Tổng quan nghiên cứu

Hoạt động kinh doanh dịch vụ trong các đơn vị sự nghiệp công lập, đặc biệt là bệnh viện, ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ và đảm bảo nguồn thu bền vững. Bệnh viện Nhi Đồng 1, với hơn 1.500 nhân viên và 1.200 giường bệnh, là bệnh viện chuyên khoa nhi hàng đầu tại khu vực phía Nam Việt Nam, phục vụ trên 5.000 lượt bệnh nhân mỗi ngày. Tuy nhiên, trong những năm gần đây, bệnh viện phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt từ các cơ sở y tế khác, dẫn đến giảm lượt bệnh nhân và áp lực về nguồn thu.

Trong bối cảnh đó, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) về hoạt động kinh doanh dịch vụ tại Bệnh viện Nhi Đồng 1 trở nên cấp thiết nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu rủi ro và tăng cường tính minh bạch trong hoạt động tài chính. Nghiên cứu tập trung đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại bệnh viện trong giai đoạn 2014-2015, xác định các tồn tại, nguyên nhân và đề xuất giải pháp hoàn thiện nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh dịch vụ phát triển bền vững, góp phần nâng cao chất lượng chăm sóc sức khỏe nhi khoa.

Mục tiêu nghiên cứu bao gồm hệ thống hóa lý luận về KSNB, đánh giá thực trạng tại Bệnh viện Nhi Đồng 1, và xây dựng các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB phù hợp với đặc thù đơn vị sự nghiệp có thu. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào hoạt động kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh tại bệnh viện trong thời gian gần đây. Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hỗ trợ bệnh viện nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, tăng cường kiểm soát rủi ro và phát triển thương hiệu trong lĩnh vực y tế.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên khung lý thuyết về hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) theo báo cáo COSO 1992 và cập nhật năm 2004, cùng với hướng dẫn của Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI). Hệ thống KSNB được định nghĩa là một quá trình do nhà quản lý và nhân viên thiết lập nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu của tổ chức, bao gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.

Các khái niệm chính bao gồm:

  • Môi trường kiểm soát: Nền tảng tạo nên văn hóa kiểm soát, bao gồm sự liêm chính, năng lực nhân viên, triết lý lãnh đạo, cơ cấu tổ chức và chính sách nhân sự.
  • Đánh giá rủi ro: Nhận diện và phân tích các rủi ro tiềm ẩn ảnh hưởng đến mục tiêu hoạt động, báo cáo và tuân thủ.
  • Hoạt động kiểm soát: Các chính sách và thủ tục nhằm giảm thiểu rủi ro, như phân chia trách nhiệm, kiểm soát vật chất, phê chuẩn nghiệp vụ.
  • Thông tin và truyền thông: Hệ thống cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và truyền đạt hiệu quả trong nội bộ và bên ngoài.
  • Giám sát: Đánh giá liên tục và định kỳ để đảm bảo hệ thống KSNB vận hành hiệu quả.

Ngoài ra, nghiên cứu áp dụng các đặc điểm hoạt động của đơn vị sự nghiệp có thu tại Việt Nam, theo Nghị định 43/2006/NĐ-CP, làm cơ sở phân tích đặc thù của Bệnh viện Nhi Đồng 1.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp. Dữ liệu sơ cấp được thu thập qua bảng câu hỏi khảo sát gửi đến 150 cán bộ, nhân viên, trưởng và phó khoa phòng tại Bệnh viện Nhi Đồng 1, tập trung vào các yếu tố của hệ thống KSNB. Dữ liệu thứ cấp bao gồm các báo cáo tài chính, quy chế, văn bản pháp luật liên quan và tài liệu chuyên ngành.

Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phương pháp tổng hợp, so sánh và đánh giá thực trạng dựa trên các tiêu chí của COSO và INTOSAI. Quá trình nghiên cứu diễn ra trong khoảng thời gian từ tháng 6/2015 đến tháng 12/2015, đảm bảo tính cập nhật và phù hợp với thực tế hoạt động của bệnh viện.

Cỡ mẫu khảo sát là khoảng 150 người, được chọn theo phương pháp chọn mẫu thuận tiện và có chủ đích nhằm đảm bảo đại diện cho các phòng ban và khoa lâm sàng, cận lâm sàng. Phương pháp phân tích tập trung vào đánh giá mức độ tuân thủ, hiệu quả hoạt động kiểm soát và nhận diện các điểm yếu trong hệ thống.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát còn nhiều hạn chế: Khoảng 65% người được khảo sát đánh giá môi trường kiểm soát tại bệnh viện chưa thực sự tạo được văn hóa liêm chính và đạo đức nghề nghiệp vững chắc. Chính sách nhân sự và đào tạo về KSNB chưa được thực hiện đồng bộ, dẫn đến năng lực nhân viên chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu kiểm soát.

  2. Đánh giá rủi ro chưa toàn diện: Chỉ khoảng 40% các phòng ban thực hiện đánh giá rủi ro một cách hệ thống và định kỳ. Việc nhận diện rủi ro chủ yếu dựa vào kinh nghiệm cá nhân, thiếu công cụ và quy trình chuẩn hóa, làm giảm khả năng phòng ngừa các rủi ro tài chính và vận hành.

  3. Hoạt động kiểm soát chưa chặt chẽ: Khoảng 55% các thủ tục kiểm soát như phân chia trách nhiệm, kiểm soát chứng từ, phê duyệt nghiệp vụ chưa được thực hiện nghiêm túc hoặc thiếu sự giám sát chặt chẽ. Việc kiểm tra độc lập và rà soát định kỳ còn hạn chế, dẫn đến nguy cơ thất thoát tài sản và sai sót trong quản lý thu chi.

  4. Thông tin và truyền thông chưa hiệu quả: Hệ thống thông tin kế toán và báo cáo tài chính chưa đảm bảo tính kịp thời và chính xác, chỉ có khoảng 50% nhân viên cho biết họ nhận được thông tin đầy đủ và rõ ràng về các quy trình kiểm soát. Việc truyền thông nội bộ về KSNB còn yếu, ảnh hưởng đến sự phối hợp giữa các bộ phận.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các tồn tại trên xuất phát từ việc bệnh viện chưa xây dựng được một môi trường kiểm soát nội bộ vững chắc, thiếu sự quan tâm đúng mức từ lãnh đạo cấp cao và chưa có hệ thống đào tạo, nâng cao nhận thức về KSNB cho nhân viên. So với các nghiên cứu trong ngành y tế tại một số địa phương khác, mức độ thực hiện KSNB tại Bệnh viện Nhi Đồng 1 còn thấp hơn khoảng 10-15%, đặc biệt trong khâu đánh giá rủi ro và hoạt động kiểm soát.

Việc thiếu các quy trình chuẩn hóa và công cụ hỗ trợ đánh giá rủi ro làm giảm khả năng phát hiện sớm các sai phạm, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh dịch vụ. Bên cạnh đó, hệ thống thông tin và truyền thông chưa đồng bộ khiến việc phối hợp giữa các phòng ban gặp khó khăn, làm giảm tính minh bạch và hiệu quả quản lý.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ thực hiện các yếu tố KSNB theo từng phòng ban, hoặc bảng tổng hợp đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên về hệ thống kiểm soát nội bộ. Những biểu đồ này giúp minh họa rõ ràng các điểm mạnh và điểm yếu, từ đó làm cơ sở cho việc đề xuất giải pháp.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng và củng cố môi trường kiểm soát nội bộ

    • Tăng cường đào tạo, nâng cao nhận thức về KSNB cho toàn bộ cán bộ, nhân viên trong vòng 6 tháng tới.
    • Ban giám đốc cần thể hiện rõ cam kết về kiểm soát nội bộ qua việc ban hành các quy định, quy chế cụ thể và truyền thông thường xuyên.
    • Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc phối hợp phòng Tổ chức cán bộ.

  2. Hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro

    • Thiết lập quy trình đánh giá rủi ro định kỳ, áp dụng công cụ phân tích rủi ro chuẩn trong vòng 12 tháng.
    • Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá rủi ro phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh dịch vụ của bệnh viện.
    • Chủ thể thực hiện: Phòng Kế hoạch tổng hợp phối hợp phòng Tài chính Kế toán.

  3. Tăng cường hoạt động kiểm soát và giám sát

    • Phân chia trách nhiệm rõ ràng, tránh chồng chéo và kiêm nhiệm không phù hợp trong vòng 3 tháng.
    • Thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập, thực hiện kiểm tra định kỳ và đột xuất.
    • Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc, phòng Kiểm toán nội bộ (nếu có) hoặc phòng Tài chính Kế toán.

  4. Cải thiện hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ

    • Nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin để đảm bảo báo cáo tài chính và thông tin quản lý được cập nhật kịp thời, chính xác trong vòng 9 tháng.
    • Tổ chức các buổi họp định kỳ để truyền đạt thông tin về KSNB và thu thập phản hồi từ các phòng ban.
    • Chủ thể thực hiện: Phòng Công nghệ thông tin phối hợp phòng Kế hoạch tổng hợp.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban giám đốc và quản lý cấp cao các bệnh viện công lập

    • Lợi ích: Hiểu rõ vai trò và cách thức xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, từ đó nâng cao năng lực quản lý tài chính và vận hành.
    • Use case: Áp dụng các giải pháp đề xuất để cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị mình.

  2. Phòng Tài chính Kế toán và Kiểm toán nội bộ trong các đơn vị sự nghiệp có thu

    • Lợi ích: Nắm bắt các quy trình kiểm soát nội bộ chuyên sâu, nâng cao kỹ năng đánh giá rủi ro và kiểm soát thu chi.
    • Use case: Thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm soát phù hợp với đặc thù đơn vị.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành Kế toán, Quản trị y tế

    • Lợi ích: Cung cấp tài liệu tham khảo về lý thuyết và thực tiễn kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực y tế công lập.
    • Use case: Phát triển đề tài nghiên cứu hoặc luận văn liên quan đến quản lý tài chính y tế.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước về y tế và tài chính công

    • Lợi ích: Hiểu rõ thực trạng và các khó khăn trong kiểm soát nội bộ tại các đơn vị sự nghiệp có thu, từ đó xây dựng chính sách hỗ trợ phù hợp.
    • Use case: Xây dựng hướng dẫn, quy định nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính trong ngành y tế.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát nội bộ là gì và tại sao nó quan trọng đối với bệnh viện?
    Kiểm soát nội bộ là hệ thống các quy trình, chính sách nhằm đảm bảo hoạt động của bệnh viện diễn ra hiệu quả, tuân thủ pháp luật và bảo vệ tài sản. Nó giúp giảm thiểu rủi ro, nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng tính minh bạch trong quản lý tài chính.

  2. Những yếu tố nào cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO?
    Hệ thống gồm năm yếu tố chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Mỗi yếu tố đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hệ thống vận hành hiệu quả.

  3. Làm thế nào để đánh giá rủi ro trong hoạt động kinh doanh dịch vụ tại bệnh viện?
    Đánh giá rủi ro bao gồm xác định mục tiêu, nhận diện các rủi ro tiềm ẩn, phân tích mức độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra, từ đó lựa chọn biện pháp kiểm soát phù hợp. Việc này cần được thực hiện định kỳ và có sự tham gia của các phòng ban liên quan.

  4. Các hoạt động kiểm soát nào cần được chú trọng trong bệnh viện?
    Phân chia trách nhiệm rõ ràng, kiểm soát chứng từ và tài sản, phê duyệt nghiệp vụ đúng quy trình, kiểm tra độc lập và rà soát định kỳ là những hoạt động kiểm soát thiết yếu giúp giảm thiểu sai sót và gian lận.

  5. Làm thế nào để cải thiện hệ thống thông tin và truyền thông trong bệnh viện?
    Nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin, đảm bảo báo cáo tài chính chính xác và kịp thời, tổ chức các buổi họp truyền thông nội bộ thường xuyên để cập nhật và trao đổi thông tin về kiểm soát nội bộ.

Kết luận

  • Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Bệnh viện Nhi Đồng 1 còn nhiều hạn chế, đặc biệt trong môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro và hoạt động kiểm soát.
  • Việc hoàn thiện hệ thống KSNB là cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh dịch vụ, bảo vệ tài sản và tăng cường tính minh bạch tài chính.
  • Nghiên cứu đề xuất các giải pháp cụ thể về đào tạo, quy trình đánh giá rủi ro, tăng cường kiểm soát và cải thiện hệ thống thông tin truyền thông.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai đào tạo, xây dựng quy trình chuẩn và nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin trong vòng 12 tháng tới.
  • Kêu gọi Ban giám đốc và các phòng ban liên quan phối hợp thực hiện các giải pháp nhằm phát huy hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ, góp phần phát triển bền vững bệnh viện.