Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán của tác giả Dương Thị Hồng Nhung tập trung nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Sông Mã số 6.

Trong ngành xây dựng cơ bản, hoạt động thi công công trình mang tính chất đặc thù: địa bàn thi công phân tán, thời gian thi công kéo dài, sản phẩm mang tính đơn chiếc và có kết cấu kỹ thuật phức tạp. Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào trực tiếp cấu thành nên thực thể công trình, đồng thời chiếm tỷ trọng rất lớn từ 65% đến 70% trong tổng giá trị công trình xây lắp. Do đó, việc quản lý chặt chẽ chi phí và chất lượng nguyên vật liệu có ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm, chất lượng công trình và hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp.

Qua khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần Xây dựng Sông Mã số 6, tác giả nhận thấy công tác kế toán nguyên vật liệu còn bộc lộ một số tồn tại:

  • Khâu thu mua nguyên vật liệu chưa tuân thủ đầy đủ các bước theo chế độ quy định: thiếu giấy đề nghị mua vật tư, không thành lập ban kiểm nghiệm vật tư nên không lập biên bản kiểm nghiệm.
  • Doanh nghiệp không tiến hành kiểm kê định kỳ nguyên vật liệu, dẫn đến nguy cơ nguyên vật liệu nhập kho không bảo đảm đúng số lượng và chất lượng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thi công và uy tín của doanh nghiệp.
  • Việc ghi chép, theo dõi hạch toán chi tiết và luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận chưa có sự đồng bộ chặt chẽ.

Mục tiêu nghiên cứu:

  1. Khảo sát, hệ thống hóa và đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Sông Mã số 6.
  2. Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, nâng cao hiệu quả quản trị chi phí và chất lượng vật tư tại công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu (chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán chi tiết và tổng hợp).
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Xây dựng Sông Mã số 6 (địa chỉ tại Số 19B – Nguyên Hồng, Phường Đông Thọ/Tân Sơn, Thành phố Thanh Hóa).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu kế toán, chứng từ và báo cáo tài chính phát sinh trong năm 2012 của doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và chế độ kế toán áp dụng

Khóa luận được xây dựng dựa trên hệ thống lý luận kế toán doanh nghiệp xây lắp và các văn bản quy phạm pháp luật kế toán hiện hành của Việt Nam tại thời điểm nghiên cứu:

  • Chế độ kế toán doanh nghiệp: Ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, bao gồm hệ thống chứng từ kế toán hàng tồn kho, hệ thống tài khoản kế toán thống nhất và hệ thống sổ kế toán.
  • Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) – Hàng tồn kho: Quy định các nguyên tắc kế toán cơ bản về ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc; phương pháp xác định giá trị thuần có thể thực hiện được (NRV); điều kiện và phương pháp trích lập, hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho; các phương pháp xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho (Đích danh, Bình quân gia quyền, FIFO, LIFO).

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả kết hợp đồng thời các phương pháp nghiên cứu định tính, định lượng và phương pháp kế toán nghiệp vụ:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, đọc và hệ thống hóa các giáo trình kế toán tài chính, chuẩn mực kế toán Việt Nam, các văn bản quy định của Bộ Tài chính và hệ thống tài liệu nội bộ của công ty.
  • Phương pháp điều tra, phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp cán bộ, nhân viên tại Phòng Kế toán, Phòng Kế hoạch và Phòng Thu mua; thu thập thông tin về quy trình nhập – xuất kho, điều tra tình hình quan hệ giao dịch với các nhà cung ứng nguyên vật liệu.
  • Phương pháp phân tích số liệu: Phân tích các tỷ suất chi phí, đối chiếu số liệu giữa thẻ kho, sổ kế toán chi tiết và sổ cái tài khoản tổng hợp phát sinh năm 2012.
  • Các phương pháp kế toán chuyên ngành:
    • Phương pháp chứng từ kế toán: Thu thập và kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ thu mua, nhập kho, xuất kho.
    • Phương pháp tài khoản kế toán: Phản ánh mối quan hệ đối ứng tài khoản trong các nghiệp vụ tăng, giảm nguyên vật liệu (TK 152, TK 151, TK 159, TK 621, TK 627, TK 623, TK 642, TK 331...).
    • Phương pháp tính giá: Xác định giá gốc nhập kho và giá thực tế xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây dựng

Chương 1 trình bày hệ thống lý luận nền tảng về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các đơn vị xây lắp:

  • Bản chất và đặc điểm của nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, cấu thành nên thực thể công trình, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất trong kỳ.
  • Phân loại nguyên vật liệu:
    • Theo nội dung kinh tế và công dụng: Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản, vật liệu khác (phế liệu thu hồi).
    • Theo nguồn hình thành: Mua ngoài, tự gia công chế biến, thuê ngoài gia công, nhận cấp phát hoặc góp vốn liên doanh.
    • Theo mục đích và nơi sử dụng: Dùng trực tiếp cho sản xuất thi công, dùng cho quản lý doanh nghiệp, dùng cho các mục đích khác.
  • Đánh giá nguyên vật liệu:
    • Giá thực tế nhập kho: Đối với hàng mua ngoài, giá trị nhập kho bao gồm giá mua ghi trên hóa đơn, các khoản thuế không được khấu trừ, chi phí vận chuyển, bốc xếp trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá (nếu có).
    • Giá thực tế xuất kho: Trình bày chi tiết 4 phương pháp tính giá xuất kho gồm Giá đích danh, Bình quân gia quyền, Nhập trước – Xuất trước (FIFO), Nhập sau – Xuất trước (LIFO).
  • Kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Trình bày nguyên tắc và quy trình luân chuyển chứng từ theo 3 phương pháp hạch toán chi tiết:
    • Phương pháp thẻ song song: Áp dụng phù hợp cho doanh nghiệp ít chủng loại vật tư, nghiệp vụ nhập xuất ít.
    • Phương pháp sổ số dư: Áp dụng cho doanh nghiệp nhiều chủng loại vật tư, nghiệp vụ phát sinh thường xuyên.
    • Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Áp dụng khi không bố trí nhân viên theo dõi hàng ngày.
  • Kế toán tổng hợp tăng, giảm nguyên vật liệu: Phân tích việc sử dụng tài khoản TK 152 (chi tiết cấp 2, 3), TK 151 (Hàng mua đang đi đường), TK 159 (Dự phòng giảm giá hàng tồn kho) và các tài khoản chi phí (TK 621, TK 623, TK 627, TK 642) theo phương pháp Kê khai thường xuyên và phương pháp Kiểm kê định kỳ.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng Sông Mã số 6

Chương 2 mô tả chi tiết đặc điểm tổ chức hoạt động và thực trạng công tác hạch toán tại doanh nghiệp khảo sát:

Khái quát về Công ty Cổ phần Xây dựng Sông Mã số 6

  • Pháp lý: Tiền thân là Xí nghiệp xây dựng số 06 thuộc Công ty Sông Mã (thành lập theo Quyết định số 253a QĐ-SM ngày 08/04/2005). Công ty được cổ phần hóa theo Quyết định số 1767/QĐ-UBND ngày 19/06/2007 của UBND Tỉnh Thanh Hóa; Giấy chứng nhận ĐKKD số 2603000667 ngày 24/10/2007 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Tỉnh Thanh Hóa cấp.
  • Ngành nghề: Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, xây lắp điện, cấp thoát nước, san lấp mặt bằng, xây dựng hạ tầng kỹ thuật, đóng ép cọc gia cố nền móng.
  • Quy mô nhân sự: Tổng số 100 cán bộ công nhân viên (30 người trình độ đại học và trên đại học, 20 cao đẳng, 10 trung cấp, 40 lao động phổ thông). Mức lương bình quân đạt 3.000.000 đồng/người/tháng.
  • Các dự án tiêu biểu: Khu xen cư Đồng Chẹt kéo dài, Ngân hàng Nông nghiệp & PTNT chi nhánh Quan Hóa, Khu nhà liền kề khu xen cư, Nhà 15 khu chung cư thu nhập thấp Đông Phát, Công trình kỹ thuật khu tái định cư.

Tổ chức bộ máy quản lý và kế toán

  • Bộ máy quản lý: Ban Giám đốc (đứng đầu là Tổng Giám đốc) chỉ đạo 3 phòng chức năng (Phòng Tổ chức – Hành chính, Phòng Kế toán, Phòng Kế hoạch) và các tổ, đội thi công công trình độc lập.
  • Bộ máy kế toán: Tổ chức theo mô hình tập trung gồm 06 nhân sự chuyên môn và 01 thủ quỹ:
    1. Kế toán trưởng: Phụ trách chung, tham mưu tài chính.
    2. Kế toán tổng hợp: Theo dõi nguồn vốn, lập Báo cáo tài chính.
    3. Kế toán tiền lương: Theo dõi quỹ lương, BHXH, phân phối thu nhập.
    4. Kế toán TSCĐ và nguyên vật liệu: Ghi chép tổng hợp và chi tiết NVL, TSCĐ, tính khấu hao, tính giá xuất kho NVL, lập bảng phân bổ NVL.
    5. Kế toán vốn bằng tiền: Theo dõi thu chi tiền mặt, tiền gửi, tạm ứng.
    6. Kế toán thuế và đối chiếu công nợ: Theo dõi nghĩa vụ nộp ngân sách, công nợ phải thu, phải trả.
    7. Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt, xuất nhập tiền theo phiếu thu, chi.

Chính sách và thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị

  • Hình thức sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ (sử dụng Chứng từ ghi sổ S01a-DN, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ S02b-DN, Sổ cái S02c1-DN, Bảng cân đối số phát sinh S06-DN).
  • Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên.
  • Phương pháp tính giá xuất kho: Áp dụng phương pháp Bình quân gia quyền.
  • Phân loại nguyên vật liệu thực tế tại công ty:
Nhóm nguyên vật liệu Chủng loại cụ thể tại đơn vị
Nguyên vật liệu chính Thép fi (6–25), thép 1 ly, thép góc; Gạch xây 2 lỗ, gạch lát, gạch lát nền; Cát mịn, cát vàng, cát xây, cát bê tông; Đá 1x2, đá 2x4; Két thép (TK 20, TK 50, TK 15); Cút thép (TK 20, TK 50).
Nguyên vật liệu phụ Sơn ICI Dulux, sơn lót ICI Dulux; Dây điện 2x6, dây điện 2x1.5; Bảng nhựa (120x250, 90x150, 300x400); Máng điện (18x10, 28x10).
Nhiên liệu Xăng, dầu máy (phục vụ máy móc, phương tiện thi công).
Phụ tùng thay thế Các chi tiết, phụ tùng sửa chữa máy móc thi công và phương tiện vận tải.
Phế liệu thu hồi Gạch ngói vỡ, luồng, cốp pha hỏng, sắt thép vụn thu gom trong quá trình thi công.
  • Quy trình luân chuyển chứng từ: Sử dụng Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT), Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT), Bảng phân bổ nguyên vật liệu (mẫu 07-VT) theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Kế toán vật tư vào sổ chi tiết vật tư, định kỳ đối chiếu với thẻ kho do thủ kho theo dõi.

Chương 3: Một số ý kiến góp phần hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng Sông Mã số 6

Chương 3 tổng kết các đánh giá thực trạng và đề xuất các nhóm giải pháp:

  • Đánh giá ưu điểm:
    • Mô hình kế toán tập trung phù hợp với quy mô công ty, tạo điều kiện cho Kế toán trưởng kiểm soát số liệu tài chính thống nhất.
    • Vận dụng đúng các chuẩn mực kế toán (VAS 02) và hệ thống tài khoản theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
    • Việc theo dõi xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền phản ánh tương đối ổn định chi phí vật tư vào giá thành công trình.
  • Hạn chế và tồn tại:
    • Khâu thu mua vật tư: Chưa lập Giấy đề nghị mua vật tư; không thành lập Ban kiểm nghiệm vật tư và không lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05-VT), tiềm ẩn nguy cơ nhập hàng kém chất lượng hoặc thiếu hụt số lượng.
    • Khâu kiểm kê: Doanh nghiệp không duy trì công tác kiểm kê định kỳ và đột xuất nguyên vật liệu tại kho và các công trường thi công.
    • Khâu hạch toán chi tiết: Chưa áp dụng triệt để hệ thống mã danh điểm vật tư thống nhất cho toàn bộ hệ thống kho bãi và máy vi tính.
  • Phương hướng và giải pháp hoàn thiện:
    • Bắt buộc thực hiện đầy đủ quy trình chứng từ thu mua: Lập Giấy đề nghị mua vật tư từ các đội xây dựng, thành lập Ban kiểm nghiệm và lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư trước khi nhập kho.
    • Thiết lập quy chế kiểm kê định kỳ (cuối quý, cuối năm) và kiểm kê đột xuất; lập Biên bản kiểm kê vật tư (mẫu 08-VT) để phản ánh và xử lý kịp thời các khoản chênh lệch thừa, thiếu qua TK 1381 hoặc TK 3381.
    • Xây dựng bảng danh điểm nguyên vật liệu chuẩn hóa, thống nhất ký hiệu mã vật tư để thuận tiện theo dõi trên phần mềm kế toán.
    • Tăng cường kiểm tra, đối chiếu giữa định mức dự toán chi phí nguyên vật liệu với chi phí thực tế tiêu hao tại từng hạng mục công trình.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể sau:

  1. Làm rõ thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu: Mô tả chi tiết quy trình ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ, phương pháp hạch toán Kê khai thường xuyên, và phương pháp định giá Bình quân gia quyền tại Công ty Cổ phần Xây dựng Sông Mã số 6 trong năm 2012.
  2. Tổng hợp cơ cấu tổ chức và phân loại chi phí vật tư: Cung cấp số liệu chính xác về cơ cấu nhân sự (100 nhân viên, bộ máy kế toán 06 người + 01 thủ quỹ), đồng thời xây dựng bảng hệ thống hóa các nhóm nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng và phế liệu thu hồi của đơn vị.
  3. Chỉ ra các lỗ hổng trong kiểm soát nội bộ: Khóa luận chỉ rõ việc thiếu biên bản kiểm nghiệm vật tư trong khâu thu mua và tình trạng không tổ chức kiểm kê vật tư định kỳ tại kho bãi của doanh nghiệp.
  4. Đề xuất hệ thống giải pháp gắn với thực tiễn: Kiến nghị bổ sung đầy đủ hệ thống biểu mẫu chứng từ (Giấy đề nghị mua vật tư, Biên bản kiểm nghiệm vật tư 05-VT, Biên bản kiểm kê 08-VT), thiết lập danh điểm vật tư và siết chặt kiểm soát định mức hao hụt.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Phạm vi dữ liệu nghiên cứu chỉ giới hạn trong năm tài chính 2012 tại một doanh nghiệp xây dựng quy mô vừa (Công ty Cổ phần Xây dựng Sông Mã số 6).
    • Khóa luận mới chỉ đi sâu vào kế toán nguyên vật liệu tại văn phòng công ty và kho chính, chưa đi sâu phân tích cơ chế phân bổ chi phí vật tư luân chuyển và quản lý vật tư trực tiếp tại các công trường thi công ở xa.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang mối liên hệ giữa kế toán nguyên vật liệu với công tác tính giá thành sản phẩm xây lắp theo từng công trình (tập hợp chi phí qua TK 621, TK 622, TK 623, TK 627 và kết chuyển TK 154).
    • Nghiên cứu ứng dụng phần mềm kế toán chuyên ngành xây dựng để tối ưu hóa quy trình kết nối dữ liệu giữa kế toán đội thi công và kế toán trung tâm.

Giá trị tham khảo

Bản khóa luận có giá trị tham khảo hữu ích cho các đối tượng sau:

  • Sinh viên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Là tài liệu tham khảo thực tế về cách trình bày một khóa luận tốt nghiệp phân tích thực trạng kế toán hàng tồn kho/nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp theo chế độ Quyết định 15/2006/QĐ-BTC và Chuẩn mực VAS 02.
  • Cán bộ kế toán và nhà quản lý doanh nghiệp xây dựng: Có thể tham khảo quy trình hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ, cách thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung và các biểu mẫu kiểm soát nội bộ khâu thu mua, kiểm kê vật tư xây lắp.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Xây dựng Sông Mã số 6 áp dụng hình thức sổ kế toán và phương pháp hạch toán hàng tồn kho nào?

Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ (với các sổ chủ yếu: Chứng từ ghi sổ S01a-DN, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ S02b-DN, Sổ cái S02c1-DN, Bảng cân đối số phát sinh S06-DN) và phương pháp hạch toán hàng tồn kho là Kê khai thường xuyên.

2. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng bao nhiêu trong tổng giá trị công trình xây lắp theo văn bản?

Theo nghiên cứu của tác giả, trong các doanh nghiệp xây lắp nói chung và tại đơn vị nghiên cứu, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng rất cao, dao động từ 65% đến 70% trong tổng giá trị công trình.

3. Cơ cấu bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Xây dựng Sông Mã số 6 gồm bao nhiêu người và đảm nhận những vị trí nào?

Bộ máy kế toán của công ty tổ chức theo mô hình tập trung gồm 06 cán bộ kế toán và 01 thủ quỹ, bao gồm các chức danh:

  • Kế toán trưởng
  • Kế toán tổng hợp
  • Kế toán tiền lương
  • Kế toán TSCĐ và nguyên vật liệu
  • Kế toán vốn bằng tiền
  • Kế toán thuế và đối chiếu công nợ
  • Thủ quỹ

4. Tác giả đã chỉ ra những tồn tại lớn nhất trong khâu thu mua và quản lý nguyên vật liệu tại đơn vị là gì?

Tồn tại lớn nhất được tác giả chỉ ra gồm:

  • Khâu thu mua thiếu các thủ tục quy định: không có giấy đề nghị mua vật tư, không thành lập ban kiểm nghiệm vật tư nên không có biên bản kiểm nghiệm.
  • Công ty không tiến hành công tác kiểm kê định kỳ nguyên vật liệu.

5. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho tại công ty là gì?

Công ty áp dụng phương pháp Bình quân gia quyền để xác định trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho dùng cho thi công và các hoạt động khác.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Dương Thị Hồng Nhung đã phản ánh toàn diện cơ sở lý luận và thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Sông Mã số 6 trong năm 2012. Công trình làm rõ việc áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, hình thức Chứng từ ghi sổ và phương pháp kê khai thường xuyên tại một doanh nghiệp xây lắp đặc thù. Đồng thời, tác giả đã chỉ ra những thiếu sót trong thủ tục thu mua, kiểm nghiệm và kiểm kê vật tư, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình chứng từ và kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao hiệu quả quản lý chi phí của đơn vị.