CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Khái quát chung về kiểm soát nội bộ 1.1 Sơ lược lịch sử hình thành Trong quá khứ, khái niệm kiểm soát nội bộ được hiểu hạn hẹp như là kiểm tra nội bộ. Vào năm 1930, hệ thống kiểm tra nội bộ được định nghĩa như là sự kết hợp của hệ thống các báo cáo và các thủ tục liên quan mà một nhân viên độc lập thực hiện nhiệm vụ của mình là liên tục kiểm tra của công việc của nhân viên khác về một vài yếu tố liên quan đến khả năng gian lận. Đây được cho là khái niệm đầu tiên chỉ ra tầm quan trọng của kiếm soát nội bộ trong việc giúp phát hiện và ngăn ngừa gian lận. Đến năm 1949, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa kỳ (AICPA) đã mở rộng khái niệm về KSNB.
Khái niệm KSNB được định nghĩa như là kế hoạch của tổ chức và tất cả các cách thức và đo lường trong doanh nghiệp để bảo vệ tài sản của mình, kiểm tra tính chính xác và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, phát huy hiệu quả hoạt động và ủng hộ chính sách đặt ra của ban quản trị. Sau đó, AICPA đã làm rõ hơn khái niệm này vào các năm 1958 và 1972, tập trung vào sự chú ý của ban quản trị, kế toán và kiểm toán viên về kiểm soát nội bộ truyền thống, do vậy đã giảm bớt sự tập trung vào vấn đề kiểm soát. Đến năm 1977, các công ty đại chúng đã bắt đầu áp dụng kiểm soát nôi bộ một cách đầy đủ để bảo vệ cho các thông tin tài chính của mình. Báo cáo năm 1992 và 2004 của Ủy ban các tổ chức đồng bảo trợ (gọi tắt là COSO) cùng với báo cáo của đạo luật Sarbanes-Oxley năm 2002 là những tài liệu gần đây nhất nói về khái niệm KSNB.2 Khái niệm về kiểm soát nội bộ Ở đây, người viết xin được trình bày khái niệm KSNB theo báo cáo COSO 2004.
TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 2 Kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu cũng nhằm để kiểm soát những rủi ro trong doanh nghiệp nhằm giúp cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã đề ra. Vì vậy COSO đã phát triển báo cáo COSO 1992 về KSNB thành Báo cáo Quản trị rủi ro doanh nghiệp vào năm 2004. Theo đó, Quản trị rủi ro doanh nghiệp được định nghĩa “là một quy trình được thiết lập bởi ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên có liên quan khác, áp dụng trong quá trình xây dựng chiến lược liên quan đến toàn doanh nghiệp, được thiết kế để nhận dạng các sự kiện tiềm tàng có khả năng xảy ra gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp, đồng thời, quản lý rủi ro trong phạm vi cho phép, nhằm đưa ra mức độ đảm bảo trong việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp”. Từ định nghĩa trên ta thấy, quản trị rủi ro doanh nghiệp là: - Một quá trình, đang phát triển và diễn ra xuyên suốt một doanh nghiệp.
- Chịu sự chi phối của các nhân viên ở mọi cấp độ trong tổ chức. - Áp dụng trong quá trình xây dựng chiến lược. - Áp dụng xuyên suốt doanh nghiệp, ở mỗi mức độ và mỗi bộ phận, và bao gồm cả việc xem xét mức độ rủi ro của một danh mục đầu tư. - Được thiết kế để nhận dạng các sự kiện tiềm tàng mà nếu nó xảy ra sẽ ảnh hưởng đến doanh nghiệp và quản lý rủi ro trong khả năng rủi ro của nó.
- Có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý doanh nghiệp và ban giám đốc. - Hướng đến việc đạt được các mục tiêu không những trong một hoặc nhiều bộ phận mà còn trong những bộ phận chồng chéo lên nhau. Định nghĩa này đã nắm bắt được những khái niệm cơ bản là làm thế nào để các doanh nghiệp và các tổ chức khác có thể quản lý được rủi ro, cung cấp một cơ sở ứng dụng trong các tổ chức, trong các ngành và các lĩnh vực. Nó chú trọng vào việc đạt TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 3 được các mục tiêu mà doanh nghiệp thiết lập, đồng thời cung cấp cơ sở cho việc xác định tính hiệu quả của quản trị rủi ro doanh nghiệp.3 Ý nghĩa của việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Một hệ thống kiểm soát nội bộ theo hướng quản trị rủi ro doanh nghiệp được xây dựng tốt có thể mang lại các lợi ích sau: - Giảm bớt nguy cơ tiềm ẩn rủi ro trong kinh doanh như sai sót không cố ý, rủi ro gian lận, trộm cắp… - Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp… - Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính.
- Đảm bảo sự tuân thủ của mọi thành viên công ty về các nội quy của công ty cũng như các quy định của luật pháp. - Đảm bảo việc tận dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra. - Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng niềm tin với họ. - Tạo lập sự phù hợp giữa lựa chọn chiến lược và mức rủi ro có thể chấp nhận, do khi xem xét mức rủi ro có thể chấp nhận được cho từng chiến lược, nhà quản lý có thể xây dựng các mục tiêu cụ thể và phát triển cơ cấu để có thể quản lý các rủi ro liên quan.
- Tăng cường hiệu quả trong các quyết định về đối phó rủi ro, giúp cung cấp các kỹ thuật và phương pháp cụ thể trong việc nhận dạng và lựa chọn các phương thức đối phó rủi ro. - Giảm thiểu những chi phí và tổn thất bất ngờ khi doanh nghiệp tăng cường khả năng trong việc nhận dạng các sự kiện tiềm tàng và thiết lập các cách đối phó rủi ro. - Giúp nhận dạng và quản lý rủi ro xuyên suốt toàn đơn vị. Mỗi doanh nghiệp đều phải đương đầu với nhiều loại rủi ro ảnh hưởng đến các bộ phận khác nhau trong toàn doanh nghiệp và quản trị rủi ro giúp cho doanh nghiệp đối phó được với các rủi ro khác nhau cũng như ảnh hưởng của nó đến doanh nghiệp hiệu quả hơn.
TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 4 - Giúp doanh nghiệp nắm bắt những cơ hội trong kinh doanh. Khi xem xét các sự kiện tiềm tàng, nhà quản lý có thể nhận dạng các sự kiện mang đến cơ hội và tận dụng cơ hội đó. - Giúp cải thiện sự phân bổ nguồn vốn của đơn vị. Do khi có được thông tin đầy đủ về rủi ro, nhà quản lý có thể đánh giá tổng quát về nhu cầu vốn và tối ưu hóa việc phân bổ vốn của đơn vị.
Tóm lại, một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt dựa trên quản trị rủi ro sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình và ngăn ngừa thất thoát các nguồn lực.2 Các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Theo báo cáo COSO 2004, có 8 nhân tố cấu thành một hệ thống kiểm soát nội bộ, đó là: môi trường kiểm soát, thiết lập mục tiêu, nhận dạng các sự kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, và giám sát.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB. Dưới đây là các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát: 1.1 Tính chính trực và các giá trị đạo đức Đây là một yếu tố chính của môi trường kiểm soát, tác động đến các thành phần khác trong hệ thống KSNB. Nó thể hiện văn hóa của tổ chức bao gồm các chuẩn mực về ứng xử, các giá trị đạo đức, cách thức truyền đạt và thực hiện trong thực tiễn. Các nhà quản lý và những người liên quan đến quá trình kiểm soát giữ vai trò hết sức quan trọng trong việc thực thi vấn đề này.Họ phải làm gương cho cấp dưới trong việc tuân thủ các chuẩn mực, phổ biến các quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp cũng như loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến những hành vi thiếu trung thực của nhân viên.
Do vậy, việc xây dựng những chuẩn TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 5 mực về đạo đức và cách cư xử đúng đắn trong đơn vị là hết sức quan trọng. Khi xây dựng nhân tố này, doanh nghiệp cần chú ý đến các vấn đề sau: - Việc xây dựng, thực hiện và truyền đạt các quy tắc về đạo đức, các chính sách liên quan đến thực tiễn hoạt động kinh doanh, mâu thuẫn lợi ích. trong doanh nghiệp. - Việc giảm thiểu các áp lực cơ hội dẫn đến hành vi gian lận, phi đạo đức, bất hợp pháp trong nhân viên.2 Năng lực của đội ngũ nhân viên Năng lực một người được phản ánh qua kiến thức và các kỹ năng cần thiết của họ để có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình.
Một đội ngũ nhân viên có năng lực sẽ dễ dàng hoàn thành nhiệm vụ được giao, giúp doanh nghiệp nhanh chóng đạt được mục tiêu của mình. Do vậy, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ sẽ được giao, và phải giám sát, huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên. Tiêu chí để đánh giá nhân tố này: - Bảng mô tả công việc chính thức hoặc không chính thức hoặc các hình thức khác để xác định nhiệm vụ của mỗi cá nhân. - Kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Phẩm chất của cán bộ nhân viên.3 Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán Hội đồng quản trị (HĐQT) có nhiệm vụ chất vấn, giám sát các hoạt động quản lý, phản biện và đấu tranh với những hành vi sai trái của nhà quản lý. Ủy ban kiểm toán giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiếm toán nội bộ, đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Ủy ban kiểm toán gồm các thành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành. Trên thế giới, nhiều quốc gia yêu cầu các công ty cổ phần có niêm yết trên thị trường chứng khoán phải thành lập Ủy ban kiểm toán.
Ở Việt Nam TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 6 không có Ủy ban kiểm toán nhưng một số công ty theo luật định phải có Ban kiểm soát và ban này đóng vai trò tương tự như Ủy ban kiểm toán.