TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y TẾ TRUNG TÂM PHÒNG NGỪA VÀ CÔNG CỘNG KIỂM SOÁT BỆNH DỊCH HOA KỲ Tài Liệu QUẢN LÝ TRIỂN KHAI DỰ ÁN (Dành cho cán bộ phòng chống HIV/AIDS) Hà Nội, 2012 Nhóm biên soạn: TS. Đỗ Mai Hoa ThS. Lê Bảo Châu ThS. Phạm Thị Thùy Linh CN.
Nguyễn Minh Hoàng CÁC CHỮ VIẾT TẮT ARV Điều trị kháng virus BCS Bao cao su BKT Bơm kim tiêm CDC Trung tâm phòng ngừa và kiểm soát bệnh tật Hoa Kỳ CDC/SMDP Chương trình phát triển quản lý bền vững của CDC CLB Câu lạc bộ CN Cử nhân CTV Cộng tác viên ĐĐV Đồng đẳng viên GAP Chương trình phòng chống AIDS toàn cầu HIV Virus suy giảm miễn dịch ở người KH Kế hoạch NCMT Nghiện chích ma túy PKNT Phòng khám ngoại trú TCKT Tài chính kế toán TĐTT Trao đổi thông tin TP Thành phố TQM Quản lý chất lượng toàn diện TTPC AIDS Trung tâm phòng chống HIV/AIDS TTYTDP Trung tâm y tế dự phòng VCT Tư vấn xét nghiệm tự nguyện i MỤC LỤC PHẦN 1. GIỚI THIỆU VỀ CHU TRÌNH DỰ ÁN. Xác định vấn đề ưu tiên. Xây dựng văn kiện dự án.
Thẩm định và phê duyệt dự án. Triển khai dự án. Đánh giá dự án. GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ TRIỂN KHAI DỰ ÁN.
7 Triển khai dự án và mục đích của quản lý triển khai dự án. 7 Các khó khăn thường gặp trong triển khai dự án. 7 Các kỹ năng cần thiết cho quản lý việc triển khai dự án. 10 PHẦN 4: CÁC NỘI DUNG VÀ CÔNG CỤ VÀ QUẢN LÝ TRIỂN KHAI DỰ ÁN.
11 XÁC ĐỊNH PHẠM VI & YÊU CẦU CỦA DỰ ÁN. Xây dựng bản thỏa thuận dự án. Thống nhất thoả thuận dự án. 15 XÂY DỰNG KHUNG LOGIC DỰ ÁN.
Lợi ích của khung logic. Các thành phần của khung logic. Khung logic trong lập kế hoạch và triển khai dự án. 27 QUẢN LÝ THỜI GIAN TRONG THỰC HIỆN DỰ ÁN.
Xác định các hoạt động. Sắp xếp các hoạt động. Ước tính nguồn lực cho hoạt động. Ước tính thời gian thực hiện hoạt động.
Xây dựng kế hoạch thời gian. Kiểm soát kế hoạch hoạt động. 57 QUẢN LÝ NHÂN SỰ DỰ ÁN. Lập kế hoạch về nhân sự.
Thành lập nhóm thực hiện dự án. Phát triển nhóm. Quản lý nhóm thực hiện dự án. 68 QUẢN LÝ NGÂN SÁCH TRONG TRIỂN KHAI DỰ ÁN.
Ước tính chi phí. Dự trù ngân sách. Kiểm soát chi phí. 85 TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỚI CÁC BÊN LIÊN QUAN KHI TRIỂN KHAI DỰ ÁN.
Các bên liên quan đến dự án và sự chấp nhận của các bên liên quan. Trao đổi thông tin trong triển khai dự án. 91 THEO DÕI VÀ KIẾM SOÁT VIỆC THỰC HIỆN DỰ ÁN. Vai trò của Theo dõi và kiểm soát trong triển khai dự án.
Nội dung theo dõi và kiểm soát trong triển khai dự án. Chỉ số theo dõi và kiểm soát thực hiện dự án. Hệ thống theo dõi & kiểm soát dự án. 107 KẾT THÚC DỰ ÁN.
Kết thúc dự án là gì?. Các thủ tục cần thiết trong kết thúc dự án. Các hoạt động kết thúc dự án. Một số lưu ý trong kết thúc dự án.
121 TÀI LIỆU THAM KHẢO. 123 iii DANH MỤC BẢNG Bảng 1: Sự khác biệt giữa chương trình, dự án và qui trình. 1 Bảng 2: Ví dụ về thay đổi các yếu tố trong “Khó khăn 3 chiều”. 9 Bảng 3: Bản thỏa thuận dự án.
14 Bảng 4: Các thành Thành phần khung logic. 25 Bảng 5: Ví dụ sơ đồ Gantt về kế hoạch thực hiện. 55 Bảng 6: Ví dụ sơ đồ Gantt về các mốc chính của can thiệp. 57 Bảng 7: Ví dụ sơ đồ Gantt về cập nhật trong quá trình thực hiện dự án.
59 Bảng 8: Ví dụ kế hoạch thực hiện can thiệp và phân công trách nhiệm cán bộ. 63 Bảng 9: Ví dụ bản mô tả công việc. 64 Bảng 10: Ví dụ Bảng phân công trách nhiệm cán bộ dự án. 66 Bảng 11: Ví dụ về mẫu đánh giá việc thực hiện công việc.
71 Bảng 12: Ví dụ Dự trù Ngân sách Dự án theo từng loại nguồn lực. 80 Bảng 13: Ví dụ Dự trù ngân sách Dự án chi tiết theo từng hoạt động. 84 Bảng 14: Ví dụ bảng theo dõi thực hiện ngân sách dự án. 86 Bảng 15: Ví dụ mẫu báo cáo tài chính dự án định kỳ.
87 Bảng 16: Ví dụ về bảng phân tích các bên liên quan. 90 Bảng 17: Ví dụ thông tin liên hệ các bên liên quan. 94 Bảng 18: Ví dụ kế hoạch TĐTT dự án. 95 Bảng 19: Ví dụ một số chỉ số theo dõi việc thực hiện hoạt động dự án.
106 Bảng 20: Ví dụ mẫu báo cáo quá trình. 114 Bảng 21: Ví dụ kế hoạch thu thập số liệu đánh giá dự án. 118 iv DANH MỤC HÌNH VẼ VÀ BIỂU ĐỒ Hình 1: Sơ đồ quy trình. 3 Hình 2: Chu trình quản lí dự án.
4 Hình 3: Khó khăn ba chiều. 8 Hình 4: Các cấu phần của khung logic. 24 Hình 5: Ví dụ khung logic. 29 Hình 6: Mô hình sơ đồ diễn tiến các hoạt động can thiệp.
37 Hình 7: Mô hình sơ đồ mũi tên. 38 Hình 8: Ví dụ sơ đồ mạng lưới hoạt động. 41 Hình 9: Ví dụ cây vấn đề. 45 Hình 10: Ví dụ phân tích con đường chủ chốt.
50 Hình 11: Ví dụ sơ đồ tổ chức nhân sự. 61 Hình 12: Số giờ làm việc theo tháng của nhân viên dự án. 65 Hình 13: Quy trình quản lý ngân sách dự án. 75 Hình 14: Sơ đồ dự trù ngân sách.
78 Hình 15: Quy trình trao đổi thông tin. 91 Hình 16: Khó khăn ba chiều và nguy cơ. 98 Hình 17: Các loại chỉ số đánh giá. 101 Hình 18: Ví dụ về các loại chỉ số.
CÁC KHÁI NIỆM Dự án là gì? Hiện có nhiều định nghĩa khác nhau về dự án. Theo tài liệu Hướng dẫn các kiến thức cơ bản về Quản lý dự án (2004) của Viện Quản lý dự án: “Dự án là tập hợp các hoạt động được thực hiện để tạo ra kết quả, sản phẩm hay dịch vụ đặc thù trong một khoảng thời gian nhất định” Phạm vi và quy mô của dự án có thể rất lớn, cần thực hiện trong thời gian khá dài (như xây dựng một bệnh viện) đến rất nhỏ (như lắp đặt hệ thống máy tính cho bệnh viện đó). Một dự án lớn thường được chia thành nhiều dự án nhỏ để có thể quản lý một cách hiệu quả. Nhưng một đặc điểm chung của dự án, dù lớn hay nhỏ, đều được yêu cầu thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định và tạo ra các sản phẩm, kết quả hoặc dịch vụ đặc thù quản lý việc triển khai dự án là: “Lập kế hoạch và điều hành việc sử dụng các nguồn lực để đảm bảo rằng kết quả, sản phẩm hay dịch vụ được tạo ra và đưa đến người hưởng lợi một cách hiệu quả Phân biệt Chương trình - Dự án - Qui trình Để tìm hiểu quản lý việc thực hiện dự án là gì, chúng ta cần hiểu rõ dự án khác với chương trình và qui trình như thế nào.
Hãy đọc và thảo luận về sự khác biệt giữa chương trình, dự án và qui trình trong bảng dưới đây. Bảng 1: Sự khác biệt giữa chương trình, dự án và qui trình Loại hình Ví dụ Công cụ Chương trình Bao gồm các dự án và các hoạt Chương trình phòng chống tác Lập kế hoạch chiến động, dịch vụ trong một lĩnh vực cụ hại của thuốc lá lược thể được thực hiện trong thời gian dài để góp phần vào việc thực hiện Lập kế hoạch chức năng/nhiệm vụ của tổ chức chương trình Dự án Bao gồm các hoạt động nhằm tạo Tăng cường thực thi chính sách Quản lý việc triển ra kết quả, sản phẩm hay dịch vụ không khói thuốc tại các cơ sở khai dự án đặc thù trong một khoảng thời gian y tế nhất định Xây dựng trung tâm hỗ trợ cai nghiện thuốc lá 1 Loại hình Ví dụ Công cụ Qui trình Là một chuỗi các hoạt động mang trình tư vấn và hỗ trợ cai Phân tích qui trình tính hệ thống, lặp lại nhiều lần nghiện thuốc lá trong một đơn vị/tổ chức để đạt Cải thiện qui trình được kết quả đầu ra từ những đầu Quy trình phát hiện và xử phạt Liên tục cải thiện vào cụ thể. theo chế tài các trường hợp vi phạm hút thuốc tại khuông viên chất lượng bệnh viện Chương trình Các tổ chức thực hiện các chương trình phù hợp với chức năng/nhiệm vụ tổ chức mình. Các chương trình thường được triển khai trong một thời gian dài, cần sử dụng và huy động nhiều nguồn lực để tác động tới một lĩnh vực cụ thể thuộc chức năng/nhiệm vụ của tổ chức.
Ví dụ: Bộ Y tế có chức năng/nhiệm vụ là bảo vệ và nâng cao sức khoẻ nhân dân. Phòng chống HIV/AIDS do Cục phòng chống HIV/AIDS, do Trung tâm phòng chống HIV/AIDS tỉnh/thành phố hoặc Trung tâm Y tế dự phòng - thuộc Bộ Y tế tiến hành, là chương trình vì nó góp phần vào bảo vệ và nâng cao sức khoẻ nhân dân. Chương trình có thể ở nhiều cấp độ khác nhau và có thể cần tới sự tham gia của nhiều bộ ngành và các cơ quan đoàn thể. Trong chương trình phòng chống HIV/AIDS, có chín chương trình hành động được thực hiện để giải quyết nhu cầu cụ thể trong phòng chống AIDS như chương trình tư vấn và xét nghiệm tự nguyện, chương trình chăm sóc và điều trị bệnh nhân AIDS, chương trình giảm thiểu tác hại.
Dự án Mỗi chương trình được tạo thành bởi nhiều dự án cụ thể, khác nhau và có giới hạn thời gian, nhằm đạt được mục tiêu tổng thể của chương trình. Ví dụ, đối với chương trình phòng chống tác hại thuốc lá, lại có các dự án. Ví dụ, trong chương trình chăm sóc và điều trị AIDS, có dự án “Xây dựng mô hình chăm sóc hỗ trợ người sống chung với HIV/AIDS tại nhà” hoặc trong chương trình tư vấn xét nghiệm tự nguyện có dự án “tuyển dụng và đào tạo các nhân viên tiếp cận cộng đồng”. Mỗi một dự án lại bao gồm một loạt các hoạt động để tạo ra kết quả, sản phẩm hay dịch vụ mang tính đặc thù.
Đặc điểm nổi bật của dự án là có điểm khởi đầu và kết thúc, sản phẩm/dịch vụ có thể đo đếm được và cần những nguồn lực cụ thể. Sản phẩm của dự án có thể trở thành một qui trình hay hệ thống nếu như được đánh giá là có hiệu quả và có khả năng duy trì được.