Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, các doanh nghiệp Việt Nam phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ cả trong nước và các tập đoàn đa quốc gia. Để nâng cao sức cạnh tranh và hiệu quả hoạt động, việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) trở thành một yêu cầu cấp thiết. Công Ty Cổ Phần Nhựa Vân Đồn, với gần 30 năm hoạt động trong lĩnh vực sản xuất bao bì nhựa và kinh doanh nguyên liệu ngành nhựa, đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển và thay đổi quan trọng, đặc biệt là sau khi được mua lại và bổ nhiệm ban lãnh đạo mới vào đầu năm 2019.

HTTTKT tại công ty hiện đang gặp phải nhiều hạn chế như trình độ chuyên môn và kỹ năng CNTT của nhân viên chưa đáp ứng yêu cầu, phần mềm kế toán bị quá tải, báo cáo kế toán chưa tự động hóa và chưa khai thác hiệu quả thông tin kế toán quản trị. Mục tiêu nghiên cứu nhằm đánh giá thực trạng HTTTKT tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Vân Đồn, xác định các hạn chế và nguyên nhân, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống nhằm nâng cao chất lượng thông tin kế toán, phục vụ cho công tác quản lý và hoạch định chiến lược phát triển công ty. Phạm vi nghiên cứu tập trung tại công ty trong giai đoạn từ năm 2019 đến 2020, thời điểm có sự thay đổi lớn về cơ cấu quản lý và nhu cầu cải tiến hệ thống thông tin kế toán.

Việc hoàn thiện HTTTKT không chỉ giúp cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và đáng tin cậy mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, tăng cường kiểm soát nội bộ và hỗ trợ ra quyết định chiến lược. Đây là yếu tố then chốt giúp công ty duy trì và phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt của ngành nhựa Việt Nam.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) được hiểu là tập hợp các nguồn lực như con người, phần cứng, phần mềm, dữ liệu và các quy trình nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho việc ra quyết định quản lý (Bodnar & Hopwood, 2004; Romney & Steinbart, 2012). HTTTKT không chỉ hỗ trợ công tác kế toán tài chính mà còn cung cấp thông tin quản trị, giúp doanh nghiệp kiểm soát và hoạch định chiến lược hiệu quả.

Theo Laudon & Laudon (2012), chất lượng HTTTKT được đánh giá dựa trên các tiêu chí như tính chính xác, kịp thời, phù hợp và bảo mật thông tin. Các thành phần cấu thành HTTTKT bao gồm phần cứng, phần mềm, con người, dữ liệu và hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB). Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng HTTTKT, giúp giảm thiểu rủi ro và sai sót trong quá trình xử lý thông tin (Nguyễn Hữu Bình, 2016).

Mô hình nghiên cứu tập trung vào bốn yếu tố chính ảnh hưởng đến HTTTKT tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Vân Đồn: yếu tố con người (trình độ chuyên môn, kỹ năng CNTT), yếu tố phần cứng và phần mềm (hệ thống máy chủ, phần mềm NET4U), yếu tố dữ liệu và báo cáo (tính chính xác, tự động hóa), và ảnh hưởng của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp phân tích tài liệu và khảo sát thực tế tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Vân Đồn. Dữ liệu được thu thập thông qua phỏng vấn trực tiếp các nhân sự phòng kế toán, ban giám đốc và các bộ phận liên quan, đồng thời quan sát thực tế quy trình vận hành HTTTKT.

Cỡ mẫu gồm 7 nhân viên kế toán với trình độ đại học và cao đẳng, trong đó trưởng phòng và phó phòng có kinh nghiệm dày dặn, các nhân viên còn lại chủ yếu là người trẻ, kinh nghiệm còn hạn chế. Phương pháp chọn mẫu là phi xác suất, tập trung vào những cá nhân có vai trò trực tiếp vận hành hệ thống.

Phân tích dữ liệu dựa trên tổng hợp, đánh giá thực trạng, so sánh với các tiêu chuẩn lý thuyết và các nghiên cứu trước đây. Timeline nghiên cứu kéo dài 6 tháng, từ khi công ty được mua lại và bổ nhiệm ban lãnh đạo mới (đầu năm 2019) đến cuối năm 2019, nhằm đánh giá sự thay đổi và đề xuất giải pháp hoàn thiện HTTTKT.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Yếu tố con người còn hạn chế: Khoảng 57% nhân viên kế toán có trình độ đại học, 43% cao đẳng, nhưng phần lớn nhân viên trẻ tuổi, kinh nghiệm thực tế còn non yếu. Trình độ sử dụng CNTT chưa đồng đều, ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành phần mềm kế toán. Trưởng phòng và phó phòng có kinh nghiệm dày dặn nhưng chưa đủ nhân lực chuyên trách cho kế toán quản trị.

  2. Phần cứng và phần mềm chưa đáp ứng tối ưu: Công ty sử dụng 3 máy chủ với cấu hình cao (RAM từ 128 GB đến 382 GB), đường truyền mạng cáp quang tốc độ cao, tuy nhiên phần mềm NET4U thường xuyên bị quá tải, hoạt động chậm vào cuối ngày làm việc, gây trì hoãn xử lý dữ liệu. Khoảng 30% thời gian làm việc bị ảnh hưởng bởi sự cố phần mềm hoặc mất dữ liệu do virus và lỗi hệ thống.

  3. Dữ liệu và báo cáo chưa tự động hóa hoàn toàn: Một số báo cáo kế toán vẫn được thực hiện thủ công bằng Excel, đặc biệt là báo cáo tồn kho và báo cáo quản trị. Thông tin kế toán quản trị chưa được khai thác hiệu quả, chưa có nhân sự chuyên trách lập báo cáo quản trị, dẫn đến việc cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo chưa đầy đủ và kịp thời.

  4. Ảnh hưởng của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB): Hệ thống KSNB đã được thiết lập và dần hoàn thiện với các quy trình kiểm tra, phân quyền truy cập phần mềm, phê duyệt thanh toán và lưu trữ chứng từ hợp lý. Tuy nhiên, việc kiểm soát an toàn thông tin mạng còn hạn chế do chưa có chuyên viên quản trị mạng chuyên trách, gây rủi ro mất dữ liệu và gián đoạn hệ thống.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ sự thiếu đồng bộ giữa yếu tố con người và công nghệ. Trình độ và kinh nghiệm nhân sự kế toán chưa đáp ứng yêu cầu vận hành hệ thống CNTT hiện đại, trong khi phần mềm NET4U chưa được nâng cấp kịp thời để xử lý khối lượng dữ liệu ngày càng tăng. So với các nghiên cứu trong nước và quốc tế, yếu tố con người và công nghệ luôn là nhân tố quyết định chất lượng HTTTKT (Ismail & King, 2007; Nguyễn Hữu Bình, 2016).

Việc chưa chú trọng khai thác thông tin kế toán quản trị làm giảm hiệu quả hỗ trợ ra quyết định của ban lãnh đạo, trong khi các doanh nghiệp cạnh tranh trong ngành nhựa ngày càng đòi hỏi thông tin nhanh chóng và chính xác. Hệ thống KSNB dù đã được thiết lập nhưng chưa hoàn chỉnh về mặt quản trị an toàn thông tin, tiềm ẩn rủi ro mất mát dữ liệu.

Dữ liệu thu thập có thể được trình bày qua biểu đồ tần suất sự cố phần mềm theo thời gian, bảng phân tích trình độ nhân sự kế toán, và biểu đồ so sánh tỷ lệ tự động hóa báo cáo kế toán giữa các bộ phận. Những biểu đồ này giúp minh họa rõ ràng các điểm mạnh và điểm yếu của HTTTKT hiện tại.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Nâng cao năng lực nhân sự kế toán: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về CNTT và kỹ năng kế toán quản trị cho nhân viên, đặc biệt là nhân viên trẻ. Mục tiêu tăng tỷ lệ nhân viên thành thạo phần mềm lên 90% trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng nhân sự phối hợp phòng kế toán.

  2. Nâng cấp và tối ưu phần mềm NET4U: Đầu tư nâng cấp phần mềm để xử lý dữ liệu nhanh hơn, tích hợp tự động hóa báo cáo quản trị và báo cáo tồn kho. Thời gian thực hiện dự kiến 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc phối hợp phòng CNTT và nhà cung cấp phần mềm.

  3. Cải thiện hệ thống phần cứng và an ninh mạng: Bổ sung chuyên viên quản trị mạng chuyên trách, triển khai các giải pháp bảo mật nâng cao, phòng chống virus và mất dữ liệu. Mục tiêu giảm thiểu sự cố hệ thống xuống dưới 5% trong năm tiếp theo. Chủ thể thực hiện: Phòng CNTT.

  4. Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị chuyên biệt: Thiết lập bộ phận kế toán quản trị chuyên trách, phát triển hệ thống báo cáo nội bộ đa chiều, cung cấp thông tin kịp thời cho ban lãnh đạo. Thời gian hoàn thiện trong 9 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc và phòng kế toán.

  5. Tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ: Rà soát, hoàn thiện quy trình kiểm soát, phân quyền truy cập phần mềm, phê duyệt chứng từ và thanh toán. Định kỳ kiểm tra, đánh giá hiệu quả hệ thống KSNB. Chủ thể thực hiện: Ban kiểm soát nội bộ phối hợp phòng kế toán.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp sản xuất ngành nhựa: Giúp hiểu rõ vai trò và cách hoàn thiện HTTTKT để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và ra quyết định chiến lược.

  2. Phòng kế toán và tài chính các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Cung cấp các giải pháp thực tiễn để cải thiện quy trình kế toán, nâng cao chất lượng báo cáo và ứng dụng CNTT hiệu quả.

  3. Chuyên gia tư vấn quản trị và CNTT: Là tài liệu tham khảo để tư vấn xây dựng và hoàn thiện HTTTKT phù hợp với đặc thù doanh nghiệp sản xuất.

  4. Sinh viên và nghiên cứu sinh chuyên ngành kế toán, quản trị doanh nghiệp: Học hỏi phương pháp nghiên cứu, phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp trong lĩnh vực HTTTKT ứng dụng thực tế.

Câu hỏi thường gặp

  1. HTTTKT là gì và tại sao quan trọng với doanh nghiệp?
    HTTTKT là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán phục vụ quản lý và ra quyết định. Nó giúp doanh nghiệp có thông tin chính xác, kịp thời, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và cạnh tranh trên thị trường.

  2. Những yếu tố nào ảnh hưởng đến chất lượng HTTTKT?
    Chất lượng HTTTKT phụ thuộc vào yếu tố con người (trình độ, kỹ năng), phần cứng, phần mềm, dữ liệu và hệ thống kiểm soát nội bộ. Sự phối hợp hiệu quả các yếu tố này tạo nên hệ thống thông tin kế toán chất lượng.

  3. Làm thế nào để nâng cao năng lực nhân sự kế toán trong doanh nghiệp?
    Doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo chuyên môn, kỹ năng CNTT, tạo điều kiện học tập nâng cao trình độ, đồng thời xây dựng môi trường làm việc hỗ trợ phát triển năng lực nhân viên.

  4. Phần mềm kế toán NET4U có những ưu nhược điểm gì?
    Ưu điểm là được thiết kế riêng phù hợp với quy trình công ty, hỗ trợ tự động hóa nhiều nghiệp vụ. Nhược điểm là dễ bị quá tải khi xử lý lượng lớn dữ liệu, chi phí nâng cấp cao và đòi hỏi người dùng phải có thời gian làm quen.

  5. Hệ thống kiểm soát nội bộ ảnh hưởng thế nào đến HTTTKT?
    Hệ thống KSNB giúp ngăn ngừa, phát hiện sai sót và gian lận, đảm bảo an toàn dữ liệu và tính chính xác của thông tin kế toán. Một hệ thống KSNB hiệu quả góp phần nâng cao chất lượng HTTTKT và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.

Kết luận

  • HTTTKT tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Vân Đồn đã được xây dựng và vận hành tương đối hoàn chỉnh nhưng còn nhiều hạn chế về nhân sự, công nghệ và quy trình.
  • Yếu tố con người và phần mềm NET4U là những điểm nghẽn chính ảnh hưởng đến hiệu quả hệ thống.
  • Hệ thống kiểm soát nội bộ đã được chú trọng nhưng cần hoàn thiện hơn để đảm bảo an toàn thông tin và giảm thiểu rủi ro.
  • Đề xuất các giải pháp nâng cao năng lực nhân sự, nâng cấp phần mềm, cải thiện phần cứng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao chất lượng HTTTKT.
  • Tiếp tục triển khai kế hoạch hoàn thiện trong vòng 6-12 tháng, đồng thời theo dõi, đánh giá hiệu quả để điều chỉnh kịp thời, góp phần phát triển bền vững doanh nghiệp.

Hành động ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và sức cạnh tranh của doanh nghiệp bạn!