CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP. Tổng quan về vốn bằng tiền 1. Khái niệm và đặc điểm 1. Khái niệm Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ hiện thực do đơn vị sở hữu tồn tại dưới hình thái giá trị và thực hiện chức năng phương tiện thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Vốn bằng tiền là một loại tài sản mà doanh nghiệp nào cũng có và sử dụng. Theo hình thức tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp được chia thành: - Tiền Việt Nam: Là các loại giấy bạc do ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Ngoại tệ: Là các giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành chính thức trên thị trường Việt Nam như: Đô La Mỹ, Đô La Hồng Kông, Bảng Anh, Yên Nhật, Mác Đức. - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: Là tiền thực chất tuy nhiên được lưu trữ chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoặc mục đích bất thường khác chứ không phải vì mục đích thanh toán trong kinh doanh.
Đặc điểm vốn bằng tiền Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng các nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư hàng hóa sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán và thu hồi các khoản nợ, chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đối tượng của sự gian lận và ăn cắp. Vì thế trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nước. Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng cho chi tiêu không được vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và ngân hàng đã thỏa thuận theo hợp đồng, khi có tiền thu bán hàng phải nộp ngay cho Ngân hàng. Phân loại vốn bằng tiền Phân loại theo trạng thái tốn tại, vốn bằng tiền trong doanh nghiệp bao SV: Nguyễn Thanh Tùng Page 3 QTL603K Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng gồm: - Tiền tại quỹ: Bao gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, bạc vàng, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu đang được lưu giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh.
- Tiền gửi ngân hàng: Là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý mà doanh nghiệp đang gửi tại tài khoản của doanh nghiệp tại ngân hàng. - Tiền đang chuyển: Là tiền trong qúa trình vận động để hoàn thành chức năng phương tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác. Tiền đang chuyển bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ trong các trường hợp sau: - Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng cho ngân hàng. - Chuyển tiền qua bưu điện trả tiền cho các đơn vị khác.
- Thu tiền bán hàng nộp thuế ngay cho kho bạc (giao tiền tay ba giữa doanh nghiệp, người mua hàng và kho bạc Nhà nước). - Tiền doanh nghiệp đã lưu ý cho các hình thức thanh toán séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền. Nguyên tắc hạch toán - Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: Hạch toán kế toán phải sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là “đồng Việt Nam (VND)” để tổng hợp các loại vốn bằng tiền. Nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt Nam” để ghi sổ kế toán.
Đồng thời phải theo dõi nguyên tệ các đồng tiền đó. - Nguyên tắc cập nhật: Kế toán phải phán ánh kịp thời chính xác số tiền hiện có và tình hình thu chi toàn bộ các loại tiền, mở sổ theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ theo nguyên tệ và theo đồng Việt Nam quy đổi, từng loại vàng bạc, đá quý theo số lượng, giá trị, quy cách, độ tuổi, phẩm chất, kích thước. - Nguyên tắc hoạch toán ngoại tệ: Các doanh nghiệp có sử dụng ngoại tệ trong hoạt động sản xuất kinh doanh phải quy đổi ngoại tệ ra “đồng Việt Nam” theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch (tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế, hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên Ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh) để ghi sổ kế toán. Đồng thời phải theo dõi nguyên tệ của các loại tiền đó.
Với những ngoại tệ không công bố tỷ giá quy đổi ra đồng Việt Nam thì thống nhất quy đổi thông qua đồng đô la Mỹ (USD). SV: Nguyễn Thanh Tùng Page 4 QTL603K Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Hạch toán vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phải tính ra tiền theo giá thực tế để ghi sổ và theo dõi số lượng, trọng lượng quy cách phẩm chất và giá trị của từng loại. Lý Luận chung về kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp 1. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền Xuất phát từ những đặc điểm nêu trên, hạch toán kế toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có của từng loại vốn bằng tiền.
- Thực hiện theo quy định của Nhà nước về chứng từ sổ sách, các phiếu thu chi. - Thông qua ghi chép vốn bằng tiền kế toán thực hiện chức năng kiểm soát, kiểm tra các trường hợp như chi tiêu lãng phí, áp dụng sai chế độ. - Phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác số hiện có và tình hình biến động của vốn bằng tiền. Tài khoản sử dụng Kế toán tiền mặt tại quỹ Tài khoản sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ là TK 111 – “tiền mặt”.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này bao gồm: Bên nợ: - Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, kim khí quý, đá quý nhập quỹ, nhập kho. - Số thừa quỹ khi phát hiện kiểm kê. - Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng sau khi điều chỉnh. Bên có: - Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, kim khí quý, đá quý hiện còn tồn quỹ.
- Số thiếu hụt ở quỹ khi phát hiện kiểm kê. - Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm sau khi điều chỉnh. Dư nợ: Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, kim khí quý, đá quý hiện còn tồn quỹ. Tài khoản 111 gồm 3 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1111 “Tiền Việt Nam” phản ánh tình hình thu chi, thừa thiếu tồn SV: Nguyễn Thanh Tùng Page 5 QTL603K Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng quỹ Việt Nam, ngân phiếu tại doanh nghiệp.
- Tài khoản 1112 “Tiền ngoại tệ” phản ánh tình hình thu chi, thừa thiếu, điều chỉnh tỷ giá, tồn quỹ ngoại tệ tại doanh nghiệp quy đổi ra đồng Việt Nam. - Tài khoản 1113 “vàng bạc kim khí quý, đá quý” phản ánh giá trị vàng bạc kim khí quý, đá quý nhập, xuất, thừa thiếu tồn quỹ theo giá mua thực tế. Cơ sở để ghi Nợ TK111 là các phiếu thu còn cơ sở để ghi Có TK111 là các phiếu chi. Kế toán tiền gửi Ngân hàng Hạch toán tiền gửi ngân hàng (TGNH) được hạch toán trên tài khoản 112 – “Tiền gửi ngân hàng”.
Kết cấu và nội dung của tài khoản này như sau: Bên Nợ: Các khoản tiền gửi vào ngân hàng. Bên Có: Các khoản tiền rút ra từ ngân hàng. Dư Nợ: Số tiền gửi ở ngân hàng. Tài khoản 112 gồm 3 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1121 “Tiền Việt Nam” phản ánh tình hình thu chi, thừa thiếu tồn quỹ Việt Nam, ngân phiếu tại doanh nghiệp.
- Tài khoản 1122 “Ngoại tệ” phản ánh tình ngoại tệ đang gửi tại tại ngân hàng đã quy đổi ra đồng Việt Nam. - Tài khoản 1123 “vàng bạc kim khí quý, đá quý” phản ánh giá trị vàng bạc kim khí quý, đá quý gửi tại ngân hàng. Kế toán tiền đang chuyển Việc hạch toán tiền đang chuyển được thực hiện trên tài khoản 113 – “Tiền đang chuyển”. Nội dung và kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ: Tiền đang chuyển tăng trong kỳ.
Bên Có: Tiền đang chuyển giảm trong kỳ. Dư Nợ: Các khoản tiền còn đang chuyển. Tài khoản 113 có hai tài khoản cấp 2: - TK 1131 “Tiền Việt Nam”: Phản ánh tiền đang chuyển bằng tiền Việt Nam. - TK 1132 “Ngoại tệ”: Phản ánh tiền đang chuyển bằng ngoại tệ.
Chứng từ sử dụng Kế toán tiền mặt tại quỹ Ngoài phiếu thu, phiếu chi là căn cứ để hạch toán vào tài khoản 111 “ tiền SV: Nguyễn Thanh Tùng Page 6 QTL603K Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng mặt” còn cần các chứng từ gốc liên quan khác kèm vào phiếu thu, chi như: Giấy SV: Nguyễn Thanh Tùng Page 7 QTL603K Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, hóa đơn bán hàng, biên lai thu tiền… Phiếu thu Mẫu số 01- TT Phiếu chi Mẫu số 02- TT Giấy đề nghị tạm ứng Mẫu số 03- TT Giấy thanh toán tiền tạm ứng Mẫu số 04- TT Giấy đề nghị thanh toán Mẫu số 05- TT Biên lại thu tiền Mẫu số 06- TT Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý Mẫu số 07- TT Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VNĐ) Mẫu số 08a- TT Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý) Mẫu số 08b- TT Bảng kê chi tiền Mẫu số 09- TT Kế toán tiền gửi Ngân hàng - Các giấy báo Có, báo Nợ, bản kê sao của ngân hàng. - Các chứng từ khác: Séc chuyển khoản, séc định mức, séc bảo chi, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu. Kế toán tiên đang chuyển - Giấy báo nộp tiền, bảng kê nộp séc. - Các chứng từ gốc kèm theo khác như: Séc các loại, ủy nhiệm chi, ủy nhệm thu.
Phương pháp hạch toán vốn bằng tiền 1. Hạch toán tiền mặt tại quỹ Quy định kế toán tiền mặt tồn quỹ - Chỉ hạch toán vào tài khoản 111 “ tiền mặt”, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc đá quý thực tế nhập quỹ. - Các khoản tiền, vàng bạc, kim khí đá quý do đơn vị, cá nhân khác ký cược ký quỹ tại đơn vị thì quản lý và hạch toán tương tự như các loại tài sản bằng tiền của đơn vị.