CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA - NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP. Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán: Khái niệm thanh toán: là sự chuyển giao tài sản của một bên ( cá nhân, công ty hoặc tổ chức ) cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. Phương thức thanh toán: là cách thức nhận , trả tiền hàng trong giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ giữa các cá nhân, các đơn vị, các doanh nghiệp với nhau. Hai bên đồng thời cùng thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó.
Có hai phương thức thanh toán cơ bản là thanh toán ngay và thanh toán chậm: Thanh toán ngay: sau khi nhận được hàng hóa hoặc sau khi kết thúc cung cấp dịch vụ, người mua hàng hoặc người hưởng dịch vụ thanh toán ngay cho người bán, người cung cấp. Có thể thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản, hoặc có thể thanh toán bằng hàng ( hàng đổi hàng ),…. Thanh toán chậm: người mua hàng, người hưởng dịch vụ chưa thanh toán sau khi đã nhận hàng, hưởng dịch vụ từ người cung cấp. Việc thanh toán trả chậm có thể kèm theo điều kiện về lãi phát sinh trả chậm mà người mua phải trả cho người bán theo thỏa thuận giữa hai bên.
Hình thức thanh toán: là tổng thể các quy định về một cách thức trả tiền, là sự liên kết các yếu tố của quá trình thanh toán. Các hình thức thanh toán gồm hai hình thức là: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt: Thanh toán bằng tiền mặt: bao gồm các loại hình thanh toán như: thanh toán bằng tiền Việt Nam; bằng ngoại tệ; hối phiếu ngân hàng và các loại giấy tờ có giá trị như tiền… Đây là các hình thức thanh toán trực tiếp giữa hai bên. Khi nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ,…. thì bên mua xuất tiền mặt tại quỹ để trả trực tiếp cho người bán.
Hình thức thanh toán này trên thực tế chỉ phù hợp với các giao dịch nhỏ và đơn giản vì các khoản mua có giá trị lớn khi áp dụng hình thức thanh toán này sẽ trở nên phức tạp và kém an toàn. Thanh toán không bằng tiền mặt: là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách chuyển khoản hoặc thanh toán bù trừ qua đơn vị trung gian là Msv: 1312401045 Trang: 3 Sv: Vũ Nguyên Hoàng QT1702K ngân hàng. Các hình thức bao gồm: thanh toán bằng Séc; thanh toán bằng Ủy nhiệm chi ( Lệnh chi ); Ủy nhiệm thu ( Lệnh thu ); thanh toán bằng Thư tín dụng – L/C/; thanh toán bằng thẻ tín dụng. Thanh toán bằng Séc: Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên theo mẫu in sẵn đặc biệt của từng ngân hàng, Séc yêu cầu ngân hàng chuyển tiền từ tài khoản của mình trả cho cá nhân, đơn vị có tên trên Séc.
Đơn vị phát hành Séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng Séc. Séc chỉ phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số dư. Séc thanh toán gồm có: Séc chuyển khoản; Séc bảo chi; Séc tiền mặt và Séc định mức. Thanh toán bằng Ủy nhiệm chi ( lệnh chi ): Ủy nhiệm chi ( lệnh chi ) là giấy ủy nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng mà mình mở tài khoản chuyển số tiền được ghi trên Ủy nhiệm chi cho nhà cung cấp, nộp Ngân sách Nhà nước hay sang bất kỳ tài khoản khác.
Thanh toán bằng Ủy nhiệm thu ( lệnh thu ): Ủy nhiệm thu ( lệnh thu ) là hình thức mà chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng mở tài khoản thu hộ mộ khoản tiền nào đó từ khách hàng hoặc từ các đối tượng khác. Thanh toán bù trừ: hình thức thanh toán này chỉ áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua – bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhai để bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ.
Việc thanh tooán giữa hai bên phải dựa trên cơ sở thoản thuận giữa hai bên và phải lập thành văn bản để là căn cứ để đối chiếu theo dõi. Thanh toán bằng thư tín dụng – L/C: Theo hình thức thanh toán này, khi phát sinh giao dịch mua bán, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán cho ngân hàng bên bán. Hình thức này thường áp dụng cho các đơn vị khác địa phương hoặc không tín nhiệm nhau. Trong thực tế, hình thức này ít được sử dụng trong thanh toán nội địa nhưng lại rất hữu ích và được sử dụng phổ biến trong thanh toán quốc tế.
Thanh tooán bằng thẻ tín dụng: Hình thức này chủ yếu được cá nhân sử dụng trong các khoản thanh toán nhỏ. Nguyên tắc của kế toán thanh toán đối với người mua 1. Nguyên tắc trong thanh toán với người mua. Msv: 1312401045 Trang: 4 Sv: Vũ Nguyên Hoàng QT1702K Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc để việc thanh toán diễn ra kịp thời.
Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch mua, bán thường xuyên, có số dư nợ lớn thì theo định kỳ ( 1 tháng hoặc 2 tháng …) kế toán cần kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán. Hai bên cần phải có sự xác nhận bằng văn bản. Đối chiếu các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ, phải theo dõi cả nguyên tệ trên tài khoản chi tiết và quy đổi ra đồng tiền Việt Nam. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư thực tế khi quy đổi ra tiền Việt Nam.
Đối với các khoản thu bằng vàng, bạc, đá quý cần chi tiết cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kỳ điều chỉnh số dư theo thực tế. Cần phân loại các khoản nợ phải thu theo thời gian thanh toán cũng như đối tượng thanh toán để có kế hoạch thu hồi nợ phù hợp. Khi lập báo cáo cuối kỳ, không bù trừ công nợ của khách hàng mà phải căn cứ vào sổ chi tiết khách hàng để lấy số liệu.
Chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua: A. Chứng từ, sổ sách sử dụng. - Hợp đồng bán hàng (đối với những khách hàng có giao dịch lớn trên 1 lần giao dịch ). - Phiếu xuất kho; kèm theo bảng kê chi tiết ( nếu có ).
- Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng do doanh nghiệp phát hành. - Chứng từ thu tiền: phiếu thu; giấy báo có - Biên bản xác nhận và đối chiếu công nợ. - Sổ chi tiết TK 131 từng khách hàng. - Nhật ký – chứng từ số 8 - Bảng kê số 11 - Sổ cái TK 131.
- Bảng tổng hợp 131 B. Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng. Msv: 1312401045 Trang: 5 Sv: Vũ Nguyên Hoàng QT1702K Kết cấu TK 131: Phải thu của khách hàng: Bên Nợ Bên Có - Số tiền phải thu của khách hàng - Số tiền khách hàng đã trả nợ về sản phẩm, hàng hóa, bất động - Số tiền đã nhận ứng trước, trả sản đầu tư, TSCĐ đã giao; dịch trước của khách hàng. vụ đã cung cấp và được xác định - Khoản giảm giá hàng bán cho là đã bán trong kỳ.
khách hàng sau khi đã giao hàng - Số tiền thừa trả lại cho khách và khách hàng có khiếu nại bằng hàng văn bản. - Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại ( có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT ). - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua. Số dư bên Nợ Số dư bên Có ( nếu có ) - Số tiền còn phải thu của khách - Số tiền nhận trước, hoặc số tiền hàng đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể.
*CHÚ Ý: Khi lập Bảng cân đối kế tooán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “ Tài sản “ và bên “ Nguồn vốn “. Các nghiệp vụ thanh toán với người mua: Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua theo TT 200/2014/TT-BTC: Msv: 1312401045 Trang: 6 Sv: Vũ Nguyên Hoàng QT1702K Msv: 1312401045 Trang: 7 Sv: Vũ Nguyên Hoàng QT1702K 1. Nguyên tắc của kế toán thanh toán đối với người bán 1. Nguyên tắc trong thanh toán với người bán.
Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính – phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này còn phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán hàng hóa, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ trả tiền ngay. Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận nhập kho nhưng cuối tháng hóa đơn vẫn chưa về thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo chính thức từ người bán.
Khi hạch toán, cần phải chi tiết các khoản trả, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp nếu chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán: A. Chứng từ, sổ sách sử dụng: - Các chứng từ về mua hàng: Hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT ( hoặc hóa đơn bán hàng ) do người bán lập; biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa; phiếu nhập kho; biên bản bàn giao;……. - Các chứng từ thanh toán tiền hàng: phiếu chi; giấy báo nợ, ủy nhiệm chi ( lệnh chi ); séc;….
- Biên bảo đối chiếu công nợ - Sổ cái TK 331 - Nhật ký – chứng từ số 5 - Sổ chi tiết 331 từng khách hàng - Bảng tổng hợp 331 B.