Tổng quan nghiên cứu

Trong lĩnh vực xây dựng dân dụng tại Việt Nam, quản lý dòng tiền và kiểm soát chi phí quyết định trực tiếp đến 85% khả năng duy trì hoạt động liên tục và biên lợi nhuận của doanh nghiệp thầu. Theo các khảo sát gần đây trong ngành xây lắp, khoảng 42% dự án bất động sản quy mô vừa và lớn gặp phải tình trạng ách tắc giải ngân hoặc phát sinh tranh chấp thanh quyết toán do hồ sơ nghiệm thu khối lượng thiếu tính đồng bộ và chuẩn xác. Vấn đề cốt lõi xuất phát từ sự sai lệch giữa khối lượng bản vẽ thiết kế, hồ sơ mời thầu và khối lượng thi công thực tế tại hiện trường mà không được lập hồ sơ giải trình kịp thời.

Mục tiêu cụ thể của nghiên cứu là xây dựng và hoàn thiện quy trình lập hồ sơ thanh toán từng giai đoạn và quyết toán hợp đồng A-B hoàn chỉnh, áp dụng thực tế cho gói thầu thi công xây dựng 16 căn nhà mẫu thuộc Tiểu khu 1 của dự án Meyhomes Capital Phú Quốc (Khu nhà ở Đông Nam, 52 căn nhà phố lô P5) do Công ty Cổ phần Xây dựng Central làm tổng thầu thi công. Phạm vi không gian nghiên cứu được thực hiện tại thành phố Phú Quốc, tỉnh Kiên Giang, với phạm vi thời gian thi công và theo dõi dữ liệu thực tế kéo dài từ tháng 6 năm 2020 đến hết tháng 3 năm 2021 trong tổng tiến độ dự án hơn 2 năm.

Ý nghĩa thực tiễn của nghiên cứu được đo lường qua các chỉ số định lượng cụ thể: tối ưu hóa chu kỳ thanh toán rút ngắn từ 21 ngày xuống dưới 14 ngày làm việc, đảm bảo thu hồi 100% tiền tạm ứng trước khi lũy kế thanh toán đạt 80% giá trị hợp đồng, kiểm soát tổng chi phí gói thầu ở mức xấp xỉ 34,36 tỷ đồng (chưa bao gồm VAT) với biên độ sai lệch khối lượng phát sinh được kiểm soát chặt chẽ dưới 2,5%.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu xây dựng trên nền tảng của hai lý thuyết quản trị cốt lõi: Lý thuyết quản lý chi phí dự án xây dựng (Project Cost Management) và Lý thuyết quản trị hợp đồng xây dựng theo chuẩn mực hợp đồng thi công. Đồng thời, mô hình nghiên cứu kết hợp phương pháp quản trị giá trị thu được nhằm liên kết tiến độ vật lý tại công trường với dòng tiền giải ngân.

Năm khái niệm chuyên ngành trọng tâm được chuẩn hóa xuyên suốt đề tài bao gồm:

  • Hợp đồng trọn gói kết hợp đơn giá điều chỉnh cho phần phát sinh.
  • Hồ sơ thanh toán giai đoạn (Interim Payment Application).
  • Biên bản nghiệm thu khối lượng xây dựng hoàn thành thực tế (Take-off Sheet).
  • Quyết toán hợp đồng A-B (Final Account Settlement).
  • Khối lượng công việc phát sinh ngoài hợp đồng (Variation Orders).

Hệ thống cơ sở pháp lý nền tảng bao gồm: Luật Xây dựng số 50/2014/QH13, Nghị định số 37/2015/NĐ-CP quy định chi tiết về hợp đồng xây dựng, Nghị định số 50/2021/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Nghị định 37/2015/NĐ-CP và Nghị định số 63/2014/NĐ-CP về lựa chọn nhà thầu.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu của nghiên cứu bao gồm toàn bộ hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công, bảng tiên lượng dự toán trúng thầu, nhật ký thi công hiện trường, các biên bản nghiệm thu kỹ thuật nội bộ, cùng dữ liệu quản lý từ 38 hợp đồng giao khoán nội bộ với các tổ đội thi công thực tế tại dự án Meyhomes Capital Phú Quốc.

Phương pháp nghiên cứu chủ đạo là phương pháp bóc tách định lượng chi tiết kết hợp đối chiếu số học giữa hồ sơ dự toán ban đầu và khối lượng hoàn công thực tế. Lý do lựa chọn phương pháp phân tích này là nhằm phản ánh chính xác từng mã hiệu công việc, tách biệt rõ ràng giữa phần khối lượng trong hợp đồng gốc và các hạng mục bổ sung tại hiện trường, hạn chế tối đa nguy cơ bị Chủ đầu tư xuất toán.

Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ 16 căn nhà mẫu shophouse và liền kề (phân chia thành 3 phân vùng thi công Zone 1, Zone 2 và Zone 3) với 48 hạng mục công việc từ kết cấu móng, thân, hoàn thiện cho đến hệ thống cửa và lan can kính. Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu tổng thể toàn bộ (Censusing) đối với toàn bộ gói thầu 16 căn mẫu nhằm đảm bảo tính toàn diện của hồ sơ quyết toán. Timeline nghiên cứu dữ liệu được thực hiện đồng bộ qua 5 đợt thanh toán từ ngày 01/06/2020 đến ngày 25/03/2021.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình bóc tách chi tiết và tổng hợp hồ sơ thanh quyết toán của 16 căn mẫu tại Tiểu khu 1 đã đưa ra 4 phát hiện quan trọng:

Thứ nhất, công tác hoàn thiện chiếm tỷ trọng chi phí và khối lượng lớn nhất trong toàn bộ gói thầu, đạt khoảng 43,5% tổng giá trị thanh toán. Các khối lượng hoàn thiện bề mặt ghi nhận số lượng lớn bao gồm: 4.839,48 m2 bả sơn nước tường ngoài thương hiệu IPAINT, 3.176,04 m2 trát tường ngoài dày 1,5 cm vữa xi măng Mác 75, 2.494,02 m2 trát trần, dầm, cột và 1.212,78 m2 diện tích chống thấm ban công, sân thượng, sê nô.

Thứ hai, công tác kết cấu phần ngầm và thân ghi nhận khối lượng vật tư trọng điểm gồm: 111,93 m3 xây tường gạch đặc móng băng, 69,73 m3 bê tông cầu thang, 11,37 tấn cốt thép cầu thang và 725 m2 ván khuôn các loại. Đồng thời, khối lượng xây tường gạch ống các tầng đạt 366,50 m3 tường 100mm và 311,71 m3 tường 200mm.

Thứ ba, các hạng mục nhà thầu bổ sung và phát sinh ngoài thiết kế ban đầu đóng góp 3,8% vào tổng giá trị quyết toán cuối cùng. Điển hình là công tác khoan cấy liên kết bao gồm 500 lỗ cấy sắt giằng đầu tường bằng sika dur 731, 224 lỗ khoan cấy thép D10 sàn tầng 1, 144 lỗ cấy ngược trần D10 và 232 lỗ cấy cột D12 phục vụ lanh tô, cùng 120 mét dài lan can sắt hộp kích thước 80x80x3mm và 410,55 m2 sơn nước thay thế khu vực ốp gạch gốm.

Thứ tư, việc quản lý và thanh toán cho 38 tổ đội thi công thông qua hợp đồng giao khoán nội bộ đã giúp đẩy nhanh chu kỳ quay vòng vốn, rút ngắn thời gian xử lý nghiệm thu giai đoạn từ mức trung bình 28 ngày xuống còn 20 ngày mỗi đợt.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính dẫn đến sự chênh lệch khối lượng và bổ sung các hạng mục phát sinh là do điều kiện địa chất biển đảo tại Phú Quốc và yêu cầu thay đổi vật liệu hoàn thiện ngoại thất từ Chủ đầu tư để tăng độ bền chống ăn mòn muối biển. So với các công trình nhà phố thương mại tương đương tại các đô thị loại 1, việc quản lý thanh quyết toán tại dự án Meyhomes Capital chịu thêm 15% áp lực về chi phí vận chuyển vật tư và định mức nhân công đặc thù.

Dữ liệu chi phí và tiến độ của dự án có thể được biểu diễn trực quan qua biểu đồ đường tiến độ lũy kế (S-curve), thể hiện mối tương quan chặt chẽ giữa giá trị kế hoạch (BCWS) và giá trị khối lượng thực tế hoàn thành (ACWP) qua 5 mốc thanh toán. Song song đó, bảng tổng hợp giá trị nghiệm thu phân tầng cho phép phân tích rõ các điểm uốn dòng tiền, từ đó kiểm soát được giá trị nghiệm thu thực tế đạt 100% mục tiêu tại mốc đợt 5. Việc phân chia đợt 2 (thi công sàn cột tầng 2) và đợt 4 (hoàn thiện tường, lanh tô, trát ngoài) là hai điểm mốc kỹ thuật then chốt giúp dòng tiền của nhà thầu không bị đọng vốn quá 14 ngày theo đúng cam kết hợp đồng.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả nghiên cứu thực tế tại dự án Meyhomes Capital Phú Quốc, 4 giải pháp trọng tâm được đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả thanh quyết toán hợp đồng xây dựng:

  • Số hóa 100% quy trình lập và duyệt biên bản nghiệm thu nội bộ 3 bên (Kỹ sư hiện trường - Chỉ huy trưởng - Quản lý chất lượng) bằng ứng dụng số hóa hiện trường trong thời hạn 3 tháng, hướng tới mục tiêu giảm 50% thời gian xử lý giấy tờ từ 6 ngày xuống còn tối đa 3 ngày làm việc (Chủ thể thực hiện: Ban Chỉ huy công trường và Phòng Quản lý Chất lượng).
  • Thiết lập quy chế kiểm soát khối lượng phát sinh ngay tại thời điểm thi công thực tế, áp dụng ngưỡng cảnh báo dung sai vượt khối lượng dự toán không quá 1,8% cho từng hạng mục công việc trong quý 1 năm kế hoạch (Chủ thể thực hiện: Bộ phận Kỹ sư Định giá QS và Đội ngũ Kỹ thuật hiện trường).
  • Chuẩn hóa kế hoạch thu hồi tạm ứng theo lộ trình giải ngân tuyến tính 4 giai đoạn (20% - 40% - 60% - 80% giá trị hợp đồng), đảm bảo thu hồi dứt điểm 100% tiền tạm ứng trước khi đạt 80% khối lượng thi công hoàn thành trong vòng 6 tháng đầu của chu kỳ dự án, duy trì hệ số khả năng thanh toán tức thời của nhà thầu trên 1,35 lần (Chủ thể thực hiện: Phòng Tài chính - Kế toán doanh nghiệp).
  • Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về quản lý rủi ro pháp lý hợp đồng thi công theo Nghị định 37/2015/NĐ-CP và Nghị định 50/2021/NĐ-CP với tần suất 2 đợt mỗi năm, đảm bảo 100% kỹ sư kinh tế xây dựng nắm vững kỹ thuật giải trình chênh lệch khối lượng và quyết toán A-B (Chủ thể thực hiện: Ban Lãnh đạo Công ty Cổ phần Xây dựng Central).

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và khung phương pháp trong luận văn đem lại giá trị ứng dụng thiết thực cho 4 nhóm đối tượng sau:

  • Kỹ sư Kinh tế Xây dựng và Chuyên viên QS (Quantity Surveyor): Nắm bắt trọn vẹn quy trình lập bộ hồ sơ thanh toán giai đoạn (đợt 2, đợt 4) và quyết toán công trình thực chiến; áp dụng trực tiếp các biểu mẫu bảng tính khối lượng, đơn giá và giải trình phát sinh cho các dự án nhà ở thấp tầng.
  • Ban Quản lý Dự án và Chủ đầu tư: Tận dụng các căn cứ pháp lý và tiêu chuẩn nghiệm thu được hệ thống hóa để thiết lập quy trình kiểm soát hồ sơ giải ngân chặt chẽ, rút ngắn thời gian thẩm định thanh toán trong hạn mức 14 ngày làm việc.
  • Ban Điều hành Tổng thầu và Giám đốc Dự án: Tham khảo mô hình phân chia công việc và quản lý 38 hợp đồng giao khoán nội bộ, giúp tối ưu hóa tiến độ thi công, quay vòng vốn lưu động và kiểm soát rủi ro tài chính hiệu quả.
  • Giảng viên và Sinh viên chuyên ngành Kinh tế Xây dựng: Sử dụng làm tài liệu nghiên cứu tình huống (Case study) thực tế với bộ số liệu chi tiết từ công trình quy mô hơn 34,36 tỷ đồng, kết nối lý thuyết quản trị hợp đồng với thực tiễn thi công tại công trường.

Câu hỏi thường gặp

  • Điểm khác biệt căn bản giữa hồ sơ thanh toán giai đoạn của hợp đồng trọn gói và hợp đồng theo đơn giá là gì? Đối với hợp đồng trọn gói, thanh toán giai đoạn căn cứ theo tỷ lệ phần trăm hoàn thành của từng giai đoạn hoặc hạng mục mà không bắt buộc phải xác nhận khối lượng hoàn thành chi tiết từng mét khối, trừ các phần việc phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng ban đầu theo Nghị định 37/2015/NĐ-CP.

  • Quy định về mức tạm ứng và thời điểm thu hồi hết tiền tạm ứng trong hợp đồng xây dựng được thực hiện ra sao? Theo quy định pháp luật hiện hành, mức tạm ứng cho hợp đồng thi công xây dựng thường dao động từ 10% đến 20% giá trị hợp đồng (dưới 50 tỷ đồng là 15-20%). Tiền tạm ứng được thu hồi dần qua các đợt thanh toán và phải được thu hồi dứt điểm 100% khi giá trị thanh toán đạt 80% giá trị hợp đồng đã ký.

  • Những tài liệu bắt buộc phải có trong hồ sơ nghiệm thu khối lượng công việc phát sinh là gì? Hồ sơ phát sinh bắt buộc phải có: Biên bản hiện trường xác nhận khối lượng vượt hoặc bổ sung có chữ ký của Tư vấn giám sát và Chủ đầu tư, bản vẽ thiết kế điều chỉnh được phê duyệt, bảng tính đơn giá phát sinh kèm theo phụ lục hợp đồng bổ sung theo quy định tại Nghị định 50/2021/NĐ-CP.

  • Tại sao nhà thầu cần ký kết hợp đồng giao khoán nội bộ với các tổ đội thi công hiện trường? Hợp đồng giao khoán nội bộ giúp gắn chặt trách nhiệm vật chất và tiến độ cho từng nhóm thợ chuyên môn (như 38 tổ đội tại dự án Meyhomes Capital), kiểm soát định mức nhân công, hao hụt vật tư và tạo cơ sở pháp lý minh bạch cho công tác quyết toán nội bộ của doanh nghiệp.

  • Thời hạn tối đa để Chủ đầu tư và Nhà thầu hoàn tất hồ sơ quyết toán hợp đồng xây dựng là bao lâu? Theo Luật Xây dựng số 50/2014/QH13, thời hạn quyết toán hợp đồng do các bên thỏa thuận nhưng thông thường không quá 60 ngày kể từ ngày nghiệm thu bàn giao toàn bộ công trình; đối với các dự án quy mô lớn, thời gian có thể kéo dài nhưng không được vượt quá 120 ngày.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa hoàn chỉnh cơ sở lý luận và hành lang pháp lý về quản lý hợp đồng, lập hồ sơ thanh toán và quyết toán xây dựng theo các Nghị định 37/2015/NĐ-CP và Nghị định 50/2021/NĐ-CP.
  • Ứng dụng thành công vào thực tế gói thầu 16 căn nhà mẫu Tiểu khu 1 dự án Meyhomes Capital Phú Quốc với tổng giá trị quyết toán xấp xỉ 34,36 tỷ đồng, quản lý hiệu quả 38 tổ đội giao khoán.
  • Chuẩn hóa quy trình lập hồ sơ 5 đợt thanh toán theo điểm dừng kỹ thuật, giải quyết triệt để 100% các khối lượng bổ sung khoan cấy, lanh tô và hoàn thiện mặt ngoài.
  • Rút ngắn chu kỳ thanh toán xuống dưới 14 ngày làm việc và hoàn tất công tác thu hồi tạm ứng đúng mốc 80% giá trị hợp đồng ký kết.
  • Cung cấp giải pháp số hóa quy trình nghiệm thu nội bộ và kiểm soát dung sai khối lượng phát sinh dưới 1,8% trong lộ trình 6 tháng tiếp theo.

Các đơn vị tổng thầu xây dựng và chuyên viên định giá chi phí có thể áp dụng ngay mô hình này để chuẩn hóa quy trình quản lý dòng tiền và thanh quyết toán dự án hiệu quả!