mở đầu chưa đi luôn vào nội dung chính của thư mà có những lời dẫn dắt, thu hút đối tác ). - Kỹ thuật truyền đạt và thu nhận thông tin : là quá trình trao đối thông tin, truyền đạt và thu nhận thông tin từ đối tác. Quá trình này đòi hỏi phải làm cho đối tác hiểu được quan điểm, lập trường, mục tiêu và quyền lợi ,.của các bên, làm cơ sở phân tích tổng hợp và đưa ra các quyết định thích hợp. Một số các kỹ thuật cơ bản để truyền đạt và thu nhận thông tin trong đàm phán qua thư là : kỹ thuật nêu ra vấn đề, kỹ thuật giải quyết vấn đề mâu thuẫn, kỹ thuật trả lời thư - Kỹ thuật lập luận trong đàm phán : là quá trình đưa ra nguyên nhân, dẫn chứng, luận cứ để trình bày và giải thích làm đối tác hiểu được quan điểm mà ta đưa ra.
Có nhiều phương pháp lập luận như: lập luận chứng minh, lập luận bác bỏ ,. Lựa chọn phương thức gửi thư tín, có ba cách gửi thư tín phổ biến nhất đó là : gửi thư qua internet ( email ), gửi thư qua máy fax, gửi thư truyền thống. Lựa chọn chiến lược đàm phán, một số chiến lược cơ bản : chiến lược đàm phán cứng rắn, chiến lược đàm phán mềm dẻo, chiến lược đàm phán hợp tác. Chuẩn bị người soạn thư đàm phán.
Để chọn lựa người soạn thư đàm phán có hiệu quả , cần phải dựa vào một số chỉ tiêu sau : - Nội dung của bức thư đàm phán : cần phải sử dụng văn phong như thế nào để đảm bảo đối tác hiểu được toàn bộ nội dung của bức thư mà bức thư vẫn không mất đi mục đích mà công ty hướng đến. - Dựa vào đối tác, văn hóa của đối tác : người soạn thư phải am hiểu về văn hóa, phong cách, tính cách, tập quán kinh doanh của đối tác. 14 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phan Thu Trang - Dựa vào mức độ quan trọng của bức thư đàm phán Các tiêu thức để lựa chọn người soạn thư đàm phán : - Có trình độ, kinh nghiệm trong việc soạn thảo thư tín đàm phán.
- Hiểu biết về văn hóa, tập quán kinh doanh, phong cách của đối tác. Tiến hành đàm phán 2. Gửi thư chào hàng hoặc hỏi hàng a. Gửi thư hỏi hàng Hỏi hàng là việc người mua gửi thư hỏi giá đến người bán.
Vì mục đích của hỏi giá là tìm kiếm thông tin để thông qua đó chọn người cung cấp cho mình nên một số công việc mà gửi thư hỏi hàng phải chuẩn bị đó là : - Xác định nội dung của hỏi giá : Tùy vào điều kiện của giao dịch và mục đích tìm kiếm thông tin từ người mua mà nội dung hỏi giá được thiết kế cụ thể cho phù hợp để thông qua nội dung của hỏi giá người bán sẽ báo giá với nội dung cần thiết cho mình. - Xác định số lượng các hỏi giá : Để mua một lô hàng có thể phát nhiều hỏi giá. Tuy nhiên không nên gửi quá nhiều vì như thế sẽ tạo nên nhu cầu ảo trên thị trường và khó khăn trong quá trình đánh giá các báo giá. Nên căn cứ vào tính chất, giá trị của thương vụ và đặc điểm của mặt hàng và nguồn hàng để xác định hỏi giá cho phù hợp.
- Xác định đối tượng gửi hỏi giá : Trên cơ sở các nguồn cung cấp hiện tại và các nguồn cung cấp mới, nhà quản trịn phải đánh giá các nguồn cung cấp để lựa chọn ra các nhà cung cấp có uy tín, có khả năng để gửi các hỏi giá. Gửi thư chào hàng, phát giá 15 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phan Thu Trang Khi nhận được hỏi giá, người bán có thể phát giá ( hay bị động trong chào hàng ). Hoặc không nhận được báo giá nhưng người bán vẫn tiến hàng chào hàng ( chủ động trong chào hàng ).
Gửi thư chào hàng, người gửi phải quyết định một số điều sau : - Sử dụng loại chào hàng : Có hai loại chào hàng đó là chào hàng cố định và chào hàng tự do. Phải tùy thuộc vào mục đích chào hàng , mối quan hệ giữa người chào hàng và người nhận hàng, đặc điểm hàng hóa, mối quan hệ cung cầu trên thị trường.để quyết định sử dụng chào hàng nào. Chào hàng tự do không có thời gian hiệu lực, không ràng buộc trách nhiệm của người chào hàng với chào hàng, có thể gửi đi nhiều chào hàng đế bán một lô hàng. Nếu người nhậ chào hàng chấp nhận các nội dung chào hàng cũng không chắc đã được ký kết, người chào hàng có thể thay đổi ý định của mình nếu các điều kiện thương mại tại thời điểm đó gây bất lợi cho họ, như vậy có thể hạn chế được rủi ro.
Tuy nhiên với chào hàng này sẽ nhận được ít người quan tâm hơn. Chào hàng cố định có thời gian, hiệu lực và người chào hàng phải ràng buộc trách nhiệm pháp lý của mình với nội dung của chào hàng trong thời gian hiệu lực. Như vậy, chào hàng cố định thể hiện rõ ý định sẵn sàng ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa của người chào hàng. - Xác định nội dung của chào hàng : Đối với chào hàng cố định cần cân nhắc các điều kiện thương mại vì khi người nhận chào hàng chấp nhận nó sẽ trở thành nội dung của hợp đồng.
Với loại chào hàng này, người chào hàng còn phải quyết định thời gian hiệu lựa cho chào 16 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phan Thu Trang hàng.Tùy vào từng thương vụ, đối tác và đặc điểm của hàng hóa mà đưa ra thời gian hiệu lực cho thích hợp. Đối với chào hàng tự do thì tùy thuộc vào mục đích chào hàng mà thiết kế nội dung. Như chào hàng để tìm kiếm thông tin hay lựa chọn khách hàng ,.
- Xác định đối tượng gửi hàng : Phải xác định số lượng chào hàng gửi đi, trên cơ sở đánh giá khách hàng để lựa chọn khách hàng tốt nhất để gửi các chào hàng. Đối với chào hàng cố định cần gửi đến những khách hàng tiềm năng nhất được xác định là thực sự có nhu cầu muôn ký kết hợp đồng với mình. Đó là những người có tiềm năng, thiện chí và sẵn sàng ký kết hợp đồng với mình. Đối với chào hàng tự do có thể gửi đến tất cả các khách hàng hiện tại và cả khách hàng mới.
Kiểm tra, giám sát quá trình khách hàng nhận thư. Không chỉ sau khi phát các hỏi hàng mà trong suốt cả quy trình đàm phán, phải tiến hành giám sát, kiểm tra : - Quá trình thư được gửi có đến đúng người nhận hay không ? - Khách hàng tiếp nhận thư như thế nào? Với thái độ gì? - Sử dụng phương thức gửi thư có phù hợp hay không ? 2. Tiếp nhận, trao đổi và thống nhất. Khi nhận được thư trả lời , người tiếp nhận phải phân tích, đánh giá để lựa chọn thư trao đổi ( hoàn giá hoặc chấp nhận ) phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp.
Trao đổi và thống nhất hay chính là quá trình chấp nhận hoặc hoàn giá để đi đến thống nhất các bên. 17 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phan Thu Trang Chấp nhận là sự đồng ý hoàn toàn tất cả mọi điều kiện của chào hàng.Đối với chào hàng cố định khi có chấp nhận hợp đồng coi như được ký kết. Thông thường người gửi chấp nhận thì gửi kèm hợp đồng với những nội dung đã được thỏa thuận để xác nhận lại việc mua bán giữa các bên.
Khi hợp đồng thương mại được thiết lập thì coi như kết thúc quá trình đàm phán. Hoàn giá là khi người nhận chào hàng không chấp thuận hoàn toàn chào hàng đó mà đưa ra những đề nghị mới.Khi có hoàn giá thì chào hàng trước coi như hết hiệu lực. Cách viết thư hoàn giá cũng tương tự như các thư thương mại khác. Khi hoàn giá nghĩa là có sự trao đổi giữa các bên với nhau cho đến khi thống nhất cả hai bên.
Lúc này, các bên sẽ sử dụng các chiến thuật đàm phán của mình qua thư tín nhằm mang lại nhiều lợi ích hợp pháp nhất cho mình. Để bảo vệ được quyền lợi của mình, các doanh nghiệp phải xác định những vấn đề cần trao đổi , những nội dung cần thuyết phục, dựa trên mục tiêu, chiến lược, quyền lợi của mình để định hướng, lựa chọn phương pháp trao đổi và thống nhất. Quy trình đàm phán được thực hiện hoàn toàn qua thư tín, do đó, quá trình trao đổi và thống nhất là rất quan trọng. Việc này tác động tới chất lượng của quy trình thực hiện hợp đồng sau này.Vì vậy, việc trao đổi phải cụ thể, chính xác và đầy đủ các điều kiện, tránh khó hiểu, hiểu lầm dẫn đến sai sót khiếu nại.Kết thúc đàm phán Sau khi trao đổi và thống nhất giữa các bên được hoàn thành thì kết quả của giai đoạn kết thúc đàm phán được chia ra làm hai tình huống : 18 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS.
Phan Thu Trang - Tình huống 1 : Đàm phán không thành công , các bên không thống nhất được những đề nghị hoặc trong quá trình đàm phán xuất hiện những thông tin làm cho những thỏa thuận không còn hấp dẫn nữa. - Tình huống 2 : Đàm phán thành công. Có ba hình thức đó là : + Thư chấp nhận chào hàng cố định thì thư chào hàng cố định được coi như hợp đồng thương mại có hiệu lực thực hiện được ký kết với những nội dung như nội dung của cháo hàng. + Thư chấp nhận kèm theo một hợp đồng thương mại : sau quá trình hoàn giá hoặc việc chấp nhận thư chào hàng tự do.
Để tính hiệu lực bắt đầu thì hai bên phải xây dựng được một hợp đồng thương mại. + Đơn đặt hàng : từ những thông tin trao đổi giữa hai bên, đối tác chấp nhận với những điều khoản đã thống nhất và đặt hàng qua thư cho công ty. Sau khi kết thúc đàm phán, phải tiến hành kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm để xem xét kết quả của cuộc đàm phán so với mục tiêu đề ra, từ đó phân tích những ưu điểm tồn tại và rút ra bài học kinh nghiệm cho những lần đàm phán tiếp theo. 19 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS.
Phan Thu Trang CHƯƠNG III :PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ ĐÀM PHÁN QUA THƯ TRONG NHẬP KHẨU HÀNG NHỰA GIA DỤNG TỪ THỊ TRƯỜNG HÀN QUỐC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN FULLHOME 3.Giới thiệu về công ty cổ phần Fullhome 3.Khái quát chung về công ty 3. Quá trình hình thành và phát triển của công ty.