CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Phương thức thanh toán và hình thức thanhtoán Thanh toán đơn giản là thuật ngữ ngắn gọnmôtả việc chuyển giao các phương tiện tài chính từ một bên (người hoặc công ty, tổ chức) sang một bên khác, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịchvụ trong một giao dịch có ràng buộc pháplý.1 Phương thức thanh toán Là cách thức nhận, trả tiền hàng trong giao dịch mua bán giữa các cá nhân, các đơn vị, các doanh nghiệp với nhau, hai bên đồngthờithốngnhấtphươngthứcthanhtoánápdụngchogiaodịchđó. Có hai phương thức thanh toán: - Phương thức thanh toán trả ngay: Sau khi nhận được hàng mua,doanh nghiệp thanh toán tiền ngay cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằngchuyểnkhoản,… - Phương thức thanh toán chậm trả: Doanh nghiệp đã nhận được hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho ngườibán.
Việc thanh toán chậm trảcóthể thực hiện theo điều kiện tín dụng ưu đãi theo thỏathuận.2 Hình thức thanh toán Hình thức thanh toán cổ xưanhấtđólà hàng đổi hàng, còn hiện nay có rất nhiều hình thức thanh toán gồm: tiền mặt, chuyển khoản, ghi nợ, tín dụng, séc,… Đây là những cách thức nhận trả tiền hàng trong giao dịch mua bán giữa các cá nhân, đơn vị,doanh nghiệp với nhau.Hai bên phải cùng thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó. Trong giao dịch thương mại thanh toán phải đi kèm với hóa đơn và biên nhận. Hiện nay, có hai hình thức thanh toán cơ bản là: thanh toán bằng tiềnmặtvà thanh toán không bằng tiền mặt.1 Thanh toán bằng tiền mặt: hiện nay không được các doanh nghiệp sử dụng nhiều. Thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu dùng cho các nghiệp vụ phát sinh số tiền nhỏ (hiện nay áp dụng cho số tiền dưới 20 triệu),nghiệp vụ đơn giản và Sinh viên : Phạm Thị Minh Châu - QT2001K 2 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng khoảng cách địa lý giữa hai bên hẹp.
Hình thức thanh toán bằng tiền mặt có thể chia thành: - Thanh toán bằng Việt Nam đồng - Thanh toán bằng ngoại tệ. - Thanh toán bằng hối phiếu ngânhàng - Thanh toán bằng vàng, bạc, kim khí quý,đá quý, hoặc các giấy tờ cógiá trị.2 Thanh toán không bằng tiền mặt: là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách chuyển khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng. Các hình thức bao gồm: Thanh toán bằng Séc, thanh toán bằng ủy nhiệm thu, thanh toán bằng ủy nhiệm chi, thanh toán bằng thư tín dụng–L/C. a) Thanh toán bằng Séc: Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị có tên trên Séc.
Đơn vị phát hành Séc hoàn toàn chịu trách nhiệm vềviệc sử dụng Séc. Séc chỉ phát hành khi tài khoảnở ngân hàng có sốdư. Séc thanh toán gồm có Séc chuyển khoản, Séc bảo chi, Séc tiền mặt và Séc địnhmức. b) Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Ủy nhiệm thu là hình thức màchủtài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu hộ mộtsố tiềnnào đótừ kháchhàng hoặccác đối tượngkhác.
c) Thanh toán bằng ủy nhiệm chi:Ủy nhiệm chi là giấy tờủy nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình chuyển mộtsố tiền nhất định để trả chonhàcungcấp,nộpngânsáchNhànước,vàmốtsốkhoảnthanhtoánkhác,… d) Thanh toán bù trừ: Áp dụng trong điều kiện hai tổ chứccó quan hệmuavà bán hàng hóa hoặc cung ứng dịchvụlẫnnhau. Theo hìnhthức thanhtoánnày, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫnnhau. Các bêntham gia thanhtoánchỉ cầnphảichi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thỏa thuận rồi lập thành một văn bản để làm căn cứ theo dõi.
e) Thanh toán bằng tín dụng – L/C: theo hình thức này khi Sinh viên : Phạm Thị Minh Châu - QT2001K 3 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng muahàng,bênmua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán cho bên bán. Khi giao hàng xong, ngân hàng của bên mua sẽ phải chuyển số tiền phải thanh toán cho ngân hàng hàng của bên bán. Hình thức này áp dụng cho các đơn vị khác địa phương, không tínnhiệm lẫnnhau. Trong thực tế, hìnhthức này ít được sử dụng trong thanh toán nội địa nhưng lại phát huy tác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán quốc tế, với đồng tiền thanhtoánchủyếulàngoạitệ.
f) Thanh toán bằng thẻ tín dụng: Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ. Nội dung công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán 1. Nội dung công tác kế toán thanh toán với người mua 1.1 Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua Theo khoản 1 Điều 18 Thông tư 200/2014/TT-BTC khi hạch toán tài khoản 131 (tài khoản phải thu của khách hàng) phải tuân thủ những nguyên tắc sau: * Tài khoản 131 dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định (TSCĐ), các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Tài khoản 131 còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu xây dựng cơ bản (XDCB) với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành.
Lưu ý: Không phản ánh vào tài khoản 131 các nghiệp vụ thu tiền ngay. * Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính. Sinh viên : Phạm Thị Minh Châu - QT2001K 4 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng * Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản 131 đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường.
* Trong hạch toán chi tiết tài khoản 131, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. * Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao. * Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ.2 Chứng từ kế toán sử dụng - Hợp đồng bán hàng - Phiếu xuất kho - Hóa đơn GTGT - Phiếu thu - Giấy báo có ngân hàng - Biên bản bù trừ công nợ - Biên bản thanh lý hợp đồng - Các chứng từ có liên quan khác.3 Tài khoản kế toán sử dụng Để theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng về tiền bán sảnphẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tài khoản kế toán sử dụng tàikhoản 131-Phải thucủa khách hàng. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, dịch vụ cung cấp.
Sinh viên : Phạm Thị Minh Châu - QT2001K 5 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng Tài khoản 131 có kết cấu như sau: Bên nợTK 131Bên có PSTK - Số tiền phải thu của khách hàng - Số tiền khách hàng đã trảnợ. phát sinh trong kỳ khi bánsản - Số tiền đã nhận ứng trước,trảtrước phẩm, hàng hóa, BĐSĐT,TSCĐ, của kháchhàng. dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính. - Số tiền chiết khấu thanh toán và - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
chiết khấu thương mại cho người - Đánh giá lại các khoản phải thu mua. bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá - Doanh thu của số hàng đã bánbị ngoạitệ tăng so với Đồng người mua trả lại (có thuế GTGT ViệtNam). hoặc không có thuế GTGT). - Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ phải thu khác hhàng.
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam). SDCK - Số tiền còn phải thu của khách hàng. - Số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể.4 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua Kế toán thanh toán với người mua được thể hiện qua sơ đồ sau: (Sơ đồ 1.1) Sinh viên : Phạm Thị Minh Châu - QT2001K 6 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng 152, 153, 156, 611 Khách hàng thanh toán nợ bằng hàng tồn kho 133 Thuế GTGT (nếu có) Sơ đồ 1.1: Kế toán thanh toán với người mua theo TT 200/ 2014/TT-BTC Sinh viên : Phạm Thị Minh Châu - QT2001K 7 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng 1. Nội dung công tác kế toán thanh toán với người bán 1.1 Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán Theo Khoản 1 Điều 51 Thông tư 200/2014/TT-BTC khi hạch toán tài khoản 331 (tài khoản phải trả người bán) phải tuân thủ những nguyên tắc sau: * Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.
Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua trả tiền ngay. * Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả.