CHƯƠNG 1 : NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP Khái niệm, đặc điểm, phân loại và yêu cầu quản lý của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu Khái niệm Nguyên vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng chủ yếu cho quá trình chế tạo ra sản phẩm. Đặc điểm của nguyên vật liệu Nguyên vật liệu mang những đặc điểm cơ bản sau: Nguyên vật liệu thường tham gia vào một chu kỳ sản xuất và tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình dạng vật chất ban đầu để tạo thành hình thái của sản phẩm. Nguyên vật liệu là một loại hàng tồn kho được doanh nghiệp dự trữ với mục đích phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp.
Mỗi một loại nguyên vật liệu nhất định lại gắn liền với một thời hạn bảo quản nhất định. Vì vậy doanh nghiệp phải dựa vào đặc điểm này của NVL để có kế hoạch trong việc thu mua, dự trữ và bảo quản NVL cũng như việc xuất NVL vào sản xuất. Những đặc điểm của nguyên vật liệu trên xuất phát điểm quan trọng cho công tác tổ chức hạch toán NVL từ khâu tính giá, hạch toán và hạch toán chi tiết. Đối với từng doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh mà NVL có vai trò cụ thể.
Song nhìn chung, với vị trí là một trong ba yếu tố đầu vào Nguyễn Thị Minh Nguyệt_ Kế toán 2- K12 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 12 Khoa Kế toán Kiểm toán không thể thiếu của quá trình sản xuất. Việc sử dụng các loại NVL khác nhau vào quá trình sản xuất ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và do đó ảnh hưởng đến chi phí, doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp sản xuất thì NVL có vai trò rất quan trọng, được thể hiện ở các điểm sau: NVL là một trong ba yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất trong doanh nghiệp, là một trong các yếu tố tham gia hình thành nên chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí NVL là một bộ phận của giá thành sản phẩm. Từ đó doanh nghiệp có thể xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ của doanh nghiệp.
NVL là một loại hàng tồn kho được dự trữ để đáp ứng cho nhu cầu của quá trình sản xuất trong kỳ của doanh nghiệp. NVL là thành phần thuộc về vốn lưu động. Giá trị NVL trong kho cuối niên độ không chỉ là giá trị được thể hiện trên báo cáo TC nà còn là chỉ tiêu để đánh giá khả năng hoạt động của doanh nghiệp thông qua chỉ tiêu “Vòng quay vốn lưu động”. Nếu quá trình thu mua, dự trữ và xuất dựng NVL được phối hợp nhịp nhàng, hiệu quả sẽ làm tăng nhanh vòng quay của vốn.2 Phân loại nguyên vật liệu Trong các Doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại, nhiều thứ với nội dung kinh tế công dụng và tính năng lý hoá khác nhau.
Để có thể quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ và đạt hiệu quả cao đồng thời hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Mỗi Doanh nghiệp do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sử dụng những loại vật liệu khác nhau phân loại nguyên vật liệu là việc nghiên cứu sắp xếp các loại vật tư theo từng nội dung, công dụng tính chất thành phần của chúng nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị của Doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý vật liệu của kế toán chi tiết. Nguyễn Thị Minh Nguyệt_ Kế toán 2- K12 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 13 Khoa Kế toán Kiểm toán Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng Doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu luôn được chia hành từng nhóm, từng quy cách khác nhau và có thể được ký hiệu riêng. Nhìn chung thì nguyên vật liệu được phân chia theo các cách sau đây: Phân loại theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh vật liệu được phân thành những loại sau đây.
Nguyên vật liệu chính: Là những đối tượng chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua ngoài) như tôn, sillic, sắt.trong chế tạo động cơ. Vật liệu phụ: Là những thứ chỉ có tác động phụ trợ trong sản xuất và chế tạo sản phẩm nhằm làm tăng chất lượng của nguyên vật liệu chính hoặc tăng chất lượng của sản phẩm sản xuất ra như dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rò rỉ, hương liệu, xà phòng. Nhiên liệu: Là những thứ được sử dụng cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho các phương tiện vật chất, máy móc thiết bị trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng dùng để thay thế sữa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải.
Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm vật liệu và thiết bị cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu khác Doanh nghiệp phục vụ mục đích đầu tư xây dựng cơ bản. Vât liệu khác: Là toàn bộ vật liệu còn lại trong quá trình sản xuất chế tạo ra sản phẩm hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định Việc phân chia vật liệu một cách tỷ mỉ chi tiết trong doanh nghiệp sản xuất được thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm vật liệu. Trong đó, vật liệu được chia thành các loại nhóm thứ bằng hệ thống ký hiệu các chữ số để thay thế cho tên gọi nhãn hiệu, quy cách vật liệu. Những ký hiệu đó được gọi là danh điểm vật liệu và được áp dụng thống nhất trong phạm vi Nguyễn Thị Minh Nguyệt_ Kế toán 2- K12 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 14 Khoa Kế toán Kiểm toán toàn Doanh nghiệp, giúp cho các bộ phận trong Doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý vật liệu.
Mỗi loại vật liệu có thể sử dụng một số trong danh điểm vật liệu, sổ danh điểm vật liệu được xây dựng trên cơ sở số liệu của từng nhóm và đặc tính công dụng của chúng. Tuỳ theo nhóm, thứ vật liệu mà kết cấu số liệu gồm 1, 2, hoặc 3 chữ số. Phân loại theo nguồn gốc nguyên vật liệu Nguyên vật liệu mua ngoài. Nguyên vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến.
Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh của các đơn vị khác hoặc được cấp phát biếu tặng. Nguyên vật liệu thu hồi vốn góp liên doanh. Nguyên vật liệu khác như kiểm kê thừa, vật liệu không dùng hết. Phân loại theo mục đích và nội dung nguyên vật liệu Nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất kinh doanh.
Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác phục vụ ở quản lý phân xưởng, tổ đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng quản lý doanh nghiệp.3 Yêu cầu trong công tác quản lý nguyên vật liệu NVL là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất – kinh doanh ở các doanh nghiệp. Giá trị NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất – kinh doanh, vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện để bảo đảm chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nhiệm vụ chủ yếu ở từng khâu như sau: Khâu thu mua: Cần lập kế hoạch thu mua để bảo đảm doanh nghiệp luôn có nguồn cung cấp NVL với số lượng lớn, chất lượng tốt và giá cả ổn định hợp lý. Quản lý tốt quá trình vận chuyển NVL chống thất thoát, hao hụt, giảm chất lượng trong quá trình vận chuyển.
Đồng thời quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí NVL một cách tối đa. Nguyễn Thị Minh Nguyệt_ Kế toán 2- K12 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 15 Khoa Kế toán Kiểm toán Khâu bảo quản: Điều kiện cần thiết giúp cho việc bảo quản tốt NVL ở doanh nghiêp là phải có hệ thống kho hàng đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, nhân viên thủ kho có phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn tốt. Ngoài ra, việc bảo quản đảm bảo đúng chế độ quy định phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại. Khâu dự trữ: Các doanh nghiệp cần xây dựng định mức dự trữ hợp lí cho từng danh điểm NVL.
Định mức tồn kho là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. Dự trữ hợp lí, cân đối các loại NVL trong doanh nghiệp sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất – kinh doanh được liên tục, tránh được tồn đọng vốn trong kinh doanh. Khâu sử dụng: Yêu cầu sử dụng phải hợp lí, tiết kiệm và theo đúng các định mức kinh tế kỹ thuật đặt ra cho từng sản phẩm. Đây là một trong những khâu có tính quyết định đến việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành để tăng tính cạnh tranh trên thị trường của doanh nghiệp.
Như vậy để tiến hành tốt tổ chức công tác quản lý NVL thì doanh nghiệp phải đảm bảo được các yêu cầu sau: Có đủ trang thiết bị vật chất đảm bảo cho việc bảo quản, cất giữ NVL từ khâu thu mua đến khi đưa vào sử dụng. Có đội ngũ cán bộ công nhân viên có năng lực, trình độ và tinh thần trách nhiệm trong các khâu trên. Có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong công ty trong quá trình thu mua, dự trữ, sử dụng. Các bộ phận này bao gồm: Bộ phận cung ứng, bộ phận hạch toán, bộ phận kỹ thuật, bộ phận sử dụng…Giữa các bộ phận này phải đảm bảo có sự phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả.
Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán NVL trước hết các doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm cho NVL. Hệ thống danh điểm và số danh điểm phải rõ ràng, chính xác tương ứng với quy cách của NVL đó. Nguyễn Thị Minh Nguyệt_ Kế toán 2- K12 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 16 Khoa Kế toán Kiểm toán Để quá trình kinh doanh liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm thì doanh nghiệp phải dự trữ NVL ở một mức độ hợp lý. Do vậy doanh nghiệp phải xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm NVL, tránh việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại NVL nào đó.