CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TRẢI NGHIỆM VIRAL TOWN 1.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TRẢI NGHIỆM VIRAL TOWN 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty TNHH Truyền thông Trải nghiệm Viral Town được thành lập vào ngày 07/09/2016. Viral Town là một cơ quan hệ thống sinh thái trải nghiệm với tốc độ phát triển nhanh chóng; đã, đang và sẽ tiếp tục nỗ lực phấn đấu, vượt qua khó khăn, thách thức, để tự khẳng định được mình trên thị trường phương tiện truyền thông. Không bao giờ hài lòng với những thành tựu đã đạt được, toàn thể Công ty luôn nỗ lực phấn đấu không ngừng nghỉ, đáp ứng được nhu cầu thị trường, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển trong tương lai. Tên công ty: VIRAL TOWN EXPERIENCE COMMUNICATION COMPANY LIMITED Tên công ty viết tắt: VIRAL TOWN CO., LTD Logo công ty: Hình 1.1: Logo Công ty TNHH Truyền Thông Trải Nghiệm Viral Town (Nguồn: VIRALTOWN Experience) Địa chỉ trụ sở chính: 66/8 PHAN SÀO NAM, PHƯỜNG 11, QUẬN TÂN BÌNH, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM.
Điện thoại: 0283 9911 777 Mã số doanh nghiệp: 0313997777 SVTH: Nguyễn Lương Thùy Tâm Trang: 4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Hoàng Anh Email: hello@viral-town.com Website: http://www.com/ Người đại diện pháp luật: Họ và tên: ĐẶNG THANH THẢO & VŨ HUỲNH PHƯƠNG ANH Chức danh: Tổng Giám Đốc Quốc tịch: Việt Nam Ngành nghề kinh doanh chính: Marketing and Advertising Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài NN 1.2 Các chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu chính của công ty 1.1 Chức năng của công ty - Hoạt động sản xuất phim điện ảnh, phim video và chương trình truyền hình - Xây dựng thương hiệu - Giải pháp bán hàng & tiếp thị, sáng tạo, đổi mới - Lập kế hoạch, truyền thông trải nghiệm, sự kiện - Kích hoạt và Kỹ thuật số - Truyền thông tiếp thị tích hợp và tạo ra khoảnh khắc trải nghiệm người tiêu dùng.2 Nhiệm vụ và mục tiêu chính của công ty Công ty TNHH Truyền thông trải nghiệm Viral Town trải qua gần 6 năm hoạt động, cùng sức trẻ và sự sáng tạo, công ty đã làm nên nhiều trải nghiệm ấn tượng mang hơi hướng công nghệ cao cho người tiêu dùng trong lĩnh vực Event & Activation, Digital & Video Production. Công ty có những bộ óc mới mẻ để đưa ra những ý tưởng đổi mới và bàn tay giàu kinh nghiệm để thực hiện tất cả các tiềm năng từ sự kiện, kích hoạt, kỹ thuật số đến PR. Công ty đã gặt hái được những thành công nhất định, trở thành một trong những agency trẻ được các nhãn hàng đối tác ưu ái, danh sách khách hàng công ty có các thương hiệu hàng đầu, luôn tin tưởng và đồng hành cùng như: Samsung, Diana, Coca Cola, Mercedes, Navigos Group, Grab, Toyota, CGV, Yola, Disney, Crescent Mall,… SVTH: Nguyễn Lương Thùy Tâm Trang: 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS.
Nguyễn Thị Hoàng Anh Hình 1.2: Một số đối tác của công ty Viral Town (Tác giả xây dựng) Với khẩu hiệu “Dreamer – Thinker – Doer” là mục tiêu mà Viral Town sẽ luôn hướng đến - những người tận tâm tạo ra những khoảnh khắc trải nghiệm ý nghĩa, trở thành Hệ sinh thái trải nghiệm, tạo ra nhiều hạng mục dự án và phạm vi kinh doanh sẽ ngày càng được mở rộng, đa dạng hơn.3 Quy trình hoạt động 1.1 Quy trình cung ứng dịch vụ • Quy trình hoạch định sự kiện tại công ty Viral Town: Nhận yêu cầu sự kiện từ khách hàng: Có nhiều phương thức để Viral Town nhận được thông tin về nhu cầu sự kiện của khách hàng, nhưng có hai phương thức chính là thông qua các mối quan hệ là khách hàng cũ, người quen và thông qua các nhóm/cộng đồng liên quan đến lĩnh vực dịch vụ và hoạch định tổ chức sự kiện. Tiếp nhận yêu cầu dịch vụ hoạch định và tổ chức sự kiện từ khách hàng: Sau khi nhận được liên hệ về nhu cầu tổ chức sự kiện từ khách hàng, Giám đốc điều hành sẽ phân phối cho các bộ phận Account để tiến hành đảm nhiệm dự án, từ đây, bộ phận Account sẽ liên lạc trực tiếp với khách hàng trong suốt và sau dự án. Phân tích yêu cầu của dự án từ khách hàng: Sau khi bộ phận Account tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng sau buổi họp mặt, Account với vai trò trưởng nhóm dự án sẽ tiếp tục huy động những thành viên thực hiện dự án từ những bộ phận trong công ty. Mỗi đội thực hiện một dự án cơ bản sẽ bao gồm nhân sự các bộ phận: Account, Creative Planning, Operation và Designer.
SVTH: Nguyễn Lương Thùy Tâm Trang: 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Hoàng Anh Trưởng nhóm dự án, nhân sự được phân công trong bộ phận Account, sẽ truyền đạt thông tin về các yêu cầu của sự kiện cho các thành viên còn lại trong một cuộc họp chung để cùng nhau phân tích và lên ý tưởng thực hiện. Sau cuộc họp này, cả nhóm sẽ thống nhất chủ đề, ý tưởng lớn, chiến thuật sơ bộ để thực hiện dự án. Lên kế hoạch thực hiện: Ở bước này, nhân sự toàn cả đội sẽ trở về chuyên môn hóa trong công việc của mình.
Bộ phận Creative sẽ tiến hành sáng tạo và thiết kế các hạng mục về nội dung thị giác để trực quan hóa các ý tưởng; Operation tiến hành khảo sát địa điểm, lên các phương án thi công sự kiện; Account có nhiệm vụ liệt kê bảng báo giá các hạng mục, giám sát và quản lý tiến độ thực hiện dự án của những thành viên còn lại. Đấu thầu kế hoạch sự kiện: Sau khi hoàn thiện kế hoạch sự kiện và phần trình bày về ý tưởng, kế hoạch thực thi toàn bộ sự kiện, trưởng nhóm dự án sẽ gửi kế hoạch đến khách hàng để họ xem xét. Tùy vào từng dự án, khách hàng sẽ có yêu cầu công ty trình bày về kế hoạch của mình hoặc không. Quá trình công ty đề xuất kế hoạch đến khách hàng được gọi là đấu thầu.
Tùy vào dự án và tùy vào khách hàng mà sẽ có một hay nhiều vòng đấu thầu. Công ty thắng thầu sẽ tiến hành ký hợp đồng để trở thành đơn vị thực thi sự kiện đó của khách hàng. Các công ty thua thầu đều không nhận được bất kỳ chi phí gì cho những công sức để thực hiện bản kế hoạch đề xuất. Vì thế vòng đấu thầu sẽ quyết định hoạt động kinh doanh của công ty.
Hoàn thiện kế hoạch theo yêu cầu của khách hàng: Sau khi thắng thầu, nghĩa là khách hàng chấp nhận và yêu cầu dịch vụ tại công ty, đội dự án sẽ tiếp tục được duy trì để hoàn thiện kế hoạch của mình theo yêu cầu, đề nghị của họ. Sau khi chỉnh sửa và hoàn thiện kế hoạch, khách hàng và đội thực hiện sẽ thống nhất nội dung sự kiện trên một bản kể hoạch cuối cùng và tiến hành sản xuất. Thi công sự kiện: Thi công sự kiện là quá trình hiện thực hóa tất cả những kế hoạch thành sản phẩm thực tế. Những ý tưởng đã được thiết kế sẽ đưa vào sản xuất theo yêu cầu của khách hàng trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện.
SVTH: Nguyễn Lương Thùy Tâm Trang: 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Hoàng Anh Ngày diễn ra sự kiện, bộ phận Account – trưởng dự án, sẽ phối hợp với bộ phận Operation để đảm bảo chất lượng và trật tự của sự kiện. Đánh giá chất lượng: Sau mỗi dự án, nhân sự của toàn đội thực hiện dự án và cấp trên, cũng như khách hàng sẽ tiến hành đưa ra đánh giá dự án trên nhiều phương diện. Quá trình này rất quan trọng đặc biệt là đối với những nhân sự chưa có nhiều kinh nghiệm.
Việc nhìn nhận kết quả sẽ giúp nhân sự có những bài học riêng cho bản thân và nâng cao chất lượng ở những dự án sau. Quyết toán: Bộ phận Account sẽ tổng hợp tất cả các chi phí thông qua hóa đơn để nhận quyết toán lại từ khách hàng. Công việc này phức tạp và đòi hỏi sự cẩn thận vì liên quan đến tài chính của công ty cũng như các vấn đề pháp lý tiềm năng.2 Các dịch vụ chính Công ty TNHH Truyền thông trải nghiệm Viral Town là một Agency chuyên đảm nhiệm việc hoạch định kế hoạch và thực thi đa dạng các thể loại sự kiện và quảng cáo truyền thông theo đơn đặt hàng.4 Bộ máy tổ chức của công ty Người quản lý đóng một vị trí rất quan trọng đối với sự thành công của tổ chức. Họ dẫn dắt nhân viên trong các bộ phận của mình ngoài việc giúp đặt ra các chỉ số hiệu suất chính và các mục tiêu để phát triển tổ chức mà còn quản lý giúp phát triển nhân viên và điều chỉnh chiến lược nhằm cung cấp cho cấp dưới của họ rõ ràng và định hướng về những gì họ đang làm.
Mỗi doanh nghiệp khác nhau lại có cách thức quản lý khác nhau, do vậy mà hình thành nên các mô hình xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp khác nhau. Với Công ty TNHH Truyền thông Trải nghiệm Viral Town thì có bộ máy quản lý sau: SVTH: Nguyễn Lương Thùy Tâm Trang: 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Hoàng Anh 1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Board of Directors Chief Financial Operation Creative- Account Officer Planning Director Back Office Designer Art Creative Copywriter Account Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty (Nguồn: Phòng Nhân Sự) 1.2 Chức năng nhiệm vụ phòng ban và phương hướng hoạt động • Chức năng nhiệm vụ phòng ban: Board of Directors – BOD (Ban giám đốc): Là người lãnh đạo điều hành Công ty, là người đại diện pháp lý của công ty, có thẩm quyền quyết định cao nhất về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty. Thực hiện công tác quản lý, điều hành xây dựng nên những chính sách, cơ chế, quy trình vận hành của Công ty.
Giám đốc tài chính (Chief Financial Officer – CFO): Là một trong các giám đốc cấp cao, giám sát toàn bộ bộ phận tài chính kế toán và phụ trách các công việc liên quan tới vấn đề tài chính của Công ty, bao gồm lên kế hoạch tài chính, quản lý nguy cơ tài chính, làm báo cáo tài chính, cũng như giám sát sự phát triển của các chiến lược tài chính. Back Office (BO): Bộ phận này gồm 2 mảng nhỏ hơn là Bộ phận Kế toán – chịu trách nhiệm về các công việc liên quan đến tài chính của công ty và Bộ phận Nhân sự – chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng nhân sự, những yêu cầu liên SVTH: Nguyễn Lương Thùy Tâm Trang: 9 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS.