CHƯƠNG 1.1 Môi trường công nghệ thông tin 1.1 Quản trị và chiến lược về công nghệ thông tin a. Quản trị công nghệ thông tin Trong xu thế phát triển hiện nay, các doanh nghiệp phải tận dụng tốt nhất các cơ hội đổi mới CNTT để bắt kịp xu thế và nâng cao vị thế cạnh tranh. Công nghệ thông tin (CNTT) là một thuật ngữ bao gồm phần mềm, mạng lưới, hệ thống máy tính sử dụng cho việc phân phối và xử lý dữ liệu, trao đổi, lưu trữ và sử dụng thông tin dưới hình thức khác nhau. CNTT đã trở thành một phần quan trọng trong các chiến lược kinh doanh của các doanh nghiệp, nó vừa là yếu tố hỗ trợ vừa là yếu tố giúp nâng cao các mục tiêu của doanh nghiệp.
4 Quản trị doanh nghiệp là một hệ thống các thiết chế, chính sách, luật lệ nhằm định hướng, vận hành và kiểm soát doanh nghiệp, qua đó đưa ra các vấn đề về quyền quyết định, trách nhiệm giải trình và hành vi của một tổ chức. Quản trị CNTT (IT governance) là một phần của quản trị doanh nghiệp nhằm đưa ra một cấu trúc và quy trình với mục đích sử dụng tối ưu năng lực CNTT để đảm bảo phát triển bền vững và hỗ trợ tối đa chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp (Otero A. Điều này đặt ra yêu cầu cho việc cung cấp cấu trúc để đạt được sự liên kết của các hoạt động và quy trình CNTT với các mục tiêu kinh doanh, kết hợp CNTT vào chương trình quản lý rủi ro doanh nghiệp, quản lý hiệu suất của CNTT, đảm bảo mang lại các giá trị của CNTT và đảm bảo tuân thủ quy định và thực hiện đầy đủ các biện pháp kiểm soát nội bộ. Do đó, quản trị CNTT được triển khai một cách hiệu quả sẽ được thực hiện khi các hoạt động và quy trình CNTT phù hợp với định hướng do cơ quan quản trị đặt ra để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.
Và để thực hiện năng lực quản trị CNTT, các chủ thể tham gia vào quy trình phải nắm bắt một số vấn đề chính sau: (i) Hiểu rõ các thành phần cần thiết để thiết kế các dịch vụ CNTT; (ii) Xây dựng danh mục dịch vụ CNTT (IT Service Catalogue); (iii) Xây dựng quy trình để quản lý dịch vụ CNTT; (iv) Xây dựng hệ thống chỉ tiêu (KPIs) trong từng dịch vụ CNTT; (v) Xây dựng danh mục dịch vụ CNTT và áp dụng hỗ trợ doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả; (vi) Hiểu và biết cách xây dựng tổ chức bộ máy hỗ trợ dịch vụ CNTT thông qua xác định vai trò, trách nhiệm của từng cá nhân trong quy trình; (vii) Cách quản lý chất lượng dịch vụ cũng như tuân thủ các quy trình cung cấp chất lượng dịch vụ; 5 (viii) Các phương pháp cắt giảm chi phí hoạt động vận hành hệ thống CNTT đảm bảo đạt được mục tiêu và nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp; (ix) Cách thức kiểm toán và quản trị (Auditing and Governance). Quản trị CNTT là cung cấp cấu trúc và định hướng để đạt được sự liên kết giữa chiến lược CNTT với chiến lược kinh doanh đáp ứng mục tiêu quản trị, và điều này có nghĩa là phải có sự hợp tác chặt chẽ giữa CNTT và nhà quản lý doanh nghiệp. Chiến lược CNTT Chiến lược CNTT của một doanh nghiệp đưa ra các hướng dẫn chính thức về việc mua lại, phân bổ và quản lý tài nguyên CNTT phù hợp với mục đích và mục tiêu của tổ chức. Nó là một phần của chiến lược tổng thể của doanh nghiệp về CNTT và phải phù hợp với chiến lược kinh doanh để đảm bảo rằng các nguồn lực không bị lãng phí cho các dự án hoặc quy trình không góp phần đạt được các mục tiêu chung của tổ chức.
Một chiến lược CNTT cũng sẽ đưa ra lộ trình cho các kế hoạch hoạt động và một khuôn khổ để đánh giá các khoản đầu tư công nghệ, được phát triển với sự tham gia của người dùng để giải quyết định hướng công nghệ trong tương lai. Sự liên kết này nên có ở tất cả các cấp của quy trình lập kế hoạch để cung cấp sự đảm bảo rằng các kế hoạch hoạt động luôn hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh. Chiến lược CNTT thường bao gồm các nội dung sau: (i) Những nguyên tắc và tiêu chuẩn của CNTT và hệ thống thông tin (IS - Information System hay HTTT); (ii) Các chiến lược tổ chức, việc quản trị, sử dụng của doanh nghiệp hay cấu trúc của CNTT, kỹ năng và chiến lược con người, chi phí và giá trị chiến lược, danh mục đầu tư quản lý chiến lược, chiến lược quản lý dịch vụ CNTT; (iii) Xác định nguồn cung ứng chiến lược và chiến lược quản lý CNTT nói chung trong một tổ chức. 6 Để có một chiến lược CNTT hiệu quả, Hội đồng quản trị và các nhà quản lý doanh nghiệp phải hiểu tình trạng hiện tại của hệ thống CNTT của đơn vị mình và tham gia tích cực vào việc thiết lập định hướng CNTT trong tương lai.
Từ các đặc điểm của quản trị CNTT và chiến lược CNTT có thể đưa ra những tóm tắt cơ bản sau: - Thứ nhất, CNTT tồn tại để giúp đạt được và kích hoạt hoạt động kinh doanh nên trách nhiệm cuối cùng đối với việc thiết lập và triển khai chiến lược CNTT nên thuộc về ban quản lý cấp cao của tổ chức. - Thứ hai, CNTT phải đi đầu trong việc thu thập thông tin để kết hợp nhu cầu của tổ chức với tính khả thi về công nghệ để tạo ra một chiến lược tổng thể. - Thứ ba, quản lý CNTT liên quan đến việc kết hợp công nghệ, con người và các quy trình để cung cấp các giải pháp cho các vấn đề của tổ chức. - Thứ tư, chiến lược hiệu quả nhất sẽ được xác định bởi sự kết hợp giữa môi trường, văn hóa và công nghệ được sử dụng bởi một tổ chức.2 Các xu hướng mới nổi trong việc áp dụng công nghệ thông tin CNTT đã tác động đến các lĩnh vực quan trọng khác nhau của môi trường kinh doanh, bao gồm cả việc sử dụng và xử lý thông tin, quy trình kiểm soát và nghiệp vụ kiểm toán.
Nhu cầu kiểm soát đối với CNTT, đặc biệt là trong thương mại, đã được nâng cao đáng kể trong những năm qua. Một số tác động của CNTT có thể thấy: Công nghệ đã cải thiện đáng kể khả năng nắm bắt, lưu trữ, phân tích và xử lý lượng dữ liệu và thông tin, hỗ trợ cho việc ra quyết định của nhà quản lý. Nó cũng đã trở thành một yếu tố hỗ trợ chính cho các quy trình sản xuất và dịch vụ. Công nghệ đã tác động đáng kể đến các hệ thống quy trình kiểm soát.
Mặc dù các mục tiêu kiểm soát nói chung không thay đổi (ngoại trừ một số mục tiêu cụ thể về công nghệ), nhưng công nghệ đã thay đổi cách thức kiểm soát các hệ thống. 7 Công nghệ đã tác động đến nghề kiểm toán về cách thức thực hiện kiểm toán (thu thập và phân tích thông tin) và kể cả các kiến thức cần thiết để đưa ra các đánh giá về tính hiệu lực, hiệu quả của hệ thống và các hoạt động cũng như độ tin cậy của các báo cáo. Công nghệ không ngừng phát triển và tìm cách định hình môi trường CNTT trong các doanh nghiệp. Sau đây là các mô tả ngắn gọn về các xu hướng công nghệ khác nhau gần đây đã và sẽ chắc chắn sẽ tiếp tục ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, cách thức kiểm soát của các doanh nghiệp: Điện toán đám mây (Cloud) Điện toán đám mây là mạng lưới tài nguyên mà một công ty có thể truy cập và phương pháp sử dụng ổ đĩa kỹ thuật số làm tăng hiệu quả của tổ chức.
Điện toán đám mây đã tạo ra một cách thức mới về lưu trữ, vận hành, khai thác và xử lý thông tin đi kèm với nhiều ứng dụng hữu ích cho doanh nghiệp. Một số ứng dụng của điện toán đám mây trong doanh nghiệp bao gồm: Cơ sở dữ liệu đám mây, dịch vụ lưu trữ Website, sao lưu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu; ứng dụng vào quản lý doanh nghiệp,… Ứng dụng di động và máy tính (MDM- Mobile Device Management) Điện thoại di động, máy tính bảng và các thiết bị khác đã ảnh hưởng rất đáng kể đến thế giới kinh doanh. MDM là một ứng dụng dùng để quản lý các thiết bị đầu cuối như máy tính xách tay, điện thoại di động, máy tính bảng… Hiện nay rất nhiều ngành nghề ứng dụng MDM trong kinh doanh và quản lý một cách hiệu quả như các lĩnh vực bán lẻ, vận tải, giáo dục, dịch vụ,… Phân tích dữ liệu lớn Big data là thuật ngữ dùng để chỉ một tập hợp dữ liệu rất lớn và phức tạp đến nỗi những công cụ, ứng dụng xử lý dữ liệu truyền thống không thể thu thập, quản lý và xử lý dữ liệu trong một khoảng thời gian nào đó. 8 Dữ liệu lớn là một xu hướng cho phép các doanh nghiệp phân tích các tập hợp thông tin mở rộng để đạt được sự đa dạng về khối lượng và tốc độ tăng trưởng.
Việc kiểm tra dữ liệu để hiểu thị trường và chiến lược đang trở nên dễ quản lý hơn với những tiến bộ trong các chương trình phân tích dữ liệu. Công nghệ bảo mật Trước sự phát triển như vũ bão của công nghệ và khả năng giao tiếp giữa các thiết bị ngày càng khăn khít hơn, tính bảo mật sẽ phải được đề cao. Từ những công nghệ bảo mật đơn giản như chuỗi mật khẩu, giờ đây các công nghệ xác thực theo thời gian thực như OTP, xác thực hai lớp hoặc nhiều hơn, công nghệ bảo mật vân tay, mống mắt, mã hóa phức tạp,… khi được nâng cao sẽ đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Trí tuệ nhân tạo (AI – Artificial Inteligence) Những đổi mới trong lĩnh vực trí tuệ nhân tạo AI sẽ tiếp tục mang đến những đột phá khoa học, một phần nhờ vào lượng dữ liệu khổng lồ mà các công nghệ mới đã thu thập được và hiện có sẵn.
Nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng AI vào trong hoạt động kinh doanh và quản lý như xây dựng mô hình tự động hóa, xếp hạng các từ khóa tìm kiếm, phân tích dự báo, giới thiệu sản phẩm đến khách hàng tiềm năng Công nghệ chuỗi khối (Blockchain) Công nghệ chuỗi khối (như tiền điện tử Bitcoin) sẽ tiếp tục là xu hướng phát triển của CNTT trong giai đoạn hiện nay. Hệ thống này cho phép người dùng nhập dữ liệu bổ sung mà không thay đổi, thay thế hoặc xóa bất kỳ dữ liệu gì đã có.