Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong quản trị tài chính doanh nghiệp, tổ chức công tác kế toán hợp lý giữ vai trò quan trọng nhằm đảm bảo quản lý kinh tế hiệu quả và tối ưu hóa chi phí vận hành. Quan hệ thanh toán với người mua và người bán gắn liền trực tiếp với toàn bộ chu trình lưu chuyển hàng hóa, từ khâu mua vào đến tiêu thụ đầu ra. Do tính chất diễn ra thường xuyên cùng sự biến đổi đa dạng của các phương thức thanh toán, công tác kế toán thanh toán đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ, thu hồi nhanh các khoản nợ phải thu, bố trí nguồn vốn trả nợ đúng hạn và kiểm soát rủi ro tài chính. Xuất phát từ bối cảnh đó, tác giả Phạm Phương Thảo đã thực hiện đề tài khóa luận nhằm phân tích thực trạng và tìm kiếm giải pháp hoàn thiện phần hành kế toán công nợ tại đơn vị thực tập.

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định theo 3 nội dung trọng tâm:

  1. Nghiên cứu và hệ thống hóa lý luận chung về tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp.
  2. Mô tả, phản ánh và phân tích thực trạng tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Bắc Hải Phòng.
  3. Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán (quy trình luân chuyển chứng từ, tài khoản hạch toán, hệ thống sổ kế toán chi tiết và tổng hợp).
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Bắc Hải Phòng (Địa chỉ: Đội 2, xã Tân Dương, huyện Thủy Nguyên, thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế phục vụ khảo sát và phân tích được thu thập trong năm tài chính 2019 (thời gian thực hiện đề tài từ ngày 30/03/2019 đến ngày 30/06/2020).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các quy định pháp lý và chuẩn mực kế toán hiện hành của Nhà nước:

  • Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính.
  • Quy định về tỷ giá hối đoái, nguyên tắc ghi nhận và đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
  • Khung lý thuyết về phương thức thanh toán (thanh toán trực tiếp, thanh toán trả chậm) và hình thức thanh toán (tiền mặt, thanh toán không dùng tiền mặt gồm: Séc, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, bù trừ công nợ, thư tín dụng L/C, thẻ tín dụng).
  • Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng: Tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng), Tài khoản 331 (Phải trả cho người bán), Tài khoản 111 (Tiền mặt), Tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng), Tài khoản 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ), Tài khoản 133 (Thuế GTGT được khấu trừ), Tài khoản 3331 (Thuế GTGT phải nộp), Tài khoản 229 (Dự phòng tổn thất tài sản), Tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp), Tài khoản 515 (Doanh thu hoạt động tài chính), Tài khoản 635 (Chi phí tài chính), Tài khoản 413 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái).

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng bao gồm:

  • Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: Hệ thống hóa các nguyên tắc, kết cấu tài khoản, phương pháp hạch toán và mô hình tổ chức sổ kế toán.
  • Phương pháp thu thập dữ liệu thực tế: Khảo sát hồ sơ pháp lý, các hợp đồng kinh tế, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có và hệ thống sổ kế toán tại công ty.
  • Phương pháp hạch toán kế toán: Sử dụng phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản - đối ứng tài khoản, phương pháp ghi chép và tổng hợp số liệu trên sổ Nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết công nợ.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu:

  • Văn bản pháp luật, thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính và tài liệu chuyên ngành kế toán - kiểm toán.
  • Số liệu kế toán thực tế phát sinh trong năm 2019 tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Bắc Hải Phòng.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp

Chương 1 làm rõ bản chất của quan hệ thanh toán, vai trò của kế toán công nợ và trình tự xử lý các nghiệp vụ thanh toán theo chế độ kế toán hiện hành.

Nguyên tắc kế toán công nợ:

  • Đối với các khoản phải thu khách hàng (TK 131): Hạch toán chi tiết theo từng đối tượng, từng nội dung, theo dõi kỳ hạn thu hồi nợ (trên 12 tháng hoặc không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo). Phân loại nợ đúng hạn, nợ khó đòi để có biện pháp trích lập dự phòng hoặc xử lý xóa nợ. Theo dõi chi tiết nguyên tệ, áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế khi phát sinh và tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh khi thu hồi nợ.
  • Đối với các khoản phải trả người bán (TK 331): Hạch toán chi tiết cho từng nhà cung cấp, phản ánh cả số tiền đã ứng trước. Trường hợp nhận hàng nhưng chưa có hóa đơn vào cuối tháng, kế toán sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và điều chỉnh khi có hóa đơn chính thức.

So sánh đặc điểm các hình thức sổ kế toán thanh toán:

Hình thức kế toán Sổ kế toán tổng hợp chủ yếu Ưu điểm Nhược điểm
Nhật ký chung Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái Mẫu sổ đơn giản, dễ thực hiện, thuận tiện phân công lao động và ứng dụng máy vi tính, kiểm tra đối chiếu kịp thời. Khối lượng ghi chép nhiều khi phát sinh nhiều nghiệp vụ.
Nhật ký – Sổ cái Sổ Nhật ký - Sổ cái duy nhất Kết hợp ghi theo thời gian và nội dung trên cùng một quyển sổ, mẫu sổ gọn nhẹ. Khó phân công lao động kế toán, không phù hợp cho doanh nghiệp quy mô lớn.
Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ, Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái Mẫu sổ rõ ràng, dễ phân công cán bộ thực hiện. Khối lượng ghi chép trùng lặp, thông tin tổng hợp đối chiếu thường chậm vào cuối tháng.
Kế toán máy Phần mềm kế toán trên máy vi tính Nhập dữ liệu tự động, đối chiếu số liệu tổng hợp và chi tiết chuẩn xác, in báo cáo nhanh chóng. Phụ thuộc vào phần mềm và quy trình kiểm soát dữ liệu đầu vào.

Hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái: Khóa luận mô tả quy trình phản ánh chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm tài chính vào TK 413, sau đó kết chuyển vào TK 515 (nếu phát sinh lãi tỷ giá) hoặc TK 635 (nếu phát sinh lỗ tỷ giá).

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty TNHH DV TM Bắc Hải Phòng

Chương 2 mô tả chi tiết cơ cấu doanh nghiệp và phân tích quy trình hạch toán kế toán công nợ thực tế tại đơn vị.

Đặc điểm đơn vị nghiên cứu:

  • Công ty TNHH Dịch Vụ Thương Mại Bắc Hải Phòng thành lập ngày 23/02/2017 theo Giấy phép kinh doanh số 0201944142 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hải Phòng cấp. Đại diện pháp luật là bà Nguyễn Thị Hồng. Đơn vị đăng ký trên 35 ngành nghề kinh doanh, chủ yếu gồm: dịch vụ kế toán - kiểm toán - tư vấn thuế, bán buôn máy móc thiết bị, linh kiện điện tử, vận tải hàng hóa đường bộ, xây dựng nhà để ở, kinh doanh vật liệu xây dựng (xi măng, gạch lát).
  • Mô hình bộ máy quản lý: Giám đốc kiêm Kế toán trưởng điều hành chung; Phòng Kế toán gồm Kế toán tổng hợp và Thủ quỹ; Phòng Kinh doanh đảm nhận lập kế hoạch tiêu thụ và bán hàng.

Chính sách kế toán áp dụng:

  • Chế độ kế toán: Áp dụng Thông tư số 133/2016/TT-BTC.
  • Niên độ kế toán: 01/01 đến 31/12 dương lịch. Đơn vị tiền tệ ghi sổ: VND.
  • Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung.
  • Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
  • Phương pháp khấu hao TSCĐ: Đường thẳng.
  • Phương pháp tính giá vốn hàng bán: Bình quân gia quyền cả kỳ (theo tháng).

Thực trạng kế toán thanh toán với người mua (TK 131):

  • Công ty áp dụng phương thức thanh toán trả ngay (tiền mặt/chuyển khoản) hoặc trả chậm theo quý đối với khách hàng mua vật liệu khối lượng lớn hoặc khách hàng sử dụng dịch vụ.
  • Quy trình luân chuyển chứng từ: Căn cứ vào Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Giấy báo có hoặc Phiếu thu, kế toán ghi vào Sổ Nhật ký chung và Sổ chi tiết TK 131. Từ Sổ Nhật ký chung, số liệu được chuyển vào Sổ Cái TK 131 và Sổ Cái TK 511. Cuối kỳ, kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết TK 131, Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.

Các nghiệp vụ thực tế trích xuất từ văn bản:

Nghiệp vụ Ngày phát sinh Chứng từ / Đối tượng Số tiền theo hóa đơn (đồng) Số tiền bằng chữ ghi trên chứng từ Định khoản kế toán
Bán 164 tấn xi măng chưa thu tiền 30/06/2019 HĐ GTGT số 0000005 (Mẫu 01GTKT3/001, Ký hiệu AA/19P) / Công ty CP Mỹ thuật Không Gian Xanh Giá chưa thuế: 201.000
Thuế GTGT 10%: 20.000
Tổng cộng: 221.000		 Hai trăm hai mươi mốt triệu tám trăm chín mươi hai nghìn đồng Nợ TK 131: 221.000
Có TK 511: 201.000
Có TK 3331: 20.000
Khách hàng trả tiền qua ngân hàng 05/09/2019 Giấy báo có BIDV CN Lạch Tray (người chuyển: ABBank) / Cty CP Mỹ thuật Không Gian Xanh Số tiền ghi có: 221.000 Hai trăm hai mươi mốt triệu tám trăm chín mươi hai nghìn đồng Nợ TK 112: 221.000
Có TK 131: 221.000
Bán 230,4 m² gạch Ceramic A1-4 08/07/2019 HĐ GTGT số 0000015 (Mẫu 01GTKT3/001, Ký hiệu AA/19P) / Công ty TNHH Phoenix Inox Giá chưa thuế: 18.400
Thuế GTGT 10%: 1.640
Tổng cộng: 19.040		 Mười chín triệu tám trăm chín mươi lăm ngàn không trăm bốn mươi đồng chẵn Nợ TK 131: 19.040
Có TK 511: 18.400
Có TK 3331: 1.640
Thu tiền mặt từ khách hàng 20/08/2019 Phiếu thu số 215 / Cty Phoenix Inox Số tiền nộp: 19.040 Mười chín triệu tám trăm chín mươi lăm ngàn không trăm bốn mươi đồng chẵn Nợ TK 111: 19.040
Có TK 131: 19.040

Thực trạng kế toán thanh toán với người bán (TK 331):

  • Công ty thực hiện quy định bắt buộc chuyển khoản đối với các khoản thanh toán có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên (văn bản ghi 20.000 đồng), các khoản nhỏ lẻ thực hiện trả ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản theo thỏa thuận.
  • Chứng từ và sổ sách gồm: Hóa đơn GTGT đầu vào, Ủy nhiệm chi (Biểu số 2.10), Phiếu chi, Giấy báo nợ, Sổ Nhật ký chung (Biểu 2.13), Sổ Cái TK 331 (Biểu 2.14), Sổ chi tiết thanh toán với người bán (Biểu 2.15) và Bảng tổng hợp thanh toán với người bán (Biểu 2.16).

Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Dịch Vụ Thương Mại Bắc Hải Phòng

Dựa trên kết quả khảo sát thực tế, tác giả đưa ra nhận xét đánh giá và đề xuất 3 nhóm giải pháp hoàn thiện:

  1. Giải pháp 1: Tăng cường quản lý công nợ

    • Thiết lập quy trình phân loại kỳ hạn nợ chặt chẽ, kiểm soát tuổi nợ của từng khách hàng và nhà cung cấp.
    • Định kỳ thực hiện đối chiếu công nợ bằng văn bản, có chữ ký xác nhận của đại diện hai bên đối với các khách hàng có số dư nợ lớn hoặc giao dịch thường xuyên.
    • Xây dựng chính sách tín dụng thương mại rõ ràng, quy định hạn mức nợ và thời hạn nợ tối đa cho từng nhóm khách hàng nhằm hạn chế tình trạng ứ đọng vốn.

  2. Giải pháp 2: Dự phòng phải thu khó đòi

    • Thực hiện việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo đúng nguyên tắc thận trọng quy định tại Thông tư số 133/2016/TT-BTC.
    • Căn cứ vào thời gian quá hạn của các khoản nợ phải thu để xác định tỷ lệ trích lập dự phòng tổn thất tài sản, hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp (Nợ TK 642 / Có TK 229) nhằm phản ánh đúng giá trị thực của tài sản và kết quả kinh doanh.

  3. Giải pháp 3: Sử dụng phần mềm kế toán và quản lý khách hàng

    • Đưa ứng dụng phần mềm kế toán máy vào thay thế việc lập sổ sách thủ công/bán thủ công trên máy vi tính.
    • Tự động hóa quá trình nhập liệu từ chứng từ gốc vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và Sổ chi tiết công nợ, hỗ trợ truy xuất nhanh Báo cáo tài chính và Báo cáo quản trị công nợ.
    • Tích hợp tính năng theo dõi thông tin khách hàng, cảnh báo nợ đến hạn để phục vụ công tác điều hành của Ban Giám đốc.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã đạt được những kết quả cụ thể sau:

  • Hệ thống hóa cơ sở lý luận: Làm rõ khung pháp lý của Thông tư số 133/2016/TT-BTC về kế toán thanh toán công nợ người mua (TK 131), người bán (TK 331) và các giao dịch ngoại tệ (TK 413, TK 515, TK 635).
  • Phản ánh trung thực thực trạng doanh nghiệp: Phân tích quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán sổ sách đối với các mặt hàng kinh doanh chủ lực (xi măng, gạch ceramic) tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Bắc Hải Phòng thông qua các mẫu chứng từ thực tế (Hóa đơn GTGT số 0000005, 0000015; Giấy báo có BIDV ngày 05/09/2019; Phiếu thu số 215 ngày 20/08/2019).
  • Đề xuất giải pháp mang tính ứng dụng: Đưa ra 3 giải pháp cụ thể gắn với điều kiện của doanh nghiệp thương mại dịch vụ quy mô nhỏ gồm: tăng cường quản lý công nợ, trích lập dự phòng phải thu khó đòi và chuyển đổi sang mô hình kế toán trên phần mềm máy vi tính.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Bắc Hải Phòng) với số liệu khảo sát thực tế trong năm 2019. Khóa luận tập trung vào phần hành kế toán công nợ phải thu, phải trả, chưa đi sâu đánh giá toàn diện các chu trình kế toán khác như tính giá thành, quản trị dòng tiền tổng thể hay kiểm soát nội bộ.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ cho chu kỳ mua hàng - thanh toán và bán hàng - thu tiền; phân tích sâu hơn tác động của chính sách tín dụng thương mại đến hiệu quả sử dụng vốn lưu động của doanh nghiệp khi mở rộng quy mô.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng sử dụng: Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập về kế toán công nợ trong doanh nghiệp thương mại - dịch vụ nhỏ và vừa.
  • Nội dung tham khảo:
    • Quy trình vận dụng Chế độ kế toán theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC vào hình thức sổ Nhật ký chung.
    • Bộ mẫu biểu chứng từ kế toán thực tế (Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo có, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 131/331, Bảng tổng hợp thanh toán).
    • Phương pháp hạch toán và đối chiếu số liệu công nợ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Dịch Vụ Thương Mại Bắc Hải Phòng áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính, niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12 dương lịch, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và sử dụng hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung.

2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty được bố trí như thế nào?
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tinh gọn: Giám đốc kiêm nhiệm vị trí Kế toán trưởng, trực tiếp chỉ đạo Phòng Kế toán gồm 01 Kế toán tổng hợp (chịu trách nhiệm kiểm tra, ghi chép sổ sách, kết chuyển cuối kỳ, lập báo cáo tài chính) và 01 Thủ quỹ (chịu trách nhiệm thu chi tiền mặt, quản lý và đối chiếu sổ quỹ).

3. Nghiệp vụ bán xi măng cho Công ty CP Mỹ thuật Không Gian Xanh được hạch toán và thanh toán như thế nào?
Ngày 30/06/2019, công ty xuất bán 164 tấn xi măng chưa thu tiền theo Hóa đơn GTGT số 0000005, kế toán ghi Nợ TK 131: 221.000 đồng, Có TK 511: 201.000 đồng, Có TK 3331: 20.000 đồng (số tiền bằng chữ: Hai trăm hai mươi mốt triệu tám trăm chín mươi hai nghìn đồng). Ngày 05/09/2019, khách hàng thanh toán qua ngân hàng ABBank vào tài khoản BIDV của công ty, kế toán căn cứ Giấy báo có ghi Nợ TK 112 / Có TK 131: 221.000 đồng.

4. Nghiệp vụ bán gạch Ceramic cho Công ty TNHH Phoenix Inox được xử lý chứng từ ra sao?
Ngày 08/07/2019, công ty bán 230,4 m² gạch Ceramic A1-4 theo Hóa đơn GTGT số 0000015, tổng thanh toán 19.040 đồng (bằng chữ: Mười chín triệu tám trăm chín mươi lăm ngàn không trăm bốn mươi đồng chẵn), định khoản Nợ TK 131: 19.040 đồng, Có TK 511: 18.400 đồng, Có TK 3331: 1.640 đồng. Ngày 20/08/2019, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt theo Phiếu thu số 215, kế toán ghi Nợ TK 111 / Có TK 131: 19.040 đồng.

5. Tác giả đề xuất những giải pháp trọng tâm nào để hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại công ty?
Khóa luận đề xuất 3 giải pháp cụ thể: (1) Tăng cường quản lý công nợ thông qua theo dõi tuổi nợ và đối chiếu định kỳ; (2) Thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định vào TK 229, TK 642 để phản ánh đúng thực trạng tài chính; (3) Đầu tư và ứng dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính nhằm tự động hóa quy trình ghi sổ và nâng cao hiệu quả quản trị khách hàng.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Phạm Phương Thảo đã hệ thống hóa đầy đủ lý luận về tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC. Thông qua khảo sát thực tế tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Bắc Hải Phòng, đề tài đã phản ánh chi tiết quy trình xử lý chứng từ, hạch toán các tài khoản 131, 331 trên hệ thống sổ Nhật ký chung qua các nghiệp vụ kinh tế cụ thể. Các giải pháp hoàn thiện về quản lý nợ, trích lập dự phòng và ứng dụng phần mềm kế toán máy được đề xuất bám sát thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp thương mại - dịch vụ quy mô vừa và nhỏ.