CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 2. Cơ sở lý luận chung 2. Khái niệm, đặc điểm, vai trò và phân loại của nguyên vật liệu 2. Khái niệm Mỗi doanh nghiệp muốn sản xuất kinh doanh hiệu quả thì phải chú trọng nhiều yếu tố, nhóm yếu tố quan trọng đầu tiên là yếu tố đầu vào, trong đó nguyên vật liệu là yếu tố đáng chú ý nhất vì nguyên vật liệu là yếu tố trực tiếp cấu tạo nên thực thể của sản phẩm.
Thiếu nguyên vật liệu thì quá trình sản suất sẽ bị gián đoạn hoặc không thực hiện được. Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 – Hàng tồn kho: nguyên vật liệu là một bộ phận của hàng tồn kho, sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ, nó bao gồm cả vật liệu tồn kho, vật liệu gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi đường. Theo Ngô Thế Chi ( 2013 ) nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc điểm Một trong những điều kiện cần thiết để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động.
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hóa, khác với tư liệu lao động, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo hình thái vật chất của sản phẩm. Do vậy, toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh của công ty. Nguyên vật liệu mang những đặc điểm cơ bản sau: • Về mặt nội dung: nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ như: gạch, đá, cát, xi măng, sắt, thép.đây là những vật liệu rất đặc trưng của ngành xây dựng, khác hẳn với các nguyên vật liệu khác của ngành sản xuất khác như: sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc.Khi tham gia vào 3 quá trình sản xuất, dưới tác dụng của lao động nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất của sản phẩm. • Về mặt giá trị: giá trị nguyên vật liệu cần thiết trong công ty xây dựng hay trong nhận thầu công trình thường là rất lớn, có thể lên tới hàng chục, hàng trăm triệu hay hàng tỷ đồng.
Khi tham gia vào quá trình sản xuất toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển dịch một lần vào toàn bộ sản phẩm. • Về mặt khối lượng: khối lượng nguyên vật liệu lớn, chẳng hạn như khối lượng của xi măng, sắt, thép, cát.có thể lên tới hàng nghìn tấn trong một công trình. • Chi phí của nguyên vật liệu phục vụ cho việc sản xuất thi công một đơn vị sản phẩm cũng khác nhau trong từng giai đoạn cụ thể, ví dụ như một tòa nhà cao tầng thì chi phí vận chuyển nguyên vật liệu để xây tầng 1 nhỏ hơn nhiều so với chi phí vận chuyển cùng lượng nguyên vật liệu đó để xây dụng tầng thứ 15, 16 ( chi phí này được tính vào chi phí nhân công ). Vai trò Những đặc điểm của nguyên vật liệu trên xuất phát điểm quan trọng cho công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu từ khâu tính giá, hạch toán và hạch toán chi tiết.
Đối với từng doanh nghiệp, tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh mà nguyên vật liệu có vai trò cụ thể. Song nhìn chung, với vị trí là một trong ba yếu tố đầu vào không thể thiếu của quá trình sản xuất. Việc sử dụng các loại nguyên vật liệu khác nhau vào quá trình sản xuất ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và do đó ảnh hưởng đến chi phí, doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp nhìn chung thì nguyên vật liệu có những vai trò nhất định như sau: • Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất trong doanh nghiệp, là một trong các yếu tố tham gia hình thành nên chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí nguyên vật liệu là một bộ phận của giá thành sản phẩm.
Từ đó doanh nghiệp có thể xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ của doanh nghiệp. • Nguyên vật liệu là một loại hàng tồn kho được dự trữ để đáp ứng cho nhu cầu của quá trình sản xuất trong kỳ của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu là thành phần thuộc về vốn lưu động. Giá trị nguyên vật liệu trong kho cuối niên độ không chỉ là giá trị được thể hiện trên báo cáo tài chính mà nó còn là chỉ tiêu để đánh giá khả năng hoạt động của doanh nghiệp thông qua chỉ tiêu “ Vòng quay vốn lưu động “.
Nếu quá trình 4 thu mua, dự trữ và xuất dùng nguyên vật liệu được phối hợp nhịp nhàng, hiệu quả sẽ làm tăng nhanh vòng quay của vốn. Những đặc điểm trên đây là căn cứ cho công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu từ khâu tính giá, hạch toán chi tiết đến hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Từ những đặc điểm trên ta thấy vật liệu có tầm quan trọng không chỉ trong quá trình sản xuất mà còn ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ vật liệu ở tất cả các khâu, từ thu mua đến khâu sử dụng sản xuất ra sản phẩm.
Phân loại nguyên vật liệu Theo Đặng Thị Loan ( 2013 ), nguyên vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp gồm nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại nguyên vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng chung để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là vai trò và công dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp được phân chia ra các loại sau: • Nguyên vật liệu chính: là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công chế biến cấu thành hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm như sắt, thép trong các công trình chế tạo máy, cơ khí; sợi trong nhà máy dệt; vải trong doanh nghiệp may.
• Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với chất liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phầm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc để dùng cho nhu cầu quản lý, nhu cầu kỹ thuật. • Nhiên liệu: là những thứ nguyên vật liệu dùng để tạo ra nhiệt lượng như than đá, than bùn, củi ( nhiên liệu rắn ), xăng, dầu ( nhiên liệu lỏng ). Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại nguyên vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì có yêu cầu kỹ thuật, quản lý hoàn toàn khác với các nguyên vật liệu phụ thông thường. • Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng, được dùng để sửa chữa và thay thế máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải,.Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản 5 bao gồm các nguyên vật liệu và thiết bị ( cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ.) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản.
• Phế liệu: là những vật liệu thu hồi trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản có thể sử dụng lại hoặc bán ra ngoài ( gạch, sắt. • Nguyên vật liệu khác: bao gồm các nguyên vật liệu còn lại ngoài các thứ đã kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại nguyên liệu đặc chủng.Cách phân loại nguyên vật liệu như trên là dựa vào vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh, tuy nhiên cũng có một số trường hợp một loại nguyên vật liệu ở trong một doanh nghiệp có lúc được sử dụng như một nguyên vật liệu chính có lúc lại sử dụng như một nguyên vật liệu phụ, đó là theo từng cách phân loại khác nhau của từng doanh nghiệp. Yêu cầu trong quản lý nguyên vật liệu Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây dựng có đặc điểm là số lượng lớn, nhiều chủng loại và hay bị tác động bởi các yếu tố bên ngoài. Vì vật yêu cầu quản lý nguyên vật liệu là một yêu cầu cấp thiết và cần được thực hiện đồng bộ ở tất các khâu từ thu mua, dự trữ đến bảo quản và sử dụng.
Trong khâu thu mua, nguyên vật liệu phải được lý về số lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, thuế và chi phí thu mua. Mỗi loại nguyên vật liệu chỉ được hao hụt trong mức cho phép. Bên cạnh đó, quá trình thu mua cũng cần được quản lý chặt chẽ về mặt thời gian và tiến độ thực hiện. Trong quá trình bảo quản, để bảo quản tốt nguyên vật liệu, giảm thiểu hư hao, mất mát, các doanh nghiệp cần có hệ thống kho đủ tiêu chuẩn, đảm bảo cả về số lượng, chất lượng và giá trị của nguyên vật liệu.
Doanh nghiệp cần bố trí thủ kho có phẩm chất đạo đức tốt, có trình độ để quản lý nguyên vật liệu và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán vật tư. Trong khâu sử dụng, cần tổ chức tốt việc ghi chép nhằm phản ánh chính xác tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu. Trên cơ sở đó, so sánh với giá thành kế hoạch để đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Từ đó tìm biện pháp sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu.
Trong dự trữ nguyên vật liệu đòi hỏi doanh nghiệp phải tính toán chính xác giá 6 thành kế hoạch trên cơ sở giá thành dự toán, từ đó xác định lượng nguyên vật liệu cần thiết cho mỗi công trình và dự trữ đầy đủ. Tuy nhiên, cần nói rõ hơn về vấn đề dự trữ như sau: trong doanh nghiệp xây dựng và nhận thầu dự án, các công trình nằm rải rác khắp nơi nên doanh nghiệp không thể dự trữ nguyên vật liệu vì chi phí bảo quản và vận chuyển quá lớn. Doanh nghiệp chỉ dự trữ tại kho công trình đảm bảo việc thi công chính công trình đó được diễn ra liên tục và không bị ngừng do thiếu nguyên vật liệu.