Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, các doanh nghiệp dịch vụ và truyền thông phải đối mặt với áp lực cạnh tranh gay gắt, đòi hỏi công tác quản trị tài chính phải linh hoạt và chuẩn xác. Kế toán đóng vai trò là hệ thống đo lường, xử lý và cung cấp thông tin hữu ích làm căn cứ đưa ra các quyết định kinh tế của nhà quản trị. Trong cấu trúc tài chính của doanh nghiệp, các khoản công nợ phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp là hai bộ phận ảnh hưởng trực tiếp đến chu chuyển dòng tiền, tính thanh khoản và khả năng duy trì hoạt động kinh doanh liên tục.

Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Kế toán của tác giả Nguyễn Lương Thùy Tâm (Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh) đi sâu phân tích thực trạng hạch toán và quản lý công nợ tại Công ty TNHH Truyền thông và Trải nghiệm Viral Town – một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tiếp thị, truyền thông và tổ chức sự kiện.

Nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể như sau:

  1. Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Truyền thông Trải nghiệm Viral Town, quá trình hình thành, mục tiêu và phương hướng hoạt động.
  2. Tìm hiểu và trình bày cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức bộ máy kế toán cùng các chế độ, chính sách kế toán áp dụng tại đơn vị.
  3. Khảo sát thực tế công tác kế toán phần hành công nợ phải thu khách hàng (Tài khoản 131) và công nợ phải trả nhà cung cấp (Tài khoản 331) tại doanh nghiệp thông qua hệ thống chứng từ, sổ sách và phần mềm kế toán.
  4. Đánh giá ưu điểm, hạn chế còn tồn đọng trong công tác quản lý và hạch toán công nợ, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán công nợ phải thu khách hàng và công nợ phải trả người bán tại Công ty TNHH Truyền thông Trải nghiệm Viral Town.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Truyền thông Trải nghiệm Viral Town (địa chỉ trụ sở: 66/8 Phan Sào Nam, Phường 11, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh).
  • Phạm vi thời gian: Thời gian thực tập từ ngày 05/09/2022 đến ngày 30/11/2022; dữ liệu, hồ sơ chứng từ và báo cáo tài chính phục vụ nghiên cứu được thu thập trong năm tài chính 2021 (giai đoạn đối chiếu hoạt động kinh doanh 2020 – 2021).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Về mặt lý luận và cơ sở pháp lý, khóa luận xây dựng nền tảng dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật và chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành:

  • Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp (quy định tại Điều 17 về nguyên tắc kế toán các khoản phải thu, nguyên tắc ghi nhận nợ phải trả, kết cấu tài khoản 131, 331, phương pháp hạch toán và lập hệ thống Báo cáo tài chính chuẩn gồm mẫu B01-DN, B02-DN, B03-DN, B09-DN).
  • Thông tư số 48/2019/TT-BTC ngày 08/08/2019 của Bộ Tài chính (Khoản 3, Điều 2) quy định về điều kiện, nguyên tắc và phương pháp trích lập các khoản dự phòng tổn thất tài sản, nợ phải thu khó đòi (Tài khoản 2293).
  • Chuẩn mực kế toán Việt Nam liên quan đến các khoản dự phòng, tài sản và nợ tiềm tàng (điều chỉnh hạch toán Tài khoản 352 – Dự phòng phải trả).

Về phương pháp nghiên cứu, tác giả kết hợp các phương pháp chuyên môn trong lĩnh vực kinh tế - kế toán:

  • Phương pháp thu thập thông tin và nghiên cứu tài liệu: Khai thác văn bản quy phạm, thông tư, chuẩn mực kế toán, tài liệu nội bộ của công ty (hợp đồng kinh tế, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, phiếu chi, bảng tổng hợp công nợ) tại phòng Back Office.
  • Phương pháp quan sát thực tế: Trực tiếp theo dõi thao tác tác nghiệp, luân chuyển chứng từ của kế toán viên công nợ và sự phối hợp giữa bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng (Account, Operation).
  • Phương pháp thống kê và so sánh: Phân tích số liệu kết quả kinh doanh giai đoạn 2020 – 2021 để đánh giá biến động doanh thu, chi phí; so sánh giữa lý luận kế toán theo quy định chuẩn mực với quy trình hạch toán thực tế tại đơn vị.
  • Phương pháp hạch toán kế toán: Ứng dụng hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, phương pháp ghi sổ kép để mô tả chi tiết các bút toán phát sinh trong kỳ.

Nguồn dữ liệu của nghiên cứu bao gồm số liệu kế toán tổng hợp, sổ chi tiết công nợ, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2020 - 2021 và hồ sơ chứng từ kế toán thực tế phát sinh trong năm 2021 do phòng Kế toán của công ty cung cấp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu tổng quát về Công ty TNHH Truyền thông Trải nghiệm Viral Town

Chương này tập trung phác thảo bức tranh tổng quan về lịch sử, mô hình vận hành và công tác tổ chức kế toán của đơn vị thực tập:

  • Lịch sử thành lập: Công ty TNHH Truyền thông Trải nghiệm Viral Town thành lập ngày 07/09/2016, mã số doanh nghiệp 0313997777, loại hình công ty TNHH 2 thành viên trở lên ngoài Nhà nước, người đại diện pháp luật gồm bà Đặng Thanh Thảo và bà Vũ Huỳnh Phương Anh. Ngành nghề kinh doanh chính là tiếp thị và quảng cáo (Marketing and Advertising), sự kiện và kích hoạt thương hiệu (Event & Activation), sản xuất kỹ thuật số và video (Digital & Video Production).
  • Cơ cấu tổ chức: Bộ máy quản lý gồm Ban Giám đốc (BOD), Giám đốc tài chính (CFO), Bộ phận văn phòng điều hành (Back Office – BO gồm mảng Kế toán và Nhân sự), Bộ phận thi công sự kiện (Operation), Bộ phận Hoạch định chiến lược và Sáng tạo (Creative - Planning gồm Copywriter, Designer, Art), và Bộ phận quản trị mối quan hệ khách hàng (Account do Account Director đứng đầu).
  • Quy trình cung ứng dịch vụ: Hoạt động của công ty trải qua 9 bước khép kín từ tiếp nhận nhu cầu -> phân tích yêu cầu -> lên kế hoạch -> đấu thầu sự kiện -> hoàn thiện kế hoạch khi thắng thầu -> thi công sự kiện -> đánh giá chất lượng -> quyết toán tài chính.
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Tổ chức theo mô hình tập trung gồm Giám đốc tài chính (CFO), Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán, Kế toán công nợ, Kế toán tài sản cố định, Kế toán tiền lương và Thủ quỹ.
  • Chế độ kế toán áp dụng: Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ; kiểm kê quỹ tiền mặt định kỳ hàng tháng.
  • Phần mềm kế toán: Đơn vị vận hành phần mềm Tam Khoa BORO eAccounting (xây dựng trên nền tảng Visual Studio, SQL Server và Crystal Report) gồm 8 phân hệ xử lý dữ liệu và in sổ tự động.

Chương 2: Cơ sở lý luận về kế toán công nợ các khoản phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp

Tác giả hệ thống hóa các nguyên lý kế toán tài chính về nợ phải thu và nợ phải trả theo quy chuẩn:

  • Bản chất và đặc điểm công nợ: Khoản phải thu (TK 131) là bộ phận tài sản của doanh nghiệp bị bên mua chiếm dụng vốn, phân loại thành ngắn hạn (dưới 12 tháng hoặc trong 1 chu kỳ kinh doanh) và dài hạn (trên 12 tháng). Khoản phải trả (TK 331) là bộ phận thuộc nguồn vốn, phản ánh nghĩa vụ tài chính mà doanh nghiệp chiếm dụng của bên bán.
  • Nguyên tắc hạch toán nợ phải thu: Theo dõi chi tiết theo từng đối tượng, từng lần phát sinh, nguyên tệ và thời hạn thanh toán; quy đổi tỷ giá ngoại tệ thực tế khi phát sinh nợ và tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh khi thu hồi nợ; bắt buộc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định tại Thông tư 48/2019/TT-BTC đối với các khoản nợ quá hạn hoặc đối tác rơi vào tình trạng phá sản, giải thể.
  • Nguyên tắc hạch toán nợ phải trả: Theo dõi chi tiết từng chủ nợ, phân định thời hạn thanh toán để lập kế hoạch trả nợ; hạch toán độc lập, tuyệt đối không tự ý bù trừ số dư giữa hai bên Nợ và Có của tài khoản 331 khi trình bày Báo cáo tài chính.
  • Phương pháp hạch toán dự phòng: Hướng dẫn trình tự định khoản lập bổ sung (ghi tăng TK 642, ghi Có TK 2293) hoặc hoàn nhập dự phòng nợ khó đòi; cách thức hạch toán dự phòng phải trả (TK 352) đối với các chi phí bảo hành, tái cơ cấu hoặc hợp đồng có rủi ro lớn theo chuẩn mực kế toán.

Chương 3: Thực trạng về kế toán các khoản phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp tại doanh nghiệp

Chương 3 trình bày chi tiết số liệu hoạt động kinh doanh và các nghiệp vụ hạch toán công nợ thực tế trong năm 2021:

  • Tình hình sản xuất kinh doanh: Giai đoạn 2020 – 2021, công ty chịu ảnh hưởng trực tiếp từ đại dịch COVID-19, từng có giai đoạn phải phong tỏa do hơn 50% nhân viên mắc bệnh, khách hàng cắt giảm các hoạt động tổ chức sự kiện tập trung đông người.

Bảng tổng hợp kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty (2020 - 2021):

Chỉ tiêu Năm 2021 (VNĐ) Năm 2020 (VNĐ) Tốc độ tăng trưởng (%)
Doanh thu bán hàng và CCDV 32.936.427.000 50.427.000.000 -34,68%
Doanh thu thuần 32.936.427.000 50.427.000.000 -34,69%
Lợi nhuận thuần từ HĐKD Phản ánh sụt giảm Mức cơ sở -5,26%
Chi phí hoạt động tài chính Tăng phát sinh Mức cơ sở Tăng do lãi vay và lỗ tỷ giá
Chi phí quản lý doanh nghiệp 750.000.000+ Mức cơ sở Chiếm 9,63% tổng chi phí
  • Thực tế kế toán nợ phải thu khách hàng (TK 131):
    • Quy trình tác nghiệp: Hàng ngày thực hiện kiểm tra hợp đồng -> khai báo mã khách hàng trên phần mềm BORO Tam Khoa -> rà soát biên bản nghiệm thu, thanh lý -> hạch toán doanh thu và xuất hóa đơn -> gửi hóa đơn kèm đề nghị thanh toán. Hàng quý thực hiện rà soát hạn mức tín dụng, gửi thư nhắc nợ, gọi điện đôn đốc, lập biên bản đối chiếu công nợ và đánh giá lại số dư ngoại tệ.
    • Chính sách chiết khấu: Doanh nghiệp quy định chiết khấu thương mại mức 0,5% cho khách hàng đạt doanh thu từ 5 tỷ đồng/năm trở lên (trong kỳ năm 2021 không phát sinh nghiệp vụ này).
    • Nghiệp vụ thực tế minh họa:
      1. Nghiệp vụ tổ chức sự kiện "Aviva New Year Party 2021" (Hóa đơn GTGT số 0000141 ngày 05/02/2021) cho Công ty TNHH Bảo hiểm Nhân thọ Aviva Việt Nam, tổng thanh toán 479.956.200 VNĐ (giá chưa thuế 435.142.000 VNĐ, thuế GTGT 10% 44.814.200 VNĐ): Ghi Nợ TK 131AVIVA / Có TK 511, Có TK 3331. Ngày 01/03/2021 khách hàng thanh toán chuyển khoản: Ghi Nợ TK 112 / Có TK 131AVIVA: 479.956.200 VNĐ.
      2. Nghiệp vụ sự kiện "VRA FEST COMMUNICATION" (Hóa đơn GTGT số 0000163 ngày 07/06/2021) cho Công ty TNHH Học viện Thể thao Tốc độ Việt Nam, tổng giá thanh toán 44.000.000 VNĐ: Ghi Nợ TK 131HVTT / Có TK 511, Có TK 3331. Ngày 09/06/2021 khách hàng chuyển khoản tất toán: Ghi Nợ TK 112 / Có TK 131HVTT: 44.000.000 VNĐ.
      3. Nghiệp vụ thu hoàn chi phí (Phiếu thu số 0027B ngày 31/12/2021) của Công ty TNHH Truyền thông Đa phương tiện Mai bằng tiền mặt do công nợ tồn đọng chưa xử lý, số tiền 9.000.000 VNĐ: Ghi Nợ TK 111 / Có TK 131: 9.000.000 VNĐ.
  • Thực tế kế toán nợ phải trả nhà cung cấp (TK 331):
    • Quy trình quản lý: Tiếp nhận hợp đồng mua sắm dịch vụ/vật tư sự kiện -> kiểm tra điều khoản tạm ứng, bảo hành -> tiếp nhận và kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ thanh toán nội bộ -> lập kế hoạch chi trả trình Ban lãnh đạo duyệt theo ngân sách -> đối chiếu số liệu với nhà cung cấp -> lập lệnh chi/ủy nhiệm chi thanh toán -> lưu trữ chứng từ.

Chương 4: Các giải pháp hoàn thiện kế toán các khoản phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp tại công ty

Dựa trên kết quả khảo sát, tác giả đưa ra các đánh giá và định hướng cải tiến:

  • Ưu điểm: Bộ máy kế toán phân định chức năng rõ ràng; quy trình luân chuyển chứng từ có sự phối hợp giữa phòng Back Office và các nhóm dự án; ứng dụng phần mềm Tam Khoa BORO eAccounting giúp xử lý số liệu nhanh chóng, bảo mật cơ sở dữ liệu trên máy chủ SQL Server.
  • Nhược điểm còn tồn đọng:
    • Công tác phân loại độ tuổi nợ phải thu chưa được thực hiện định kỳ và khoa học, dẫn đến việc theo dõi nợ quá hạn còn mang tính thủ công.
    • Đơn vị chưa thực hiện trích lập quỹ dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định tại Thông tư 48/2019/TT-BTC, gây rủi ro tiềm ẩn cho bức tranh tài chính khi phát sinh nợ xấu.
    • Việc đối chiếu, xác nhận công nợ với một số đối tác cung cấp dịch vụ thi công sự kiện nhỏ lẻ chưa được chốt dứt điểm theo quý, vẫn còn số dư nợ treo kéo dài.
  • Giải pháp đề xuất:
    • Thiết lập bảng theo dõi tuổi nợ chi tiết và xây dựng quy chế đánh giá hạn mức tín dụng khách hàng nghiêm ngặt hơn.
    • Áp dụng quy trình trích lập và hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi vào cuối niên độ kế toán theo đúng Thông tư 48/2019/TT-BTC.
    • Tối ưu hóa các phân hệ quản lý công nợ trên phần mềm Tam Khoa BORO eAccounting để tự động hóa cảnh báo nợ đến hạn và hỗ trợ in biên bản đối chiếu công nợ định kỳ.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh được các kết quả cụ thể sau:

  • Khắc họa bức tranh thực tế về sự tác động của biến cố dịch bệnh năm 2021 lên doanh thu của doanh nghiệp truyền thông sự kiện (doanh thu giảm 34,68% từ mức 50,427 tỷ VNĐ năm 2020 xuống 32,936 tỷ VNĐ năm 2021; chi phí tài chính và chi phí quản lý tăng lên).
  • Mô tả chi tiết quy trình xử lý, hạch toán và luân chuyển chứng từ công nợ (TK 131, TK 331) trên phần mềm Tam Khoa BORO eAccounting của một Agency sự kiện.
  • Đóng góp của tác giả: Đã hệ thống hóa mối quan hệ nghiệp vụ giữa bộ phận dự án (Account, Operation) và bộ phận tài chính kế toán (Back Office), chỉ ra những khoảng trống trong việc trích lập dự phòng nợ khó đòi và đề xuất giải pháp quản trị công nợ sát với quy mô công ty TNHH vừa và nhỏ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu được thực hiện tại một doanh nghiệp đơn lẻ (Công ty TNHH Truyền thông Trải nghiệm Viral Town) với cỡ mẫu chứng từ tập trung trong năm tài chính 2021 – giai đoạn có nhiều biến động bất thường do dịch bệnh COVID-19 và các biện pháp phong tỏa, do đó một số chính sách (như chiết khấu thương mại lớn) chưa phát sinh trên thực tế để phân tích toàn diện.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang giai đoạn phục hồi kinh tế (2022 – 2023); phân tích sâu hơn các chỉ số tài chính chuyên biệt như vòng quay các khoản phải thu, kỳ thu tiền bình quân và chu kỳ chuyển đổi tiền mặt (Cash Conversion Cycle) tại các doanh nghiệp trong ngành dịch vụ truyền thông và quảng cáo.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thực tiễn đối với:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp: Cung cấp bài học thực tế về phương pháp thu thập chứng từ, cách thức ghi sổ trên phần mềm kế toán doanh nghiệp (Tam Khoa BORO eAccounting) và kỹ năng phân tích phần hành công nợ.
  • Kế toán viên và nhà quản lý tại các doanh nghiệp Agency/Truyền thông: Tham khảo quy trình kiểm soát hồ sơ nghiệm thu dự án sự kiện, mẫu quy trình phối hợp giữa bộ phận Account và Back Office để quản lý công nợ khách hàng và nhà thầu phụ thi công.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Truyền thông Trải nghiệm Viral Town áp dụng chế độ kế toán và hệ thống tài khoản nào?
Công ty áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.

2. Đơn vị sử dụng công cụ/phần mềm nào để quản lý và ghi sổ kế toán công nợ?
Công ty sử dụng phần mềm kế toán Tam Khoa BORO eAccounting (được phát triển trên nền tảng Visual Studio, SQL Server và Crystal Report) với 8 phân hệ quản lý, thực hiện ghi sổ kế toán tự động và in báo cáo định kỳ.

3. Hoạt động kinh doanh của công ty năm 2021 biến động ra sao so với năm 2020?
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2021 giảm 34,68% (từ 50,427 tỷ VNĐ năm 2020 xuống 32,936 tỷ VNĐ năm 2021); doanh thu thuần giảm 34,69%; lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh giảm 5,26% do ảnh hưởng của đại dịch COVID-19, thời gian phong tỏa và việc sụt giảm các đơn đặt hàng tổ chức sự kiện tập trung đông người.

4. Chính sách chiết khấu thương mại của công ty dành cho khách hàng được quy định như thế nào?
Doanh nghiệp áp dụng chính sách chiết khấu thương mại với mức 0,5% đối với các khách hàng đạt doanh số từ 5 tỷ đồng/năm trở lên (trong niên độ kế toán 2021 không phát sinh nghiệp vụ đạt hạn mức này).

5. Điểm tồn đọng lớn nhất trong công tác kế toán công nợ được khóa luận chỉ ra là gì?
Đó là việc đơn vị chưa tiến hành phân loại nợ theo tuổi nợ một cách khoa học, chưa trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định tại Thông tư 48/2019/TT-BTC và việc đối chiếu xác nhận nợ với một số nhà cung cấp dịch vụ sự kiện nhỏ lẻ còn tồn đọng số dư kéo dài.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Lương Thùy Tâm đã phản ánh chi tiết thực trạng công tác kế toán nợ phải thu khách hàng và nợ phải trả nhà cung cấp tại Công ty TNHH Truyền thông Trải nghiệm Viral Town trong năm tài chính 2021. Bằng việc kết hợp giữa lý luận chuẩn mực theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, Thông tư 48/2019/TT-BTC với hồ sơ chứng từ thực tế phát sinh trên phần mềm Tam Khoa BORO eAccounting, tác giả đã làm rõ quy trình hạch toán và sự vận hành của bộ máy kế toán tại một doanh nghiệp truyền thông sự kiện. Các hạn chế được chỉ ra và hệ thống giải pháp đề xuất mang tính thực tiễn cao, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả thu hồi vốn và kiểm soát chặt chẽ nghĩa vụ thanh toán trong hoạt động sản xuất kinh doanh.