CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG ANH KHOÁT 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng tại Công ty TNHH thương mại và xây dựng Anh Khoát 1. Đặc điểm hàng hóa của Công ty TNHH thương mại và xây dựng Anh Khoát + Hàng hoá: Với mục tiêu đẩy nhanh khối lượng hàng hóa bán ra, biết rõ về sản phẩm của mình công ty luôn chú trọng quan hệ với khách hàng, công ty luôn đề ra các chiến lược kinh doanh để cho khách hàng được đảm bảo về chất lượng hàng hóa, lựa chọn hình thức thanh toán thích hợp. Công ty kinh doanh mặt hàng vật liệu xây dựng: Biểu 1.
1: Danh mục hàng hóa MÃ STT TÊN VẬT TƯ ĐVT ĐƠN GIÁ HIỆU I Xi măng các loại: 1 Xi măng Thăng Long PCB 40 Bao 78.500 2 Xi măng xây tô Vicem Hà Tiên 1 Bao 67.500 3 Trắng Mã Lai 40kg/bao Bao 140.000 4 Trắng Thái 40kg Bao 160.000 II Tấm lợp xi măng 1 Tấm lợp Fibro-xi măng sóng nhỏ tấm 19.000 2 Tấm lợp Fibro-xi măng sóng lớn tấm 20.000 III Tấm lợp tôn Tôn thường AC11 sóng - 1070 mm - 0,40 1 M2 154.000 mm Tôn thường AC11 sóng - 1070 mm - 0,42 2 M2 160.000 mm 3 Tôn thường AC11 sóng - 1070 mm - 0,45 M2 169.000 SV: Vũ Thị Hải Yến 2 Lớp: KT43 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành mm Tôn thường AC11 sóng - 1070 mm - 0,47 4 M2 172.000 mm Tôn thường AS 880 sóng - 1070 mm - 5 M2 209.000 0,47 mm lớp mạ Az 150 Tôn thường Alock màu sóng - 1070 mm - 6 M2 246.000 0,47 mm lớp mạ Az 150 Tôn thường Alock màu sóng - 1070 mm - 7 M2 214.000 0,47 mm lớp mạ Zn 12 Tôn thường Alock màu sóng - 1070 mm - 8 M2 210.000 0,45 mm lớp mạ Zn 12 9 Tôn ASEAM - 0,47 mm lớp mạ Az 150 M2 223.000 Tôn APU 06 sóng K = 1065 mm - 0,40 10 M2 241.000 mm IV Đá các loại: 1 Đá 1 x 2 Biên Hoà - Đồng Nai m3 390.000 2 Đá 1 x 2 Vĩnh Cửu - Đồng Nai m3 320.000 3 Đá 1 x 2 BàRịa - Vũng Tàu m3 375.000 4 Đá 1 x 2 Tân Uyên - Bình Dương m3 312.000 5 Đá 0 x 4 Biên Hoà- Đồng Nai m3 356.000 V Gạch xây các loại: 1 Ống loại I (gạch ngọn) Viên 930 2 Ống loại I (lòng tàu xém) Viên 800 3 Thẻ loại I Viên 750 4 Gạch kiếng 20 x 20 Indo Viên 47.000 VI Thép tấm, dẹt các loại: 1 Thép tấm 1 x 2m dày 0,5ly Kg 23.560 2 Thép tấm 1 x2 m dày 0,7ly Kg 22.750 3 Thép tấm 1 x 2m dày 0,8ly Kg 23.080 4 Thép tấm 1 x 2m dày 1ly Kg 22.900 5 Thép tấm 1 x 2m dày 1,2ly Kg 22.800 6 Thép tấm 1 x 2m dày 1,5ly Kg 21.220 7 Thép tấm 1 x 2m dày 2ly Kg 20.060 SV: Vũ Thị Hải Yến 3 Lớp: KT43 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành 8 Thép tấm 1 x 2m dày 3ly Kg 19.960 9 Thép tấm dày 4mm Kg 17.000 10 Thép tấm dày 5mm-9mm Kg 17.000 11 Thép tấm dày 10mm trở lên Kg 17.000 VII Thép hộp vuông các loại, cây dài 6m: 1 Thép hộp 12 x 12 dày 0,8ly Cây 38.000 2 Thép hộp 14 x 14 dày 0,9ly Cây 49.000 3 Thép hộp 16 x 16 dày 1,2ly Cây 75.000 4 Thép hộp 20 x 20 dày 1,2ly Cây 95.000 5 Thép hộp 30 x 30 dày 1,5ly Cây 174.000 6 Thép hộp 40 x 40 dày 1,5ly Cây 240.000 7 Thép hộp 50 x 50 dày 1,5ly Cây 304.000 VIII Thép hộp chữ nhật các loại, cây 6m 1 Thép hộp 25 x 50 dày 1,2ly Cây 185.000 2 Thép hộp 30 x 60 dày 1,2ly Cây 225.000 3 Thép hộp 40 x 80 dày 1,2ly Cây 300.000 IX Cát các loại 1 Cát đen m3 21.550 Công ty chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng hóa nếu như hàng hóa đó kém phẩm chất, sai về qui cách…Do vậy, công ty luôn chú trọng các mặt sau: - Về chất lượng: Hàng hóa trước khi bán được kiểm tra kĩ lưỡng về chất lượng, chủng loại, quy cách… - Về giá bán: Được xác định trên giá mua thực tế cộng chi phí thu mua, bảo quản, cộng với một mức lợi nhuận mong muốn. Thị trường của Công ty TNHH thương mại và xây dựng Anh Khoát Qua quá trình hình thành và phát triển, hiện nay Công ty đã thiết lập được mạng lưới bán hàng các quận huyện ngoại ô Hà Nội SV: Vũ Thị Hải Yến 4 Lớp: KT43 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành - Khách hàng trọng yếu của công ty là: Bán buôn cho hệ thống các công ty xây dựng vừa nhỏ, chủ yếu là cấp vật tư cho các chủ thầu xây dựng thi. Phương thức bán hàng tại Công ty TNHH thương mại và xây dựng Anh Khoát Tại Công ty TNHH thương mại và xây dựng Anh Khoát giao dịch bán hàng chỉ ghi nhận (hoàn thành) khi bên bán chuyển giao hàng cho bên mua và bên mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho khối lượng hàng hóa đó, tức là bên bán thu được tiền hoặc có quyền thu. Vì vậy, Công ty chia quá trình bán hàng thành hai phương thức như sau: - Xét trên góc độ thu tiền hoặc có quyền thu tiền thì quá trình bán hàng công ty chia thành hai phương thức sau: + Bán hàng thu tiền ngay: Bán hàng trực tiếp, bên bán giao hàng và bên mua thanh toán tiền hành ngay tại thời điểm đó.
Giao dịch bán hàng kết thúc và đã đủ điều kiện ghi nhận doanh thu cùng với thời điểm thu tiền. Hình thức thanh toán này áp dụng đối với những khách hàng mới, khách hàng không thường xuyên. + Bán hàng chưa thu tiền: Bên mua chưa thanh toán ngay tiền khi nhận được hàng của bên bán nhưng chấp nhận thanh toán. Với thời hạn nhất định, bên mua phải thanh toán cho bên bán có thể chịu lãi (gọi là bán hàng trả chậm) hoặc có thể không chịu lãi (bán chịu).
Trong trường hợp này doanh thu được ghi nhận trước, không căn cứ vào thời điểm thu tiền. - Xét trên góc độ chuyển giao hàng hóa cho khách hàng thì quá trình bán hàng tại công ty chủ yếu được thực hiện theo phương thức: Bán hàng trực tiếp. Tức là người mua nhận hàng tại kho của doanh nghiệp và thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán cho số hàng đó. Quyền sở hữu về hàng hóa được chuyển giao và bên bán thu được tiền hoặc sẽ thu được tiền.
Khi đó bên bán có thể ghi nhận doanh thu khi người mua ký nhận hàng. * Phương thức thanh toán tiền hàng Tiền mặt hoặc chuyển khoản SV: Vũ Thị Hải Yến 5 Lớp: KT43 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành Sơ đồ 1. 1: Quy trình bán hàng Công Trách nhiệm Lưu đồ Biểu mẫu áp dụng, đoạn thực hiện (sử dụng các ký hiệu theo quy ước) tài liệu liên quan Kế toán Quy định tiếp nhận 1 Tiếp nhận đơn hàng đơn hàng 2 Phiếu đặt hàng Chuyển đơn hàng Xử lý đơn hàng Giao nhận Theo quy trình công 3 Xử lý đơn hàng ty Xuất kho Phiếu xuất kho, Sổ Thủ kho, Giao hàng kho, Sổ nhật ký giao 5 Giao nhận hàng Thủ kho, Nộp tiền 6 Giao nhận Thủ quỹ, 7 NVKD, Thu tiền Phiếu thu giao nhận 8 9 Kế toán Cập nhật Sổ theo dõi công nợ Kế toán, tình hình giao hàng khách hàng, thủ kho, thủ Phiếu thu, Hoá đơn 10 quỹ và các bán hàng, sổ chi tiết, bên liên thẻ kho… quan LƯU HỒ SƠ SV: Vũ Thị Hải Yến 6 Lớp: KT43 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành 1. Công tác tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH thương mại và xây dựng Anh Khoát Bộ máy quản lý tại công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, các phòng ban chức năng và các bộ phận kinh doanh đều chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc.
2 : Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của Công ty TNHH thương mại và xây dựng Anh Khoát Giám đốc Phó giám đốc Phòng hành Phòng kinh Phòng kế toán Phòng kỹ chính doanh tài chính thuật Bộ phận đi thị trường * Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận: - Giám đốc: Là người đứng đầu trong công ty chịu trách nhiệm ký các hợp đồng kinh tế với khách hàng. Quyết định phương hướng, kế hoạch và các chủ trương lớn của Công ty. Quyết định việc chuyển nhượng, mua bán, sát nhập, giải thể đơn vị sản xuất - kinh doanh thuộc nguồn vốn đấu tư của Công ty. - Phó Giám đốc: Các bộ phận đều chịu sự điều hành trực tiếp của giám đốc.
Phó giám đốc là người giúp giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động theo sự phân công của giám đốc, thay mặt giám đốc giải quyết công việc được phân công, những công việc vượt quá thẩm quyền thì phải xin ý kiến của giám đốc. - Phòng hành chính: Là cơ quan chuyên môn có chức năng tham mưu, giúp cho giám đốc trong công ty tổ chức văn thư, bảo hiểm lao động và các công tác hành SV: Vũ Thị Hải Yến 7 Lớp: KT43 Trường ĐH Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành chính khác, theo đúng pháp luật, quy định của nhà nước. Có nhiệm vụ tuyển và kiểm tra nhân sự trong công ty. - Phòng kinh doanh: Giữ nhiệm vụ tìm hiểu thị trường, tìm kiếm đối tác kinh doanh, xây dựng và triển khai thực hiện các phương án tìm kiếm đầu vào, đầu ra cho các mặt hàng kinh doanh của công ty, thực hiện các việc cung ứng hàng hóa cho khách hàng.
Tổ chức hoạt động quảng bá, xây dựng hình ảnh công ty kết hợp với phòng kế toán theo dõi đôn đốc thu nợ khách hàng cùng kế toán thanh toán. + Bộ phận đi thị trường: Nằm trong phòng kinh doanh, có 30 nhân viên làm hợp đồng khoán gọn. Có nhiệm vụ đi thị trường tiếp thị và giao hàng cho khách hàng hàng. - Phòng kế toán tài chính: Có nhiệm vụ áp dụng và xây dựng các chế độ hạch toán tài chính phù hợp với các chính sách chế độ của nhà nước, kiểm tra việc thực hiện chế độ kế toán của công ty đã đúng và hợp pháp chưa.
Cập nhật các số liệu phát sinh hàng ngày của các chứng từ, lập báo cáo liên quan đến tài chính đúng định kỳ, đúng chế độ kế toán quy định. - Phòng kỹ thuật: Chuyên đi lắp đặt thiết bị xây lắp và bảo hành thiết bị.