Chuyên đề hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty CP Đầu tư và Xuất nhập khẩu Ngân Hà

Bài viết này tập trung vào việc phân tích và đánh giá thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư và… 66 trang · Viện Kế toán - Kiểm toán · 2020.

• Tác giả: Nguyễn Thị Đượm
• Người hướng dẫn: TS. Tạ Thu Trang
• Trường học: Viện Kế toán - Kiểm toán
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Xuất Nhập Khẩu Ngân Hà
• Loại tài liệu: chuyên đề thực tập
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Hạ Long

Mục lục chi tiết

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU NGÂN HÀ
• 1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Xuất Nhập Khẩu Ngân Hà
• 1.2. Danh mục hàng bán của Công ty
• 1.3. Thị trường của Công ty
• 1.4. Phương thức bán hàng của Công ty
• 1.5. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Xuất Nhập Khẩu Ngân Hà
• 1.5.1. Cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty
• 1.5.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận liên quan đến quản lý hoạt động bán hàng
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU NGÂN HÀ
• 2.1. Kế toán doanh thu bán hàng tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Xuất Nhập Khẩu Ngân Hà
• 2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
• 3. CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU NGÂN HÀ
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về kế toán bán hàng tại Công ty Ngân Hà

Bài viết này tập trung vào việc phân tích và đánh giá thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xuất Nhập Khẩu Ngân Hà. Hoạt động bán hàng đóng vai trò then chốt trong việc tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp. Do đó, hệ thống kế toán hiệu quả là vô cùng quan trọng. Chuyên đề này sẽ đi sâu vào quy trình, chứng từ, sổ sách và báo cáo liên quan đến kế toán bán hàng, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm tối ưu hiệu quả hoạt động và đảm bảo tuân thủ pháp luật kế toán. Mục tiêu cuối cùng là nâng cao khả năng quản lý tài chính và ra quyết định kinh doanh chính xác tại Công ty Ngân Hà.

1.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần Đầu tư và Xuất Nhập Khẩu Ngân Hà

Công ty Cổ phần Đầu tư và Xuất Nhập Khẩu Ngân Hà hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh các mặt hàng điện dân dụng, điện tử, điện lạnh. Công ty áp dụng cả hai hình thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ, với phương thức giao hàng trực tiếp hoặc gửi bán đại lý. Thị trường chủ yếu của công ty hiện tại là miền Bắc, tuy nhiên, công ty đang có kế hoạch mở rộng mạng lưới tiêu thụ ra cả miền Trung và miền Nam. Để hoạt động hiệu quả, Công ty Ngân Hà luôn nghiên cứu nhu cầu của khách hàng và đưa ra các chính sách phù hợp, thu hút khách hàng mới và duy trì lượng khách hàng thân thiết.

1.2. Tầm quan trọng của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Kế toán bán hàng đóng vai trò then chốt trong việc quản lý tài chính của công ty. Nó không chỉ ghi nhận doanh thu mà còn theo dõi giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, và các khoản giảm trừ doanh thu khác. Thông tin từ kế toán bán hàng giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả kinh doanh, xác định lợi nhuận gộp và doanh thu thuần. Từ đó, ban lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt, điều chỉnh chiến lược bán hàng, và tối ưu hóa chi phí để tăng lợi nhuận. Một hệ thống kế toán bán hàng hiệu quả cũng giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật kế toán và các quy định về thuế.

II. Xác định vấn đề Kế toán bán hàng tại Ngân Hà còn hạn chế

Mặc dù Công ty Ngân Hà đã xây dựng hệ thống kế toán bán hàng, tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục. Các vấn đề có thể bao gồm quy trình xử lý chứng từ thủ công, thiếu sự tích hợp giữa các bộ phận, và việc sử dụng phần mềm kế toán chưa hiệu quả. Bên cạnh đó, việc kiểm soát rủi ro trong kế toán bán hàng và đảm bảo tuân thủ chuẩn mực kế toán cũng là những thách thức. Phân tích sâu hơn về thực trạng kế toán bán hàng tại công ty sẽ giúp xác định rõ các điểm yếu và đưa ra các giải pháp hoàn thiện phù hợp.

2.1. Phân tích quy trình kế toán bán hàng hiện tại ở Công ty Ngân Hà

Quy trình hiện tại của Công ty Ngân Hà sử dụng các chứng từ như: Hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được kế toán tập hợp hàng ngày khi phát sinh doanh thu, sau đó kế toán lập chứng từ cần thiết như hóa đơn, phiếu xuất kho và các bảng kê chi tiết, sau đó phản ánh vào NKC. Hiện tại, công ty áp dụng chủ yếu phương thức giao hàng trực tiếp cho khách hàng và gửi bán đại lý. Việc phân tích quy trình này sẽ làm rõ các điểm nghẽn và xác định các bước có thể tối ưu hóa để tăng tốc độ và độ chính xác của thông tin.

2.2. Đánh giá việc sử dụng chứng từ kế toán bán hàng và sổ sách kế toán

Việc đánh giá việc sử dụng chứng từ kế toán và sổ sách kế toán sẽ giúp phát hiện ra các sai sót trong việc lập chứng từ, ghi chép sổ sách, và lưu trữ thông tin. Điều này bao gồm việc kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ, và chính xác của các chứng từ như hóa đơn, phiếu xuất kho, và phiếu thu. Ngoài ra, cần xem xét việc sử dụng sổ sách kế toán có đáp ứng yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin kịp thời cho việc ra quyết định hay không.

III. Giải pháp Tối ưu quy trình kế toán bán hàng tại Ngân Hà

Để hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Ngân Hà, cần áp dụng một loạt các giải pháp đồng bộ. Điều này bao gồm việc tối ưu hóa quy trình kế toán, tăng cường kiểm soát nội bộ, và áp dụng phần mềm kế toán hiện đại. Quan trọng hơn cả là đào tạo và nâng cao năng lực cho đội ngũ kế toán để đảm bảo họ có thể sử dụng hiệu quả các công cụ và quy trình mới. Việc triển khai các giải pháp này cần được thực hiện một cách bài bản và có kế hoạch để đảm bảo thành công.

3.1. Xây dựng quy trình kế toán bán hàng chuẩn mực và hiệu quả

Việc xây dựng quy trình kế toán bán hàng chuẩn mực bắt đầu bằng việc xác định rõ các bước trong quy trình, từ khi nhận đơn hàng đến khi ghi nhận doanh thu. Cần xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân trong quy trình. Ngoài ra, cần thiết lập các quy định về việc lập, kiểm tra, và phê duyệt chứng từ, cũng như quy trình ghi chép vào sổ sách kế toán. Quy trình cần được thiết kế sao cho đơn giản, dễ thực hiện, và giảm thiểu các sai sót.

3.2. Ứng dụng phần mềm kế toán để tự động hóa các nghiệp vụ

Việc ứng dụng phần mềm kế toán là một giải pháp quan trọng để tự động hóa các nghiệp vụ kế toán bán hàng. Phần mềm kế toán có thể giúp giảm thiểu thời gian và công sức cho việc nhập liệu, tính toán, và lập báo cáo. Ngoài ra, phần mềm còn giúp tăng cường độ chính xác của thông tin và cải thiện khả năng kiểm soát nội bộ. Việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp cần dựa trên quy mô và đặc thù hoạt động của Công ty Ngân Hà, cũng như khả năng tích hợp với các hệ thống khác.

3.3. Tăng cường kiểm soát nội bộ trong kế toán bán hàng

Kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và trung thực của thông tin kế toán. Cần thiết lập các biện pháp kiểm soát để ngăn ngừa và phát hiện các sai sót và gian lận trong quá trình bán hàng. Điều này bao gồm việc phân chia trách nhiệm, kiểm tra chéo, và đối chiếu số liệu giữa các bộ phận. Ngoài ra, cần thực hiện kiểm tra định kỳ và đột xuất để đảm bảo các biện pháp kiểm soát được thực hiện một cách hiệu quả.

IV. Hướng dẫn thực hiện Hạch toán kế toán bán hàng tại Ngân Hà

Việc hạch toán kế toán bán hàng chính xác là yếu tố then chốt để đảm bảo thông tin tài chính trung thực và tin cậy. Hướng dẫn này sẽ cung cấp chi tiết về cách hạch toán các nghiệp vụ bán hàng phổ biến tại Công ty Ngân Hà, bao gồm kế toán doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, và các khoản giảm trừ doanh thu. Đồng thời, hướng dẫn cũng đề cập đến việc lập các báo cáo kế toán liên quan đến bán hàng.

4.1. Hạch toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu

Doanh thu được ghi nhận khi hàng hóa đã được chuyển giao cho khách hàng và Công ty Ngân Hà có quyền nhận thanh toán. Cần phân biệt rõ giữa doanh thu bán hàng và doanh thu cung cấp dịch vụ. Các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, và hàng bán bị trả lại cần được hạch toán riêng và theo dõi chặt chẽ. Đồng thời, cần tuân thủ các quy định về thuế GTGT đối với các nghiệp vụ bán hàng.

4.2. Hạch toán giá vốn hàng bán và chi phí bán hàng

Giá vốn hàng bán được xác định theo phương pháp phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty Ngân Hà. Các phương pháp phổ biến bao gồm phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO), phương pháp bình quân gia quyền, và phương pháp đích danh. Chi phí bán hàng bao gồm các chi phí liên quan đến việc bán hàng, như chi phí vận chuyển, chi phí quảng cáo, và chi phí hoa hồng. Cần phân loại rõ các khoản chi phí bán hàng và hạch toán chúng một cách chính xác.

V. Kết luận Kế toán bán hàng hiệu quả chìa khóa thành công Ngân Hà

Việc hoàn thiện kế toán bán hàng là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự cam kết từ ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên Công ty Ngân Hà. Một hệ thống kế toán hiệu quả sẽ giúp tối ưu hóa hoạt động bán hàng, tăng cường kiểm soát tài chính, và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, việc đầu tư vào kế toán là một quyết định sáng suốt và mang lại lợi ích lâu dài.

5.1. Lợi ích của việc hoàn thiện kế toán bán hàng đối với Công ty Ngân Hà

Việc hoàn thiện kế toán bán hàng giúp Công ty Ngân Hà quản lý doanh thu và chi phí hiệu quả hơn, cải thiện khả năng lập kế hoạch và dự báo tài chính, và nâng cao độ tin cậy của thông tin kế toán. Điều này giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác và kịp thời, từ đó tăng cường hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

5.2. Định hướng phát triển kế toán bán hàng trong tương lai

Trong tương lai, kế toán bán hàng sẽ ngày càng trở nên tự động hóa và tích hợp hơn với các hệ thống khác trong doanh nghiệp. Việc ứng dụng các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI) và blockchain có thể giúp cải thiện độ chính xác, tốc độ, và tính minh bạch của thông tin kế toán. Đồng thời, cần tiếp tục đào tạo và nâng cao năng lực cho đội ngũ kế toán để họ có thể thích ứng với những thay đổi và tận dụng tối đa các công nghệ mới.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường với sự tham gia của nhiều thành phần kinh tế hoạt động theo cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh và bảo toàn vốn, khâu tiêu thụ sản phẩm hàng hóa giữ vai trò quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Hoạt động bán hàng là giai đoạn cuối cùng của chu chuyển vốn, giúp doanh nghiệp thu hồi vốn bằng tiền để tái đầu tư và duy trì chu kỳ kinh doanh tiếp theo.

Kế toán bán hàng đóng vai trò trung tâm trong hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp, cung cấp kịp thời các dữ liệu về doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng và kết quả tiêu thụ, làm cơ sở cho nhà quản trị đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả. Xuất phát từ tầm quan trọng đó, đề tài "Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Xuất Nhập Khẩu Ngân Hà" được tác giả Nguyễn Thị Đượm (Viện Kế toán - Kiểm toán) thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS. Tạ Thu Trang.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của chuyên đề bao gồm:

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận và khảo sát đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh bán hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xuất nhập khẩu Ngân Hà.
2. Phân tích thực trạng công tác kế toán bán hàng tại doanh nghiệp, đi sâu vào ba phần hành trọng tâm: kế toán doanh thu bán hàng, kế toán giá vốn hàng bán và kế toán chi phí bán hàng.
3. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm trong công tác hạch toán và đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao chất lượng thông tin kế toán tại công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, bao gồm quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp hạch toán kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp đối với doanh thu, giá vốn và chi phí bán hàng.
• Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Đầu tư và Xuất nhập khẩu Ngân Hà (Địa chỉ: Số nhà D12 Green Bay Village, Phường Hùng Thắng, Thành phố Hạ Long, Tỉnh Quảng Ninh; Mã số thuế: 5701484968).
• Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế được thu thập, xử lý và minh họa trong kỳ kế toán tháng 01 năm 2020.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Doanh nghiệp thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ, áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính. Các hoạt động mua bán hàng hóa và ký kết hợp đồng kinh tế tại đơn vị tuân thủ các văn bản pháp luật hiện hành, bao gồm Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015 và Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/06/2005.

Các chính sách và phương pháp kế toán áp dụng tại doanh nghiệp:

• Hình thức kế toán: Áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung (NKC) kết hợp ứng dụng phần mềm kế toán.
• Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX).
• Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
• Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân gia quyền).

Phương pháp nghiên cứu được tác giả sử dụng gồm:

• Phương pháp thu thập dữ liệu thực tế: Trích lục hệ thống chứng từ kế toán gốc, hóa đơn bán hàng, phiếu nhập - xuất kho, bảng thanh toán lương, bảng tính khấu hao, sổ kế toán chi tiết và sổ cái từ Phòng Kế toán của công ty.
• Phương pháp phân tích và tổng hợp: Phân tích quy trình luân chuyển chứng từ, đối chiếu quan hệ đối ứng tài khoản giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp.
• Phương pháp so sánh, mô tả: Đánh giá tính chính xác của các chỉ tiêu kinh tế thông qua hệ thống sơ đồ hạch toán và bảng biểu số liệu.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Xuất Nhập Khẩu Ngân Hà

Công ty Cổ phần Đầu tư và Xuất nhập khẩu Ngân Hà hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ thương mại, kinh doanh các mặt hàng thiết bị văn phòng, thiết bị viễn thông, thiết bị tin học và điện dân dụng, điện tử, điện lạnh (điều hòa, tivi, tủ lạnh, máy giặt...). Danh mục sản phẩm kinh doanh đa dạng gồm máy photocopy, máy in siêu tốc, máy hủy tài liệu, máy chấm công, tổng đài điện thoại, máy fax, bộ lưu điện UPS, laptop chính hãng (IBM, HP, Dell...) và máy in (HP, Epson...).

Thị trường đầu vào của công ty là các đối tác phân phối lớn như Công ty Dầu khí, Công ty Cổ phần Dịch vụ Phân phối Tổng hợp Dầu khí (PSD/DGW), CMC và các hãng công nghệ lớn (Acer, HP, Dell...). Thị trường đầu ra bao gồm khách hàng doanh nghiệp trong khu công nghiệp (Công ty CP Việt Nam, Công ty Gol Long Thành, Công ty Thiên Long...) cùng đối tượng khách hàng cá nhân. Địa bàn tiêu thụ chính hiện tại là miền Bắc, công ty đang triển khai mở rộng mạng lưới phân phối sang miền Trung và miền Nam.

Phương thức bán hàng được tổ chức linh hoạt theo hình thức bán buôn và bán lẻ (bán trực tiếp hoặc chuyển hàng). Đối với các đơn hàng giá trị lớn, các bên tiến hành ký kết hợp đồng mua bán kinh tế. Quy trình định giá bán lẻ của công ty áp dụng theo công thức:

$$\text{Giá bán} = \text{Số lượng} \times \text{Giá xuất kho} \times 130%$$

Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng, tập trung trực tiếp tại công ty:

Chức danh / Phòng ban	Chức năng và nhiệm vụ quản lý hoạt động bán hàng
Giám đốc (Ông Cao Văn Hưng)	Phụ trách toàn diện hoạt động kinh doanh trước pháp luật; quản trị hành chính văn phòng bán hàng; huấn luyện và đánh giá đội ngũ nhân viên bán hàng; hoạch định chiến lược tiếp thị, dự báo doanh thu và nghiên cứu thị trường.
Các Phó Giám đốc	Gồm Phó Giám đốc Kinh tế - Đầu tư, Phó Giám đốc Kinh doanh và Phó Giám đốc Kỹ thuật, hỗ trợ Giám đốc điều hành từng mảng nghiệp vụ chuyên trách.
Phòng Kinh doanh	Tìm kiếm đối tác, phát triển thị trường, thực hiện chiến lược giới thiệu sản phẩm; tiếp nhận đơn hàng, kiểm tra lượng tồn kho, lập báo giá trình duyệt và theo dõi đôn đốc tiến độ thực hiện hợp đồng.
Phòng Kỹ thuật	Tư vấn giải pháp kỹ thuật, thiết kế hệ thống; giám sát thi công, triển khai lắp đặt, đo thử và bàn giao thiết bị đúng tiêu chuẩn nhà sản xuất cho khách hàng.
Phòng Kế toán	Thu nhận, xử lý chứng từ bán hàng; tính toán chính xác giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và xác định kết quả kinh doanh; cung cấp thông tin quản trị và phân tích hiệu quả tiêu thụ theo từng mặt hàng.
Phòng Vật tư	Quản lý kho bãi, bảo quản hàng hóa; chuẩn bị và thực hiện xuất kho theo lệnh bán hàng đã duyệt; lưu trữ và bàn giao chứng từ xuất kho cho bộ phận kế toán.

Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Xuất Nhập Khẩu Ngân Hà

1. Kế toán doanh thu bán hàng

Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán gồm Hóa đơn GTGT (mẫu 01GTKT3/001), Phiếu thu (đối với giao dịch thu tiền mặt ngay), Giấy báo Có từ ngân hàng (đối với các đơn hàng trên 20.000.000 đồng chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng BIDV Chi nhánh Quảng Ninh).

Hạch toán doanh thu và các khoản giảm trừ sử dụng:

• TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
• TK 521 - Các khoản giảm trừ doanh thu (chi tiết TK 5211 - Chiết khấu thương mại; TK 5212 - Giảm giá hàng bán; TK 5213 - Hàng bán bị trả lại)

Nghiệp vụ thực tế tiêu biểu: Hợp đồng mua bán hàng hóa số 0301/2020/HDMB ngày 03/01/2020 bán 500 cái "Chuột không dây Logitech" cho Công ty TNHH Thương mại Đầu tư và Dịch vụ Linh Anh với đơn giá 72.000 đồng/cái, tổng tiền hàng 36.000.000 đồng, thuế GTGT 10% (3.600.000 đồng), tổng giá trị thanh toán 40.095.000 đồng (xuất Hóa đơn GTGT số 0000051 ngày 05/01/2020). Khách hàng thanh toán qua ngân hàng theo Giấy báo Có số 076 ngày 15/01/2020.

Ngày 07/01/2020 phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại do lỗi chất lượng: Công ty Linh Anh xuất trả 10 cái chuột kèm Hóa đơn GTGT số 0000562, trị giá 729.000 đồng, thuế GTGT 72.900 đồng (tổng cộng 801.900 đồng). Kế toán ghi nhận giảm trừ doanh thu trên Sổ chi tiết TK 5213 (Nợ TK 5213 / Có TK 131: 729.000 đồng), cuối tháng kết chuyển toàn bộ vào Nợ TK 511 / Có TK 5213.

Hàng ngày, kế toán nhập chứng từ vào phần mềm để lập Sổ chi tiết TK 511 và ghi vào Sổ Nhật ký chung. Cuối tháng, kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng (Tổng doanh thu tháng 01/2020 đạt 3.730.xxx.xxx đồng, tổng doanh thu thuần đạt 3.730.xxx.xxx đồng sau khi trừ khoản giảm trừ 729.000 đồng) và ghi Sổ cái TK 511.

2. Kế toán giá vốn hàng bán

Chứng từ phản ánh giá vốn gồm Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT), Thẻ kho (Mẫu S08-DNN), Phiếu nhập kho, Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Tài khoản sử dụng: TK 632 - Giá vốn hàng bán và TK 156 - Hàng hóa.

Công ty áp dụng phương pháp đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ:

$$\text{Đơn giá BQ cả kỳ dự trữ} = \frac{\text{Trị giá tồn đầu kỳ} + \text{Trị giá nhập trong kỳ}}{\text{Số lượng tồn đầu kỳ} + \text{Số lượng nhập trong kỳ}}$$

Ví dụ thực tế: Mặt hàng "Chuột không dây Logitech" có tồn đầu kỳ 2.500 cái; ngày 15/01/2020 nhập kho 1.000 cái từ Công ty TNHH MTV Ngân Hà với đơn giá chưa thuế 46.266 đồng/cái. Căn cứ Phiếu xuất kho số 013 ngày 05/01/2020 xuất bán 500 cái cho Công ty Linh Anh, đơn giá xuất kho tính được là 56.000 đồng/cái, tương ứng tổng giá vốn 28.000.000 đồng (Nợ TK 632 / Có TK 156: 28.000.000 đồng).

Khi nhập kho 10 cái hàng trả lại ngày 07/01/2020, kế toán ghi giảm giá vốn: Nợ TK 156 / Có TK 632 số tiền 560.760 đồng. Cuối tháng 01/2020, tổng giá vốn hàng bán kết chuyển sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh (Nợ TK 911 / Có TK 632) là 2.111.xxx.xxx đồng.

3. Kế toán chi phí bán hàng

Do áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, doanh nghiệp sử dụng tài khoản TK 6421 - Chi phí bán hàng (thay vì TK 641 như Thông tư 200) và mở các tài khoản cấp 2:

• TK 64211 - Chi phí nhân viên: Lương nhân viên bán hàng (Bảng lương tháng 01/2020 ghi nhận nhân viên Nguyễn Thị Thanh: 8.000.000 đồng, Trần Minh Huyền: 6.000.000 đồng, Trần Minh Hy: 4.500.000 đồng; tổng chi phí lương và các khoản trích theo lương gồm BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%, KPCĐ là 94.500.000 đồng).
• TK 64212 - Chi phí vật liệu, bao bì: Ghi nhận chi phí túi đựng hàng (Hóa đơn số 0000387 ngày 12/01/2020: 1.000.000 đồng).
• TK 64213 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng.
• TK 64214 - Chi phí khấu hao tài sản cố định: Căn cứ Bảng khấu hao TSCĐ tháng 01/2020 (trích khấu hao văn phòng, cửa hàng, máy móc, xe chở hàng: 12.000.000 đồng).
• Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác: Hóa đơn GTGT số 0012601 ngày 03/01/2020 về chi phí tiếp khách (582.500 đồng), Hóa đơn số 0000009 ngày 30/01/2020 về cước vận chuyển nội địa (53.950 đồng), phân bổ chi phí trả trước dài hạn TK 242 (tiền thuê kho 120.000.000 đồng phân bổ 10.000.000 đồng/tháng, tiền bàn làm việc 6.000.000 đồng).

Tổng chi phí bán hàng phát sinh trong tháng 01/2020 được kết chuyển vào cuối kỳ sang Nợ TK 911 / Có TK 6421 là 177.450.xxx đồng.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Xuất Nhập Khẩu Ngân Hà

Trên cơ sở phân tích thực trạng, tác giả đánh giá:

• Ưu điểm: Doanh nghiệp đã vận dụng đúng hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; quy trình luân chuyển chứng từ rõ ràng, việc ứng dụng phần mềm kế toán giúp hạch toán nhanh chóng giữa các sổ chi tiết và sổ cái.
• Hạn chế: Doanh nghiệp chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho định kỳ; công tác lập dự toán tiêu thụ và kiểm soát chi phí bán hàng còn mang tính thụ động; việc tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ khiến giá vốn chỉ được xác định vào cuối tháng, làm chậm thông tin quản trị tức thời.

Các giải pháp hoàn thiện được đề xuất:

1. Hoàn thiện công tác trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Xây dựng và áp dụng định kỳ Biểu 3.1 - Bảng tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng hóa tại thời điểm khóa sổ kế toán.
2. Hoàn thiện công tác lập kế hoạch và dự toán tiêu thụ: Áp dụng Biểu 3.2 - Dự toán tiêu thụ theo từng nhóm mặt hàng và thị trường mục tiêu để chủ động trong việc nhập hàng và điều hành kinh doanh.
3. Hoàn thiện dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý: Xây dựng Biểu 3.3 - Dự toán chi phí bán hàng và chi phí QLDN theo từng khoản mục chi phí nhằm siết chặt quản lý định mức chi phí tiếp khách, vận chuyển và bao bì.

Kết quả và đóng góp

Tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế phản ánh kết quả bán hàng trong tháng 01/2020 tại công ty được trích xuất từ Sổ Nhật ký chung và các Sổ cái tài khoản:

Chỉ tiêu kinh tế	Tài khoản hạch toán	Số phát sinh kết chuyển tháng 01/2020 (VNĐ)
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ	TK 511 (ghi Có)	3.730.xxx.xxx
Các khoản giảm trừ doanh thu (hàng bán bị trả lại)	TK 5213 (kết chuyển Nợ TK 511)	729.000
Doanh thu thuần bán hàng	Kết chuyển sang Có TK 911	3.730.xxx.xxx
Giá vốn hàng bán	TK 632 (kết chuyển Nợ TK 911)	2.111.xxx.xxx
Chi phí bán hàng	TK 6421 (kết chuyển Nợ TK 911)	177.450.xxx
Chi phí quản lý doanh nghiệp	TK 642 (kết chuyển Nợ TK 911)	31.500.xxx
Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp	TK 821 (kết chuyển Nợ TK 911)	162.134.xxx
Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối	TK 421 (kết chuyển Có TK 421)	650.460.xxx / 650.535.xxx

Đóng góp của chuyên đề:

• Mô tả chi tiết toàn bộ chu trình kế toán bán hàng thực tế tại một doanh nghiệp thương mại công nghệ, minh chứng bằng hệ thống chứng từ gốc và các mẫu sổ kế toán chuẩn ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
• Thiết kế bổ sung các biểu mẫu quản trị tài chính (Bảng tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho, Bảng dự toán tiêu thụ, Bảng dự toán chi phí bán hàng) phục vụ công tác quản trị nội bộ tại đơn vị thực tập.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Nghiên cứu được thực hiện dưới dạng chuyên đề thực tập tốt nghiệp, phạm vi khảo sát dữ liệu thực tế chỉ giới hạn tại một đơn vị duy nhất (Công ty Cổ phần Đầu tư và Xuất nhập khẩu Ngân Hà) với nguồn số liệu kế toán chi tiết tập trung trong tháng 01 năm 2020.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Phân tích dữ liệu kế toán bán hàng qua các chu kỳ tài chính liên tục theo quý và năm; khảo sát sâu hơn về kế toán bán hàng đa kênh và công tác hạch toán chi phí phân phối khi doanh nghiệp mở rộng địa bàn hoạt động sang thị trường miền Trung và miền Nam.

Giá trị tham khảo

Chuyên đề là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán khi thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập về phần hành kế toán bán hàng tại doanh nghiệp thương mại.

Các nội dung có giá trị thực tiễn cao bao gồm:

• Quy trình đối ứng tài khoản chi tiết theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (đặc biệt là việc sử dụng TK 6421 thay cho TK 641).
• Trình tự luân chuyển chứng từ từ Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Giấy báo Có, Biên bản trả lại hàng đến Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết và Sổ cái các tài khoản 511, 521, 632, 6421.
• Phương pháp tính giá xuất kho bình quân cả kỳ dự trữ áp dụng cho danh mục hàng hóa thiết bị điện tử, viễn thông.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Đầu tư và Xuất nhập khẩu Ngân Hà áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Doanh nghiệp áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, hình thức kế toán Nhật ký chung trên phần mềm kế toán và thực hiện phương pháp kê khai thường xuyên đối với hàng tồn kho.

2. Công ty sử dụng tài khoản nào để phản ánh chi phí bán hàng?
Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, công ty không sử dụng TK 641 mà sử dụng tài khoản TK 6421 (Chi phí bán hàng), đồng thời mở các tài khoản chi tiết gồm TK 64211 (Chi phí nhân viên), TK 64212 (Chi phí vật liệu, bao bì), TK 64213 (Chi phí dụng cụ, đồ dùng) và TK 64214 (Chi phí khấu hao TSCĐ).

3. Phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho và công thức định giá bán tại công ty được quy định như thế nào?
Công ty áp dụng phương pháp đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân gia quyền) để tính giá trị xuất kho. Giá bán sản phẩm được định theo công thức: $\text{Giá bán} = \text{Số lượng} \times \text{Giá xuất kho} \times 130%$.

4. Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, kế toán công ty thực hiện hạch toán như thế nào?
Căn cứ biên bản xác nhận hàng lỗi và Hóa đơn GTGT trả hàng từ khách hàng (ví dụ Hóa đơn số 0000562 của Công ty Linh Anh), kế toán ghi nhận giảm trừ doanh thu: Nợ TK 5213 / Có TK 131 (số tiền 729.000 đồng); đồng thời ghi giảm giá vốn và nhập lại kho: Nợ TK 156 / Có TK 632 (số tiền 560.760 đồng). Cuối kỳ kết chuyển: Nợ TK 511 / Có TK 5213.

5. Những giải pháp hoàn thiện nào được tác giả đề xuất trong Chương 3?
Tác giả đề xuất ba giải pháp quản trị kế toán cụ thể: lập Bảng tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Biểu 3.1), lập Dự toán tiêu thụ (Biểu 3.2) và lập Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp (Biểu 3.3).

Kết luận

Chuyên đề thực tập chuyên ngành "Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Xuất Nhập Khẩu Ngân Hà" đã phản ánh hệ thống và trung thực quy trình kế toán bán hàng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC tại một doanh nghiệp thương mại công nghệ. Thông qua các số liệu và chứng từ phát sinh thực tế trong tháng 01/2020, tác giả đã làm rõ các phần hành kế toán doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Các giải pháp về dự toán tiêu thụ, kiểm soát chi phí và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được đề xuất có tính ứng dụng thiết thực, góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản trị tài chính tại doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU NGÂN HÀ 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Xuất Nhập Khẩu Ngân Hà 1. Danh mục hàng bán của Công ty Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Xuất Nhập Khẩu Ngân Hà hoạt động chủ yếu trong mảng dịch vụ thương mại, kinh doanh các mặt hàng điện dân dụng, điện tử, điện lạnh như - Điều hòa, ti vi, tủ lạnh, máy giặt…. Bán hàng theo hình thức bán buôn và bán lẻ.

Công ty kinh doanh đa dạng các mặt hàng như - - Thiết bị văn phòng, máy photocopy, in siêu tốc, máy hủy tài liệu, máy chấm công và các phụ kiện kèm theo. - Thiết bị viễn thông - tổng đài điện thoại, máy Fax, thiết bị truyền dẫn… - Thiết bị cát sét cho các thiết bị mạng và thiết bị tin học. - Máy tính laptop của các hãng nổi tiếng như IBM, HP, DELL… - Máy in Laser, máy in kim loại, máy in mạng của các hãng HP, EPSON… - Bộ lưu điện ổn áp dùng cho máy tính và thiết bị văn phòng. Thị trường của Công ty Thị trường đầu vào: Đối tác phân phối hàng hóa cho Công ty gồm các hãng - Công ty Acer, HP, Dell…và các nhà phân phối lớn như Công ty dầu khi, công ty CMC, Công ty DGW… Thị trường đầu ra - khách hàng của công ty gồm các Công ty lớn trong khu công nghiệp - công ty CP Việt Nam, công ty Gol Long Thành, công ty thiên long, và các khách lẻ như học sinh, sinh viên… Thị trường trong nước các sản phẩm, thiết bị công nghệ đang rất phát triển, thị trường này ngày càng trở nên sôi động tại Việt Nam.

Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Xuất Nhập Khẩu Ngân Hà luôn có những chính sách hậu SV: Nguyễn Thị Đượm - Lớp Kế toán 3 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán - Kiểm toán mãi phù hợp, từ đó thu hút những khách hàng mới, và có một lượng ổn định khách hàng thân thiết đem lại lợi nhuận đáng kể cho Công ty. Hiện tại, thị trường tiêu thụ chủ yếu của Công ty là miền Bắc. Số lượng khách hàng của Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Và Xuất Nhập Khẩu Ngân Hà là tương đối lớn. Để hoạt động có hiệu quả và giữ uy tín với khách hàng, Công ty đã nghiên cứu nhu cầu của khách hàng ở từng địa phương để đưa ra những chính sách phân phối, chế độ ưu đãi cho phù hợp.

Chính vì vậy, Công ty đã chiếm được lòng tin của một lượng lớn khách hàng. Công ty đang triển khai mở rộng mạng lưới tiêu thụ, không chỉ tập trung cho thị trường miền Bắc mà còn chú ý tập trung cho thị trường miền Trung và miền Nam. Phương thức bán hàng của Công ty Việc bán hàng tại Công ty có thể thực hiện theo hai phương thức - bán buôn và bán lẻ, được chi tiết dưới nhiều hình thức khác nhau (trực tiếp, chuyển hàng. Với những đơn hàng giá trị lớn, Công ty luôn yêu cầu khách hàng ký kết hợp đồng mua bán để đảm bảo quyền lợi và nhiệm vụ của các bên.

Các giao dịch ký kết được thực hiện tại văn phòng của Công ty. Phòng kinh doanh sau khi nhận được yêu câu đặt hàng của khách hàng, sẽ kiểm tra chéo với bộ phận kho xem có đủ hàng hóa để đáp ứng ngay yêu cầu mau hàng của khách hay không. Sau khi có xác nhận của bộ phận kho về tình trạng hàng hóa, phòng kinh doanh lập báo giá chuyển cho ban giám đốc duyệt sau đó sẽ gửi lại cho khách hàng.