Luận văn kiểm soát tiến độ dự án tại Công ty Cổ phần Sun Việt (SVTECH)

Nguyên nhân và hậu quả của việc lập kế hoạch dự án không hiệu quả tại Sun Viet JSC. Giải pháp khắc phục vấn đề quản lý thời gian dự án

• Tác giả: Nguyễn Anh Khoa
• Địa điểm: Hồ Chí Minh
• Người hướng dẫn: TS. Nguyễn Phong Nguyên
• Trường học: Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
• Đề tài: Ineffective Project Scheduling and Time Control in Sun Viet JSC
• Loại tài liệu: Luận văn thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2018

Tóm tắt

I. Tổng quan về quản lý lịch trình dự án kém hiệu quả tại Sun Viet JSC

Quản lý lịch trình dự án kém hiệu quả là vấn đề phổ biến tại nhiều doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực xây dựng và công nghệ. Tại Sun Viet JSC (SVTECH), tình trạng này bộc lộ rõ qua tỷ lệ dự án trễ tiến độ tăng đột biến trong năm 2017. Dữ liệu nội bộ cho thấy 65% dự án hoàn thành trễ hạn, gây thiệt hại tài chính do chi phí overtime và nguy cơ bồi thường thiệt hại hợp đồng. Nguyên nhân gốc rễ xuất phát từ hệ thống kiểm soát thời gian thiếu hiệu quả, bao gồm các yếu tố như thiếu kiến thức quản lý dự án, kỹ năng đàm phán yếu và khả năng nhận diện rủi ro hạn chế. Việc thiếu quy trình đo lường thông tin chính xác cũng góp phần gia tăng tình trạng trì hoãn. Những hệ lụy kéo theo bao gồm mất uy tín thương hiệu, khách hàng chuyển sang đối thủ cạnh tranh và suy giảm lợi nhuận. Đây là bài toán cấp bách đòi hỏi giải pháp toàn diện từ cấp lãnh đạo đến đội ngũ nhân viên.

1.1. Dấu hiệu nhận biết quản lý lịch trình kém hiệu quả

Dấu hiệu rõ nhất là tỷ lệ dự án trễ tiến độ vượt ngưỡng 50%, với số ngày trì hoãn trung bình tăng từ 15% lên 30% trong năm 2017. Khách hàng liên tục phản ánh về tiến độ chậm trễ qua khảo sát hài lòng, trong khi bộ phận pháp lý ghi nhận nguy cơ phải bồi thường thiệt hại do vi phạm hợp đồng. Bên cạnh đó, chi phí overtime tăng vọt 25% so với ngân sách dự kiến, phản ánh sự thiếu kiểm soát về nguồn lực và thời gian. Những dấu hiệu này cho thấy hệ thống quản lý dự án hiện tại không đáp ứng được yêu cầu thực tế.

1.2. Nguyên nhân cốt lõi từ hệ thống kiểm soát thời gian

Hệ thống kiểm soát thời gian tại SVTECH thiếu tính hệ thống khi không tích hợp dữ liệu từ các phòng ban liên quan. Quy trình đo lường thông tin rời rạc dẫn đến sai lệch trong đánh giá tiến độ, khiến lãnh đạo không thể ra quyết định kịp thời. Thêm vào đó, kỹ năng quản lý dự án của đội ngũ nhân viên hạn chế, đặc biệt trong việc ước tính thời gian và quản lý rủi ro. Sự thiếu phối hợp giữa phòng dự án, nhân sự và đảm bảo chất lượng càng làm trầm trọng vấn đề.

II. Phân tích tác động của lịch trình dự án kém hiệu quả tại Sun Viet JSC

Lịch trình dự án kém hiệu quả gây ra nhiều hệ lụy nghiêm trọng cho Sun Viet JSC, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và uy tín thương hiệu. Thứ nhất, chi phí phát sinh do overtime và bồi thường thiệt hại hợp đồng tăng cao, chiếm tới 12% doanh thu năm 2017. Thứ hai, khách hàng mất niềm tin vào năng lực thực thi, dẫn đến tỷ lệ hủy hợp đồng gia tăng. Thứ ba, năng suất lao động giảm sút do nhân viên phải làm việc ngoài giờ thường xuyên. Cuối cùng, danh tiếng doanh nghiệp bị tổn hại, gây khó khăn trong thu hút khách hàng mới. Những tác động này không chỉ giới hạn ở khía cạnh tài chính mà còn lan rộng sang chiến lược phát triển bền vững.

2.1. Thiệt hại tài chính từ dự án trễ tiến độ

Chi phí overtime tăng 25% so với ngân sách năm 2016, chủ yếu do thiếu kế hoạch dự phòng và quản lý nguồn lực yếu. Ngoài ra, khoản bồi thường thiệt hại hợp đồng ước tính 8 tỷ đồng năm 2017, phản ánh sự thiếu cam kết trong thực thi dự án. Những khoản chi này chiếm tới 4% lợi nhuận ròng, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tái đầu tư. Tình trạng này đòi hỏi sự can thiệp ngay lập tức từ cấp lãnh đạo.

2.2. Ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu và mối quan hệ khách hàng

Khách hàng phản ánh qua khảo sát rằng tiến độ chậm trễ là vấn đề nghiêm trọng nhất khi hợp tác với SVTECH. Nhiều đối tác chuyển sang đối thủ cạnh tranh do không tin tưởng vào năng lực thực thi. Sự mất mát uy tín này khó có thể phục hồi trong ngắn hạn, ngay cả khi vấn đề được khắc phục. Doanh nghiệp phải đầu tư thêm vào marketing và quan hệ khách hàng để bù đắp thiệt hại.

III. Giải pháp cải thiện quản lý lịch trình dự án tại Sun Viet JSC

Để khắc phục tình trạng quản lý lịch trình dự án kém hiệu quả, Sun Viet JSC cần triển khai đồng bộ ba nhóm giải pháp. Thứ nhất, nâng cao năng lực quản lý dự án thông qua đào tạo chuyên sâu về kỹ năng lập kế hoạch, ước tính thời gian và quản lý rủi ro. Thứ hai, xây dựng hệ thống kiểm soát thời gian tích hợp dữ liệu từ tất cả phòng ban, sử dụng phần mềm quản lý dự án tiên tiến. Thứ ba, cải thiện quy trình đo lường thông tin bằng cách áp dụng các chỉ số KPI cụ thể. Những giải pháp này cần được triển khai song song với sự cam kết từ lãnh đạo cấp cao.

3.1. Đào tạo nâng cao kỹ năng quản lý dự án

Chương trình đào tạo nên tập trung vào ba mảng chính: lập kế hoạch chi tiết, ước tính thời gian chính xác và quản lý rủi ro hiệu quả. Mỗi nhân viên dự án cần được đánh giá năng lực định kỳ thông qua bài kiểm tra thực hành. Kết quả đào tạo sẽ được đo lường bằng tỷ lệ hoàn thành đúng hạn sau ba tháng triển khai. Giải pháp này đòi hỏi sự đầu tư về ngân sách nhưng mang lại lợi ích lâu dài.

3.2. Triển khai hệ thống kiểm soát thời gian tích hợp

Hệ thống mới cần tích hợp dữ liệu từ phòng dự án, nhân sự, tài chính và đảm bảo chất lượng. Phần mềm quản lý dự án như Microsoft Project hoặc Primavera P6 sẽ giúp theo dõi tiến độ theo thời gian thực. Bên cạnh đó, thiết lập các cuộc họp đánh giá tiến độ hàng tuần sẽ tăng cường tính minh bạch. Giải pháp này yêu cầu thay đổi quy trình làm việc nhưng mang lại hiệu quả tức thì.

IV. Kết luận và khuyến nghị ứng dụng tại Sun Viet JSC

Quản lý lịch trình dự án kém hiệu quả tại Sun Viet JSC là vấn đề cấp bách cần được giải quyết triệt để. Những tác động tiêu cực từ tình trạng này không chỉ giới hạn ở khía cạnh tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu và mối quan hệ khách hàng. Để cải thiện, doanh nghiệp cần triển khai đồng bộ giải pháp đào tạo, hệ thống kiểm soát thời gian tích hợp và quy trình đo lường thông tin. Sự cam kết từ lãnh đạo cấp cao là yếu tố quyết định thành bại. Việc áp dụng những giải pháp này sẽ giúp SVTECH khôi phục uy tín, tăng cường năng lực cạnh tranh và đảm bảo sự phát triển bền vững.

4.1. Tóm tắt những phát hiện chính từ nghiên cứu

Nghiên cứu xác định bảy nguyên nhân gốc rễ gây ra quản lý lịch trình kém hiệu quả, bao gồm thiếu kiến thức quản lý dự án, kỹ năng đàm phán yếu và khả năng nhận diện rủi ro hạn chế. Những nguyên nhân này được xếp hạng theo mức độ ảnh hưởng thông qua khảo sát Likert 5 điểm. Kết quả cho thấy cải thiện hệ thống đo lường thông tin và quản lý rủi ro sẽ mang lại lợi ích cao nhất cho doanh nghiệp.

4.2. Hướng dẫn triển khai giải pháp trong thực tế

Doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc đào tạo toàn diện đội ngũ nhân viên dự án trong vòng ba tháng. Song song đó, triển khai hệ thống kiểm soát thời gian tích hợp trong vòng sáu tháng. Sau khi hoàn tất, tiến hành đánh giá hiệu quả thông qua tỷ lệ dự án hoàn thành đúng hạn. Giải pháp cần được điều chỉnh dựa trên phản hồi từ nhân viên và khách hàng.

Trích đoạn nội dung tài liệu

UNIVERSITY OF ECONOMICS HO CHI MINH CITY International School of Business ------------------------------ NGUYEN ANH KHOA INEFFECTIVE PROJECT SCHEDULING AND TIME CONTROL IN SUN VIET JSC MASTER OF BUSINESS ADMINISTRATION Ho Chi Minh City – Year 2018 Page 1 of 56 UNIVERSITY OF ECONOMICS HO CHI MINH CITY International School of Business ------------------------------ NGUYEN ANH KHOA INEFFECTIVE PROJECT SCHEDULING AND TIME CONTROL IN SUN VIET JSC MASTER OF BUSINESS ADMINISTRATION SUPERVISOR: Dr. NGUYEN PHONG NGUYEN Ho Chi Minh City – Year 2018 Page 2 of 56 CONTENTS 1. Symptom and evidence. Initial causes-effect map.

Updated causes-effect map. Potential central problem. List of real causes. Final causes-effect map.

Summary of finding from qualitative research (first interview). Group of causes and variable base on result of interview (first interview). Analysis the number of time overrun projects in 2017 by factors. Result of SVTECH’s control system measurement.

Transcript of problem discussion (third interview). Result of causes evaluation. 55 Page 3 of 56 List of figures Figure 1. Initial Causes-effect map (source: in-depth interview).

Updated causes-effect map (source: in-depth interview and the above literatures). Finial causes-effect map (source: in-depth interview and the above literatures) .27 List of table Table 1. KPI of Company in 2017 (source: SVTECH’s data). Relationship between factors and variables in causes-effect maps (interview and above literatures).

Result of adding interview (source: second interview). Percentage of over time cost to revenue in 2015-2017 (source: SVTECH’s data). Group of causes (source: literature review). Summarizing of causes evaluation.

Summary of finding in first in-depth interview (source: first in-depth interview). Group of causes and variable (source: first in-depth interview). Number of time overrun project summarized by main factors (source: SVTECH’s data). Time in plan and actual time to finish project in 2017 (source: SVTECH’s data).48 Page 4 of 56 EXECUTIVE SUMMARY SVTECH had problem in deploying project in 2017.

The proportion of time overrun projects and number of delayed day rose significantly. They leaded to complaints from customers, probability to face with liquidated damages penalty and increase cost because of overtime cost. More seriously, SVTECH could be lost customers for competitors if the time overrun project do not be solved. By making interview, literature review and analyzing the data in 2017, ineffective time control system was found that the central problem caused to the time overrun project.

In order to solve this problem, deeper interview and study research was done. The result of research and interview defined 7 causes of ineffective time control system, which are classified in 3 groups. These causes has been validated and evaluated to define the level of important to company. Based on these causes, alternative solution has been suggested and discussed to find the suitable one for SVTECH.

To make clear for the solution, an action plan was made. This action plan is expected to help SVTECH improve the time control system and decrease the percentage of time overrun projects and number of delayed day. Company background - Sun Viet Technology Development JSC (SVTECH) was established in 2001 as a distributor of Sun Microsystems, which is one of the biggest technological equipment producers on the world. After 17 years of growth, from 17 employees in 2001 to nearly 200 employees currently, SVTECH has now been acknowledge as one the three leading System Integration companies with large scale and complex projects at both national and regional level.

- There are some significant milestone in 17 years of growth of SVTECH: + In 2001, Head office in Ho Chi Minh City was established + In 2004, be selected as Sun Chanel partner and Hanoi representative office was opened. + In 2006, become partner of Oracle and Celltick. + In 2008, Switched to SV technologies JSC and be selected as partner of Juniper and IBM. In this year, SVTECH also get Honorable Achievement Award for the best storage server provider in South Asia by Sun Micro system, + In 2010, become partner of Hitachi Data System (HDS).

+ In 2012, launched new business categories in Telecom Services and Integration (TSI) and Managed Service Provider (MSP). SVTECH also become partner of Symamtec in 2012. + In 2013, be partner of Vmware + In 2014, be partner of Intel security, Harmonic and achieve Award for the best Technical Vitality Business partner by 2014. + In 2015, achieve Aware for Asean Partner of the year by Juniper, Aware for Top Big Data nad Analytics by IBM and become partner of HPE.

+ In 2016, honored as the best security and risk management by the Asian Banker and become partner of NetApp. - Be partner of the largest technology corporations, SVTECH provide technological services and solutions to optimize the IT system and enhance management system performance. SVTECH’s services and solution can be classified in three main group: Page 6 of 56 + System Integrator, included network infrastructure, security, data, business analytics, digital enterprise solution… + Information and Communication Technologies (ICT), include television, IP networking, managed services… + Cloud computing solution. + Besides, to prepare for 4.0 revolution, SVTECH also provides advanced technologies such as Internet of Thing (IoT) solution, Virtualization, Geographic information system (GIS) solution.

- SVTECH provide services and solution to local and abroad organizations. SVTECH customer was divide in to 6 main group: + Telecom corporations include: Mobifone, Vinaphone- VNPT, Viettel. + Government organizations such as Ministry of Finance, Ministry of information technology, EVN, Sawaco, etc. + Financial and Stock Institution was representative by OCB, MB, ACB, BIDV, Vietinbank, Sacombank, Prudential, Viet Capital, FE Credit, ect.

+ Oil and Gas Company include PV oil, PVEP, PV trans. Vietso Petro, Petronas, etc. + Education and health organizations such as Can Tho University, RMIT, National University, Binh Dan Hospita, University of Medicine and Pharmacy Hospital, ect. + Enterprises such as Vinamilk, Vingroup, HTV, SCTV, Big C, Mega Market, etc.

Symptom and evidence - SVTECH built KPI base on Balance Score Card, which includes 4 main categories: Financial, Customer, Process and Learning and growth, to control the performance of company. In 2017, there were 4 KPIs was not achieved objective. They are presented in the below table: Table 1. KPI of Company in 2017 (source: SVTECH’s data) KPI Department Target Result Evaluating Percentage of projects completed on Project Not achieved >80% 75% time management Page 7 of 56 Percentage of contracts delivered on Logistic- Not achieved >80% 72% time Purchase Percentage of human response HR 100% 83% Not achieved Percentage of human responded on HR >70% 68% Not achieved time - The KPIs was responsible by HR department was not achieved because of leave maternity in recruitment team.

She came back in March 2018 so the problem has been solved. - Two others unachieved KPIs has relationship and they involve to schedule project control. The result of KPIs show that project schedule was not controlled well, which was effected by late delivery. For instance, project of X company (company name has been changed because of SVTECH’s confidential rules) in March 2018 was postponed for 10 days because of late delivery.

X is a fastidious customer, who always strict on time of project. They always set some penalties in contract to force suppliers comply with time. In order to finish project on time and avoid punishing from X, engineers in technical department had to work overtime. This project has finished on time but cost increased significantly.

- Another case, Y company make an order of storage equipment to replace old system. They have built a plan to postpone working at all branches for system changing but their products was late delivery so they have to cancel plan and set a new plan. They had poor complain about SVTECH’s service because it make their waste a lot of time. They are considering about finding new suppliers instead of SVTECH for next projects.

- These are only 2 typical cases of 27 time overrun projects and late delivery orders in 2018. They lead to cost of project in rise significantly in compare with budget. The amount of cost increase came from paying overtime bonus for engineers, punishing from contract. The time overrun projects and late delivery orders also dissatisfy customer and destroy future opportunity.

Therefore, the time overrun project and late delivery should be analyzed and prevented. This paper will focus on finding the potential problem and root causes which lead to these consequences and offer an alternative solution Page 8 of 56 and action plan to reduce the proportion of time overrun projects to total projects. Qualitative research - Initially, in order to define the potential problem which lead to the late delivery and time overrun project, a qualitative research has been conducted. In-depth interview is used to collect depth information about causes of time overrun project and late delivery from the involve people and the interview was taken place in meeting room to ensure the private environment.

Because one to one interview method will help respondents felt comfortable and easy to provide accuracy information. - Logistic- Purchase department is main responsibility for this KPIs so Logistic- Purchase Manager was interviewed initially. Besides, Project Management Department is responsible for connecting other departments and Sales Department is responsible to contact with customers, so Project Management and Sales Managers is also need to be interviewed. The in-depth interview was only taken place with managers because they had enough information about their employees and they could provide the most fulfill and reliable information.

Besides, time of research is not enough to interview more people, so this paper consider information from managers is representative for their departments. - In order to get useful information, an interview guide which provide key questions to interview has been prepared (see section 6.1) and the interview has been employed base on this guide. The result of interview was transcript in section 6.2 and summarized by group of causes and variables in section 6. - After summarizing the interview result, five potential problems, which caused to time overrun project, has been identified.

They were indicated by follow initial causes- effect map (Figure 1). Initial causes-effect map Figure 1. Initial Causes-effect map (source: in-depth interview) Page 10 of 56 - By summary the interview of Logistic-Purchase manager and Project Management and Sales manager, there are four main groups of causes lead to time overrun project: + Late product delivery + Sale require urgent time which lower than standardization of response time + Incident in project + Customer delay project - Firstly, late product delivery is direct causes lead to time overrun project because engineer could not work without products and equipment. More specifically, late product delivery was caused by three issues: + Logistic-Purchase is overload working, they required to recruit new employee to reduce workload but HR department could not find suitable candidate on time because requirements of candidate is high.

However, new employee has been recruited when the research took place and late product delivery has not been solved. Therefore, it was not the main problem. + Sometimes, projects provide new technologies required new products, which has not been imported before. Therefore, it took time to prepare product certificates.

Requirement of new products could not predicted so Logistic- Purchase department cannot require a backup time, so it lead to late product delivery. However, this case was rarely happen and it did not cause to time overrun project because customers always understand for these cases. + Finally, late product delivery happened recently because of complicated orders. Deploying project need an enormous number of products and equipment, and they was usually provided by many different suppliers from many different areas on the world.

Therefore, Logistic-Purchase department could receive hundreds of order for one project. Additionally, these orders was separate by different time and different contract. While doing A huge number of paper work and too much steps to complete, Logistic-Purchase department also make many report and updated schedule of product importing to sale every days so their work was interrupted lead to low productivity.