Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Vốn bằng tiền là một bộ phận trọng yếu trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp, giữ vai trò quyết định trong việc đảm bảo khả năng thanh toán các khoản công nợ, duy trì chu chuyển vật tư hàng hóa và đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục. Đối với các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ có quy mô giao dịch lớn và đa dạng ngành nghề, việc hạch toán và quản lý vốn bằng tiền đòi hỏi tính chuẩn xác, minh bạch cao nhằm ngăn ngừa rủi ro thất thoát, gian lận và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn vốn.

Khóa luận tốt nghiệp "Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần thương mại đầu tư Tân Hương" được tác giả Nguyễn Thành Đạt thực hiện xuất phát từ yêu cầu quản lý thực tế tại đơn vị thực tập – một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh sắt thép, thương mại tổng hợp và dịch vụ vận tải tại thành phố Hải Phòng.

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định theo 3 nội dung chính:

  1. Nghiên cứu và hệ thống hóa lý luận chung về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
  2. Mô tả, phân tích và phản ánh thực trạng tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Tân Hương.
  3. Đánh giá những ưu điểm, khuyết điểm trong công tác kế toán nói chung và kế toán vốn bằng tiền nói riêng tại đơn vị; trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại công ty.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán vốn bằng tiền, bao gồm kế toán tiền mặt tại quỹ (Tài khoản 111), kế toán tiền gửi ngân hàng (Tài khoản 112) và kế toán tiền đang chuyển (Tài khoản 113) trên góc độ lý luận và thực tế hạch toán.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Tân Hương (Địa chỉ: Km 8 đường 5 cũ, Phường Quán Toan, Quận Hồng Bàng, Thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và tài liệu kế toán phục vụ phân tích được thu thập trong năm tài chính 2017.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và cơ sở pháp lý

Khóa luận vận dụng hệ thống quy định pháp lý và chuẩn mực kế toán Việt Nam, trọng tâm là:

  • Hệ thống tài khoản, chế độ kế toán doanh nghiệp và mẫu biểu sổ sách ban hành kèm theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
  • Chuẩn mực kế toán liên quan đến nguyên tắc ghi nhận vốn bằng tiền, phương pháp quy đổi tỷ giá hối đoái cho các giao dịch bằng ngoại tệ (bên Nợ theo tỷ giá giao dịch thực tế, bên Có theo tỷ giá bình quân gia quyền) và đánh giá lại số dư ngoại tệ, vàng tiền tệ tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.
  • Lý thuyết về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, luân chuyển chứng từ thu – chi và 5 hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký – Chứng từ và Kế toán trên máy vi tính.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả áp dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu chuyên ngành kế toán:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập các chứng từ gốc (phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có, sao kê ngân hàng), sổ kế toán chi tiết, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái các tài khoản 111, 112 và báo cáo tài chính năm 2017 của công ty.
  • Phương pháp phân tích và tổng hợp: Phân tích quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đối chiếu quy trình thực tế tại doanh nghiệp với các quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Phương pháp so sánh, đối chiếu: So sánh giữa số liệu trên sổ kế toán tổng hợp với sổ chi tiết, sổ quỹ và sao kê ngân hàng nhằm đánh giá tính chính xác và kịp thời của công tác kế toán.

Nguồn dữ liệu

Toàn bộ dữ liệu thực chứng được trích xuất từ hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán thực tế phát sinh trong năm 2017 tại Phòng Kế toán - Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Tân Hương.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp

Chương này tập trung trình bày các khái niệm cơ bản, vai trò, yêu cầu quản lý và nguyên tắc hạch toán kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp:

  • Nội dung và nguyên tắc hạch toán: Vốn bằng tiền bao gồm tiền mặt tại quỹ (TK 111), tiền gửi ngân hàng (TK 112) và tiền đang chuyển (TK 113), chi tiết theo từng loại tiền (Tiền Việt Nam - 1111/1121/1131, Ngoại tệ - 1112/1122/1132, Vàng tiền tệ - 1113/1123). Quy định bắt buộc việc tách biệt giữa thủ quỹ (bảo quản, nhập/xuất tiền) và kế toán (ghi chép, theo dõi); mọi nghiệp vụ biến động vốn bằng tiền đều phải có chứng từ hợp lệ phê duyệt trước khi thực hiện.
  • Quy trình hạch toán tổng hợp: Trình bày sơ đồ tài khoản đối ứng cho các nghiệp vụ thu - chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển bằng đồng Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ; xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái (TK 413, TK 515, TK 635) và xử lý thừa/thiếu tiền phát hiện qua kiểm kê quỹ hoặc đối chiếu với ngân hàng (TK 1388, TK 3388).
  • Hệ thống sổ sách kế toán: Trình bày đặc điểm, quy trình và sơ đồ luân chuyển chứng từ ghi sổ theo 5 hình thức kế toán được quy định trong Thông tư 200/2014/TT-BTC, gồm:
    1. Hình thức Nhật ký chung: Mọi nghiệp vụ ghi theo trình tự thời gian vào Sổ Nhật ký chung rồi chuyển vào Sổ Cái;
    2. Hình thức Nhật ký – Sổ cái: Kết hợp ghi theo thời gian và nội dung kinh tế trên cùng một trang sổ tổng hợp duy nhất;
    3. Hình thức Chứng từ ghi sổ: Phân loại chứng từ gốc để lập Chứng từ ghi sổ, đăng ký vào Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ trước khi ghi vào Sổ Cái;
    4. Hình thức Nhật ký – Chứng từ: Tập hợp nghiệp vụ phát sinh theo bên Có tài khoản đối ứng bên Nợ, kết hợp hạch toán tổng hợp và chi tiết;
    5. Hình thức Kế toán máy: Nhập liệu qua giao diện phần mềm, khóa sổ và in sổ sách tự động.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Tân Hương

Chương 2 mô tả chi tiết môi trường kinh doanh và thực tế công tác kế toán vốn bằng tiền tại đơn vị:

  • Tổng quan về doanh nghiệp: Công ty thành lập ngày 29/03/2000 theo Giấy chứng nhận ĐKKD số 0200389584 của Sở Kế hoạch và Đầu tư Hải Phòng (đăng ký thay đổi lần 12 ngày 02/11/2012). Ngành nghề kinh doanh chủ yếu là bán buôn sắt thép, kim loại, máy móc, kinh doanh bất động sản, gia công cơ khí và dịch vụ vận tải.
  • Tổ chức bộ máy quản lý và kế toán:
    • Bộ máy quản lý: Cơ cấu trực tuyến chức năng gồm Ban Giám đốc (Giám đốc, Phó Giám đốc) chỉ đạo 3 phòng chuyên môn: Phòng Kinh doanh, Phòng Tổ chức – Hành chính và Phòng Kế toán.
    • Bộ máy kế toán: Tổ chức theo hình thức tập trung gồm 3 nhân sự: 01 Kế toán trưởng (chỉ đạo chung, hạch toán tổng hợp, vốn bằng tiền, tài sản, báo cáo tài chính), 01 Kế toán viên (tổng hợp chi tiết, kiêm kế toán tiền lương) và 01 Thủ quỹ (quản lý quỹ, thu/chi thực tế, vào sổ quỹ).
  • Chính sách kế toán áp dụng: Áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC; hình thức kế toán Nhật ký chung; kỳ kế toán từ 01/01 đến 31/12; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá xuất theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn; trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.
  • Thực tế hạch toán vốn bằng tiền:
    • Đặc điểm phát sinh: Tại công ty, vốn bằng tiền chỉ phát sinh bằng Đồng Việt Nam (VNĐ), không có giao dịch ngoại tệ hay vàng tiền tệ; không phát sinh tiền đang chuyển. Do đó công ty chỉ sử dụng 2 tài khoản: TK 111 và TK 112.
    • Kế toán tiền mặt: Sử dụng chứng từ Phiếu thu (mẫu 01-TT, 3 liên), Phiếu chi (mẫu 02-TT, 3 liên), Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán. Hệ thống sổ gồm Sổ Nhật ký chung, Sổ quỹ tiền mặt và Sổ Cái TK 111. Trình tự luân chuyển chứng từ thu - chi được thực hiện chặt chẽ qua các khâu lập phiếu, phê duyệt của Giám đốc, Kế toán trưởng, thực hiện thu/chi tại thủ quỹ và chuyển kế toán vào sổ.
    • Kế toán tiền gửi ngân hàng: Công ty mở tài khoản tại 4 ngân hàng (BIDV, Maritimebank, Vietcombank, VPBank). Hạch toán dựa trên Ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có và Sao kê tài khoản. Sử dụng Sổ Nhật ký chung, Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ Cái TK 112 và Bảng tổng hợp tiền gửi ngân hàng.
    • Nghiệp vụ thực tế minh họa: Khóa luận đưa ra dẫn chứng nghiệp vụ ngày 10/12/2017: Chị Nguyễn Thị Bình (Phòng Kế toán) rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt với số tiền 250.000.000 VNĐ; kế toán thực hiện định khoản Nợ TK 111 / Có TK 112: 250.000.000 VNĐ, phản ánh vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 111, Sổ Cái TK 112 và Sổ quỹ tiền mặt.
Tiêu chí Kế toán tiền mặt (TK 111) Kế toán tiền gửi ngân hàng (TK 112)
Loại tiền phát sinh Tiền Việt Nam (VNĐ) Tiền Việt Nam (VNĐ)
Chứng từ kế toán Phiếu thu, Phiếu chi (3 liên), Giấy đề nghị thanh toán, Giấy tạm ứng Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Bản sao kê, Ủy nhiệm chi
Sổ sách kế toán Sổ Nhật ký chung, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ Cái TK 111 Sổ Nhật ký chung, Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ Cái TK 112, Bảng tổng hợp tiền gửi ngân hàng
Ngân hàng giao dịch Không áp dụng BIDV, Maritimebank, Vietcombank, VPBank
Quy trình luân chuyển Lập phiếu -> Giám đốc & Kế toán trưởng duyệt -> Thủ quỹ xuất/nhập quỹ -> Kế toán ghi sổ Lập lệnh/nhận chứng từ ngân hàng -> Đối chiếu chứng từ gốc -> Nhập Sổ Nhật ký chung -> Lên Sổ Cái & Sổ chi tiết

Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Tân Hương

Trên cơ sở thực trạng tại đơn vị, tác giả đưa ra các đánh giá tổng hợp và phương hướng hoàn thiện:

  • Đánh giá ưu điểm: Bộ máy kế toán gọn nhẹ, phù hợp với quy mô doanh nghiệp; hệ thống chứng từ và sổ kế toán được lập đầy đủ, tuân thủ Thông tư 200/2014/TT-BTC; công tác luân chuyển chứng từ thu - chi tiền mặt và giao dịch qua ngân hàng được thực hiện theo đúng trình tự và có sự phê duyệt của các cấp quản lý.
  • Hạn chế còn tồn tại: Bộ máy kế toán kiêm nhiệm nhiều đầu việc; công tác đối chiếu, kiểm kê quỹ tiền mặt định kỳ cần mẫu biểu theo dõi chặt chẽ hơn; việc quản lý các tài khoản ngân hàng phân tán cần bảng tổng hợp theo dõi tập trung thường xuyên; công tác kế toán máy và ứng dụng phần mềm cần được tối ưu hóa để giảm tải ghi chép thủ công.
  • Nguyên tắc và giải pháp hoàn thiện: Tác giả đề xuất nguyên tắc hoàn thiện phải phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, gắn liền với đặc thù kinh doanh thương mại - dịch vụ của công ty và nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ. Kiến nghị đưa ra gồm: hoàn thiện biểu mẫu Bảng kiểm kê quỹ (Biểu 3.1); tăng cường kiểm tra định kỳ số dư tại các ngân hàng; tối ưu hóa quy trình hạch toán và phân công nhiệm vụ trong phòng kế toán.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính

  • Phản ánh trung thực quy trình tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại một doanh nghiệp thương mại hoạt động theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Minh họa chi tiết hệ thống chứng từ, sổ sách và số liệu thực tế năm 2017, điển hình là nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt trị giá 250.000.000 VNĐ ngày 10/12/2017.
  • Hệ thống hóa danh mục mẫu biểu sổ sách áp dụng tại công ty: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 111, Sổ Cái TK 112, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng, Bảng tổng hợp tiền gửi ngân hàng, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán và Ủy nhiệm chi.

Giải pháp và kiến nghị

  • Đề xuất áp dụng chuẩn hóa mẫu biểu Bảng kiểm kê quỹ nhằm định kỳ đối chiếu giữa số tiền thực tế tại két và số dư trên sổ sách, xác định rõ nguyên nhân thừa/thiếu để xử lý kịp thời.
  • Hoàn thiện công tác theo dõi chi tiết số dư tại 4 tài khoản ngân hàng (BIDV, Maritimebank, Vietcombank, VPBank) thông qua việc lập Bảng tổng hợp tiền gửi ngân hàng định kỳ, bảo đảm phát hiện sớm các chênh lệch giữa chứng từ ngân hàng và sổ sách công ty.

Đóng góp của đề tài

  • Khóa luận góp phần củng cố kiến thức lý luận về kế toán vốn bằng tiền và kiểm nghiệm tính ứng dụng của chế độ kế toán doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh thực tế.
  • Đóng góp những đề xuất mang tính thực tiễn giúp Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Tân Hương hoàn thiện công tác quản lý chứng từ, kiểm soát luồng tiền và nâng cao tính minh bạch của số liệu kế toán.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế về phạm vi dữ liệu: Đề tài chỉ sử dụng dữ liệu kế toán thực tế của năm tài chính 2017 tại một doanh nghiệp duy nhất, chưa phân tích chuỗi số liệu qua nhiều năm để thấy rõ xu hướng biến động dòng tiền dài hạn.
  • Hạn chế về loại nghiệp vụ phát sinh: Do đặc thù hoạt động của đơn vị trong kỳ nghiên cứu chỉ phát sinh giao dịch bằng tiền Việt Nam (VNĐ), không có ngoại tệ, vàng tiền tệ hay tiền đang chuyển, nên nội dung thực tế chưa bao quát hết toàn bộ các trường hợp lý luận của kế toán vốn bằng tiền (TK 113, TK 1112, TK 1122).
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang công tác phân tích lưu chuyển tiền tệ, quản trị rủi ro thanh khoản và đánh giá hiệu quả ứng dụng các phần mềm kế toán chuyên dụng tại doanh nghiệp thương mại.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Tài liệu là nguồn tham khảo phù hợp cho sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc báo cáo thực tập về mảng vốn bằng tiền.
  • Nội dung giá trị: Khóa luận cung cấp chi tiết trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung, quy trình luân chuyển chứng từ thu - chi tiền mặt (3 liên) và cách thức tổ chức sổ chi tiết, sổ cái cho các tài khoản tiền mặt (TK 111) và tiền gửi ngân hàng (TK 112) tại doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Tân Hương áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?

Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính và lựa chọn hình thức sổ kế toán Nhật ký chung.

2. Vì sao trong thực tế hạch toán công ty không sử dụng tài khoản 113 (Tiền đang chuyển)?

Do đặc thù kinh doanh tại công ty, các nghiệp vụ thu chi tiền mặt nộp ngay ngân hàng hoặc chuyển tiền trả nợ đều nhận được chứng từ (giấy báo Nợ, giấy báo Có, sao kê) trong kỳ kế toán, không phát sinh tình trạng tiền gửi chưa có phản hồi hoặc nộp qua bưu điện/kho bạc dẫn đến ách tắc, nên đơn vị không phát sinh hạch toán trên TK 113.

3. Quy trình luân chuyển chứng từ phiếu thu và phiếu chi tại công ty diễn ra như thế nào?

Cả phiếu thu và phiếu chi đều được kế toán lập thành 3 liên:

  • Phiếu thu: Kế toán lập -> chuyển thủ quỹ nhận tiền và ghi số tiền thực nhập -> trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt -> thủ quỹ giữ 1 liên ghi sổ quỹ, giao 1 liên cho người nộp, lưu 1 liên tại nơi lập -> cuối ngày chuyển chứng từ cho kế toán ghi sổ.
  • Phiếu chi: Kế toán lập -> chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc duyệt chi -> thủ quỹ kiểm tra chữ ký và xuất tiền -> người nhận tiền ký nhận -> phân phối 3 liên (1 liên sổ quỹ, 1 liên cho người nhận, 1 liên lưu) -> cuối ngày chuyển kế toán ghi sổ.

4. Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình nào?

Bộ máy kế toán công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, trực thuộc Ban Giám đốc và gồm 3 vị trí nhân sự: Kế toán trưởng, Kế toán viên và Thủ quỹ.

5. Công ty mở tài khoản giao dịch tiền gửi tại những ngân hàng nào?

Công ty mở tài khoản tiền gửi thanh toán tại 4 ngân hàng thương mại: Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV), Ngân hàng TMCP Hàng Hải (Maritimebank), Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) và Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thành Đạt đã hoàn thành việc hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và phản ánh toàn diện thực trạng công tác hạch toán thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Tân Hương năm 2017. Bằng việc phân tích cụ thể quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp ghi sổ Nhật ký chung và hệ thống sổ cái TK 111, TK 112, tác giả đã làm rõ các ưu điểm và hạn chế trong tổ chức kế toán của đơn vị. Các giải pháp được đề xuất, đặc biệt là mẫu bảng kiểm kê quỹ và tăng cường đối chiếu số dư ngân hàng, bám sát thực tiễn hoạt động và góp phần nâng cao hiệu quả quản trị vốn bằng tiền tại doanh nghiệp.