Tổng quan nghiên cứu

Trong giai đoạn 2021 - 2023, quy mô đào tạo hệ cao đẳng chính quy tại Trường Cao đẳng Kỹ thuật Công - Nông nghiệp Quảng Bình ghi nhận mức tăng trưởng 75,3%, từ 320 sinh viên năm 2021 lên 561 sinh viên năm 2023. Sự gia tăng quy mô người học cùng với lộ trình chuyển đổi từ phương thức đào tạo niên chế sang học chế tín chỉ từ năm học 2024 - 2025 đặt ra thách thức lớn đối với công tác quản trị tài chính. Hiện nay, nguồn thu học phí chiếm trên 60% tổng nguồn thu sự nghiệp tự chủ của nhà trường, với mức thu dao động từ 6.000.000 đồng đến 10.500.000 đồng/sinh viên/học kỳ tùy theo 12 ngành nghề đào tạo.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm là sự thiếu đồng bộ trong chu trình thu học phí hiện hành. Quy trình quản lý thủ công khiến thời gian thu kéo dài hơn 4 tuần mỗi kỳ, tỷ lệ thu tiền mặt trực tiếp tại quầy chiếm trên 70% tổng số giao dịch, dẫn đến tình trạng quá tải nhân lực và tiềm ẩn rủi ro thất thoát. Mục tiêu cụ thể của đề án là đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán, nhận diện các điểm nghẽn trong việc xác định công nợ, thu tiền và báo cáo; từ đó thiết lập phương án tái cấu trúc hệ thống thông tin kế toán phù hợp với học chế tín chỉ.

Phạm vi nghiên cứu tập trung vào chu trình thu học phí hệ cao đẳng chính quy tại trụ sở chính của trường tại tỉnh Quảng Bình, sử dụng số liệu tài chính giai đoạn 2021 - 2024. Ý nghĩa của nghiên cứu thể hiện qua việc tối ưu hóa luồng dữ liệu, hướng đến mục tiêu rút ngắn 80% thời gian xử lý hồ sơ miễn giảm học phí, nâng tỷ lệ thanh toán không dùng tiền mặt lên 95% và kiểm soát tỷ lệ nợ học phí quá hạn dưới mức 2% mỗi kỳ.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng lý thuyết Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information Systems - AIS) của Romney & Steinbart, tập trung vào chu trình doanh thu trong đơn vị sự nghiệp công lập tự chủ tài chính theo Quyết định số 4283/QĐ-UBND. Hệ thống này bao gồm ba phân hệ chức năng tương tác liên tục: xác định số phải thu, tổ chức thu tiền và tổng hợp báo cáo tài chính. Bên cạnh đó, khung kiểm soát nội bộ COSO (2013) được ứng dụng nhằm thiết lập cơ chế phân tách trách nhiệm giữa các phòng ban chức năng, kiểm soát truy cập và xác thực dữ liệu đầu vào.

Các khái niệm chính được làm rõ trong nghiên cứu gồm:

  1. Chu trình thu học phí theo học chế tín chỉ: Quy trình kế toán xác định nghĩa vụ tài chính linh hoạt theo số lượng tín chỉ đăng ký của từng cá nhân.
  2. Đơn giá tín chỉ học phần: Mức chi phí định mức được xác định bằng tổng học phí toàn khóa chia cho tổng số tín chỉ theo từng chương trình đào tạo.
  3. Miễn, giảm học phí theo chính sách nhà nước: Cơ chế xác định đối tượng ưu tiên hỗ trợ từ 50%, 70% đến 100% học phí theo Nghị định 81/2021/NĐ-CP và các văn bản liên quan.
  4. Tự động hóa đối soát (Auto-reconciliation): Quá trình khớp nối tự động dữ liệu thanh toán ngân hàng với phần mềm quản lý công nợ sinh viên.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp thu thập từ báo cáo quyết toán tài chính, bảng theo dõi thu nợ học phí từ 8 cán bộ thuộc Phòng Tài chính - Kế toán giai đoạn 2021 - 2023 và hệ thống phần mềm đào tạo Thiên Hà Số. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phỏng vấn chuyên sâu 12 cán bộ quản lý (thuộc Ban Giám hiệu, Phòng Đào tạo, Phòng Công tác Học sinh - Sinh viên) và khảo sát chọn mẫu thuận tiện 120 sinh viên thuộc 12 ngành cao đẳng để đánh giá trải nghiệm thực hiện nghĩa vụ học phí.

Phương pháp phân tích luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) và sơ đồ luân chuyển chứng từ (Document Flowchart) được lựa chọn làm công cụ cốt lõi. Lý do lựa chọn phương pháp này nhằm bóc tách trực quan các nút thắt dữ liệu phân tán, chỉ rõ sự thiếu liên kết giữa các đơn vị nghiệp vụ trong quy trình thủ công cũ. Timeline nghiên cứu được thực hiện xuyên suốt từ tháng 01/2024 đến tháng 08/2024, đảm bảo bám sát thời điểm chuyển giao sang phương thức đào tạo theo tín chỉ năm học 2024 - 2025.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình khảo sát thực tế tại Trường Cao đẳng Kỹ thuật Công - Nông nghiệp Quảng Bình ghi nhận 3 phát hiện chính mang tính then chốt:

Thứ nhất, thời gian phê duyệt danh sách miễn giảm học phí bị chậm trễ từ 3 đến 4 tuần so với lịch thu học phí chung. Do phân hệ quản lý HSSV chưa kết nối dữ liệu với phân hệ kế toán, 85% sinh viên diện chính sách buộc phải nộp trước 100% học phí (tương đương 6.000.000 đến 10.500.000 đồng/kỳ), sau đó phòng Kế toán mới tiến hành hoàn trả khi có quyết định chính thức. Điều này gây khó khăn kinh tế nặng nề cho sinh viên thuộc diện nghèo hoặc gia đình chính sách.

Thứ hai, mức độ tự động hóa trong khâu thu tiền rất thấp. Hơn 70% giao dịch thu nộp thực hiện bằng tiền mặt tại phòng Tài chính - Kế toán. Với đội ngũ chỉ có 8 nhân sự, mỗi giao dịch lập phiếu thu, đếm tiền và xuất hóa đơn thủ công tốn từ 8 đến 12 phút/lượt, gây tắc nghẽn cục bộ vào các tuần cao điểm.

Thứ ba, sự phân mảnh dữ liệu giữa phần mềm kế toán DAS và phần mềm đào tạo đạt mức 100%. Không có giao diện lập trình ứng dụng (API) kết nối hai nền tảng, khiến kế toán phải nhập tay danh bạ sinh viên và số tín chỉ. Tình trạng này dẫn đến sai sót đối chiếu và tỷ lệ nợ học phí tồn đọng cuối kỳ dao động từ 12% đến 15%, trong đó có nhiều sinh viên chưa hoàn thành học phí vẫn được phân quyền tham gia thi kết thúc học phần.

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|               SO SÁNH CƠ CẤU PHƯƠNG THỨC THU HỌC PHÍ HIỆN TẠI VÀ MỤC TIÊU        |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
|  Phương thức               Hiện trạng (2023)              Mục tiêu đề xuất (2025) |
|  - Tiền mặt tại quầy       70% - 75%                      Dưới 5%                 |
|  - Chuyển khoản thủ công   25% - 30%                      Dưới 5%                 |
|  - Thu hộ tự động (Bank)   0%                             Trên 90%                |
|  - Thời gian xử lý đợt thu 4 tuần                         Dưới 7 ngày             |
+-----------------------------------------------------------------------------------+

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân cốt lõi của các hạn chế nêu trên xuất phát từ việc áp dụng mô hình quản trị niên chế truyền thống vào môi trường đòi hỏi sự linh hoạt cao. Khi đào tạo theo niên chế, học phí cố định theo kỳ nên kế toán chỉ cần áp một mức đơn giá cho toàn bộ lớp học. Tuy nhiên, khi chuyển sang đào tạo tín chỉ, mỗi sinh viên có tiến độ học tập khác nhau (đăng ký học mới từ 18 đến 24 tín chỉ, học cải thiện, học lại), khiến công thức tính học phí trở nên phức tạp.

So sánh với các nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán trong giáo dục đại học, kết quả này hoàn toàn tương đồng với nhận định của các chuyên gia đầu ngành: nếu không tích hợp cơ sở dữ liệu dùng chung giữa Phòng Đào tạo, Phòng Công tác HSSV và Phòng Tài chính - Kế toán, sai số trong quản lý công nợ có thể lên tới 5 - 10% tổng doanh thu. Việc mô hình hóa dữ liệu qua biểu đồ DFD cấp 1 và ma trận kiểm soát nội bộ là giải pháp tối ưu giúp minh bạch hóa dòng tiền, giảm áp lực chứng từ giấy và chuẩn hóa dữ liệu báo cáo gửi Kho bạc Nhà nước.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả nghiên cứu thực trạng, đề án đề xuất 4 nhóm giải pháp đồng bộ nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán:

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|                   LƯU ĐỒ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN THU HỌC PHÍ TÍN CHỈ            |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
|  [Sinh viên] -----> Đăng ký học phần Online (Phòng Đào tạo)                       |
|       |                                                                           |
|       +-----------> Nộp hồ sơ miễn giảm Online (Phòng Công tác HSSV)              |
|                                                                                   |
|  [Phần mềm Tích hợp]                                                              |
|       |                                                                           |
|       +-----------> Tự động tính: HP = (Số TC x Đơn giá) x (1 - % Miễn giảm)      |
|       |                                                                           |
|       +-----------> Đẩy dữ liệu công nợ sang Ngân hàng (BIDV Quảng Bình)         |
|                                                                                   |
|  [Ngân hàng] -----> Trích nợ tự động / Thu qua App SV                             |
|       |                                                                           |
|       +-----------> Báo có & Gạch nợ tự động trên Phần mềm Kế toán DAS           |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
  1. Tái cấu trúc và phân định trách nhiệm nghiệp vụ: Thiết lập ma trận trách nhiệm chuẩn hóa giữa 3 phòng ban chức năng. Phòng Đào tạo chịu trách nhiệm chốt dữ liệu tín chỉ đăng ký trong vòng 2 tuần đầu kỳ; Phòng Công tác HSSV thẩm định hồ sơ miễn giảm; Phòng Tài chính - Kế toán áp đơn giá và đối soát công nợ. Thời hạn hoàn thành quy chế phối hợp: Tháng 10/2024.
  2. Xây dựng phân hệ xét duyệt miễn giảm học phí trực tuyến: Tích hợp module xét duyệt trên cổng thông tin sinh viên, cho phép người học tải minh chứng số hóa. Hệ thống tự động phân loại hồ sơ (xét 1 lần cho toàn khóa hoặc xét theo từng kỳ đối với hộ nghèo), tự động áp mức giảm trừ từ 50% đến 100% trước khi phát hành thông báo thu tiền. Target metric: Giảm 100% việc nộp hồ sơ giấy, hoàn thành trước tháng 12/2024.
  3. Triển khai kênh thu học phí tự động qua liên kết ngân hàng: Hợp tác với Ngân hàng BIDV Quảng Bình mở tài khoản liên kết theo mã định danh sinh viên ngay từ khi nhập học. Áp dụng phương thức nhờ thu tự động và thanh toán qua cổng Payment Gateway, gạch nợ theo thời gian thực (real-time). Target metric: Nâng tỷ lệ thu không dùng tiền mặt lên 95% trong năm học 2024 - 2025.
  4. Thiết lập cơ chế kiểm soát nợ và cảnh báo tự động: Lập trình hệ thống tự động gửi thông báo nợ học phí qua Email và SMS Brandname sau tuần thứ 3 của đợt thu; tự động khóa quyền dự thi kết thúc học phần đối với sinh viên nợ phí quá 14 ngày trước kỳ thi. Target metric: Giảm tỷ lệ nợ học phí cuối kỳ xuống dưới 2%.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và giải pháp trong luận văn mang tính ứng dụng thực tiễn cao, đặc biệt hữu ích cho 4 nhóm đối tượng sau:

  1. Ban Giám hiệu các trường Cao đẳng, Đại học công lập: Cung cấp khung năng lực quản trị, phương pháp phân quyền và căn cứ khoa học để phê duyệt đề án chuyển đổi số công tác tài chính khi chuyển đổi hình thức đào tạo.
  2. Trưởng phòng và Kế toán viên tại các cơ sở giáo dục: Sử dụng trực tiếp các mẫu biểu đối chiếu dữ liệu 3 bên, lưu đồ luân chuyển chứng từ và quy trình hạch toán tự động nguồn thu sự nghiệp theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp.
  3. Các doanh nghiệp phát triển phần mềm giáo dục (EdTech/FinTech): Tham khảo mô hình dữ liệu logic, luồng quy trình tích hợp API giữa cổng quản trị đào tạo, phần mềm kế toán và hệ thống thanh toán ngân hàng thương mại.
  4. Học viên cao học và nghiên cứu sinh ngành Kế toán - Tài chính: Nguồn tài liệu tham khảo chất lượng về việc vận dụng lý thuyết hệ thống thông tin kế toán (AIS) và kiểm soát nội bộ (COSO) vào giải quyết bài toán thực tế tại đơn vị sự nghiệp công lập tự chủ nhóm 2.

Câu hỏi thường gặp

Công thức xác định học phí theo học chế tín chỉ được áp dụng như thế nào?
Mức học phí sinh viên phải nộp mỗi học kỳ được xác định chính xác theo công thức: Học phí = Tổng số tín chỉ đăng ký x Đơn giá 1 tín chỉ x (1 - % Miễn giảm). Trong đó, đơn giá tín chỉ bằng tổng học phí toàn khóa chia cho tổng số tín chỉ của chương trình đào tạo theo từng ngành nghề.

Tại sao quy trình cũ buộc sinh viên diện chính sách phải nộp 100% học phí rồi mới hoàn trả?
Do danh sách miễn giảm học phí được xét duyệt thủ công bằng hồ sơ giấy và chỉ hoàn tất vào cuối học kỳ. Kế toán không có dữ liệu số hóa kịp thời tại thời điểm phát hành thông báo thu nợ, dẫn đến việc phải thu toàn bộ rồi làm thủ tục chi hoàn trả sau.

Phương thức thu học phí tự động qua ngân hàng BIDV đem lại lợi ích gì?
Phương thức này cho phép ngân hàng tự động trích nợ từ tài khoản sinh viên dựa trên danh sách dữ liệu do trường cung cấp, truyền lệnh báo có và gạch nợ tức thời trên phần mềm kế toán, giúp cắt giảm 100% thời gian đếm tiền và loại bỏ rủi ro tiền giả.

Giải pháp nào ngăn chặn tình trạng sinh viên nợ học phí vẫn được tham gia thi kết thúc môn?
Luận văn đề xuất tích hợp API liên thông giữa phần mềm kế toán và phân hệ khảo thí. Trước kỳ thi 7 ngày, hệ thống tự động khóa danh sách dự thi và không cấp số báo danh cho các trường hợp sinh viên còn nợ học phí chưa có lý do hoãn nộp được duyệt.

Trường có cần thay thế toàn bộ phần mềm kế toán hiện tại để thực hiện giải pháp không?
Không cần thay thế. Nhà trường chỉ cần yêu cầu đơn vị cung cấp phần mềm đào tạo (Công ty TNHH Thiên Hà Số) nâng cấp phân hệ quản lý miễn giảm và viết thêm module kết nối API truyền nhận dữ liệu trực tiếp với phần mềm kế toán DAS và cổng kết nối BIDV.

Kết luận

  • Đề án đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về tổ chức hệ thống thông tin kế toán chu trình thu học phí trong bối cảnh các trường công lập chuyển đổi sang học chế tín chỉ.
  • Làm rõ thực trạng quản lý tài chính tại Trường Cao đẳng Kỹ thuật Công - Nông nghiệp Quảng Bình, chỉ ra các điểm nghẽn nghiêm trọng về xử lý thủ công, chậm tiến độ xét miễn giảm và tỷ lệ thu tiền mặt cao.
  • Đề xuất mô hình tái cấu trúc luồng dữ liệu 3 bên (Đào tạo - HSSV - Kế toán) gắn liền với công thức xác định học phí tín chỉ chuẩn xác.
  • Xây dựng giải pháp số hóa toàn diện: cổng xét duyệt miễn giảm online, kết nối thanh toán tự động qua ngân hàng BIDV và cơ chế khóa quyền thi tự động đối với các khoản nợ quá hạn.
  • Lộ trình triển khai gồm 3 giai đoạn cụ thể trong năm học 2024 - 2025, mang lại hiệu quả trực tiếp về cắt giảm 80% thời gian tác nghiệp và tối ưu hóa 95% dòng tiền không dùng tiền mặt.

Nhà trường cần nhanh chóng thành lập Ban chỉ đạo chuyển đổi số quy trình tài chính, hoàn thiện quy chế phối hợp nội bộ và ký kết thỏa thuận dịch vụ kết nối thanh toán với ngân hàng thương mại ngay trong quý IV/2024 để chuẩn bị tốt nhất cho các kỳ tuyển sinh tiếp theo.