CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KSNB QUY TRÌNH THANH QUYẾT TOÁN CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG TRONG DOANH NGHIỆP 1. Lịch sử hình thành và phát triển của kiểm soát nội bộ 1. Khát quát về kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ Trong doanh nghiệp kiểm soát nội bộ luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị.
Các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Cùng với sự phát triển của thực tiễn quản lý, khái niệm kiểm soát nội bộ từ lâu đã được hình thành và phát triển dần để trở thành một hệ thống lí luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức. Quá trình nhận thức và nghiên cứu kiểm soát nội bộ đã dẫn đến sự hình thành nhiều định nghĩa khác nhau, dưới đây trình bày một số quan điểm cơ bản về kiểm soát nội bộ. - Theo luật kế toán Việt Nam năm 2015, điều 39 nêu rõ: “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra” - Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315, định nghĩa cụm từ KSNB như sau: “KSNB là quy trình do ban quản trị, ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan” (VSA 315, 2012, trang1).
- Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), kiểm soát nội bộ là các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được các mục tiêu: bảo vệ tài sản đơn vị, đảm bảo độ tin cậy và trung thực của các thông tin báo cáo, e 6 đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và những qui định, bảo đảm hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động. - Theo quản điểm cuả Ủy Ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính (COSO – Committed Of Sponsoring Organization): “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: (1) Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động (2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính (3) Sự tuân thủ pháp luật và các quy định.” Trong định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng cần lưu ý, đó là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Kiểm soát nội bộ là một quá trình Các hoạt động của đơn vị được thực hiện thông qua quá trình từ kế hoạch, thực hiện và giám sát. Để đạt được các mục tiêu đã đề ra, đơn vị phải kiểm soát được các hoạt động của mình trong suốt quá trình hoạt động, kiểm soát nội bộ là quá trình này.
KSNB không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, gắn liền vào các hoạt động của tổ chức và là một nội dung cơ bản trong các hoạt động của tổ chức. KSNB chỉ hữu hiệu khi nó là một bộ phận không tách rời chứ không phải là một chức năng bổ sung cho các hoạt động của tổ chức. KSNB bị chi phối bởi con người KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu,.mà phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị. Các chủ thể trong tổ chức sẽ xây dựng các mục tiêu, đưa ra các biện pháp kiểm soát và là người vận hành các biện pháp kiểm soát đó.
Các thành viên trong một tổ e 7 chức phải am hiểu về trách nhiệm và quyền hạn của mình, xác định được các mục tiêu, nhiệm vụ, cách thức thực hiện để đạt được mục tiêu của tổ chức. Một HTKSNB hữu hiệu khi từng thành viên trong tổ chức hiểu rõ về trách nhiệm và quyền hạn của mình. Do vậy, để KSNB hữu hiệu cần phải xác định mối liên hệ, nhiệm vụ và cách thức thực hiện chúng của từng thành viên để đạt được các mục tiêu của tổ chức. KSBN cung cấp sự đảm bảo hợp lý KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ được thực hiện.
Bởi vì, khi KSNB những yếu kém của con người có thể xảy ra các sai phạm như: sai lầm của con người khi quyết định, sự thông đồng của các cá nhân hay sự lạm quyền của nhà quản lý có thể vượt ra khỏi KSNB…Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Vì thế, không có HTKSNB nào hoàn hảo, mang đến sự đảm bảo tuyệt đối. Các mục tiêu của KSNB - Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bở các hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng.
- Bảo đảm độ tin vậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Như vậy các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các e 8 nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính. - Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: HTKSNB được được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mực. Cụ thể HTKSNB cần: + Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp; + Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp; + Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan.
Lịch sử hình thành và phát triển của KSNB 1. Giai đoạn sơ khai Sự quan tâm của Kiểm toán độc lập về KSNB mà hình thức ban đầu là kiểm soát tiền - Năm 1929 thuật ngữ “Kiểm soát nội bộ” được đề cập lần đầu tiên của Cục dự trữ liên bang Hoa Kỳ: KSNB là công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động, đây là một cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của Kiểm toán viên. - Năm 1936, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) định nghĩa: KSNB là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách. - KSNB ngày càng được quan tâm nhiều hơn đặc biệt là sau sự thất bại trong các cuộc kiểm toán (mà điển hình là Mc Kesson & Robbins) 1.
Giai đoạn hình thành - Công trình nghiên cứu của Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ e 9 năm 1949 định nghĩa: “KSNB là cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách thức liên quan được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của người quản lý”. - Năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP) – báo cáo thủ tục kiểm toán 29 “Phạm vi xem xét KSNB của kiểm toán viên”, lần đầu tiên phân biệt KSNB về kế toán và KSNB về quản lý. + KSNB về kế toán bao gồm kế hoạch tổ chức, các phương pháp và thủ tục liên hệ trực tiếp đến việc bảo vệ tài sản và tính đáng tin cậy của số liệu kế toán. + KSNB về quản lý bao gồm kế hoạch tổ chức, các phương pháp và thủ tục liên quan chủ yếu đến tính hữu hiệu trong hoạt động và sự tuân thủ chính sách quản trị.
- Năm 1962 CAP ban hành SAP 33, trong đó giới hạn nghiên cứu KSNB về kế toán, nhưng không bị buộc đánh giá KSNB về quản lý. + KSBN về kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến thông tin tài chính=>Kiểm toán viên cần đánh giá KSNB + KSNB về quản lý liên quan gián tiếp đến thông tin tài chính=>Kiểm toán viên sẽ không bị buộc phải đánh giá chúng - Năm 1972 CAP ban hành SAP 54, “Tìm hiểu và đánh giá KSNB” trong đó giới hạn nghiên cứu KSNB về kế toán, đưa ra bốn thủ tục kiểm soát kế toán: phê chuẩn, ghi nhận đúng đắn, hạn chế tiếp cận tài sản và kiểm kê. - Năm 1973 CAP ban hành chuẩn mực kiểm toán SAS 1, duyệt xét lại SAP 54 + Kiểm soát quản lý, không chỉ hạn chế ở kế hoạch, tổ chức và các thủ tục, mà còn bao gồm quá trình ra quyết định cho phép thực hiện nghiệp vụ của nhà quản lý. + Kiểm soát kế toán bao gồm các thủ tục và cách thức tổ chức ghi nhận e 10 vào sổ sách để bảo vệ tài sản, tính đáng tin cậy của số liệu.
Như vậy trong suốt giai đoạn hình thành, khái niệm KSNB đã không ngừng được mở rộng và vượt ra khỏi những thủ tục bảo vệ tài sản và ghi chép sổ sách kế toán. Tuy nhiên, trước khi báo cáo COSO (1992) ra đời, KSNB vẫn mới dừng lại như một phương tiện phục vụ cho kiểm toán viên trong kiểm toán báo cáo tài chính. Giai đoạn phát triển Vào những năm 1970-1980, nền kinh tế Hoa Kỳ và các nước phát triển mạnh mẽ cùng với tai tiếng các vụ gian lận ngày càng tăng, với quy mô ngày càng lớn, gây ra tổn thất đáng kể cho nền kinh tế.