Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường và quá trình hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, các doanh nghiệp thương mại tại Việt Nam phải đối mặt với áp lực cạnh tranh gay gắt. Đối với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực phân phối thiết bị công nghiệp, việc kiểm soát dòng tiền, tối ưu hóa chi phí và xác định chính xác lợi nhuận là nhân tố sống còn. Hoạt động kế toán không chỉ đơn thuần là việc ghi chép sổ sách tuân thủ pháp luật thuế mà còn đóng vai trò hạt nhân cung cấp thông tin quản trị chiến lược cho ban giám đốc.

Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Lương An là doanh nghiệp chuyên kinh doanh các dòng sản phẩm máy móc vệ sinh công nghiệp như máy chà sàn, máy hút bụi công nghiệp và các phụ kiện chuyên dụng. Trong năm tài chính 2023, mặc dù công ty duy trì được thị phần ổn định với danh mục hơn 50 mã sản phẩm chủ lực, công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh vẫn còn bộc lộ nhiều điểm nghẽn. Các thông tin kế toán cung cấp chưa thực sự kịp thời, hệ thống báo cáo phục vụ điều hành còn thiếu tính dự báo, làm giảm hiệu quả ra quyết định giá bán và phân bổ nguồn lực.

Đề tài nghiên cứu được thực hiện nhằm hệ thống hóa cơ sở lý luận, khảo sát toàn diện thực trạng kế toán tài chính và kế toán quản trị tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Lương An trong năm 2023. Mục tiêu cụ thể là nhận diện 100% các sai lệch trong quy trình luân chuyển chứng từ, phân bổ chi phí, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp đồng bộ nhằm nâng cao độ chính xác của báo cáo tài chính lên trên 95% và rút ngắn thời gian lập báo cáo quản trị định kỳ từ 15 ngày xuống còn dưới 5 ngày sau khi kết thúc kỳ kế toán.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng các chuẩn mực và quy định kế toán hiện hành của Việt Nam kết hợp với thông lệ quốc tế. Khung lý thuyết chính bao gồm:

Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 14 (VAS 14 - Doanh thu và thu nhập khác) theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC và Chuẩn mực Kế toán Quốc tế IFRS 15 về doanh thu từ hợp đồng với khách hàng. Các chuẩn mực này quy định rõ 5 điều kiện bắt buộc để ghi nhận doanh thu bán hàng, bảo đảm nguyên tắc chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa.

Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01 - Chuẩn mực chung), Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, cùng Luật Kế toán số 88/2015/QH13. Hệ thống này làm rõ 4 nguyên tắc kế toán cốt lõi: nguyên tắc cơ sở dồn tích, nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí, nguyên tắc nhất quán và nguyên tắc trọng yếu.

Bên cạnh đó, nghiên cứu tích hợp các lý thuyết kế toán quản trị hiện đại về phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động (biến phí, định phí, chi phí hỗn hợp), kỹ thuật phân tích mối quan hệ Chi phí - Khối lượng - Lợi nhuận (mô hình CVP), và phương pháp lập dự toán ngân sách linh hoạt phục vụ kiểm soát nội bộ.

Phương pháp nghiên cứu

Để bảo đảm tính khách quan và khoa học, đề tài sử dụng kết hợp nguồn dữ liệu sơ cấp và thứ cấp với quy trình thu thập và xử lý chặt chẽ:

Nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát bảng hỏi và phỏng vấn chuyên sâu 15 cán bộ nhân viên, bao gồm Giám đốc, Kế toán trưởng, 4 chuyên viên kế toán và 9 nhân viên kinh doanh tại công ty. Phương pháp chọn mẫu có chủ đích được áp dụng nhằm tiếp cận trực tiếp những nhân sự trực tiếp vận hành quy trình bán hàng, nhập kho và lập chứng từ. Đồng thời, phương pháp quan sát trực tiếp được thực hiện trong suốt 12 tháng của năm 2023 để theo dõi luồng luân chuyển chứng từ từ khâu xuất kho đến khi nhập liệu phần mềm.

Nguồn dữ liệu thứ cấp bao gồm toàn bộ Báo cáo tài chính năm 2022 và năm 2023, hệ thống sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản then chốt như TK 511 (Doanh thu bán hàng), TK 632 (Giá vốn hàng bán), TK 642 (Chi phí quản lý kinh doanh), TK 131 (Phải thu khách hàng) và hệ thống dự toán chi phí quý 4 năm 2023.

Phương pháp phân tích dữ liệu chủ yếu là so sánh đối chiếu số liệu theo chiều ngang và chiều dọc qua các kỳ kế toán, phương pháp phân tích tỷ số tài chính và phương pháp tổng hợp hệ thống hóa. Lý do lựa chọn các phương pháp này nhằm làm rõ mối tương quan giữa biến động doanh thu thuần với giá vốn và chi phí thời kỳ, từ đó chỉ ra những nguyên nhân cốt lõi dẫn đến sai lệch thông tin kế toán.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình khảo sát thực tế tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Lương An trong năm tài chính 2023 đã ghi nhận 4 phát hiện quan trọng:

Thứ nhất, về kế toán tài chính, công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Tuy nhiên, việc phân bổ chi phí thu mua (chi phí vận chuyển, bốc xếp chiếm khoảng 6,5% giá trị lô hàng) chưa được thực hiện riêng biệt mà hạch toán gộp ngay vào chi phí quản lý kinh doanh (TK 642). Điều này làm sai lệch giá vốn hàng bán thực tế trên TK 632 của từng dòng sản phẩm máy hút bụi và máy chà sàn.

Thứ hai, công tác theo dõi công nợ khách hàng trên TK 131 còn lỏng lẻo. Tỷ lệ nợ quá hạn trên 90 ngày chiếm tới 18,2% tổng dư nợ phải thu vào thời điểm 31/12/2023. Đơn vị chưa trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi định kỳ theo quý mà chỉ xử lý vào cuối năm tài chính, dẫn đến việc báo cáo kết quả kinh doanh giữa các quý phản ánh lợi nhuận chưa thực sự thận trọng.

Thứ ba, về kế toán quản trị, công ty chưa phân định rõ ràng giữa biến phí và định phí trong tổng chi phí quản lý kinh doanh phát sinh năm 2023. Khoảng 75% chi phí bán hàng và chi phí quản lý chung đang được ghi nhận đồng nhất, khiến nhà quản lý không xác định được điểm hòa vốn cho từng nhóm mặt hàng thiết bị chuyên dụng.

Thứ tư, hệ thống dự toán ngân sách năm 2023 mới dừng ở mức dự toán tĩnh tổng thể cả năm, chưa có dự toán linh hoạt theo từng quý và từng bộ phận kinh doanh. Báo cáo phân tích doanh thu và chi phí quý 4 năm 2023 có độ trễ lên đến 20 ngày so với yêu cầu điều hành của Ban Giám đốc.

Thảo luận kết quả

Thực trạng trên bắt nguồn từ 3 nguyên nhân chính: trình độ ứng dụng công nghệ thông tin tại phòng kế toán chưa khai thác hết các phân hệ kế toán quản trị trên phần mềm hiện có; quy chế tài chính nội bộ chưa quy định rõ trách nhiệm kiểm soát công nợ của nhân viên kinh doanh; và nhận thức về vai trò của kế toán quản trị trong ban lãnh đạo còn hạn chế.

Khi so sánh với các công trình nghiên cứu trước đây tại các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ tại Hà Nội, những hạn chế tại Công ty Lương An mang tính điển hình cao. Điểm tương đồng là các đơn vị thường chỉ tập trung hoàn thành nghĩa vụ báo cáo thuế đối ngoại mà xem nhẹ việc tổ chức thông tin nội bộ.

Dữ liệu kế toán doanh thu và chi phí cần được trực quan hóa thông qua bảng phân bổ chi phí kinh doanh theo từng mặt hàng và biểu đồ so sánh cơ cấu chi phí thực tế với dự toán theo từng tháng. Việc lập bảng phân tích tỷ trọng giá vốn trên doanh thu (thường dao động ở mức 68% đến 72% tại công ty) trên các biểu đồ cột chồng sẽ giúp ban giám đốc nhìn thấy ngay các nhóm hàng có biên lợi nhuận gộp suy giảm để kịp thời điều chỉnh chính sách chiết khấu và giá bán.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả nghiên cứu thực trạng năm 2023, tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp trọng tâm nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị:

Một là, tái cấu trúc quy trình kế toán tài chính và hoàn thiện phương pháp hạch toán chi phí thu mua. Phòng Kế toán cần mở sổ chi tiết theo dõi chi phí thu mua cho từng lô hàng và thực hiện phân bổ tiêu thức giá trị hàng nhập kho vào giá vốn hàng bán (TK 632) cuối mỗi kỳ. Mục tiêu là đưa độ chính xác của giá vốn hàng xuất bán đạt 100%, áp dụng ngay từ quý 1 năm 2024.

Hai là, thiết lập quy chế trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi định kỳ hàng quý theo đúng Thông tư 48/2019/TT-BTC. Bộ phận Kế toán công nợ phối hợp cùng Phòng Kinh doanh phân loại khách hàng theo 4 nhóm rủi ro, rút ngắn chu kỳ thu tiền bình quân từ 45 ngày xuống dưới 30 ngày trong vòng 6 tháng triển khai.

Ba là, xây dựng mô hình kế toán quản trị chi phí dựa trên phân loại biến phí và định phí. Kế toán trưởng chủ trì thiết lập định mức chi phí bán hàng cho từng dòng sản phẩm máy móc công nghiệp, ứng dụng mô hình CVP để xác định sản lượng hòa vốn và vùng an toàn tài chính cho từng quý kinh doanh.

Bốn là, chuẩn hóa hệ thống báo cáo quản trị nội bộ và hoàn thiện công tác lập dự toán linh hoạt. Ban Giám đốc chỉ đạo nâng cấp phân hệ báo cáo trên phần mềm kế toán, tự động hóa việc kết xuất báo cáo doanh thu - chi phí định kỳ 10 ngày một lần, giảm thời gian tổng hợp số liệu xuống dưới 48 giờ sau khi chốt kỳ.

Năm là, tăng cường đào tạo chuyên môn và nâng cao nhận thức quản trị cho đội ngũ kế toán gồm 5 nhân sự của công ty, đồng thời ban hành quy chế phối hợp cung cấp số liệu giữa bộ phận kho, bộ phận bán hàng và bộ phận kế toán nhằm triệt tiêu 100% tình trạng chậm trễ chứng từ.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn mang giá trị ứng dụng thực tiễn cao và là tài liệu tham khảo hữu ích cho 4 nhóm đối tượng sau:

Nhóm 1: Ban Giám đốc và các nhà quản lý doanh nghiệp thương mại dịch vụ quy mô vừa và nhỏ. Nghiên cứu cung cấp góc nhìn toàn diện về cách thức tổ chức dữ liệu kế toán phục vụ ra quyết định chiến lược, kiểm soát chi phí bán hàng và tối ưu hóa lợi nhuận.

Nhóm 2: Kế toán trưởng và nhân viên kế toán tại các doanh nghiệp phân phối thiết bị máy móc. Tài liệu cung cấp biểu mẫu chứng từ, sơ đồ hạch toán chi tiết từ TK 511, TK 632 đến TK 642, cùng phương pháp lập dự toán ngân sách linh hoạt có thể áp dụng ngay vào công việc thực tế.

Nhóm 3: Học viên cao học, sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp (mã ngành 8340301). Luận văn là hình mẫu chuẩn mực về phương pháp kết hợp hài hòa giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị trong một đề tài nghiên cứu tốt nghiệp thạc sĩ.

Nhóm 4: Các chuyên gia tư vấn tái cấu trúc doanh nghiệp và kiểm toán viên độc lập. Công trình cung cấp các chỉ dẫn nhận diện rủi ro kiểm soát nội bộ và các sai lệch kế toán thường gặp trong khâu quản lý công nợ và ghi nhận doanh thu thương mại.

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1: Vì sao doanh nghiệp thương mại cần kết hợp cả kế toán tài chính và kế toán quản trị trong quản lý doanh thu, chi phí? Trả lời: Kế toán tài chính tuân thủ chuẩn mực VAS 14 và Thông tư 133 nhằm cung cấp số liệu pháp lý cho cơ quan thuế và ngân hàng. Trong khi đó, kế toán quản trị phân tích biến phí, định phí và lập dự toán quý 4 giúp ban giám đốc kiểm soát chi phí nội bộ và tối ưu hóa lợi nhuận kinh doanh kịp thời.

Câu hỏi 2: Doanh nghiệp kinh doanh thiết bị vệ sinh công nghiệp gặp khó khăn lớn nhất gì khi ghi nhận giá vốn? Trả lời: Khó khăn lớn nhất là việc tập hợp và phân bổ chi phí thu mua, vận chuyển cồng kềnh (chiếm khoảng 6,5% giá trị hàng). Nếu hạch toán thẳng vào chi phí quản lý sẽ làm sai lệch giá vốn từng mặt hàng máy chà sàn, làm mất tính chính xác của lãi gộp.

Câu hỏi 3: Làm thế nào để kiểm soát rủi ro công nợ khách hàng quá hạn tại công ty thương mại? Trả lời: Đơn vị cần mở sổ chi tiết theo dõi TK 131 theo từng hợp đồng, định kỳ đối chiếu công nợ hàng tháng và trích lập dự phòng nợ khó đòi mỗi quý một lần. Biện pháp này giúp giảm tỷ lệ nợ quá hạn từ 18,2% xuống mức an toàn dưới 5%.

Câu hỏi 4: Ứng dụng công nghệ thông tin giúp cải thiện công tác kế toán doanh thu, chi phí như thế nào? Trả lời: Theo Luật Kế toán 88/2015/QH13, việc sử dụng hóa đơn điện tử kết hợp phần mềm kế toán tự động hóa 80% quy trình nhập liệu, giảm 90% sai sót chứng từ và rút ngắn thời gian lập báo cáo tài chính từ 15 ngày xuống còn 3 ngày.

Câu hỏi 5: Tiêu chí phân loại biến phí và định phí đem lại lợi ích gì cho việc định giá sản phẩm? Trả lời: Phân loại chi phí giúp xác định chính xác chi phí cận biên trên từng đơn vị máy móc bán ra. Doanh nghiệp có thể tính toán chính xác điểm hòa vốn và đưa ra mức chiết khấu thương mại linh hoạt từ 3% đến 5% mà vẫn bảo đảm biên lợi nhuận ròng mục tiêu.

Kết luận

Công trình nghiên cứu đã hoàn thành xuất sắc các mục tiêu học thuật và thực tiễn đề ra thông qua 5 điểm cốt lõi sau:

  • Hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh theo các chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành và định hướng kế toán quản trị hiện đại.
  • Đánh giá trung thực, khách quan bức tranh thực trạng tài chính năm 2023 tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Lương An, chỉ ra 4 điểm nghẽn lớn trong phân bổ chi phí và theo dõi công nợ.
  • Đề xuất 5 nhóm giải pháp có tính khả thi cao, gắn liền với việc ứng dụng công nghệ thông tin và hoàn thiện hệ thống dự toán nội bộ.
  • Thiết lập lộ trình thực hiện chi tiết trong 12 tháng của năm 2024, phân định rõ trách nhiệm của Ban Giám đốc và Phòng Kế toán nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
  • Đóng góp nguồn tư liệu tham khảo giá trị cho các doanh nghiệp thương mại có quy mô tương đồng trong quá trình hoàn thiện bộ máy kế toán quản trị.

Các doanh nghiệp phân phối thương mại cần chủ động rà soát quy trình kế toán nội bộ ngay từ hôm nay để nâng cao năng lực cạnh tranh và bảo đảm an toàn tài chính bền vững.