CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MTV SƠN HOA THẮNG 3 1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH MTV Sơn Hoa Thắng 1. Giới thiệu sơ lược về Công ty Tên công ty: CÔNG TY TNHH MTV SƠN HOA THẮNG Địa chỉ: 177, ấp An Thành, xã An Tây, thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương Người đại diện: KIỀU THỊ HỢ Ngày thành lập: 29/07/2010 Mã số thuế: 3701759520 Ngày 29/07/2010 Công ty được Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Bình Dương cấp số ĐKKD số: 3701759520. Hình thức công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
Đặc điểm kinh doanh, quy trình sản xuất kinh doanh: Công ty TNHH MTV Sơn Hoa Thắng phát triển chủ yếu với các ngành nghề như sau: - Sản xuất sơn, véc bi và các chất sơn, quét tương tự; sản xuất mực in và ma tít. - Bán buôn đồ dùng khác dùng cho gia đình. (Bán buôn giường, tủ, bàn ghế, đồ trang trí nội thất bằng gỗ) - Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dụng. - Bán buôn chuyên doanh khác chưa phân vảo đâu.
- Vận tải hàng hóa bằng đường bộ. Quy trình sản xuất kinh doanh: Ủ muối: nguyên vật liệu gồm bột màu, bột độn, phụ gia, nhựa latex, dung môi hữu cơ. Các nguyên vật liệu này được ủ trong thời gian vài giờ, tạo thành hỗn hợp nhão cho công đoạn tiếp theo.[7] - Nghiền sơn: đây là quy trình cực kì quan trọng, sơn dược ủ muối ở trên được chuyển vào thiết bị nghiền. Thời gian nghiền có thể kéo dài phụ thuộc vào loại bột màu, bột độn và yêu cầu về độ mịn của sơn.
Trong giai đoạn này, thiết bị nghiền 4 sử dụng nhiều nước làm lạnh thiết bị để đảm bảo paste trong quá trình nghiền không bị nóng lên nhiều nhằm khống chế lượng dung môi bị bay hơi ở nhiệt độ cao và tác động xấu đến các thành phần paste nghiền. - Pha sơn: Hỗn hợp Paste sơn sau khi đã được nghiền đến độ mịn theo yêu cầu sẽ chuyển sang công đoạn pha sơn. Công đoạn này tạo thành sản phẩm cuối cùng của quá trình sản xuất sơn. Paste thành phẩm được chuyển sang bể pha.
Bể pha có 1 máy khuấy liên tục trong quá trình pha sơn. Khi đã đạt độ đồng nhất thì cũng là lúc sản phẩm hoàn tất và được chuyển sang công đoạn đóng thùng. - Đóng gói sản phẩm: Công đoạn này có thể là dây chuyền đóng thùng tự động hoặc đóng thùng thủ công. Bao bì đựng thường là bao bì nhựa hoặc kim loại tùy vào sản phẩm sơn mà công ty sơn phát hành.
Sản phẩm hoàn thành sẽ được luân chuyển vào kho chứa. Quá trình nhập kho được tiến hành chặt chẽ theo từng lô hàng. Các kho sản phẩm phải được trang bị đầy đủ các phương tiện phòng chống cháy nổ vì nguy cơ cháy nổ rất cao đối với sản phẩm sơn dung môi hữu cơ. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH MTV Sơn Hoa Thắng 1.
Sơ đồ bộ máy quản lý 5 Giám đốc điều hành Phó giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Bộ phận Bộ phận kế toán kỹ thuật Bộ phận hành chính, Bộ phận nhân sự kinh doanh Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty Nguồn: Phòng kế toán (2019) 1.Chức năng của từng bộ phận + Giám đốc điều hành - Chịu trách nhiệm về các mặt hoạt động của Công ty trước cấp trên và pháp luật hiện hành. + Phó giám đốc và Phó giám đốc kỹ thuật. - Hỗ trợ Giám đốc điều hành hoạt động của công ty, được Giám đốc ủy quyền giải quyết những vấn đề trong công ty khi Giám đốc đi công tác dài hạn. + Bộ phận kỹ thuật - Xây dựng kế hoạch nhận hàng và giao hàng, giải quyết những khiếu nại liên quan đến phẩm chất của hàng hóa.
- Kiểm tra và liên hệ thường xuyên với nhà máy góp phần đảm bảo hợp đồng đang thực hiện theo đúng kế hoạch, đồng thời đề ra các giải pháp kịp thời khắc phục khó khăn khi nhà máy không giao hàng đúng thời hạn. - Đảm bảo công việc hoàn thành theo đúng tiến độ của hợp đồng. 6 - Chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng của hàng nhập và hàng xuất bán. - Tham mưu cho Ban Giám Đốc về giải pháp làm giảm chi phí trong quá trình sử dụng máy móc để phục vụ công tác giao nhận và lắp đặt hàng.
- Giám sát quá trình lắp đặt, lên kế hoạch sửa chữa và bảo trì hợp lý. + Bộ phận kế toán - Dựa trên kế hoạch kinh doanh xây dựng kế hoạch tài chính cho Công ty. - Tổ chức quản lý kế toán, đề xuất tổ chức bộ máy kế toán và hướng dẫn hạch toán kế toán đúng theo chế độ kế toán Nhà nước ban hành. Kiểm tra việc thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng qui định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty… - Thu thập và xử lý thông tin có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong Công ty và tình hình biến động của các tài sản, hiệu quả sử dụng tài sản.
- Tham mưu đề xuất việc khai thác, huy động các nguồn vốn phục vụ kịp thời cho hoạt động kinh doanh của công ty đảm bảo đúng theo các quy định của Nhà nước. - Tham mưu cho Ban giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh. - Tổ chức công tác kế toán một cách hợp lý, hoạt động hiệu quả. - Bảo mật về số liệu kế toán tài chính và bí mật kinh doanh của Công ty.
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tất cả các loại chứng từ, hoàn chỉnh thủ tục kế toán trước khi trình Giám đốc ký duyệt, ghi chép và hạch toán đúng, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động phù hợp với quy định của Nhà nước và Quy chế quản lý tài chính của công ty. - Phân tích các thông tin kế toán theo yêu cầu của lãnh đạo công ty. - Tiến hành các thủ tục quyết toán các loại thuế với cơ quan thuế, lập và nộp các báo cáo tài chính đúng và kịp thời cho các cơ quan thẩm quyền theo đúng chế độ quy định của Nhà nước. - Áp dụng tiến bộ khoa học vào công tác kế toán, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên 7 môn cho cán bộ kế toán.
+ Bộ phận Hành chính, Nhân sự - Tham mưu, giúp cho Ban Giám Đốc tổ chức – hành chính và quản trị. Bố trí sắp xếp lao động, duy trì chế độ chính sách, bảo vệ nội bộ trật tự Công ty, thông báo cho các phòng ban khi có quy định hoặc thông báo mới của Công ty. - Lập kế hoạch tuyển dụng và cắt giảm lao động, thực hiện các thủ tục chứng từ liên quan đến người lao động. - Hướng dẫn nội quy của công ty và giám sát sự chấp hành của toàn thể các bộ công nhân viên tại công ty về đồng phục, giờ làm việc… - Ban hành các quy định nhằm đảm bảo sự sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp tạo vẽ đẹp bề ngoài cho công ty.
- Đặt mua và cấp phát văn phòng phẩm cho các phòng ban theo đúng quy định của Công ty. Chuyển chứng từ mua văn phòng phẩm và giấy đề nghị thanh toán đủ và đúng quy định cho phòng kế toán. - Tính và chuyển lương cho công nhân viên đúng quy định. + Bộ phận kinh doanh - Tiếp xúc, giới thiệu cho khách hàng về hàng hóa( giá bán, quy cách, chủng loại, chất lượng,…) và các thông tin liên quan đến chính sách bán hàng, chính sách khuyến mãi hiện có giúp khách hàng có đầy đủ thông tin để dễ dàng ra quyết định.
- Nhận đơn đặt hàng, lập hợp đồng bán hàng với khách hàng; lập đơn hàng bán đối với khách lẻ chuyển cho nhân viên xuất hóa đơn, chuyển hóa đơn và đơn hàng chuyển cho thủ quỷ thu tiền. - Nhận và kiểm tra chứng từ vận chuyển hàng xuất bán, gửi chứng từ vận chuyển đúng quy định gửi về cho phòng kế toán. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH MTV Sơn Hoa Thắng 1. Sơ đồ tổ chức phòng Kế toán Bộ máy kế toán của công ty áp dụng phương thức tổ chức theo hình thức tập trung, tất cả các công việc kế toán như phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp chi tiết, tính giá thành, lập báo cáo, đều 8 được thực hiện tập trung ở phòng Kế toán.
Khi kiểm tra chứng từ, nếu phát hiện có sự sai phạm chế độ chính sách, các quy định về quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước, kế toán từ chối thực hiện và báo ngay cho ban lãnh đạo công ty biết để xử lý kịp thời. Đối với những chứng từ lập không đúng, thiếu thủ tục, nội dung…kế toán tổng hợp hướng dẫn để người lập chứng từ làm lại, sau đó mới tiếp nhận ghi sổ.[7] Kế toán trưởng (Kế toán tổng hợp) Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán TSCĐ, tiền Kế toán thanh giá tiền, công nợ lương kho toán thành Thủ quỹ Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ phận kế toán Nguồn: Phòng kế toán (2019) 1. Nhiệm vụ của từng kế toán - Kế toán trưởng, kiêm kế toán tổng hợp: Là người giúp Giám đốc giám sát mọi số liệu trên sổ sách kế toán, là người chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về các thông tin, chế độ kế toán hiện đang áp dụng tại Công ty. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức mọi hoạt động kế toán của Công ty thuộc phạm vi và quyền hạn của mình.
Chỉ đạo thực hiện hạch toán và tổng hợp số liệu kế toán từ các phần hành kế toán chi tiết vào Sổ cái, lập các Báo cáo tài chính. - Kế toán TSCĐ và tiền lương: Có nhiệm vụ theo dõi, đánh giá biến động về TSCĐ, căn cứ vào tỷ lệ khấu hao đã đăng ký cho từng loại tài sản để tiến hành trích, phân bổ khấu hao. 9 Hàng tháng, căn cứ vào các chứng từ: Bảng chấm công, giấy tạm ứng…kế toán tiến hành tính lương cho nhân viên ở các bộ phận; theo dõi tiền lương và tính lương bình quân tháng, tổng hợp tiền lương toàn công ty. Căn cứ vào bảng thanh toán lương, tiến hành trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn, kinh phí công đoàn vào bảng tổng hợp, cuối tháng gửi cho kế toán tổng hợp tập hợp chi phí.
