Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai. Trong thời gian thực hiện khóa luận em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của Thạc sỹ - Nguyễn Thị Thúy Hồng và các cán bộ trong phòng kế toán của Công ty. Vì trình độ còn hạn chế, thời gian có hạn nên bài khóa luận của em không tránh Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 1 Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai khỏi những sai sót, em rất mong sự góp ý của các thầy cô giáo và các bạn để khóa luận của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng ngày 01 tháng 07 năm 2011 Sinh viên Trương Thị Hoa Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 2 Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai CHƢƠNG 1 : NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm, ý nghĩa và nhiệm vụ hạch toán vốn bằng tiền 1.1 Khái niệm vốn bằng tiền.
Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ hiện thực do đơn vị sở hữu, tồn tại dưới hình thái giá trị và thực hiện chức năng phương tiện thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là một loại tài sản mà doanh nghiệp nào cũng có và sử dụng. * Theo hình thức tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp được chia thành: - Tiền Việt Nam: Đây là các loại giấy bạc do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành và được sử dụng là phương tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Ngoại tệ: Đây là các loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành chính thức trên thị trường Việt Nam như các đồng : đô la Mỹ (USD), bảng Anh (GBP), yên Nhật (JPY), đô la Hồng Kông (HKD), đồng tiền chung Châu Âu (EUR)… - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là tiền thực chất, tuy nhiên được lưu trữ chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thường khác chứ không phải vì mục đích thanh toán trong kinh doanh.
* Nếu phân loại theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm: - Tiền tại quỹ: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, bạc vàng, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. - Tiền gửi ngân hàng: là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý mà doanh nghiệp đang gửi tại tài khoản của doanh nghiệp tại Nhân hàng. - Tiền đang chuyển: là tiền đang trong quá trình vận động để hoàn thành chức năng phương tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 3 Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai sang trạng thái khác.2 Ý nghĩa, nhiệm vụ hạch toán vốn bằng tiền. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền vừa dùng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư để sản xuất kinh doanh vừa là kết quả của việc mua bán thu hồi các khoản nợ.
Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp và là một bộ phận quan trọng của vốn lưu động. Mặt khác, vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì trong quá trình luân chuyển vốn bằng tiền rất dễ bị tham ô, lợi dụng mất mát. Do vậy việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nước. Chẳng hạn, tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi hàng ngày không được vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và ngân hàng đã thoả thuận ghi trong hợp đồng tiền mặt, khi có tiền thu bán hàng bằng tiền mặt thì doanh nghiệp phải nộp vào ngân hàng.
Xuất phát từ những đặc điểm quản lý vốn bằng tiền, hạch toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Hàng ngày, phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt, giám đốc tình hình chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt. Thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách. Phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong quản lý và sử dụng tiền mặt. - Phản ánh tình hình tăng giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hàng ngày, việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Phản ánh các khoản tiền đang chuyển kịp thời phát hiện nguyên nhân làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp thích hợp, giải phóng nhanh tiền đang chuyển kịp thời.2 Những yêu cầu cơ bản để quản lý nội bộ vốn bằng tiền Để quản lý tốt vốn bằng tiền trong nội bộ doanh nghiệp thì trước hết cần tách biệt việc bảo quản vốn bằng tiền khỏi việc ghi chép các nghiệp vụ này. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải phân công một số nhân viên làm nhiệp vụ ghi sổ để kiểm tra công việc của người này thông qua công việc của người kia.Việc phân chia Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 4 Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai trách nhiệm như trên là nhằm hạn chế bớt tình trạng gian lận cũng như sự móc ngoặc giữa các nhân viên trong việc tham ô tiền mặt. Các bước chính để thực hiện việc quản lý nội bộ đối với vốn bằng tiền gồm: + Tách biệt nhiệm vụ giữ tiền mặt với việc giữ các sổ sách kế toán - những nhân viên giữ tiền mặt không được tiếp cận với sổ sách kế toán và các nhân viên kế toán không giữ được tiền mặt. + Lập bản danh sách ghi hoá đơn thu tiền mặt tại thời điểm và nơi nhận tiền mặt.
+ Thực hiện thanh toán bằng séc, chỉ nên dùng tiền mặt chi tiêu cho các khoản lặt vặt, không được chi trả tiền mặt thay cho việc chi trả séc. + Trước khi phát hành một tờ séc để thanh toán, phải kiển tra số lượng và giá trị các khoản chi tránh việc phát hành séc quá số dư. + Tách chức năng duyệt chi khỏi chức năng ký séc.3 Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền. Kế toán vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây: - Kế toán vốn bằng tiền phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam, trừ trường hợp được phép sử dụng một đơn vị tiền tệ thông dụng khác ghi chép Báo cáo kế toán nhưng phải được chấp nhận bằng văn bản của Bộ tài chính.
- Đối với vàng bạc kim khí quý, đá quý phản ánh ở nhóm tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý phải theo dõi số lượng, trọng lượng, quy cách, phẩm chất và giá trị của từng thứ, từng loại. Giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý được tính treo giá trị thực tế (Giá hoá đơn hoặc giá được thanh toán). Khi tính giá xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý có thể áp dụng một trong 4 phương pháp xuất kho: Bình quân gia quyền, nhập trước - xuất trước, nhập sau - xuất trước, thực tế đích danh.Tuy nhiên do vàng, bạc, đá quý là loại tài sản có giá trị lớn và mang tính tách biệt nên phương pháp thực tế đích danh thường được sử dụng.
Nếu có chênh lệch giữa giá xuất bán và giá thanh toán ở thời điểm phát sinh nghiệp Sinh viên: Trương Thị Hoa _ Lớp: QTL301K 5 Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH ô tô Hoa Mai vụ thì được phản ánh vào tài khoản 515 hoặc tài khoản 635. - Trường hợp kế toán vốn bằng tiền liên quan đến ngoại tệ: + Một giao dịch bằng ngoại tệ là giao dịch được xác định bằng ngoại tệ hoặc yêu cầu thanh toán bằng ngoại tệ. + Một giao dịch bằng ngoại tệ phải được hạch toán và ghi nhận ban đầu theo đơn vị tiền tệ kế toán bằng việc áp dụng tỷ giá hối đoái giữa đơn vị tiền tệ kế toán và ngoại tệ tại ngày giao dịch. + Tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch được coi là tỷ giá giao ngay.
Doanh nghiệp có thể sử dụng tỷ giá xấp xỉ với tỷ giá hối đoái thực tế tại ngày giao dịch. Ví dụ: tỷ giá trung bình tuần hoặc tháng có thể được sử dụng cho tất cả các giao dịch phát sinh của mỗi loại ngoại tệ trong tuần, tháng đó. Nếu tỷ giá hối đoái dao động mạnh thì doanh nghiệp không được sử dụng tỷ giá trung bình cho việc kế toán của tuần hoặc tháng đó. * Nguyên tắc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ và đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại ngày lập Bảng CĐKT ở thời điểm cuối năm tài chính được thể hiện: + Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải thực hiện việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính theo một đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam, hoặc đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán (nếu được chấp nhận).
Việc quy đổi đồng ngoại tệ ra Đồng Việt Nam hoặc đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán về nguyên tắc doanh nghiệp phải căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế (tỷ giá giao dịch) để ghi sổ kế toán. + Doanh nghiệp đồng thời phải theo dõi nguyên tệ trên sổ kế toán chi tiết các Tài khoản: Tiền mặt, tiền gửi, tiền đang chuyển, các khoản phải thu, các khoản phải trả, và tài khoản 007 “Nguyên tệ các loại” (Tài khoản ngoài bảng CĐKT).
