Kế toán nhập – xuất hàng hóa và thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty TNHH Quản lý Niche

Khóa luận kế toán nhập xuất hàng hóa và thanh toán tại Công ty TNHH Quản lý Niche

• Tác giả: Nguyễn Thị Thanh Tâm
• Người hướng dẫn: ThS. Đào Thị Kim Yến
• Trường học: Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Kế toán nhập – xuất hàng hóa và thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty TNHH Quản lý Niche
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Tổng quan kế toán nhập xuất hàng hóa tại Công ty Quản lý Niche

Công ty TNHH Quản lý Niche hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ quản lý và vận hành. Hoạt động nhập xuất hàng hóa tại doanh nghiệp diễn ra liên tục với khối lượng vật tư lớn. Công tác kế toán nhập xuất hàng hóa giữ vai trò then chốt trong điều tiết nguồn lực. Nhiệm vụ chính gồm việc giám sát dòng luân chuyển kho và kiểm soát thanh toán nhà cung cấp. Bộ phận kế toán thực hiện ghi nhận số liệu kịp thời theo từng nghiệp vụ phát sinh. Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC để lập sổ sách. Dữ liệu chứng từ nhập kho, xuất kho và thanh toán được quản trị trên phần mềm Smile. Quy trình luân chuyển chứng từ tuân thủ trình tự kiểm duyệt nghiêm ngặt. Nhân viên kho tiếp nhận hàng và lập biên bản giao nhận. Kế toán vật tư tiến hành đối chiếu hóa đơn với phiếu nhập trước khi hạch toán. Mọi sai lệch về số lượng hay đơn giá đều được phát hiện sớm. Hệ thống sổ sách được đóng quyển định kỳ để phục vụ kiểm toán nội bộ. Công tác này giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định và giảm thiểu rủi ro thất thoát.

1.1. Chế độ kế toán và phương pháp quản lý kho

Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ hạch toán sử dụng là đồng Việt Nam. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi hàng tồn kho. Hàng hóa nhập kho được xác định theo giá gốc thực tế bao gồm chi phí mua và các khoản thuế không hoàn lại. Giá trị hàng xuất kho được tính toán dựa trên phương pháp bình quân gia quyền. Tài khoản kế toán sử dụng chủ yếu gồm TK 152, TK 156 và TK 331. Phương pháp này giúp số liệu tồn kho hiển thị liên tục và chính xác trên hệ thống sổ kế toán.

1.2. Ứng dụng phần mềm kế toán Smile tại đơn vị

Phần mềm kế toán Smile đóng vai trò hạt nhân trong xử lý dữ liệu tài chính tại Công ty Quản lý Niche. Hệ thống sở hữu giao diện phân hệ trực quan, đáp ứng đặc thù ngành dịch vụ và quản trị vận hành. Kế toán nhập dữ liệu từ phiếu nhập, phiếu xuất và chứng từ ngân hàng trực tiếp vào hệ thống. Phần mềm tự động kết chuyển số liệu vào các sổ cái và sổ chi tiết liên quan. Quy trình khóa sổ cuối tháng diễn ra nhanh chóng nhờ chức năng đối soát tự động. Các báo cáo tài chính và báo cáo nhập xuất tồn được trích xuất chính xác theo thời gian thực. Việc in ấn và lưu trữ đóng quyển sổ sách kế toán được thực hiện định kỳ để phục vụ kiểm toán độc lập.

II. Phân tích thực trạng kế toán nhập xuất tại Quản lý Niche

Thực tế công tác kế toán nhập xuất hàng hóa tại Niche vẫn ghi nhận một số bất cập phát sinh. Tần suất nhập xuất hàng hóa diễn ra dày đặc trong khi thủ tục giấy tờ đôi khi còn chậm trễ. Trường hợp hàng hóa về trước nhưng hóa đơn chưa về xảy ra khá phổ biến trong kỳ kinh doanh. Kế toán phải ghi nhận giá trị tạm tính trên tài khoản 156 và điều chỉnh khi nhận hóa đơn. Việc này làm tăng nguy cơ sai sót khi lập báo cáo thuế và quản lý công nợ. Công tác đối chiếu công nợ với nhà cung cấp vào cuối kỳ thường tốn nhiều thời gian. Biên bản đối chiếu công nợ gửi đi không phải lúc nào cũng được phản hồi kịp thời. Sự chênh lệch giữa thực tế giao nhận và hóa đơn tài chính tạo áp lực lớn cho kế toán thanh toán. Một số nhà cung cấp chưa áp dụng hóa đơn điện tử đồng bộ, dẫn đến chứng từ thất lạc. Việc phê duyệt chi trả ngân hàng nhiều bước khiến tiến độ thanh toán đôi lúc bị kéo dài. Khâu kiểm kê định kỳ giữa thủ kho và kế toán chi tiết vật tư chưa diễn ra thật sự đồng bộ. Những tồn tại trên ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác của số liệu kế toán.

2.1. Xử lý nghiệp vụ hàng về kho nhưng chưa có hóa đơn

Tình trạng vật tư về nhập kho trước khi nhận được hóa đơn thuế phát sinh đều đặn tại đơn vị. Kế toán vật tư phải căn cứ vào phiếu nhập kho và hợp đồng để ghi nhận giá tạm tính. Nghiệp vụ hạch toán ghi Nợ TK 156, Nợ TK 133 tạm tính và Có TK 331 hoặc TK 111, 112. Khi hóa đơn chính thức chuyển về, kế toán tiến hành đối chiếu và hạch toán chênh lệch giá mua. Nếu giá thực tế cao hơn giá tạm tính, kế toán ghi tăng giá trị hàng hóa và thuế đầu vào. Nếu giá thực tế thấp hơn, kế toán thực hiện bút toán điều chỉnh giảm công nợ tương ứng. Quá trình xử lý phức tạp này đòi hỏi sự cẩn trọng cao để tránh sai lệch báo cáo tài chính.

2.2. Kiểm soát công nợ phải trả cho nhà cung cấp

Công nợ người bán tại Công ty Quản lý Niche được theo dõi chi tiết trên tài khoản 331 theo từng đối tác. Do số lượng đối tác cung cấp dịch vụ và vật tư rất đa dạng, việc theo dõi gặp nhiều trở ngại. Nhiều chứng từ hóa đơn chuyển về phòng kế toán chậm trễ hơn lịch hẹn thanh toán. Việc đối chiếu biên bản xác nhận công nợ vào cuối quý thường bị dồn ứ khối lượng công việc. Tình trạng chênh lệch số dư do thời điểm ghi nhận giữa hai bên vẫn thỉnh thoảng xảy ra. Thiếu sự phối hợp đồng bộ giữa bộ phận mua hàng và kế toán thanh toán dễ dẫn đến nợ quá hạn. Doanh nghiệp cần cơ chế giám sát kỳ hạn thanh toán chặt chẽ hơn để giữ vững uy tín thương mại.

III. Giải pháp tối ưu hóa kế toán nhập xuất tại Quản lý Niche

Hoàn thiện công tác kế toán nhập xuất hàng hóa và thanh toán là yêu cầu cấp thiết của doanh nghiệp. Niche cần triển khai các giải pháp đồng bộ từ quy trình đến công nghệ quản lý. Trước hết, doanh nghiệp cần ban hành quy chế luân chuyển chứng từ rõ ràng giữa các bộ phận. Mọi lô hàng nhập kho đều phải đi kèm biên bản kiểm nghiệm chất lượng và phiếu bàn giao chuẩn. Kế toán cần phối hợp với nhà cung cấp để áp dụng triệt để hóa đơn điện tử có mã xác thực. Việc này giúp rút ngắn thời gian tiếp nhận chứng từ và hạn chế sai lệch số liệu. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần nâng cấp phân hệ quản lý kho trên phần mềm Smile. Tích hợp cảnh báo tự động về tuổi nợ giúp kế toán thanh toán chủ động thu xếp nguồn tiền. Doanh nghiệp cũng nên định kỳ đối chiếu công nợ theo từng tuần thay vì dồn vào cuối kỳ. Tổ chức các buổi đào tạo chuyên môn định kỳ giúp nhân viên cập nhật chuẩn mực kế toán mới. Cơ chế phân quyền chặt chẽ trên phần mềm sẽ ngăn chặn sai sót và bảo mật dữ liệu tài chính hiệu quả.

3.1. Chuẩn hóa quy trình chứng từ và kiểm soát nội bộ

Doanh nghiệp cần thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ từ khâu đặt hàng đến thanh toán. Mọi đơn mua hàng phải có phê duyệt từ trưởng bộ phận trước khi gửi nhà cung cấp. Khi nhập hàng, thủ kho, nhân viên giao nhận và kế toán vật tư phải ký nhận vào biên bản kiểm đếm. Chứng từ nhập xuất kho cần được chuyển về phòng kế toán trong vòng hai mươi bốn giờ làm việc. Kế toán vật tư đối chiếu đơn giá trên hóa đơn với hợp đồng kinh tế đã ký. Đối với hàng hóa về trước hóa đơn, quy định rõ thời hạn nhà cung cấp phải bổ sung hóa đơn. Việc chuẩn hóa giúp kiểm soát chặt chẽ vật tư, tránh thất thoát và nâng cao tính minh bạch.

3.2. Nâng cao hiệu quả xử lý dữ liệu trên phần mềm Smile

Phần mềm kế toán Smile cần được khai thác tối đa các tính năng tự động hóa nghiệp vụ. Đơn vị nên thiết lập hạn mức tín dụng và lịch nhắc nợ tự động cho từng đối tác trên hệ thống. Khi số dư công nợ vượt ngưỡng an toàn, phần mềm sẽ gửi thông báo đến kế toán trưởng. Phân hệ quản lý kho cần liên kết trực tiếp với dữ liệu mua hàng và thanh toán ngân hàng. Điều này loại bỏ hoàn toàn các thao tác nhập liệu thủ công gây trùng lặp chứng từ. Kế toán có thể tạo báo cáo phân tích tuổi nợ và biến động tồn kho chỉ bằng vài thao tác. Việc ứng dụng công nghệ giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác của báo cáo tài chính.

IV. Kết luận về ứng dụng kế toán nhập xuất tại Quản lý Niche

Kế toán nhập xuất hàng hóa và thanh toán đóng vai trò nền tảng cho sự phát triển của Niche. Tổ chức kế toán khoa học giúp bảo toàn tài sản và tối ưu hóa chi phí vận hành. Doanh nghiệp đã xây dựng bộ máy kế toán chuyên nghiệp và áp dụng thành công phần mềm Smile. Các phương pháp hạch toán theo Thông tư 200 được tuân thủ nghiêm túc trong thực tế. Tuy nhiên, đơn vị vẫn cần tiếp tục cải tiến quy trình xử lý chứng từ tạm tính và quản trị công nợ. Việc áp dụng đồng bộ các giải pháp công nghệ sẽ tạo ra bước chuyển biến rõ rệt. Dữ liệu kế toán cung cấp thông tin kịp thời cho ban giám đốc ra quyết định điều hành. Quản trị dòng tiền chi trả nhà cung cấp hiệu quả giúp doanh nghiệp củng cố uy tín thị trường. Bài học từ thực tiễn tại Quản lý Niche mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho các doanh nghiệp cùng ngành. Việc duy trì tính kỷ luật trong quản lý tài chính sẽ bảo đảm tăng trưởng bền vững.

4.1. Hiệu quả kiểm soát vật tư và dòng tiền mua hàng

Công tác quản lý nhập xuất kho bài bản đem lại hiệu quả rõ rệt cho dòng tiền của doanh nghiệp. Số liệu tồn kho thực tế phản ánh đúng nhu cầu sử dụng, giúp giảm thiểu ứ đọng vốn lưu động. Doanh nghiệp chủ động kế hoạch mua hàng dựa trên báo cáo định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Việc kiểm soát chặt chẽ hóa đơn đầu vào hỗ trợ đơn vị thực hiện khấu trừ thuế GTGT chính xác. Các khoản thanh toán cho nhà cung cấp được lập kế hoạch chi tiết theo kỳ hạn thanh toán. Điều này giúp tối ưu hóa số dư tiền gửi ngân hàng và duy trì thanh khoản ổn định. Quản trị chi phí đầu vào tốt là tiền đề gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

4.2. Khả năng nhân rộng mô hình cho doanh nghiệp dịch vụ

Mô hình kế toán kết hợp giữa Thông tư 200 và phần mềm Smile tại Niche có tính ứng dụng thực tiễn cao. Phương thức tổ chức chứng từ và quản lý công nợ nhà cung cấp phù hợp với các đơn vị dịch vụ quản lý. Doanh nghiệp ngành quản lý vận hành có thể học hỏi cách phân bổ chi phí vật tư trực tiếp. Việc tích hợp dữ liệu thu chi kho với hệ thống báo cáo quản trị tạo cơ sở giám sát tài chính minh bạch. Doanh nghiệp cần linh hoạt điều chỉnh quy trình cho phù hợp với quy mô hoạt động thực tế. Sự kết hợp giữa quy chế nội bộ chặt chẽ và công nghệ hiện đại sẽ nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ nhà hàng và ăn uống (F&B), công tác kế toán nhập – xuất hàng hóa và thanh toán với nhà cung cấp đóng vai trò trọng yếu trong việc duy trì chuỗi cung ứng liên tục, kiểm soát chi phí thực phẩm và đảm bảo nghĩa vụ tài chính với đối tác. Nguyên vật liệu và thực phẩm trong ngành nhà hàng có đặc thù là tính luân chuyển nhanh, hạn sử dụng ngắn và dễ phát sinh hao hụt, hư hỏng trong quá trình lưu kho, chế biến. Do đó, việc thiết lập quy trình kiểm soát chặt chẽ từ khâu đặt mua, tiếp nhận, xuất kho đến theo dõi và tất toán công nợ là điều kiện tiên quyết để tối ưu hóa dòng tiền và bảo toàn vốn lưu động.

Tại Công ty TNHH Quản lý Niche – đơn vị vận hành nhà hàng Coastal Sài Gòn, thực tiễn công tác kế toán còn bộc lộ một số hạn chế nhất định. Quy trình kiểm kê định kỳ và đối chiếu hàng tồn kho chưa được triển khai chặt chẽ; việc cập nhật chứng từ nhập – xuất và ghi nhận công nợ nhà cung cấp đôi lúc còn chậm trễ, ảnh hưởng đến độ tin cậy của thông tin trên báo cáo tài chính. Bên cạnh đó, các bước xét duyệt và xử lý hồ sơ thanh toán vẫn phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công, thiếu tính tự động hóa, dẫn đến nguy cơ sai sót, kéo dài thời gian xử lý và gây khó khăn trong việc theo dõi lịch sử thanh toán với các nhà cung cấp.

Xuất phát từ thực trạng trên, tác giả Nguyễn Thị Thanh Tâm đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Kế toán nhập – xuất hàng hóa và thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty TNHH Quản lý Niche" nhằm hệ thống hóa lý luận, phân tích thực trạng hạch toán và đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình tài chính – kế toán tại đơn vị.

Mục tiêu và các nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể được xác định như sau:

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán nhập – xuất hàng hóa và thanh toán với nhà cung cấp trong doanh nghiệp thương mại – dịch vụ.
2. Khảo sát, phân tích và phản ánh thực trạng tổ chức công tác kế toán nhập – xuất và quản lý công nợ nhà cung cấp tại Công ty TNHH Quản lý Niche thông qua hệ thống chứng từ, sổ sách và phần mềm kế toán Smile.
3. Đánh giá ưu điểm, nhận diện các tồn tại, nguyên nhân gây bất cập trong quá trình tiếp nhận, kiểm soát tồn kho và thanh toán nợ phải trả.
4. Xây dựng các giải pháp và kiến nghị cụ thể, phù hợp với đặc thù kinh doanh dịch vụ ăn uống nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ và tính minh bạch của số liệu kế toán.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Quy trình và tổ chức công tác kế toán nhập – xuất hàng hóa, kế toán nợ phải trả cho nhà cung cấp tại doanh nghiệp.
• Phạm vi không gian: Phòng kế toán của Công ty TNHH Quản lý Niche (Số 53 Võ Trường Toản, Phường Thảo Điền, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh).
• Phạm vi thời gian: Tập trung nghiên cứu dữ liệu, chứng từ và sổ sách phát sinh trong tháng 12 năm 2023, kết hợp khảo sát các chỉ tiêu tài chính tổng hợp giai đoạn 2022 – 2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng nghiên cứu dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật, chuẩn mực chuyên ngành và tài liệu học thuật:

• Khung pháp lý và chuẩn mực: Áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính; Luật Kế toán số 03/2003/QH11 (Điều 13 quy định về kỳ kế toán); Thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài chính về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định; cùng hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS) và Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Quốc tế (IFRS).
• Cơ sở lý luận chuyên ngành: Tác giả tiếp thu các quan điểm học thuật về hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại theo nghiên cứu của Nguyễn Văn Công (2020), xác định hàng hóa là đối tượng tạo doanh thu chính và không thay đổi tính chất vật lý trong khâu lưu thông; cùng các nguyên lý về kiểm soát hàng tồn kho và giá vốn hàng bán theo công trình của Trần Văn Tùng (2021).
• Nguyên tắc kế toán thực hiện: Bốn nguyên tắc kế toán cơ bản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC gồm: nguyên tắc phù hợp (chi phí ghi nhận tương ứng với doanh thu tạo ra), nguyên tắc thận trọng (không đánh giá cao hơn giá trị tài sản và ghi nhận công nợ ngay khi có nghĩa vụ), nguyên tắc giá gốc (hàng hóa nhập kho xác định theo chi phí thực tế phát sinh) và nguyên tắc nhất quán (áp dụng thống nhất phương pháp kế toán trong kỳ tài chính).

Phương pháp nghiên cứu thực tế bao gồm:

• Phương pháp thu thập và phân tích tài liệu: Tổng hợp và nghiên cứu các văn bản luật, quy chế nội bộ, hồ sơ pháp lý của công ty, danh mục tài khoản và tài liệu hướng dẫn phần mềm Smile.
• Phương pháp khảo sát và phân tích thực tiễn: Thu thập chứng từ thực tế (hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu chi, ủy nhiệm chi, bảng đối chiếu công nợ), trích xuất sổ chi tiết tài khoản 331, sổ Cái, sổ Nhật ký chung; kết hợp phỏng vấn trực tiếp Kế toán trưởng (chị Thi) và các nhân viên nghiệp vụ (chị Ngân, anh Đạt) tại phòng kế toán.
• Phương pháp so sánh và tổng hợp: So sánh các chỉ tiêu kết quả kinh doanh năm 2022 và 2023 nhằm đánh giá quy mô phát triển; đối chiếu quy trình hạch toán thực tế tại đơn vị với các quy định chuẩn mực để tìm ra điểm chênh lệch.
• Phương pháp đề xuất giải pháp: Đưa ra các biện pháp điều chỉnh quy trình, chuẩn hóa biểu mẫu và tối ưu hóa việc phân quyền trên phần mềm dựa trên kết quả khảo sát thực tế.

Nguồn dữ liệu sử dụng: Báo cáo tài chính năm 2022 và 2023, hệ thống sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết công nợ phải trả, biên bản kiểm kê và các chứng từ gốc phát sinh trong tháng 12 năm 2023 tại Công ty TNHH Quản lý Niche.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH Quản lý Niche

Chương này khái quát quá trình hình thành, cơ cấu quản trị và đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại đơn vị khảo sát:

• Thông tin pháp lý: Công ty TNHH Quản lý Niche (NICHE MANAGEMENT COMPANY LIMITED), mã số thuế 0317382372, bắt đầu hoạt động từ ngày 12/07/2022, do ông Borthwick Linton John làm Giám đốc và là người đại diện pháp luật. Doanh nghiệp hoạt động theo mô hình công ty TNHH hai thành viên trở lên ngoài Nhà nước, trụ sở đặt tại số 53 Võ Trường Toản, Phường Thảo Điền, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh.
• Lĩnh vực hoạt động: Ngành nghề chính là Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động (mã ngành 5610). Ngoài ra, công ty đăng ký các mã ngành phụ: 5621 (dịch vụ ăn uống theo hợp đồng), 5629 (dịch vụ ăn uống khác), 5630 (dịch vụ phục vụ đồ uống) và 7020 (dịch vụ tư vấn quản lý). Đơn vị trực tiếp quản lý và vận hành nhà hàng Coastal Sài Gòn ven sông.
• Quy trình kinh doanh: Vận hành theo chuỗi 7 bước khép kín: (1) Mua hàng hóa, NVL -> (2) Nhập kho -> (3) Quản lý hàng hóa, NVL -> (4) Nhận đặt món của khách hàng -> (5) Chế biến thức ăn, đồ uống -> (6) Phục vụ món -> (7) Xuất hóa đơn.
• Cơ cấu tổ chức bộ máy: Ban Giám đốc điều hành trực tiếp 4 phòng ban: Bộ phận Quản lý Nhà hàng, Bộ phận Kế toán, Bộ phận Kỹ thuật và Bộ phận Quản lý Nhân sự.
• Tổ chức bộ máy kế toán: Gồm 5 vị trí: Kế toán trưởng phụ trách chung và kiểm tra báo cáo; Kế toán tổng hợp theo dõi doanh thu, thuế GTGT, trích khấu hao; Kế toán thu mua tiếp nhận đề nghị mua hàng và kiểm tra giao nhận; Kế toán công nợ theo dõi nợ phải trả và đối chiếu công nợ; Thủ quỹ quản lý tiền mặt và lập chứng từ chi.
• Chính sách kế toán áp dụng: Áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC; đơn vị tiền tệ là Đồng Việt Nam (VND); kỳ kế toán theo năm dương lịch (01/01 – 31/12); tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; tính giá trị xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền; trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng theo Thông tư 45/2013/TT-BTC; áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính qua phần mềm Smile theo mẫu sổ Nhật ký chung.

Bảng số liệu tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2022 – 2023 của doanh nghiệp được trích xuất như sau:

Chỉ tiêu	Mã số	Năm 2022 (Đồng)	Năm 2023 (Đồng)	Tăng/Giảm (%)
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ	01	6.503.456.120	8.503.120.450	+30,75%
Các khoản giảm trừ doanh thu	02	0	0	-
Doanh thu thuần về bán hàng và CCDV	10	6.503.456.120	8.503.120.450	+29,40% (theo báo cáo)
Giá vốn hàng bán	11	4.240.540.230	5.302.430.100	+25,04%
Lợi nhuận gộp về bán hàng và CCDV	20	2.262.915.890	3.200.690.350	+59,30% (theo phân tích)
Doanh thu hoạt động tài chính	21	90.120.000	110.450.000	+22,56%
Chi phí tài chính (trong đó: chi phí lãi vay)	22	1.340.500.000	2.380.120.000	+77,60%
Chi phí bán hàng	25	690.430.000	810.250.000	+17,35%
Chi phí quản lý doanh nghiệp	26	389.200.000	450.180.000	+15,67%
Lợi nhuận thuần từ HĐKD	30	329.805.890	570.590.250	+73,01%
Lợi nhuận khác	40	(45.320.000)	(35.100.000)	-
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế	50	284.485.890	535.490.250	+88,23%
Lợi nhuận sau thuế TNDN	60	227.135.000	428.392.200	+66,60% (theo phân tích)

Chương 2: Cơ sở lý luận về kế toán nhập – xuất hàng hóa và thanh toán với nhà cung cấp

Chương 2 trình bày có hệ thống các quy định kế toán hiện hành về hàng tồn kho và các khoản công nợ phải trả:

• Đặc điểm hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại: Tính lưu động cao, chu kỳ luân chuyển ngắn; không thay đổi tính chất cơ lý hóa trong lưu thông; là nguồn lực tạo doanh thu chính; có tính đa dạng về nguồn gốc, chủng loại. Phân loại theo thể chất (rắn, lỏng, khí), công dụng (tiêu dùng, công nghiệp), nguồn gốc (nội địa, nhập khẩu) và nhóm ngành.
• Phương pháp xác định trị giá hàng nhập kho:
  • Hàng mua trong nước: Trị giá nhập kho = Giá mua trên hóa đơn (chưa thuế GTGT nếu khấu trừ, có thuế nếu trực tiếp) + Chi phí mua hàng (vận chuyển, bốc xếp, lưu kho) - Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua.
  • Hàng nhập khẩu: Trị giá nhập kho = Giá mua hàng + Các loại thuế không được hoàn lại (thuế nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế BVMT, thuế GTGT hàng nhập khẩu không khấu trừ) + Chi phí mua hàng - Chiết khấu, giảm giá.
• Phương pháp xác định trị giá xuất kho: Trình bày nguyên lý của ba phương pháp: Nhập trước – Xuất trước (FIFO), Bình quân gia quyền (áp dụng tại công ty) và Giá đích danh.
• Hệ thống tài khoản và chứng từ:
  • Tài khoản kế toán: Sử dụng TK 156 (Hàng hóa), TK 151 (Hàng mua đang đi đường), TK 632 (Giá vốn hàng bán), TK 111 (Tiền mặt), TK 112 (Tiền gửi ngân hàng), TK 331 (Phải trả cho người bán), TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ).
  • Chứng từ kế toán: Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm kê hàng hóa, Hợp đồng mua bán, Biên bản giao nhận, Đề nghị thanh toán, Phiếu chi và Ủy nhiệm chi.
  • Hạch toán nghiệp vụ cơ bản: Chi tiết các bút toán nhập kho hàng hóa mua trong nước, hàng nhập khẩu, xử lý trường hợp hàng về trước hóa đơn về sau (ghi nhận theo giá tạm tính và điều chỉnh khi nhận hóa đơn chính thức) và trường hợp hóa đơn về trước hàng chưa về kho (theo dõi qua TK 151).

Chương 3: Thực trạng kế toán nhập – xuất hàng hóa và thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty TNHH Quản lý Niche

Khảo sát chi tiết nghiệp vụ kế toán phát sinh trong tháng 12/2023 tại đơn vị:

• Kế toán nhập – xuất hàng hóa:
  • Hàng hóa phục vụ hoạt động của nhà hàng Coastal Sài Gòn bao gồm nguyên vật liệu thực phẩm chế biến, đồ uống có cồn, nước giải khát và công cụ tiêu hao.
  • Quy trình nhập kho: Bộ phận nhà hàng lập Đề nghị mua hàng; Kế toán thu mua gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp. Khi hàng đến, Kế toán thu mua cùng Quản lý nhà hàng kiểm tra chất lượng, số lượng đối chiếu với Phiếu giao hàng (PGH). Sau đó, Kế toán thu mua lập Phiếu nhập kho (PNK), chuyển chứng từ cho Kế toán tổng hợp nhập liệu vào phần mềm Smile.
  • Quy trình xuất kho: Hằng ngày, hàng hóa và thực phẩm được xuất theo nhu cầu order của khách và định lượng chế biến của bếp/quầy bar. Cuối tháng, bộ phận kế toán cùng quản lý kho tiến hành kiểm kê thực tế, lập Biên bản kiểm kê hàng hóa, tính toán số lượng hao hụt và áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để xác định giá trị xuất kho ghi nhận vào TK 632.
• Kế toán thanh toán với nhà cung cấp:
  • Nhà cung cấp của công ty gồm các đối tác cung cấp thực phẩm tươi sống, hải sản, rượu bia và nước giải khát. Các phương thức thanh toán chủ yếu là tiền mặt và chuyển khoản qua ngân hàng.
  • Quy trình thanh toán bằng tiền mặt: Áp dụng cho các nhà cung cấp nhỏ lẻ hoặc mua hàng giá trị nhỏ. Kế toán công nợ lập Đề nghị thanh toán kèm hóa đơn/biên nhận, chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt; sau đó Thủ quỹ lập Phiếu chi, xuất tiền mặt và lưu giữ chứng từ có chữ ký người nhận.
  • Quy trình thanh toán bằng chuyển khoản: Kế toán công nợ theo dõi hạn nợ trên Sổ chi tiết TK 331; định kỳ lập Bảng đối chiếu công nợ (ĐCCN) gửi nhà cung cấp. Khi đến hạn, lập Đề nghị thanh toán, lập Ủy nhiệm chi (UNC) trình Giám đốc ký duyệt và chuyển ngân hàng thực hiện lệnh chuyển tiền.
  • Sổ sách kế toán: Phần mềm Smile tự động tổng hợp số liệu từ các phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu chi và phiếu hạch toán (PHT) vào Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết phải thanh toán với người bán (TK 331) và Sổ Cái.

Chương 4: Nhận xét - kiến nghị chung về kế toán nhập, xuất và thanh toán với nhà cung cấp

Đánh giá tổng hợp và các kiến nghị giải pháp:

• Đánh giá ưu điểm:
  • Bộ máy kế toán tổ chức gọn gàng, có sự phân công chuyên môn cụ thể giữa kế toán tổng hợp, kế toán công nợ và thu mua.
  • Ứng dụng phần mềm Smile hỗ trợ ghi nhận nghiệp vụ kịp thời, đáp ứng đặc thù phục vụ bán lẻ của nhà hàng.
  • Thực hiện đúng các quy định kế toán hiện hành về hệ thống tài khoản và phương pháp trích khấu hao.
• Các hạn chế phát hiện:
  • Về chứng từ: Một số nhà cung cấp cung cấp nguyên liệu tươi sống nhỏ lẻ chậm trễ trong việc bàn giao hóa đơn GTGT; biên bản kiểm kê kho định kỳ cuối tháng chưa bóc tách cụ thể các khoản hao hụt tự nhiên và hư hỏng do bảo quản.
  • Về phần mềm: Chưa tận dụng triệt để chức năng tính giá thành định lượng món ăn (recipe costing) tự động trên phần mềm Smile để đối chiếu với lượng xuất kho thực tế; chưa cài đặt tính năng cảnh báo nợ đến hạn tự động.
  • Về công tác thanh toán: Việc đối chiếu công nợ với một số nhà cung cấp chưa được thực hiện định kỳ theo tháng mà dồn vào cuối quý; khâu xét duyệt chứng từ thanh toán nhiều bước thủ công gây chậm hạn thanh toán thỏa thuận.
• Các kiến nghị hoàn thiện:
  • Về bộ máy và nhân sự: Tăng cường phối hợp giữa Kế toán thu mua và Quản lý bếp trong khâu kiểm nhận thực tế; đào tạo nâng cao kỹ năng kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn điện tử.
  • Về phần mềm Smile: Nâng cấp và kích hoạt phân hệ tự động trừ kho nguyên vật liệu dựa trên số lượng món bán ra trên hóa đơn; thiết lập danh mục cảnh báo hạn thanh toán nợ phải trả tự động để chủ động dòng tiền.
  • Về chứng từ và luân chuyển: Chuẩn hóa quy trình giao nhận; yêu cầu nhà cung cấp cam kết thời hạn giao hóa đơn GTGT; ban hành mẫu biên bản kiểm kê phân định rõ hao hụt cho phép và hao hụt bất thường.
  • Về quản lý công nợ: Thực hiện nghiêm ngặt việc lập Bảng đối chiếu công nợ vào ngày 25 hằng tháng với tất cả nhà cung cấp; đàm phán chính sách chiết khấu thanh toán sớm và kéo dài kỳ hạn nợ với các đối tác cung ứng lớn.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã ghi nhận và tổng hợp các kết quả thực tiễn quan trọng:

• Kết quả dữ liệu tài chính: Phản ánh bức tranh tài chính của công ty qua hai năm hoạt động đầu tiên sau đại dịch COVID-19. Doanh thu thuần năm 2023 đạt 8.503.120.450 đồng, tăng 29,4% so với năm 2022 (6.503.456.120 đồng). Lợi nhuận gộp tăng từ 2.262.915.890 đồng lên 3.200.690.350 đồng (tăng 59,3%), chứng minh hiệu quả kiểm soát giá vốn hàng bán. Chi phí tài chính tăng 77,6% (đạt 2.380.120.000 đồng, chủ yếu là chi phí lãi vay đạt 900.000.000 đồng năm 2022). Lợi nhuận sau thuế năm 2023 đạt 428.392.200 đồng, tăng 66,6% so với năm 2022 (227.135.000 đồng).
• Hệ thống hóa quy trình: Phản ánh trung thực quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho, xuất kho và thanh toán tiền mặt/chuyển khoản trên phần mềm Smile tại nhà hàng Coastal Sài Gòn; ghi nhận đầy đủ việc hạch toán các tài khoản TK 156, TK 151, TK 632, TK 331, TK 111, TK 112.
• Đóng góp ứng dụng: Đề xuất 4 nhóm giải pháp gắn liền với điều kiện vận hành của doanh nghiệp F&B quy mô vừa và nhỏ: giải pháp nâng cao hiệu quả phối hợp nhân sự, giải pháp khai thác công nghệ phần mềm Smile, giải pháp chuẩn hóa chứng từ kho và giải pháp kiểm soát hạn mức nợ nhà cung cấp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tồn tại một số hạn chế do điều kiện thực tế được tác giả nêu rõ:

• Hạn chế về phạm vi dữ liệu: Do thời gian thực tập có hạn, dữ liệu hạch toán chi tiết chỉ được thu thập và phân tích sâu trong phạm vi một tháng (tháng 12 năm 2023), chưa khảo sát biến động theo tính mùa vụ của ngành dịch vụ ăn uống qua trọn vẹn cả năm tài chính.
• Hạn chế về phạm vi khảo sát: Đề tài chỉ tập trung tại một đơn vị kinh doanh đơn lẻ (nhà hàng Coastal Sài Gòn), chưa so sánh đối chiếu với các mô hình chuỗi F&B có mạng lưới chi nhánh phức tạp.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu số liệu chuỗi thời gian nhiều năm để đánh giá chính xác hơn vòng quay hàng tồn kho và kỳ thu hồi/trả nợ; nghiên cứu sâu về kế toán quản trị chi phí giá vốn định mức (food & beverage cost control) kết hợp hạch toán tự động qua hệ thống POS nhà hàng.

Giá trị tham khảo

Nội dung khóa luận mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho các đối tượng:

• Sinh viên chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán: Cung cấp tài liệu mẫu về kết cấu khóa luận thực tập doanh nghiệp, phương pháp mô tả quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng – thanh toán và kỹ năng hạch toán nghiệp vụ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
• Người làm công tác kế toán trong ngành F&B: Cung cấp kinh nghiệm thực tế về việc tổ chức sổ sách, quản lý phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng đối chiếu công nợ và phương pháp khai thác phần mềm chuyên dụng Smile trong kinh doanh ẩm thực.
• Các phần đáng tham khảo nhất: Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán với nhà cung cấp bằng phiếu chi/ủy nhiệm chi; kỹ thuật xử lý chênh lệch hàng về trước hóa đơn về sau; và các mẫu bảng biểu phân tích kết quả kinh doanh, sổ chi tiết công nợ TK 331.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Quản lý Niche đang áp dụng chế độ kế toán và phương pháp tính giá hàng tồn kho nào?
Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, kỳ kế toán năm theo năm dương lịch, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hàng tồn kho được theo dõi theo phương pháp kê khai thường xuyên và xác định giá trị xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.

2. Đơn vị đang sử dụng phần mềm kế toán nào và theo dõi theo hình thức ghi sổ gì?
Công ty sử dụng phần mềm kế toán Smile để thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu kế toán. Hệ thống sổ sách trên máy vi tính được tổ chức theo mẫu sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung.

3. Tình hình doanh thu thuần và lợi nhuận sau thuế của công ty biến động ra sao trong giai đoạn 2022 – 2023?
Doanh thu thuần năm 2023 đạt 8.503.120.450 đồng, tăng 29,4% so với năm 2022 (6.503.456.120 đồng). Lợi nhuận sau thuế năm 2023 đạt 428.392.200 đồng, tăng 66,6% so với năm 2022 (227.135.000 đồng).

4. Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty gồm những vị trí nào và ai chịu trách nhiệm đối chiếu công nợ với người bán?
Bộ máy kế toán gồm 5 vị trí: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán thu mua, Kế toán công nợ và Thủ quỹ. Trong đó, Kế toán công nợ là người trực tiếp theo dõi các khoản nợ phải trả, lập Bảng đối chiếu công nợ định kỳ với nhà cung cấp và lập Giấy đề nghị thanh toán khi đến hạn.

5. Đâu là những hạn chế nổi bật trong công tác kiểm kê và thanh toán nợ được tác giả nhận diện tại đơn vị?
Quy trình kiểm kê kho định kỳ cuối tháng còn mang tính hình thức, chưa bóc tách cụ thể hao hụt tự nhiên và hư hỏng; một số hóa đơn mua hàng từ đối tác tươi sống nhỏ lẻ về chậm; tính năng cảnh báo hạn nợ trên phần mềm Smile chưa được khai thác triệt để; và quy trình thanh toán còn qua nhiều bước xét duyệt thủ công.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Nguyễn Thị Thanh Tâm đã phản ánh chân thực và chi tiết thực trạng công tác kế toán nhập – xuất hàng hóa và thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty TNHH Quản lý Niche trong giai đoạn 2022 – 2023. Công trình làm rõ sự vận dụng các quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC và việc ứng dụng phần mềm Smile vào đặc thù kinh doanh nhà hàng ẩm thực. Các đề xuất hoàn thiện về quy trình luân chuyển chứng từ, kiểm soát hao hụt kho và quản lý công nợ có tính thực tiễn cao, đóng góp thiết thực cho công tác nâng cao hiệu quả quản trị tài chính tại doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH QUẢN LÝ NICHE 1. Đặc điểm về tổ chức kinh doanh và quản lý kinh doanh tại Công ty TNHH Quản Lý Niche 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 1. Thông tin chung về công ty Hình 1.1: Logo Công ty TNHH Quản lý Niche Nguồn: Trang Web của Công ty TNHH Quản lý Niche - Tên công ty (tiếng Việt): CÔNG TY TNHH QUẢN LÝ NICHE - Tên quốc tế: NICHE MANAGEMENT COMPANY LIMITED - Mã số thuế doanh nghiệp (mã số thuế): 0317382372 - Địa chỉ trụ sở chính: Số 53 Võ Trường Toản , Phường Thảo Điền, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

- Người đại diện: Borthwick Linton John Chức danh: Giám đốc - Điện thoại: [phone] - Ngày hoạt động: ngày 12 tháng 07 năm 2022 - Nơi đăng ký quản lý thuế: Chi cục Thuế thành phố Thủ Đức - Loại hình DN: Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài Nhà Nước - Vốn điều lệ: 9.000 VND - Tình trạng hoạt động: Đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT) - Lĩnh vực hoạt động: Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động - Website: https://coastalsaigon. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Vào năm 2022, nhận thấy được tiềm năng phát triển của ngành kinh doanh nhà hàng và các dịch vụ ăn uống tại Việt Nam, ban giám đốc đã quyết định thành lập Công ty TNHH Quản lý Niche. Và đồng thời mở cửa nhà hàng Coastal, nhà hàng này hoạt động dưới sự quản lý trực tiếp của Công ty TNHH Quản lý Niche. Nhà hàng Coastal Sài Gòn tọa lạc trong một căn biệt thự ven sông Sài Gòn với phong cảnh ven bờ sông thơ mộng và đầy những bông hoa xinh xắn giúp nhà hàng thu hút được hàng trăm lượt khách ghé thăm mỗi ngày.

Hiện nay, dù đã trải qua nhiều giai đoạn khó khăn, đặc biệt là giai đoạn khắc phục hậu quả sau đại dịch COVID – 19. Song, Công ty TNHH Quản lý Niche, dưới sự lãnh đạo của ban giám đốc cùng với sự nỗ lực của tập thể nhân viên các bộ phận, vẫn luôn cố gắng hoàn thiện bản thân, từng bước khẳng định vị thế của mình trong lĩnh vực kinh doanh nhà hàng và các dịch vụ ăn uống đang có sự cạnh tranh khốc liệt. Trải qua hơn 2 năm hoạt động, với nhiều khó khăn và thử thách Công ty đã dần ổn định và ngày càng khẳng định vị thế của mình trên thị trường. Công ty đã không ngừng phấn đấu nhằm đạt được yêu cầu, kế hoạch kinh doanh một cách tốt nhất.

Chức năng và lĩnh vực hoạt động của công ty 1. Chức năng của công ty Kinh doanh thức ăn, đồ uống của khách hàng đảm bảo thỏa mãn tối ưu nhu cầu của khách hàng, đó là không chỉ ăn no – mặc ấm mà là ăn ngon – mặc đẹp. Ngoài ra, một số nhà hàng còn chịu trách nhiệm về ăn uống cho nhân viên. Và cung cấp các dịch vụ bổ sung như: tổ chức tiệc, buffet cho hội thảo, tổ chức tiệc theo yêu cầu của khách,…Tạo công ăn việc làm cho người lao động.

Lĩnh vực hoạt động của công ty Công ty TNHH Quản lý Niche hoạt động với ngành nghề kinh doanh chính là Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động có mã ngành 5610. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn có các ngành nghề phụ khác: 5621: Cung cấp dịch vụ ăn uống theo hợp đồng không thường xuyên với khách hàng. 5 5629: Dịch vụ ăn uống khác 5630: Dịch vụ phục vụ đồ uống 7020: Dịch vụ tư vấn quản lý Hình 1.2: Một số hình ảnh kinh doanh tại công ty Nguồn: Trang Web của Công ty TNHH Quản lý Niche 1. Tổ chức sản xuất kinh doanh Sơ đồ 1.1: Quy trình kinh doanh tại công ty Nguồn: Tài liệu của Công ty TNHH Quản lý Niche 6 ➢ Bước 1: Mua hàng hóa, NVL Đây là bước chuẩn bị nguồn hàng hóa, NVL đầu vào để chuẩn bị cho các quy trình chế biến thức ăn, đồ uống phục vụ cho khách hàng hằng ngày.

Công ty sẽ liên hệ trực tiếp với các NCC để NCC chuyển hàng hóa, NVL đến các nhà hàng kịp thời. ➢ Bước 2: Nhập kho Hàng hóa, NVL sau khi được vận chuyển đến sẽ được kiểm kê bởi quản lý và kế toán. Sau khi kiểm kê xong, bộ phận kế toán sẽ giữ lại các chứng từ, hóa đơn liên quan và tiến hàng nhập kho để theo dõi. ➢ Bước 3: Quản lý hàng hóa, NVL Hàng hóa, NVL sẽ được quản lý bởi các bộ phận trực tiếp sử dụng.

Cuối tháng, bộ phận kế toán sẽ tiến hành kiểm kê và tính trị giá xuất kho của hàng hóa, NVL trong tháng. ➢ Bước 4: Nhận đặt món của khách hàng Hằng ngày, bộ phận nhà hàng sẽ tiếp nhận các yêu cầu phục vụ về thức ăn, đồ uống của khách hàng tại nhà hàng thông qua phần mềm bán hàng. ➢ Bước 5: Chế biến thức ăn, đồ uống Sau khi nhận order của khách hàng, các yêu cầu của khách hàng sẽ được chuyển đến các bộ phận bếp và quầy bar, để chế biến các loại đồ ăn, thức uống theo yêu cầu. ➢ Bước 6: Phục vụ món Sau khi các món ăn, đồ uống được chế biến, bộ phận nhà hàng sẽ phục vụ tại chỗ cho khách hàng.

➢ Bước 7: Xuất hóa đơn Trong khi tiến hành thanh toán, nếu khách hàng có nhu cầu xuất hóa đơn về công ty, đơn vị đang làm việc thì bộ phận nhà hàng sẽ lưu lại thông tin cần xuất hóa đơn, cuối ngày sẽ chuyển về cho bộ phận kế toán để tiến hành xuất hóa đơn theo yêu cầu của khách hàng. Tổ chức quản lý của đơn vị 1. Cơ cấu bộ máy quản lý BAN GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN BỘ PHẬN BỘ PHẬN BỘ PHẬN KỸTHUẬT QUẢN LÝ KẾ TOÁN NHÀ HÀNG NHÂN SỰ Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty Nguồn: Tài liệu của Công ty TNHH Quản lý Niche 1. Chức năng và nhiệm vụ ❖ Ban giám đốc: Bộ phận có quyền hạn cao nhất.

Chịu trách nhiệm điều hành, giám sát, duyệt lệnh chi tiền, ra quyết định cuối cùng về các chiến lược, định hướng và kế hoạch phát triển của công ty trong tương lai. ❖ Bộ phận kế toán: - Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh, đảm bảo nguồn kinh phí để duy trì hoạt động kinh doanh của công ty. - Nghiên cứu, phân tích kết quả kinh doanh của công ty, từ đó đưa ra các biện pháp lập các kế hoạch về tài chính đề xuất cho ban giám đốc để cải thiện tình hình hoạt động của công ty. - Kiểm soát chi phí, xét duyệt các đề nghị mua hàng trong hạn mức cho phép.

Tư vấn trực tiếp cho bộ phận nhà hàng về các vấn đề chi tiêu, và các kế hoạch kinh doanh. 8 - Quản lý công nợ, làm việc trực tiếp với các NCC về các khoản phải trả và thời hạn thanh toán sao cho có lợi đối với công ty. - Thực hiện các nghiệp vụ liên quan tới hóa đơn, thuế. Đảm bảo công ty hoạt động đúng với pháp luật hiện hành.

❖ Bộ phận quản lý nhân sự: - Xây dựng các hướng dẫn nhân sự cùng với quản lý nhà hàng. - Tuyển dụng nhân viên theo định hướng dự án của ban giám đốc. - Thương thảo mức lương phù hợp với trình độ của nhân viên, xây dựng hợp đồng lao động. Phổ biến kế hoạch đào tạo và phát triển cho nhân viên.

- Chấm công, tính lương và bảo hiểm xã hội cho đội ngũ nhân viên. ❖ Bộ phận nhà hàng: - Có thể hiểu đây là bộ phận kinh doanh của công ty. - Thường xuyên làm việc với khách hàng, tư vấn các gói thực đơn cho các buổi tiệc. Đề xuất mua hàng, đề xuất các khuyến mãi, kế hoạch tăng trưởng doanh thu.

❖ Bộ phận kỹ thuật: - Chịu trách nhiệm lắp đặt, sửa chữa, thiết kế thi công hệ thống máy móc, trang thiết bị, website của nhà hàng. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Quản lý Niche 1. Tổ chức bộ máy kế toán 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 9 KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN KẾ TOÁN KẾ TOÁN TỔNG HỢP CÔNG NỢ THỦ QUỸ THU MUA Sơ đồ 1.3: Bộ máy kế toán tại công ty Nguồn: Tài liệu của Công ty TNHH Quản lý Niche 1.

Chức năng và nhiệm vụ của các phần hành kế toán ❖ Kế toán trưởng: - Tổ chức, xây dựng bộ máy kế toán phù hợp với doanh nghiệp. Tư vấn một số vấn đề về pháp lý cho ban giám đốc. Giám sát tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, phân tích và đưa ra các biện pháp sử dụng nguồn kinh phí hợp lý - Đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp, kịp thời và chính xác cho việc lập các khóa luận thuế, khoá luận tài chính, sổ sách kế toán. - Kiểm tra bảng lương, BHXH, thực hiện một số công việc liên quan đến thanh toán tiền lương, BHXH cho nhân viên.

- Phổ biến, đào tạo, nâng cao trình độ cho nhân viên trong bộ phận kế toán. - Xét duyệt cuối cùng, và quan trọng nhất trong một công việc của bộ phận kế toán. ❖ Kế toán tổng hợp: - Theo dõi các khoản phải thu, doanh thu hằng ngày. - Thực hiện một số công việc liên quan đến thuế GTGT.

Xuất hóa đơn thuế GTGT bán ra hằng ngày. - Thực hiện khấu hao TSCĐ, phân bổ CCDC hằng kỳ. 10 - Lập bảng kiểm kê kho cuối tháng. ❖ Kế toán thu mua: - Nhận các đề nghị mua hàng từ bộ phận nhà hàng.

Nhận báo giá từ NCC, đặt hàng theo đề nghị mua hàng khi thấy hợp lý. - Thực hiện kiểm kê hàng hóa cùng với quản lý nhà hàng khi hàng hóa yêu cầu đặt mua được vận chuyển đến. - Thu thập các loại chứng từ liên quan đến mua hàng. ❖ Kế toán công nợ: - Quản lý các khoản công nợ phải thu khi có phát sinh.

- Quản lý các khoản công nợ phải trả, chủ yếu là phải trả NCC. Đối công nợ phải trả với NCC, lập các đề nghị thanh toán công nợ khi đến hạn thanh toán. - Đề xuất điều chỉnh thời hạn thanh toán công nợ khi cần thiết. Thủ quỹ: - Quản lý các khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

Lập phiếu chi, ủy nhiệm chi. Hình thức kế toán 1. Hình thức kế toán Hình thức ghi sổ kế toán áp dụng tại công ty là hình thức kế toán trên máy vi tính. Công ty sử dụng phần mềm Smile với hệ thống sổ sách theo mẫu sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung.4: Hình thức kế toán máy vi tính.