Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp không còn dựa vào sự bao cấp của Nhà nước mà phải tự chủ hoàn toàn trong việc xây dựng mục tiêu và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong cơ cấu tài sản lưu động của doanh nghiệp, vốn bằng tiền là bộ phận có tính thanh khoản cao nhất, đóng vai trò trực tiếp trong việc thanh toán các khoản công nợ, chi trả chi phí sản xuất kinh doanh và mua sắm tài sản. Do tính linh hoạt cao và nguy cơ phát sinh rủi ro, thất thoát hay gian lận tiền tệ lớn hơn so với các tài sản khác, việc tổ chức hạch toán và kiểm soát vốn bằng tiền là yêu cầu cấp thiết đối với công tác quản trị tài chính.

Công ty TNHH Sản xuất và Dịch vụ Thương mại Tân Vũ là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh cơ khí, vật liệu xây dựng, gạch ốp lát và thiết bị điện tử - điện lạnh tại thành phố Hải Phòng. Để nâng cao hiệu quả quản trị và hạn chế các sai sót trong công tác kế toán tài chính, khóa luận tốt nghiệp của tác giả Trần Thị Mừng tập trung giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu sau:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quy định hiện hành của chế độ kế toán Việt Nam.
  2. Khảo sát và phản ánh thực trạng tổ chức kế toán vốn bằng tiền (tiền mặt và tiền gửi ngân hàng) tại Công ty TNHH Sản xuất và Dịch vụ Thương mại Tân Vũ thông qua hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong công tác kế toán vốn bằng tiền tại đơn vị thực tập, từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại doanh nghiệp.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán vốn bằng tiền, bao gồm kế toán tiền mặt tại quỹ (TK 111) và kế toán tiền gửi ngân hàng (TK 112).
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Sản xuất và Dịch vụ Thương mại Tân Vũ (Trụ sở chính: Số 73 gác 2 Lý Thường Kiệt, phường Hoàng Văn Thụ, quận Hồng Bàng, TP. Hải Phòng; Trụ sở làm việc: 1087–1089 Hùng Vương, quận Hồng Bàng, TP. Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian và số liệu: Khảo sát và sử dụng số liệu kế toán thực tế phát sinh trong năm 2020 (trọng tâm là kỳ kế toán tháng 09/2020).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng nghiên cứu dựa trên hệ thống văn bản pháp lý và chuẩn mực kế toán doanh nghiệp Việt Nam, trọng tâm là Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Khung lý thuyết và nguyên tắc hạch toán

  • Khái niệm: Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động tồn tại dưới hình thái tiền tệ, bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại các ngân hàng và tiền đang chuyển.
  • Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền:
    • Hạch toán chi tiết theo từng loại tiền (Đồng Việt Nam, ngoại tệ).
    • Nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra Đồng Việt Nam: Bên Nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (hoặc tỷ giá ghi sổ khi rút ngoại tệ từ ngân hàng về nhập quỹ); bên Có áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền. Cuối kỳ kế toán, đánh giá lại số dư ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế.
    • Mọi nghiệp vụ thu, chi, nhập, xuất quỹ đều phải có chứng từ hợp lệ, đầy đủ chữ ký của các chức danh quy định.
    • Nghiệp vụ thấu chi ngân hàng không được ghi âm trên tài khoản tiền gửi ngân hàng mà phải phản ánh như khoản vay ngân hàng.

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng

Mã tài khoản Tên tài khoản Tài khoản cấp 2 trực thuộc Nội dung phản ánh
TK 111 Tiền mặt • TK 1111: Tiền Việt Nam
• TK 1112: Ngoại tệ		 Tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt thực tế tại quỹ doanh nghiệp.
TK 112 Tiền gửi ngân hàng • TK 1121: Tiền Việt Nam
• TK 1122: Ngoại tệ		 Số hiện có và biến động tăng, giảm các khoản tiền gửi không kỳ hạn tại ngân hàng.
TK liên quan TK 131, TK 141, TK 331, TK 642, TK 133, TK 413, TK 515, TK 635 — Quan hệ đối ứng trong thanh toán nợ, chi phí, tạm ứng, thuế và chênh lệch tỷ giá.

Phương pháp nghiên cứu thực tế và nguồn dữ liệu

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu thứ cấp từ tài liệu pháp lý, quy chế quản lý tài chính nội bộ, báo cáo tài chính và hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán của Công ty Tân Vũ năm 2020.
  • Phương pháp kế toán chuyên ngành: Vận dụng phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản và ghi sổ kép, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán.
  • Phương pháp phân tích: Sử dụng phương pháp đối chiếu số liệu, phân tích - tổng hợp và so sánh để đánh giá tính logic giữa chứng từ gốc, sổ kế toán chi tiết, sổ Nhật ký chung và Sổ Cái.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp vừa và nhỏ

Chương 1 khái quát các vấn đề lý luận nền tảng về vốn bằng tiền theo chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ:

  • Yêu cầu và nhiệm vụ kế toán: Kiểm soát chặt chẽ các khoản thu chi, phản ánh kịp thời tình hình biến động thừa - thiếu của từng loại tiền, kiểm tra việc tuân thủ kỷ luật thanh toán và kỷ luật tín dụng, thực hiện đối chiếu định kỳ giữa thủ quỹ và kế toán, tham gia kiểm kê quỹ.
  • Chứng từ kế toán sử dụng:
    • Tiền mặt: Phiếu thu (Mẫu 01-TT), Phiếu chi (Mẫu 02-TT), Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03-TT), Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu 05-TT), Biên lai thu tiền (Mẫu 06-TT).
    • Tiền gửi ngân hàng: Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Bản sao kê ngân hàng, Ủy nhiệm chi, Ủy nhiệm thu.
  • Quy trình hạch toán tổng hợp: Trình bày sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến thu - chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng bằng Đồng Việt Nam cũng như ngoại tệ phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái.
  • Các hình thức sổ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: Khái quát đặc điểm, điều kiện áp dụng và trình tự ghi sổ của 4 hình thức:
    1. Hình thức Nhật ký chung: Ghi nhận nghiệp vụ theo trình tự thời gian vào sổ Nhật ký chung trước khi chuyển vào Sổ Cái.
    2. Hình thức Nhật ký - Sổ cái: Kết hợp ghi chép theo thời gian và theo hệ thống tài khoản trên một quyển sổ duy nhất.
    3. Hình thức Chứng từ ghi sổ: Căn cứ vào chứng từ gốc lập Chứng từ ghi sổ, đăng ký vào Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ rồi mới vào Sổ Cái.
    4. Hình thức kế toán trên máy vi tính: Nhập dữ liệu tự động từ chứng từ gốc qua phần mềm để kết xuất sổ sách và báo cáo tài chính.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH sản xuất và dịch vụ thương mại Tân Vũ

Chương 2 phản ánh toàn diện bức tranh tổ chức bộ máy và thực tế hạch toán vốn bằng tiền tại đơn vị:

  • Tổng quan doanh nghiệp: Công ty TNHH Sản xuất và Dịch vụ Thương mại Tân Vũ thành lập ngày 13/04/2018 theo Giấy phép kinh doanh số 020186670 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hải Phòng cấp. Người đại diện pháp luật là bà Nguyễn Thị Thanh Thái. Ngành nghề kinh doanh gồm thiết bị máy móc cơ khí, công cụ cầm tay, vật liệu xây dựng (gỗ xẻ nan, sắt hình U, I, V), gạch ốp lát và đồ điện tử, điện lạnh.
  • Tổ chức bộ máy:
    • Bộ máy quản lý: Ban Giám đốc điều hành trực tiếp 3 phòng ban chức năng gồm Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính - Kế toán và Phòng Nhân sự.
    • Bộ máy kế toán: Tổ chức theo mô hình tập trung gồm Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán, Kế toán thu chi và Thủ quỹ.
  • Chính sách kế toán áp dụng tại công ty:
    • Chế độ kế toán: Thông tư số 133/2016/TT-BTC.
    • Niên độ kế toán: Từ ngày 01/01 đến ngày 31/12; Đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam (VND).
    • Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung.
    • Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: Đường thẳng; Phương pháp tính thuế GTGT: Khấu trừ.
  • Thực trạng hạch toán tiền mặt (TK 111):
    • Sử dụng Phiếu thu (01-TT) và Phiếu chi (02-TT) lập thành 3 liên: 1 liên giao cho người nộp/nhận tiền, 1 liên thủ quỹ giữ để ghi Sổ quỹ tiền mặt (Mẫu S04-DNN), 1 liên lưu nơi lập phiếu để kế toán ghi Sổ Nhật ký chung (Mẫu S03a-DNN) và Sổ Cái TK 111 (Mẫu S03b-DNN).
    • Nghiệp vụ hạch toán minh họa tháng 09/2020:
      1. Ngày 04/09/2020: Tạm ứng tiền mặt cho bà Nguyễn Thị Hà (Phòng TC-KT) đi công tác 5.000.000 VND theo Giấy đề nghị tạm ứng và Phiếu chi PC097 (Nợ TK 141 / Có TK 111: 5.000.000 VND).
      2. Ngày 05/09/2020: Rút tiền gửi ngân hàng VietinBank về nhập quỹ 300.000.000 VND theo Giấy báo Nợ số 20 và Phiếu thu PT056 (Nợ TK 111 / Có TK 112: 300.000.000 VND).
      3. Ngày 05/09/2020: Chi tiền mặt thanh toán cước viễn thông tháng 08/2020 cho bà Trần Thị Ngọc theo Phiếu chi PC099 với tổng số tiền 605.000 VND (Nợ TK 642: 550.000 VND, Nợ TK 133: 55.000 VND / Có TK 111: 605.000 VND).
      4. Ngày 15/09/2020: Chi tiền mặt trả nợ người bán 12.000.000 VND theo Phiếu chi PC125 (Nợ TK 331 / Có TK 111: 12.000.000 VND).
      5. Ngày 21/09/2020: Thu tiền nợ khách hàng bằng tiền mặt 6.000.000 VND theo Hóa đơn 513 và Phiếu thu PT065 (Nợ TK 111 / Có TK 131: 6.000.000 VND).
    • Số liệu tổng hợp trên Sổ Cái TK 111 tháng 09/2020:
      • Số dư đầu tháng 9: 101.448.957 VND.
      • Tổng phát sinh Nợ tháng 9: 306.000.000 VND; Tổng phát sinh Có tháng 9: 214.262.980 VND.
      • Số dư cuối tháng 9/2020: 193.185.977 VND.
  • Thực trạng hạch toán tiền gửi ngân hàng (TK 112):
    • Công ty mở duy nhất 01 tài khoản tiền gửi bằng Đồng Việt Nam tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam (VietinBank), số tài khoản: 119002656651.
    • Chứng từ sử dụng gồm Giấy báo Có, Giấy báo Nợ, Ủy nhiệm chi (lập 3 liên), Ủy nhiệm thu và Sổ phụ/Sao kê ngân hàng gửi đến cuối kỳ.
    • Sổ sách sử dụng gồm Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 112 và Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng. Do chỉ giao dịch tại một ngân hàng duy nhất nên công ty không mở Bảng tổng hợp chi tiết tiền gửi ngân hàng.

Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH sản xuất và dịch vụ thương mại Tân Vũ

Tác giả đánh giá tổng thể công tác kế toán tại công ty có ưu điểm là bộ máy tinh gọn, chấp hành đúng các quy định cơ bản của Thông tư 133/2016/TT-BTC, luân chuyển chứng từ rõ ràng. Tuy nhiên, vẫn còn những mặt tồn tại cần khắc phục. Tác giả đề xuất 3 nhóm biện pháp:

  1. Hoàn thiện việc tăng cường hình thức thanh toán qua ngân hàng: Hạn chế thanh toán bằng tiền mặt đối với các giao dịch mua bán hàng hóa, vật tư cơ khí, sắt thép có giá trị lớn; mở rộng thanh toán chuyển khoản nhằm nâng cao tính minh bạch, đảm bảo an toàn tiền tệ và đáp ứng chặt chẽ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
  2. Hoàn thiện công tác quản lý quỹ tiền mặt: Thiết lập quy định về định mức tồn quỹ tiền mặt tối đa tại đơn vị để tránh ứ đọng vốn không sinh lời hoặc rủi ro mất mát; tăng cường công tác kiểm kê quỹ đột xuất và định kỳ cuối tháng, lập Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt có chữ ký xác nhận của các bên liên quan.
  3. Hoàn thiện việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán: Đầu tư trang bị và vận hành phần mềm kế toán chuyên nghiệp (như MISA hoặc FAST) thay thế cho việc ghi chép sổ sách thủ công kết hợp bảng tính đơn giản, giúp tự động hóa quá trình lên Sổ Cái, Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính, giảm thiểu sai sót tác nghiệp.

Kết quả và đóng góp

Kết quả hạch toán thực tế được tổng hợp

Khóa luận đã minh họa chi tiết quy trình xử lý số liệu kế toán vốn bằng tiền trong tháng 09/2020 tại Công ty Tân Vũ, thể hiện tính thống nhất từ chứng từ gốc đến sổ tổng hợp:

Ngày CT Số hiệu CT Diễn giải nghiệp vụ Định khoản kế toán Số tiền (VND)
04/09/2020 PC097 Tạm ứng tiền đi công tác (Nguyễn Thị Hà) Nợ TK 141 / Có TK 111 5.000.000
05/09/2020 PT056 / GBN 20 Rút tiền gửi VietinBank về nhập quỹ tiền mặt Nợ TK 111 / Có TK 112 300.000.000
05/09/2020 PC099 Thanh toán tiền cước viễn thông tháng 8/2020 Nợ TK 642: 550.000
Nợ TK 133: 55.000
Có TK 111: 605.000		 605.000
15/09/2020 PC125 Chi tiền mặt trả nợ người bán Nợ TK 331 / Có TK 111 12.000.000
21/09/2020 PT065 / HĐ513 Thu tiền nợ của khách hàng bằng tiền mặt Nợ TK 111 / Có TK 131 6.000.000

Đóng góp thực tiễn của khóa luận

  • Về mặt lý luận: Hệ thống hóa đầy đủ các quy định về chứng từ, tài khoản, nguyên tắc ghi nhận và các hình thức sổ kế toán vốn bằng tiền theo Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng cho loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  • Về mặt thực tiễn: Mô tả chi tiết trình tự luân chuyển chứng từ và cách thức lập sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty Tân Vũ; chỉ rõ mối quan hệ đối chiếu giữa Sổ quỹ tiền mặt của thủ quỹ, Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng và Sổ Cái TK 111, TK 112 của kế toán.
  • Về mặt giải pháp: Đưa ra 3 khuyến nghị cụ thể sát với thực trạng quy mô và năng lực tài chính của Công ty Tân Vũ (định mức quỹ, chuyển khoản qua ngân hàng và chuyển đổi sang kế toán máy).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Phạm vi khảo sát số liệu thực tế chỉ tập trung trong phạm vi một doanh nghiệp thương mại - dịch vụ quy mô vừa và nhỏ (Công ty Tân Vũ) với dữ liệu khảo sát chính trong kỳ kế toán năm 2020.
    • Doanh nghiệp tại thời điểm khảo sát hầu như chỉ phát sinh giao dịch bằng Đồng Việt Nam và mở duy nhất một tài khoản ngân hàng, do đó khóa luận chưa có điều kiện phân tích sâu các nghiệp vụ thực tế về ngoại tệ (TK 1112, TK 1122), chênh lệch tỷ giá phát sinh (TK 413) hay nghiệp vụ tiền đang chuyển (TK 113).
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo:
    • Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang phân tích lưu chuyển tiền tệ và quản trị ngân sách dòng tiền (Cash flow management) trong ngắn hạn và trung hạn.
    • Khảo sát quá trình chuyển đổi toàn diện từ hình thức Nhật ký chung thủ công sang mô hình kế toán trên máy vi tính ứng dụng phần mềm ERP chuyên ngành.

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Là tài liệu tham khảo cụ thể về phương pháp trình bày khóa luận tốt nghiệp theo cấu trúc chuẩn 3 chương; tham khảo cách xây dựng sơ đồ hạch toán, sơ đồ luân chuyển chứng từ và trích xuất bảng biểu kế toán từ chứng từ gốc vào Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Tham khảo quy trình tổ chức chứng từ thu - chi, phương pháp mở sổ quỹ, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng VietinBank và cách thức đối chiếu số liệu định kỳ giữa thủ quỹ và phòng kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
  • Nội dung đáng tham khảo nhất: Hệ thống biểu mẫu chứng từ thực tế (Giấy đề nghị tạm ứng Biểu 2.1, Phiếu chi Biểu 2.2/2.5, Phiếu thu Biểu 2.3/2.11, Giấy báo Nợ Biểu 2.4/2.12) kèm theo phương pháp vào Sổ Nhật ký chung (Biểu 2.8), Sổ Cái TK 111 (Biểu 2.9) và Sổ quỹ tiền mặt (Biểu 2.10).

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Sản xuất và Dịch vụ Thương mại Tân Vũ áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?

Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, tổ chức công tác kế toán theo hình thức sổ Nhật ký chung, niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12 và đơn vị tiền tệ ghi sổ là Đồng Việt Nam (VND).

2. Công ty Tân Vũ mở tài khoản giao dịch tiền gửi tại ngân hàng nào?

Công ty mở duy nhất 01 tài khoản tiền gửi bằng Đồng Việt Nam tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam (VietinBank) với số tài khoản là 119002656651.

3. Quy trình lập và luân chuyển Phiếu thu, Phiếu chi tại Công ty Tân Vũ được thực hiện qua mấy liên?

Cả Phiếu thu và Phiếu chi đều do kế toán lập thành 3 liên:

  • Liên 1: Lưu tại nơi lập phiếu (chuyển cho kế toán ghi Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái kèm chứng từ gốc).
  • Liên 2: Giao cho người nộp tiền hoặc người nhận tiền.
  • Liên 3: Thủ quỹ giữ lại làm căn cứ xuất/nhập quỹ và ghi Sổ quỹ tiền mặt.

4. Nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ ngày 05/09/2020 được xử lý trên chứng từ và tài khoản như thế nào?

Căn cứ vào Giấy báo Nợ số 20 của VietinBank và Phiếu thu số PT056 số tiền 300.000.000 VND, kế toán định khoản: Nợ TK 111 / Có TK 112: 300.000.000 VND; đồng thời ghi vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 111, Sổ Cái TK 112, Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng và Sổ quỹ tiền mặt.

5. Tác giả đã đề xuất những giải pháp cụ thể nào nhằm hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại công ty?

Tác giả đề xuất 3 giải pháp trọng tâm:

  1. Tăng cường thanh toán không dùng tiền mặt qua tài khoản ngân hàng VietinBank đối với các giao dịch mua bán lớn.
  2. Hoàn thiện quản lý quỹ tiền mặt thông qua xây dựng định mức tồn quỹ và tăng cường kiểm kê quỹ định kỳ/đột xuất.
  3. Chuyển đổi từ hạch toán thủ công sang ứng dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp để tự động hóa sổ sách và báo cáo.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trần Thị Mừng đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp vừa và nhỏ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, đồng thời phản ánh chi tiết thực trạng hạch toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng tại Công ty TNHH Sản xuất và Dịch vụ Thương mại Tân Vũ qua hệ thống số liệu năm 2020. Nghiên cứu đã làm rõ quy trình luân chuyển chứng từ thu - chi và đối chiếu sổ sách theo hình thức Nhật ký chung, chỉ ra các hạn chế trong quản lý quỹ và công nghệ xử lý dữ liệu. Các giải pháp đề xuất về gia tăng thanh toán ngân hàng, kiểm soát định mức quỹ và ứng dụng phần mềm kế toán có tính thực tiễn cao, hỗ trợ tích cực cho việc nâng cao hiệu quả quản trị tài chính tại doanh nghiệp.