Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Kế toán hàng hóa, tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty TNHH Tin học Thanh niên Thái Nguyên" được thực hiện bởi sinh viên Trần Bắc Nam Phương (Lớp 57 KT-DN2, Khoa Kinh tế và Quản lý, Trường Đại học Thủy Lợi) dưới sự hướng dẫn của ThS. Vũ Thị Nam vào năm 2019.

Bối cảnh nghiên cứu xuất phát từ đặc thù hoạt động của các doanh nghiệp thương mại trong nền kinh tế thị trường, nơi chu kỳ kinh doanh vận hành theo quy trình dự trữ – bán ra các loại hàng hóa, thành phẩm và dịch vụ. Khâu tiêu thụ hàng hóa được xác định là khâu cuối cùng nhưng mang tính quyết định đến toàn bộ hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc tiêu thụ thành công giúp doanh nghiệp bảo toàn và đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn, tạo nguồn thu nhập bù đắp chi phí, thực hiện nghĩa vụ ngân sách với Nhà nước và tích lũy lợi nhuận để tái đầu tư mở rộng. Trong cơ chế quản lý đó, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ giữ vai trò công cụ thu thập, xử lý thông tin kinh tế, hỗ trợ nhà quản trị kiểm soát chi phí, định giá bán và lựa chọn phương thức kinh doanh thích hợp.

Khóa luận xác định mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể như sau:

  1. Về mặt lý luận: Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán hàng hóa, tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ trong các doanh nghiệp thương mại theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam và chế độ kế toán hiện hành; làm rõ các phương pháp hạch toán quá trình mua hàng, bán hàng, các khoản giảm trừ và chi phí quản lý kinh doanh.
  2. Về mặt thực tiễn: Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng công tác kế toán hàng hóa, bán hàng, chi phí và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Tin học Thanh niên Thái Nguyên; đánh giá các ưu điểm và hạn chế còn tồn tại trong quy trình chứng từ, vận dụng tài khoản và ghi chép sổ sách kế toán.
  3. Về mặt giải pháp: Đề xuất các giải pháp khả thi, có căn cứ thực tế nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính tại doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn rõ ràng:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ, kế toán doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí quản lý kinh doanh và kế toán xác định kết quả kinh doanh tại đơn vị khảo sát.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Tin học Thanh niên Thái Nguyên (địa chỉ giao dịch: Tầng 7, Tòa nhà Trung tâm Công nghệ Phần mềm Thái Nguyên, Tổ 11, Phường Tân Thịnh, TP. Thái Nguyên; trụ sở tại Số 7 đường Quang Trung, Phường Tân Thịnh, TP. Thái Nguyên).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu tổng hợp phân tích hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2017 – 2018 và hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán phát sinh thực tế trong năm 2019 (trọng tâm là kỳ kế toán tháng 06/2019).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật và giáo trình học thuật chuyên ngành kế toán:

  • Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính.
  • Hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam, trọng tâm là Chuẩn mực Kế toán số 14 (VAS 14) – "Doanh thu và thu nhập khác" ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài chính, quy định 5 điều kiện bắt buộc để ghi nhận doanh thu bán hàng.
  • Tài liệu giảng dạy chuyên môn của Trường Đại học Thủy Lợi: Bài giảng "Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp" (ThS. Ngô Thị Hải Châu), "Phân tích tài chính doanh nghiệp" (ThS. Tô Minh Hương), và "Kế toán doanh nghiệp thương mại và dịch vụ" (ThS. Bùi Văn Vịnh).

Về mặt lý thuyết hạch toán, tác giả hệ thống hóa các nguyên tắc kế toán căn bản bao gồm nguyên tắc Thận trọng và nguyên tắc Phù hợp trong ghi nhận doanh thu và chi phí. Nội dung lý thuyết phân biệt rõ hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho là Kê khai thường xuyên (KKTX) và Kiểm kê định kỳ (KKĐK); phân loại các phương thức bán hàng (bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng; bán lẻ thu tiền trực tiếp, thu tiền tập trung, bán hàng đại lý ký gửi, bán hàng trả chậm/trả góp) cùng các phương thức thanh toán tiền hàng (tiền mặt, chuyển khoản qua ngân hàng, séc, ủy nhiệm chi, tín dụng).

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng bao gồm:

  • Phương pháp phỏng vấn: Trao đổi trực tiếp với Ban Giám đốc, kế toán trưởng và các nhân viên phòng Kế toán, phòng Kinh doanh của công ty để nắm bắt mô hình tổ chức, quy trình bán hàng và luân chuyển chứng từ.
  • Phương pháp thu thập và tập hợp số liệu: Thu thập các tài liệu sơ cấp và thứ cấp bao gồm báo cáo tài chính 2 năm 2017 – 2018, các chứng từ gốc (hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng chấm công, bảng thanh toán lương) và hệ thống sổ kế toán chi tiết, sổ Cái trong năm 2019.
  • Phương pháp so sánh và đối chiếu: So sánh giữa khung lý thuyết chuẩn mực với thực tế thực hiện tại doanh nghiệp; so sánh các chỉ tiêu doanh thu, chi phí, lợi nhuận giữa các kỳ kinh doanh (2017 và 2018) để đánh giá biến động tài chính.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Phân tích các mối quan hệ kinh tế phát sinh giữa tài khoản kế toán (TK 156, TK 511, TK 632, TK 642, TK 911) và tổng hợp số liệu lên hệ thống báo cáo kế toán.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Lý thuyết kế toán hàng hóa, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong doanh nghiệp

Chương đầu tiên khái quát toàn diện nền tảng lý luận về kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại:

  1. Khái niệm và nhiệm vụ kế toán: Định nghĩa hàng hóa là sản phẩm lao động có hai thuộc tính (giá trị sử dụng và giá trị); tiêu thụ là quá trình chuyển quyền sở hữu và sử dụng hàng hóa – tiền tệ, hoàn thành vòng chu chuyển vốn. Nhiệm vụ của kế toán gồm phản ánh kịp thời sự biến động hàng hóa; ghi nhận chính xác doanh thu, giảm trừ doanh thu, chi phí; xác định kết quả kinh doanh và cung cấp thông tin lập báo cáo tài chính.
  2. Kế toán hàng hóa và kiểm kê: Trình bày kết cấu Tài khoản 156 ("Hàng hóa") với 3 tài khoản cấp 2 theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: TK 1561 (Giá mua hàng hóa), TK 1562 (Chi phí thu mua hàng hóa), TK 1567 (Hàng hóa bất động sản). Hướng dẫn quy trình xử lý thừa/thiếu hàng tồn kho qua kiểm kê thường xuyên và định kỳ bằng TK 1381 và TK 3381.
  3. Kế toán giá vốn hàng bán (TK 632): Trình bày nguyên tắc xác định giá vốn hàng xuất kho (giá mua thực tế cộng chi phí thu mua phân bổ), sơ đồ hạch toán TK 632 theo cả hai phương pháp KKTX và KKĐK, xử lý trích lập/hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 2294) và hàng bán bị trả lại.
  4. Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ: Trình bày kết cấu Tài khoản 511 ("Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ") gồm 4 tài khoản cấp 2: TK 5111, TK 5112, TK 5113, TK 5118. Nhấn mạnh điểm đặc thù của Thông tư 133/2016/TT-BTC: các khoản giảm trừ doanh thu (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại) được hạch toán trực tiếp vào bên Nợ TK 511 mà không sử dụng tài khoản trung gian 521 như Thông tư 200/2014/BTC.
  5. Kế toán chi phí quản lý kinh doanh (TK 642): Hợp nhất chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thành chi phí quản lý kinh doanh trên TK 642, chia thành 2 tài khoản cấp 2: TK 6421 (Chi phí bán hàng) và TK 6422 (Chi phí quản lý doanh nghiệp). Cuối kỳ, toàn bộ chi phí này được kết chuyển sang bên Nợ TK 911.
  6. Kế toán xác định kết quả kinh doanh (TK 911): Nêu công thức xác định doanh thu thuần, lợi nhuận gộp và kết quả tiêu thụ hàng hóa; trình bày kết cấu TK 911 và sơ đồ kết chuyển doanh thu, chi phí, lợi nhuận sau thuế sang TK 421.
  7. Hình thức sổ kế toán: Giới thiệu 4 hình thức ghi sổ theo quy định: Nhật ký – Sổ cái, Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ và Hình thức kế toán trên máy tính.

Chương II: Thực trạng kế toán hàng hóa, tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty TNHH Tin học Thanh niên Thái Nguyên

Chương hai phản ánh chi tiết việc tổ chức công tác kế toán tại đơn vị thực tập thông qua số liệu và chứng từ phát sinh thực tế:

  1. Tổng quan doanh nghiệp:
    • Tiền thân là Trung tâm Tin học Thanh niên Thái Nguyên thành lập từ năm 1990; chính thức chuyển đổi thành công ty TNHH theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4600234409 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thái Nguyên cấp ngày 14/01/2000 (đăng ký thay đổi lần thứ 6 ngày 18/03/2011).
    • Người đại diện pháp luật/Giám đốc: Nguyễn Công Huân; Vốn điều lệ: 10.856257 (đồng/nghìn đồng ghi nhận trong hồ sơ doanh nghiệp).
    • Lĩnh vực kinh doanh: Mua bán thiết bị văn phòng, máy vi tính, camera giám sát, thiết bị dạy học - dạy nghề, nội thất văn phòng. Nhóm khách hàng mục tiêu gồm khối Giáo dục - Đào tạo, khối Tài chính - Ngân hàng, và các cơ quan hành chính sự nghiệp tại địa phương.
    • Cơ cấu tổ chức: Tổng số lao động 25 nhân viên chính thức, 02 nhân viên thử việc, 03 thực tập sinh/cộng tác viên; bộ máy quản lý gồm Ban Giám đốc (Giám đốc, Phó Giám đốc), Phòng Hành chính nhân sự, Phòng Kỹ thuật, Phòng Kinh doanh (Bộ phận bán hàng, Bộ phận bảo hành), và Phòng Kế toán.
Ban Giám Đốc (Giám đốc - Phó Giám đốc)

  1. Chính sách kế toán áp dụng: Doanh nghiệp áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; phương pháp kế toán hàng tồn kho Kê khai thường xuyên; phương pháp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; hình thức ghi sổ áp dụng là Nhật ký chung thực hiện hoàn toàn trên phần mềm kế toán VACOM.

  2. Thực tế hạch toán các phần hành kế toán (Minh chứng tháng 06/2019):

    • Kế toán nhập kho hàng hóa: Trình bày quy trình kiểm nhận, lập Phiếu nhập kho số 004347, 004353, nhập liệu giao diện phần mềm VACOM, ghi Nợ TK 1561, Nợ TK 1331 / Có TK 331, Có TK 111.
    • Kế toán xuất kho và giá vốn hàng bán: Theo dõi chi tiết trên Sổ chi tiết TK 156 cho từng mặt hàng nội thất văn phòng (Bàn DT1890H1, Két sắt K40HP, Bàn ET1400B, Ghế GL101). Xuất kho theo Phiếu xuất kho số 336, 340; hạch toán giá vốn Nợ TK 632 / Có TK 1561, trích Sổ Cái TK 632 tháng 06/2019.
    • Kế toán doanh thu bán hàng: Xuất Hóa đơn GTGT số 0000336, 0000340 kèm Bảng kê chi tiết mặt hàng; nhập liệu giao diện bán hàng phần mềm VACOM, hạch toán Nợ TK 131, Nợ TK 111 / Có TK 5111, Có TK 33311; trích Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TK 511.
    • Kế toán chi phí quản lý kinh doanh: Ghi nhận chi phí bán hàng dịch vụ mua ngoài theo Hóa đơn số 0065616; chi phí lương và trích nộp bảo hiểm theo Bảng chấm công và Bảng thanh toán tiền lương tháng 06/2019; hạch toán Nợ TK 6421, Nợ TK 6422 / Có TK 334, TK 338, TK 111; trích Sổ Cái TK 642.
    • Kế toán xác định kết quả kinh doanh: Thực hiện các bút toán kết chuyển cuối kỳ trên phiếu kế toán máy: Kết chuyển doanh thu thuần (Nợ TK 511 / Có TK 911), kết chuyển giá vốn (Nợ TK 911 / Có TK 632), kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh (Nợ TK 911 / Có TK 6421, TK 6422), xác định lợi nhuận và kết chuyển sang TK 421.

  3. Phân tích tài chính và nhận xét: Phân tích biến động kết quả kinh doanh, tình hình doanh thu và các chỉ tiêu tài chính cơ bản giữa năm 2017 và năm 2018; đánh giá những điểm mạnh trong việc ứng dụng công nghệ thông tin (phần mềm VACOM) và các tồn tại trong quy trình kiểm soát chứng từ, quản lý công nợ khách hàng.

Chương III: Giải pháp hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty TNHH Tin học Thanh niên Thái Nguyên

Dựa trên thực trạng hạch toán tại đơn vị, tác giả đưa ra các nhóm giải pháp:

  • Phân tích sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán trong bối cảnh cạnh tranh thương mại và yêu cầu minh bạch quản trị tài chính.
  • Đề xuất các kiến nghị cụ thể: Cải tiến quy trình luân chuyển chứng từ nhập – xuất – bán hàng; hoàn thiện cách thức phân loại, theo dõi chi tiết tài khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp; tăng cường kiểm tra, đối chiếu công nợ phải thu (TK 131); nâng cao hiệu quả khai thác các tính năng phân tích và lập báo cáo quản trị trên phần mềm VACOM.
  • Nêu rõ các điều kiện cần thiết về phía doanh nghiệp (nhân lực kế toán, cơ sở vật chất, sự phối hợp giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán) để triển khai các kiến nghị vào thực tế.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và làm rõ các đặc điểm tổ chức kế toán thực tế tại Công ty TNHH Tin học Thanh niên Thái Nguyên:

Tiêu chí kế toán Thực tế áp dụng tại doanh nghiệp
Chế độ kế toán áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC (Doanh nghiệp nhỏ và vừa)
Phương pháp kế toán HTK Kê khai thường xuyên (KKTX)
Phương pháp tính thuế GTGT Phương pháp khấu trừ
Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung trên phần mềm máy tính
Phần mềm kế toán sử dụng Phần mềm kế toán VACOM
Tài khoản doanh thu sử dụng TK 511 (Chi tiết TK 5111 - Doanh thu bán hàng hóa)
Xử lý giảm trừ doanh thu Hạch toán trực tiếp vào Nợ TK 511 (không dùng TK 521)
Tài khoản chi phí hoạt động TK 642 (Chi tiết TK 6421 - CP bán hàng, TK 6422 - CP quản lý)
Các mặt hàng theo dõi chi tiết Bàn DT1890H1, Két sắt K40HP, Bàn ET1400B, Ghế GL101...

Khóa luận đóng góp về mặt thực tiễn thông qua việc minh họa trực quan toàn bộ chu trình xử lý số liệu kế toán tại một doanh nghiệp thương mại tin học: từ chứng từ gốc (hóa đơn VAT, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, bảng lương), qua giao diện phần mềm VACOM, đến việc trích xuất Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết hàng hóa (TK 156) và các Sổ Cái tài khoản tổng hợp (TK 156, TK 511, TK 632, TK 642, TK 911). Tác giả đã chỉ ra sự tương thích cũng như những điểm cần hoàn thiện khi chuyển dịch từ nguyên lý lý thuyết sang phần mềm kế toán thực tế theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có các hạn chế gắn liền với phạm vi nghiên cứu thực tế:

  • Dữ liệu kế toán chi tiết minh chứng cho các nghiệp vụ phát sinh tập trung chủ yếu vào kỳ kế toán tháng 06/2019 và số liệu so sánh tổng hợp giai đoạn 2017 – 2018; chưa bao quát trọn vẹn sự biến động doanh thu theo tính mùa vụ của cả năm tài chính.
  • Phạm vi khảo sát giới hạn tại một doanh nghiệp thương mại dịch vụ quy mô nhỏ và vừa (25 nhân sự) trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên, do đó các đặc thù kế toán mang tính cá biệt của đơn vị.
  • Hướng nghiên cứu tiếp có thể mở rộng khảo sát chuỗi số liệu tài chính qua nhiều năm liên tục, đi sâu phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho và các giải pháp quản trị công nợ bán hàng trong môi trường kinh doanh số hóa.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán doanh nghiệp, Kế toán thương mại – dịch vụ đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập về phần hành kế toán bán hàng, giá vốn và xác định kết quả kinh doanh.
  • Người làm kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa cần tài liệu tham khảo thực tế về việc áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC và vận hành phần mềm kế toán VACOM trong việc hạch toán hàng hóa, doanh thu và chi phí quản lý kinh doanh.
  • Phần nội dung đáng tham khảo nhất là hệ thống chứng từ thực tế (Hóa đơn GTGT số 0000336, 0000340, Phiếu xuất kho 336, 340, Phiếu nhập kho 004347, 004353) kết hợp với các mẫu trích sổ chi tiết TK 156 và sổ Cái các tài khoản 511, 632, 642 trong tháng 06/2019.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận nghiên cứu tại doanh nghiệp nào và hoạt động trong lĩnh vực gì?
Khóa luận nghiên cứu tại Công ty TNHH Tin học Thanh niên Thái Nguyên (thành lập từ năm 2000, tiền thân là Trung tâm Tin học Thanh niên từ năm 1990), hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị văn phòng, máy vi tính, camera giám sát, thiết bị dạy học và nội thất văn phòng tại tỉnh Thái Nguyên.

2. Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán và phần mềm kế toán nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên và thực hiện ghi sổ Nhật ký chung trên phần mềm kế toán VACOM.

3. Theo chế độ kế toán áp dụng trong bài, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí hoạt động được hạch toán như thế nào?
Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, doanh nghiệp không sử dụng tài khoản giảm trừ doanh thu riêng (TK 521) mà ghi nhận trực tiếp vào bên Nợ TK 511; chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được theo dõi chung trên TK 642 (chia thành TK 6421 - Chi phí bán hàng và TK 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp).

4. Khóa luận sử dụng các mặt hàng cụ thể nào để minh họa cho sổ chi tiết tài khoản 156?
Khóa luận trích xuất sổ chi tiết TK 156 trong tháng 06/2019 cho 4 mặt hàng nội thất văn phòng cụ thể: Bàn DT1890H1, Két sắt K40HP, Bàn ET1400B và Ghế GL101.

5. Cơ cấu nhân sự và tổ chức bộ máy quản lý của công ty tại thời điểm nghiên cứu như thế nào?
Doanh nghiệp có tổng số 25 lao động chính thức, 02 nhân viên thử việc và 03 thực tập sinh/cộng tác viên; bộ máy quản lý gồm Ban Giám đốc (Giám đốc Nguyễn Công Huân, Phó Giám đốc) điều hành 4 phòng chức năng: Phòng Hành chính nhân sự, Phòng Kỹ thuật, Phòng Kinh doanh và Phòng Kế toán.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Trần Bắc Nam Phương đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và Chuẩn mực VAS 14. Công trình phản ánh trung thực thực trạng công tác kế toán tại Công ty TNHH Tin học Thanh niên Thái Nguyên thông qua hệ thống chứng từ, sổ sách và giao diện phần mềm VACOM năm 2019. Các giải pháp và kiến nghị được xây dựng sát với điều kiện thực tế, mang lại giá trị tham khảo rõ ràng cho công tác tổ chức kế toán tại các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ.