CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM SẢN PHẨM , TỔ CHỨC SẢN XUẤT VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH VICOM 1. Đặc điểm sản phẩm xây lắp của công ty TNHH VICOM: Công ty TNHH VICOM là một công ty chuyên kinh doanh các sản phẩm thiết bị bảo vệ và camera quan sát,thiết bị báo cháy,hệ thống kiểm soát ra vào,chống trộm siêu thị…Trong những năm gần đây Công ty là đại lý độc quyền phân phối tại Việt Nam của các hãng sau: - Tập đoàn KP ELECTRONIC SYSTEM - ISRAEL: Hệ thống cảnh báo trung tâm bằng sóng vô tuyến - Hãng ROKONET - ISRAEL: Các thiết bị cảnh báo trung tâm, thiết bị báo động, chống đột nhập bằng mắt thần hồng ngoại (PIR), sóng ngắn,. - Hãng VISTA - ANh, YOKO - Đài Loan, ULTRAK - Mỹ: Hệ thống camera quan sát và CCTV - Hãng LUCATRON - Thụy Sỹ - Singapor, Sciendy - Trung Quốc: Hệ thống báo trộm siêu thị và thư viện - SHUER - Mỹ, TOA - Nhật, PHILIP - Hà Lan: Các thiết bị âm thanh hội thảo và trang âm - Hãng HONEYWELL (tên cũ ADEMCO) - Mỹ, HOCHIKI - Mỹ: Hệ thống báo cháy tự động - Hãng SONIC SAFETY - Đài Loan: Hệ thống báo động không dây. Với việc là nhà phân phối của các hãng danh tiếng trên nên các sản phẩm Công ty cung cấp chiếm được lòng tin của các khách hàng cũng như của các Công ty cùng ngành nghề do đó công ty đã xây dựng được hệ thống đại lý rộng khắp trên toàn quốc như: Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Hải Phòng, Thái Nguyên, Quảng Ninh, Thành phố Huế,.
Theo bộ phận nghiên cứu và phát triển thị trường thuộc phòng kinh doanh của Công ty thì hiện tại Công ty đang chiếm khoảng 30% thị phần trên toàn quốc đối với mặt 3 Nguyễn Hoàng Hải - KT11B Khoa Kế Toán hàng chống mất cắp siêu thị của hãng Sciendy, chiếm 90% thị phần trên toàn quốc đối với mặt hàng báo trộm không dây HG-1500 của hãng SONIC SAFETY - Đài Loan, còn đối với các mặt hàng khác thì khả năng cạnh tranh về giá cả và chất lượng hàng hóa, chất lượng dịch vụ được đánh giá khá cao so với các đối thủ cạnh tranh trực tiếp. -Hệ thống bảo vệ, chống đột nhập không dây (LYNX - ADEMCO, SONIC SAFETY - Đài Loan): Hoạt động gần giống như hệ thống bảo vệ có dây nhưng giữa các đầu cảm biến được nối với trung tâm bằng sóng vô tuyến. Hệ thống tiết kiệm được chi phí lắp đặt và đảm bảo được tính thẩm mỹ cho các tòa nhà đẹp, hiện đại đã hoàn thiện. Hệ thống còn được điểu khiển bằng các bộ điều khiển từ xa, bằng máy di động rất linh hoạt và tiện lợi.
Bộ tự động quay số sẽ giúp cho việc thông báo bằng giọng nói (nội dung do chủ nhà tự ghi âm) tới nhiều số máy điện thoại khác nhau trong trường hợp chủ nhà đi vắng,. -Hệ thống nghe nhìn và điều hành giảng dạy AVSYS - 2000 (Do đội ngũ kỹ sư của công ty thiết kế): đây là sản phẩm tích hộp chuyên dùng cho các trường học, hệ thống được hoạt động theo nguyên tắc: tín hiệu từ tất cả các camera và micro thu âm đều được đưa về phòng trung tâm để theo dõi trên 1 màn hình, từ phòng trung tâm người điều hành hay quản lý có thể theo dõi được toàn bộ các hoạt động đang diễn ra tại các phòng học, nghe được âm thanh và nhìn được hình ảnh một cách trung thực, ra mệnh lệnh, thông báo, nhắc nhở đến từng phòng học, cung cấp bài giảng, tư liệu (âm thanh, hình ảnh) đến cho các học viên tại từng phòng, đồng thời có thể thực hiện tham quan, dự giờ, giám sát thi cử ngay tại phòng trung tâm. Hệ thống này được sử dụng thiết bị chính của hãng YOKO - Đài Loan, phù hợp với yêu cầu về kỹ thuật và mỹ thuật. - Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động (HOCHIKI, ADEMCO - Mỹ): Hệ thống có đầy đủ bao gồm từ các đầu báo khói, đầu báo nhiệt, tủ trung tâm đến các loại nút ấn khẩn cấp, chuông báo cháy, bình bọt, bình CO2.
4 Nguyễn Hoàng Hải - KT11B Khoa Kế Toán Công ty TNHH VICOM là doanh nghiệp vừa và nhỏ cho nên việc tuyển dụng và sử dụng lao động đều thực hiện với phương châm: một người có thể đảm nhiệm được nhiều công việc và bộ máy làm việc của công ty phải được gọn nhẹ, tinh giản đối đa. Vì vậy, hiện nay số lao động làm việc trực tiếp tại văn phòng của công ty là 49 người với chất lượng lao động tương đối đồng đều, người lao động nhiệt tình và yêu thích công việc, họ luôn xác định sẽ gắn bó để xây dựng công ty ngày càng phát triển, họ thường xuyên tham gia các khóa học ngắn hạn, dài hạn để nâng cao trình độ và đáp ứng tốt công việc được giao. Cơ cấu lao động theo trình độ: - Trình độ đại học và trên đại học: 15 (30,61%) - Trình độ trung cấp, cao đẳng: 13 (26,53%) - Trình độ lao động phổ thông: 18 (42,86%) 1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty TNHH VICOM: Công ty TNHH VICOM là công ty chuyên nhập khẩu các sản phẩm về thiết bị an toàn, an ninh, báo cháy,. từ các nước trên thế giới, sau khi nhập khẩu công ty tiến hành phân phối sản phẩm thông qua các kênh như: phân phối trực tiếp và phân phối thông qua hình thức đại lý ủy quyền.Với hình thức phân phối trực tiếp thì khi khách hàng có nhu cầu công ty sẽ tiến hành khảo sát, tư vấn và lắp đặt toàn bộ cho khách, với hình thức phân phối thông qua đại lý thì công ty chỉ tiến hành bán thương mại cho các đại lý.
Chính vì đặc điểm đó nên bộ phận sản xuất của công ty chính là phòng kỹ thuật và cụ thể hơn là bộ phận thiết kế và bộ phận thi công, bộ phận thi công được phân thành 4 đội thi công, mỗi đội đều có 1 đội trưởng và 1 đội phó thi công. 5 Nguyễn Hoàng Hải - KT11B Khoa Kế Toán Sơ đồ 1.1: Sơ đồ về tổ chức hệ thống sản xuất kinh doanh GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC Nguyễn Hoài Đức Nguyễn Hoài Đức PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC NGUYỄN HOÀNG LINH NGUYỄN HOÀNG LINH PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG CHĂM CHĂM PHÒNG PHÒNG KINH KINH KỸ KỸ SÓC SÓC DỰ DỰ ÁN ÁN DOANH DOANH THUẬT THUẬT KHÁCH KHÁCH HÀNG HÀNG KỸ KỸ THUẬT THUẬT KỸ KỸ THUẬT THUẬT THIẾT THIẾT KẾ KẾ THI THI CÔNG CÔNG Đội Đội thi thi Đội Đội thi thi Đội Đội thi thi Đội Đội thi thi công công số số 11 công công số số 22 công công số số 33 công công sô 33 sô 6 Nguyễn Hoàng Hải - KT11B Khoa Kế Toán Trong sơ đồ trên các ban và đội có nhiệm vụ cụ thể như sau: - Ban kỹ thuật thiết kế: khảo sát, tư vấn, thiết kế các công trình, các công việc mà phòng kinh doanh chuyển sang - Ban kỹ thuật thi công: sau khi ban kỹ thuật thiết kế lên được phương án cụ thể thi công sẽ tiến hành lập tiến độ thi công, chuẩn bị các hàng hóa, vật tư, nhân công, các phương án về an toàn lao động. Trong ban này được chia thành 4 đội thi công, mỗi đội được giao 1 nhiệm vụ cụ thể như sau: + Đội số 1: chuyên thi công các công trình, dự án về báo trộm không dây, báotrộm có dây, báo trộm siêu thị, thư viện. + Đội số 2: chuyên thi công các công trình, dự án về camera quan sát.
+ Đội số 3: chuyên thi công các công trình, dự án về báo cháy tự động, hệ thống chữa cháy bằng nước vách tường, hệ thống chữa cháy bắng đầu Spinkener. + Đội số 4: chuyên thi công các công trình, dự án về hệ thống trang âm, điều hành giảng dạy, hệ thống kiểm soát vào ra, chấm công. Tuy nhiên các đội thi công vẫn có sự kết hợp mềm dẻo, trong một vài trường hợp thì nhân viên của đội này có thể luân chuyển sang đội khác tùy thuộc vào các yêu cầu cụ thể của từng công trình, dự án và yêu cầu về tiến độ của chủ đầu tư. Nhân công mỗi đội là 7 người và hưởng lương cơ bản cũng như các chế độ do công ty đưa ra, còn theo yêu cầu câu việc thì nhân lực của từng đội sẽ được tăng cường bằng cách tuyển dụng lao động làm công nhật và việc tuyển dụng này được tiến hành tại nơi thi công công trình (nếu ở ngoài Hà Nội).
Các đội thi công đều phải tổ chức tốt các công tác ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ theo đúng quy định, các chứng từ này phải phản ánh khách quan, đầy đủ, chính xác, kịp thời các hoạt động kinh tế phát sinh, các chứng từ phải đảm bảo đúng chế độ, chính sách, kỷ luật tài chính, cuối quý phải kiểm kê khối lượng thi công dở dang. Các đội thi công phải lập các kế hoạch hàng tháng về vật tư, nhân công và tiến độ thi công cụ thể. 7 Nguyễn Hoàng Hải - KT11B Khoa Kế Toán Các đơn vị thi công hạch toán phụ thuộc vào công ty, mọi công việc đều được bàn giao từ bộ phận kinh doanh, dự án (tiếp nhận và xử lý các thông tin ban đầu của khách hàng) sang bộ phận kỹ thuật thiết kế và chuyển sang bộ phận thi công. Trong quá trình làm việc, nếu tiến độ làm việc được rút ngắn, hoặc hoàn thành tốt các công việc được giao thì công ty sẽ có các mức thưởng cụ thể cho từng đội thi công.3 QUẢN LÝ CHI PHÍ SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY TNHH VICOM: Tổ chức quản lý chi phí sản xuất là một khâu quan trọng để hạ giá thành sản phẩm do đó các công ty phải quản lý chặt chẽ các chi phí xản xuất.Tại công ty TNHH VICOM hội đồng thành viên không tham gia trực tiếp vào quá trình quản lý chi phí sản xuất mà chỉ đạo giám đốc thực hiện lập các kế hoạch quản lý chi phí để theo dõi các hoạt động sản xuất kinh doanh,kết quả sản phẩm kinh doanh và lợi nhuận của công ty.Rồi từ đó hội đồng thành viên sẽ đưa ra các quyết định điều chỉnh hoạt động của công ty để phù hợp hơn trong việc quản lý chi phí sản xuất.
Giám đốc công ty là người đứng đầu, trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động của công ty đồng thời giám đốc phải chịu trách nhiệm trước nhà nước, trước hội đồng thành viên về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, Hiện nay, giám đốc công ty là Ông Nguyễn Hoài Đức Bên cạnh giám đốc là 01 phó giám đốc, được giám đốc công ty ủy quyền phụ trách các lĩnh vực: kinh doanh, kỹ thuật.