CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Một số vấn đề chung về kế toán vốn bằng tiền: 1. Khái niệm, ý nghĩa và phân loại vốn bằng tiền: Khái niệm, ý nghĩa vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại dưới hình thái tiền tệ,bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển.trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hóa để sản xuất kinh doanh,vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ .Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp và là một bộ phận của vốn lưu động. Mặt khác, vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì trong quá trình luân chuyển vốn bằng tiền rất dễ bị tham ô, lợi dụng, mất mát.
Do vậy việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý chặt chẽ và khoa học. Phân loại vốn bằng tiền: Theo hình thức tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp được chia thành: - Tiền Việt Nam: Đây là các loại giấy bạc do nhà nước Việt Nam phát hành và được sử dụng là phương tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Ngoại tệ: Đây là các loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành chính thức trên thị trường Việt Nam như các đồng đô la Mỹ (USD) , bảng Anh (GBP), yên Nhật (JPY), đô la Hồng Kông,…. - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là tiền thực chất,tuy nhiên được lưu trữ chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thường khác chứ không phải mục đích thanh toán trong kinh doanh.
Theo trạng thái tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm: - Tiền tại quỹ :gồm giấy bạc Việt Nam, ngọai tệ,bạc vàng, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. Sinh viên: Nguyễn Ngọc Yến Lớp: QTL701K 2 Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp - Tiền gửi ngân hàng: là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý mà doanh nghiệp đang gửi tại tài khoản của doanh nghiệp tại ngân hàng - Tiền đang chuyển: là tiền đang trong quá trình vận động để hoàn thành chức năng phương tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác 1. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền Vai trò của kế toán vốn bằng tiền: Trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, việc quản lý và sử dụng vốn là một khâu quan trọng có tính quyết định tới mức độ tăng trưởng hay suy thoái của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là đối tượng có khả năng phát sinh rủi ro hơn các tài sản khác, vì vậy cần được quản lý chặt chẽ, thường xuyên kiểm tra, kiểm soát các khoản thu, chi bằng tiền là rất cần thiết.
Trong quản lý người ta sử dụng nhiều công cụ quản lý khác nhau như thống kê, phân tích các hoạt động kinh tế nhưng kế toán luôn được coi là công cụ quản lý kinh tế quan trọng nhất. Với chức năng ghi chép,phản ánh,tính toán ,giám sát thường xuyên, liên tục sự biến động của vật tư, tiền vốn bằng các thước đo giá trị và hiện vật, kế toán vốn bằng tiền cung cấp các tài liệu cần thiết về thu chi vốn bằng tiền đáp ứng yêu cầu quản lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền: Để thực hiện tốt việc quản lý vốn bằng tiền,với vai trò công cụ quản lý kinh tế, kế toán thực hiện tốt các nhiệm vụ kinh tế sau: - Phản ánh chính xác kịp thời các khoản thu chi và tình hình còn lại của từng loại vốn bằng tiền, kiểm tra và quản lý nghiêm ngặt việc quản lý các loại vốn bằng tiền nhằm đẳm bảo an toàn cho tiền tệ, phát hành và ngăn ngừa các hiện tượng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh. - Giám sát tình hình thực hiện kế toán thu chi các loại vốn bằng tiền ,kiểm tra việc chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý vốn bằng tiền, đảm bảo chi tiêu tiết kiệm và có hiệu quả cao.
Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền: Kế toán vốn bằng tiền phải tôn trọng đầy đủ các nguyên tắc,các chế độ quản lý và lưu thông tiền tệ hiện hành. Cụ thể: - Hạch toán vốn bằng tiền phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất đó là đồng Việt Nam, trừ trường hợp được phép sử dụng một đơn vị tiền tệ thông dụng. Sinh viên: Nguyễn Ngọc Yến Lớp: QTL701K 3 Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp - Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt hoặc tiền gửi vào ngân hàng phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch (tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên Ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh)để ghi sổ kế toán + Trường hợp mua ngoại tệ về nhập quỹ tiền mặt ,gửi vào Ngân hàng hoặc thanh toán công nợ ngoại tệ bằng đồng Việt Nam thì được quy đổi ra đồng Việt Nam theo giá mua hoặc tỷ giá thanh toán. Bên có các TK 112, TK 1122 được quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá trên sổ sách TK 112, hoặc TK 1122 theo một trong các phương pháp: bình quân gia quyền ,nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước,thực tế đích danh.
+ Nhóm tài khoản có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam, đồng thời phải hạch toán chi tiết ngoại tệ theo nguyên tệ(theo dõi ở TK 007). Nếu có chênh lệch tỷ giá hối đoái thì phản ánh số chênh lệch này trên các tài khoản doanh thu hoạt động tài chính, chi phí tài chính (Nếu phát sinh trong giai đoạn sản xuất kinh doanh kể cả doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có hoạt động đàu tư xây dựng cơ bản) hoặc phản ánh vào TK 413 (nếu phát sinh trong giai đoạn xây dựng cơ bản giai đoạn trước hoạt động). Số dư cuối kỳ các tài khoản vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ phải được đánh giá theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị ngoại tệ liên Ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập báo cáo tài chính.2 Nội dung tổ chức kế toán tiền mặt tại quỹ: 1. Nguyên tắc hạch toán kế toán tiền mặt tại quỹ: 1.1 Nguyên tắc hạch toán kế toán tiền mặt tại quỹ là tiền Việt Nam: - Chi phản ánh vào TK 111”tiền mặt”,số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt.Đối với khoản thu được chuyển nộp ngay vào Ngân hàng(không qua quỹ tiền mặt của đơn vị)thì không ghi vào bên nợ TK 111”Tiền mặt”mà ghi vào bên nợ của TK 113”Tiền đang chuyển”.
- Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệpđược quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của đơn vị. - Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đầy đủ chữ ký của người nhận, người giao,người cho phép nhập, xuất qũy theo Sinh viên: Nguyễn Ngọc Yến Lớp: QTL701K 4 Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp quy định chế dộ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập, xuất quỹ đính kèm. - Kế toán tiền mặt phải có trách nhiệm quản lý và nhập,xuất quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày và liên tục theo trình tự phát sinh các nghiệp vụ thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt,ngoại tệ tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.
- Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý nhập, xuất quỹ tiền mặt.Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt,nếu có chênh lệch thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. - Mỗi doanh nghiệp thường xuyên có một lượng tiền mặt nhất định nằm trong quỹ theo định mức phục vụ cho nhu cầu chi tiêu thường xuyên của doanh nghiệp, số tiền còn lại phải gửi vào kho bạc, ngân hàng hay công ty tài chính. Nguyên tắc hạch toán kế toán tiền mặt tại quỹ là ngoại tệ Đối với ngoại tệ, ngoài việc quy đổi ra đồng Việt Nam, kế toán còn phải theo dõi ngoại tệ trên tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại”. Việc quy đổi ra đồng Việt Nam phải tuân thủ các quy định sau: - Đối với tài khoản thuộc loại chi phí, thu nhập, vật tư, hàng hóa, tài sản cố định.dù doanh nghiệp có hay không sử dụng tỷ giá hạch toán, khi có phát sinh các nghiệp vụ bằng ngoại tệ đều phải luôn luôn ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế.
- Các doanh nghiệp có ít nghiệp vụ bằng ngoại tệ thì các tài khoản tiền, các tài khoản phải thu, phải trả được ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ có thể sử dụng tỷ giá hạch toán để ghi sổ các tài khoản tiền, phải thu, phải trả. - Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng hoặc thah toán công nợ ngoại tệ bằng đồng Việt Nam thì được quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán. Bên Có các TK1112, TK1122 quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá trên sổ kế toán TK1112 hoặc TK1122 theo một trong các phương pháp: bình quân gia quyền, nhập trước Sinh viên: Nguyễn Ngọc Yến Lớp: QTL701K 5 Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp xuất trước, nhập sau xuất trước, thực tế đích danh (như một loại hàng hóa đặc biệt).