CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán Khái niệm thanh toán: Thanh toán là thuật ngữ ngắn gọn mô tả công việc chuyển giao các phương tiện tài chính từ một bên sang cho một bên khác, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm, dịch vụ một giao dịch có ràng buộc pháp lý. * Về phương thức thanh toán, có hai phương thức thanh toán chủ yếu: - Phương thức thanh toán trả ngay: Sau khi nhận được hàng mua, doanh nghiệp thương mại thanh toán tiền ngay cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản. - Phương thức thanh toán chậm trả: Doanh nghiệp đã nhận được hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán.
* Về hình thức thanh toán, thông thường có hai hình thức thanh toán cơ bản là: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt. - Hình thức thanh toán bằng tiền mặt: Là hình thức bán hàng thu tiền ngay, bên mua sẽ xuất tiền mặt ra khỏi quỹ để thanh toán trực tiếp cho người bán khi nhận được vật tư, hàng hóa. Hình thức này thường được áp dụng đối với giao dịch phát sinh với số tiền nhỏ (hiện nay được áp dụng đối với những khoản nhỏ hơn 20 triệu đồng), nghiệp vụ đơn giản, khoảng cách giữa hai bên hẹp - Hình thức thanh toán không bằng tiền mặt: Thanh toán không dùng tiền mặt là cách thức thanh toán trong đó không có sự xuất hiện của tiền mặt mà việc thanh toán được thực hiện bằng cách trích chuyển trên các tài khoản của các chủ thể liên quan đến số tiền phải thanh toán. Thanh toán không dùng tiền mặt còn được định nghĩa là phương thức thanh toán không trực tiếp dùng tiền mặt mà dựa vào các chứng từ hợp pháp như ủy nhiệm chi, sec.
để trích chuyển vốn tiền tệ từ tài khoản của các đơn vị này sang đơn vị khác ở ngân hàng. Thanh toán không dùng tiền mặt gắn với sự ra đời của đồng tiền ghi số + Hình thức thanh toán ủy nhiệm chi: là phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu do ngân hàng quy định, gửi cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản yêu cầu trích một số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng. SV: Phạm Thị Quyên – QT2001K 7 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng + Hình thức nhờ thu kèm chứng từ: là hình thức thanh toán, trong đó người bán sau khi giao hàng, ký phát hối phiếu và gửi kèm với bộ chứng từ bán hàng để nhờ ngân hàng thu hộ tiền từ người mua với điều kiện là ngân hàng chỉ giao bộ chứng từ cho người mua sau khi người này trả tiền hối phiếu, hoặc ký chấp nhận thanh toán hối phiếu có kỳ hạn. + Hình thức nhờ thu phiếu trơn: là hình thức nhờ thu trong đó người xuất khẩu ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền từ người nhập khẩu căn cứ vào hối phiếu do mình lập ra còn chứng từ hàng hóa thì gửi thẳng cho người nhập khẩu, không gửi cho ngân hàng.
Người bán giao hàng cho người mua và gửi thẳng bộ chứng từ cho người mua để người mua nhận hàng. Hối phiếu được lập và gửi đến ngân hàng nhờ thu tiền. Nội dung kế toán thanh toán với người mua 1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau: - Phải theo dõi chỉ tiết từng khoản nợ thu theo từng đối tượng khách hàng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra đôn đốc việc thu hỏi nợ.
- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán hàng hóa, cung cấp loại vụ dịch vụ trả tiền ngay. - Cần phải phân loại các khoản thu khách hàng theo thời gian thanh toán cũng như những đối tượng có vấn đề để có kế hoạch và biện pháp thu hồi nợ. - Đối với khách hàng giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn lại phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản. - Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo đồng Việt Nam.
Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo thực tế. - Đối với các khoản phải thu phát sinh bằng vàng, bạc, đá quý cần ghi chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. - Tuyệt đối không được bù trừ số dư bên nợ và bên có của tài khoản 131 mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số hiệu ghi trên bảng cân đối kế toán.
SV: Phạm Thị Quyên – QT2001K 8 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng 1. Chứng từ, tài khoản và số sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua * Chứng từ, số sách sử dụng - Chứng từ sử dụng: + Hóa đơn GTGT: Liên l lưu lại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 lưu lại làm căn cứ ghi sổ. + Phiếu thu: là chứng từ thu tiền mặt khi phát sinh một nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tiền mặt. Phiếu thu chỉ là thể hiện quá trình giao dịch tiền mặt, sau đó phải có hóa đơn tài chính kèm theo.
+ Giấy báo có: là loại chứng từ ngân hàng, thông báo cho chủ tài khoản rằng đã có thêm một khoản tiền trong tài khoản của chủ tài khoản. - Sổ sách sử dụng: + Sổ chi tiết phải thu của từng khách hàng + Sổ tổng hợp phải thu khách hàng + Sổ cái TK131. *Tài khoản sử dụng: + Tài khoản 131 - phải thu khách hàng - Kết cấu: SV: Phạm Thị Quyên – QT2001K 9 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng 1. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua.
(1) Kế toán chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán: - Số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán ghi ngay trên hóa đơn bán hàng, kế toán phản ánh doanh thu theo giá đã trừ chiết khấu giảm giá và không phản ánh riêng số chiết khấu, giảm giá, hóa đơn bán hàng chưa thể hiện số tiền chiết khấu thương mại do khách hàng chưa đủ điều kiện để được hưởng thì doanh thu ghi nhận theo giá chưa trừ chiết khấu. Sau thời điểm ghi nhận doanh thu, nếu khách hàng đủ điều kiện được hưởng chiết khấu, giảm giá thì kế toán ghi nhận: Nợ TK 521: Khoản giảm trừ doanh thu (5211, 5212) (giá chưa có thuế) Nợ TK 333: Thuế và các khoản phải nộp về Nhà nước Có TK 131: Phải thu khách hàng (2) Khi bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp dịch vụ chưa thu được ngay bằng tiền kế toán ghi nhận doanh thu ghi: - Đối với sản phẩm, hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu. kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp SV: Phạm Thị Quyên – QT2001K 10 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế gián thu phải nộp được tách riêng ngay khi ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131: Phải thu khách hàng (Tổng giá thanh toán) Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Giá chưa có thuế) Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp về Nhà nước - Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp. Định kỳ kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu: Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp về Nhà nước (3) Nhận tiền do khách hàng trả, nhận tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ: Nợ TK 111, 112.
Có TK 131: Phải thu khách hàng (4) Kế toán hàng bán bị trả lại Nợ TK 5213: Hàng bán bị trả lại Nợ TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Có TK 131: Phải thu khách hàng (5) Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng: Nợ TK 111: Tiền mặt Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng Nợ TK 635: Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán) Có TK 131: Phải thu khách hàng (6) Kế toán khoản phải thu về phí ủy thác tại bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu: SV: Phạm Thị Quyên – QT2001K 11 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5113) Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (3331) (7) Kế toán các khoản phải thu của nhà thầu đãi với khách hàng liên quan đến hợp đồng xây dựng: - Hợp đồng xây dựng quy trình nhà thầu được thanh toán theo tiến độ kế hoạch: Khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được ước tính tin cậy, kế toán căn cứ chứng từ phản ánh doanh thu với phần công việc đã hoàn thành do nhà thầu xác định: Nợ TK 337: Thanh toán theo tiến độ thi kế hoạch hợp đồng xây dựng Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Căn cứ vào hóa đơn được lập theo tiến độ kế hoạch để phản ánh số tiền khách hàng phải trả theo tiến độ kế hoạch đã ghi trong hợp đồng: Nợ TK 131: Phải thu khách hàng Có TK 337: Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng Có TK 333: Thuế GTGT phải nộp (3331) - Hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện. Khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được xác định và được khách hàng xác nhận, kế toán lập hóa đơn trên cơ sở phần công việc đã hoàn thành được khách hàng xác nhận, căn cứ vào hóa đơn ghi: Nợ TK 131: Phải thu khách hàng Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 333: Thuế GTGT phải nộp (3331) - Khi nhận được tiền thanh toán khối lượng công trình hoàn thành hoặc khoản ứng trước từ khách hàng ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 131: Phải thu của khách hàng.