẩm nghệ thuật đẳng cấp, để khách hàng, các đối tác có thể tận hưởng cuộc sống một cách tinh tế và độc đáo.

Từ đó đem lại trải nghiệm tốt đủ uy tín, đủ chất lượng để trở thành điểm đến quen thuộc, đáng tin cậy cho khách hàng. Mục tiêu mà doanh nghiệp hướng đến là trở thành một doanh nghiệp thương mại sản xuất in ấn bao bì hàng đầu Việt Nam, với tiêu chí luôn phát triển và đổi mới nhằm đáp ứng cho nhu cầu ngày một cao của thị trường.4: Các sản phẩm của Limex (Nguồn: https://chailolimex.com/pages/about-limex) 1.4 Tổ chức sản xuất kinh doanh Hàng hóa sẽ được đặt mua theo yêu cầu của khách hàng. Đối với các mặt hàng sản xuất tại Trung Quốc, khách hàng sẽ liên hệ với phòng kinh doanh để lựa chọn mẫu kích thước, màu sắc, số lượng, chốt giá. Sau khi chốt, kinh doanh sẽ lên đơn đặt hàng trên quy trình base để sếp duyệt.

Sau khi duyệt xong, đơn hàng sẽ được đẩy qua,nhân viên thu mua tiếp nhận và sẽ liên lạc với nhà cung cấp để đặt hàng, đơn hàng sẽ về sau 20-45 ngày. Sau đó nhân viên kinh doanh sẽ gọi cho khách để chốt số lượng, ngày, giờ để giao cho khách và chuyển thông tin lên quy trình giao hàng trên base để kế toán xác nhận và làm phiếu xuất kho cho kho soạn hàng, đóng gói và gửi cho khách. Đối với khách hàng yêu cầu in sản phẩm, trước khi lên đơn đặt hàng khách hàng cần gửi mẫu in cho phòng kinh doanh để bên thiết kế tại xưởng xác định sẽ in 9 như thế nào và làm file gửi cho khách hàng duyệt. Sau khi hàng đặt về sẽ được gửi xuống xưởng để tiến hành in ấn dựa theo mẫu đã duyệt.

Khi hoàn thành, hàng sẽ được đóng gói gửi cho khách theo thông tin mà khách đã gửi. Tổ chức quản lý của đơn vị 1.1 Cơ cấu bộ máy tổ chức 10 Phòng thu mua Trợ lý giám đốc Phòng marketing Phòng vận hành - Kho Thành viên Giám đốc Ban sản xuấ hội đồng Phòng Kế toá Tài chính Phòng hành chính nhân sự Phòng kinh doanh Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty (Nguồn: Phòng nhân sự) 1.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận Limex có một tổ chức bộ máy đơn giản nhưng mỗi một phòng ban đều có một chức năng rõ ràng, quản lý hiệu quả các hoạt động, đóng góp vào hoạt động tổng thể của công ty. Trong đó: Hội đồng thành viên: không trực tiếp điều hành doanh nghiệp nhưng vẫn có thể đưa ra quy định, chính sách liên quan đến quá trình vận hành doanh nghiệp. Giám đốc: đóng vai trò rất quan trọng – là đại diện pháp nhân, chịu trách nhiệm trước pháp luật Nhà nước về các hoạt động kinh doanh.

Giám đốc là người đưa ra các quyết định, đặt ra những định hướng phát triển của công ty và đánh giá các rủi ro tiềm tàng, thực hiện các biện pháp giảm thiểu rủi ro. Giám đốc sẽ dựa vào dữ liệu được cung cấp để đưa ra các quyết định quan trọng và cấp thiết. Bên cạnh 11 đó, giám đốc cũng giám sát các hoạt động của các bộ phận phòng ban nhằm đảm bảo, tuân thủ các quy trình, nguyên tắc của công ty. Trợ lý giám đốc: có vai trò hỗ trợ giám đốc, quản lý các công việc hằng ngày của giám đốc hoặc thay mặt giám đốc xử lý một số công việc trong phạm vi cho phép.

Bên cạnh đó, trợ lý sẽ đảm nhiệm việc giám sát, truyền đạt các chỉ đạo của giám đốc đến các phòng ban. Phòng marketing: là một phần không thể thiếu đối với doanh nghiệp với chức năng nhiệm vụ là nghiên cứu, phân tích thị trường và đưa ra các chiến dịch quảng bá sản phẩm đến với khách hàng. Phòng thu mua: có nhiệm vụ giao tiếp trực tiếp với nhà cung cấp, tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng và giữ mối quan hệ, đánh giá về chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng. Đảm nhận việc quản lý công nợ, đối chiếu với kế toán thanh toán, đồng thời hỗ trợ rà soát hàng tồn kho để đặt hàng kịp thời, đảm bảo rằng hàng sẵn kho đầy đủ để cung cấp cho khách hàng.

Phòng nhân sự: đóng vai trò trung tâm trong việc xây dựng và phát triển nguồn nhân lực, tài sản của doanh nghiệp. Quản lý nhân viên trong công ty, tuyển dụng, xây dựng hệ thống lương thưởng, phúc lợi cạnh tranh, duy trì quan hệ lao động hài hòa và đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động thông qua các hoạt động hành chính nhân sự. Phòng kế toán- Tài chính: là bộ phận then chốt trong việc quản lý, bảo toàn và phát triển nguồn lực tài chính của doanh nghiệp. Với nhiệm vụ đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật.

Các công việc của kế toán gồm: quản lý tài chính thông qua lập kế hoạch, theo dõi thu chi, kiểm soát dòng tiền; thực hiện các nghiệp vụ kế toán, lập báo cáo tài chính chính xác và kịp thời; tuân thủ pháp luật thuế, kê khai và nộp thuế đầy đủ, đồng thời tư vấn các vấn đề liên quan đến thuế; và thực hiện phân tích tài chính chuyên sâu, đánh giá tình hình hoạt động và đưa ra các khuyến nghị cải thiện hiệu quả tài chính cho doanh nghiệp. Phòng ban này gồm nhiều mảng chuyên môn như: thuế, công nợ, tiền lương, bán hàng, tổng hợp, báo cáo,. 12 Phòng vận hành- Kho: đảm nhận vai trò then chốt trong việc quản lý dòng chảy hàng hóa từ lúc nhập kho cho đến khi giao đến tay khách hàng. Bộ phận này chịu trách nhiệm sắp xếp kho bãi khoa học, kiểm soát chặt chẽ quá trình nhập-xuất hàng, đóng gói và bảo quản sản phẩm, đồng thời phối hợp với các bên liên quan để đảm bảo việc giao nhận diễn ra đúng kế hoạch.

Bên cạnh đó, thường xuyên kiểm kê hàng tồn kho và đối chiếu với kế toán để kịp thời phát hiện và xử lý các chênh lệch, đảm bảo sự chính xác tuyệt đối giữa sổ sách và thực tế. Ban sản xuất: có vai trò vận hành quy trình sản xuất in ấn, từ khâu tiền in đến thành phẩm, đảm bảo rằng chất lượng và tiến độ sản xuất theo đúng yêu cầu của khách hàng hoặc phòng kinh doanh. Quản lý nhân lực, máy móc, vật tư in phục vụ sản xuất hiệu quả và an toàn và phối hợp với các phòng ban liên quan như thiết kế, kỹ thuật, kho, kinh doanh để đảm bảo đơn hàng đúng yêu cầu.6 Tổ chức bộ máy kế toán 1.1 Sơ đồ bộ máy kế toán Kế toán tổng Kế toán bán Kế toán thanh hợp hàng - Công nợ toán Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy phòng kế toán của công ty (Nguồn: Phòng nhân sự) 1.