Nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tại Công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh

Luận văn thạc sĩ nghiên cứu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tại công ty tnhh xnk đại dương xanh, đánh giá hiện trạng, phân tích vấn đề, đề xuất biện pháp

• Tác giả: Mai Huỳnh Khánh Ngọc
• Người hướng dẫn: TS. Nguyễn Phúc Sinh
• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế TP. Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Kế toán (hướng ứng dụng)
• Đề tài: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát mua hàng tại Đại Dương Xanh
• Loại tài liệu: luận văn thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: TP. Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• 1. CHƯƠNG 1: PHÁT HIỆN VẤN ĐỀ CẦN GIẢI QUYẾT VỀ HỆ THỐNG KSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI ĐẠI DƯƠNG XANH
• 1.1. Tổng quan về Công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh
• 1.2. Bối cảnh ngành
• 1.3. Quá trình hình thành và phát triển
• 1.4. Cơ cấu tổ chức
• 1.5. Đặc điểm hoạt động thu mua nguyên liệu tại Đại Dương Xanh
• 1.6. Quy trình thu mua nguyên liệu tại Công ty Đại Dương Xanh
• 1.6.1. Mua nguyên liệu
• 1.6.2. Các dịch vụ khác
• 1.7. Sự cần thiết hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình mua hàng tại Đại Dương Xanh
• 1.8. Kết luận chương 1
• 2. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
• 2.1. Tổng quan về các nghiên cứu trước đây
• 2.1.1. Nghiên cứu trong nước
• 2.1.2. Nghiên cứu ngoài nước
• 2.1.3. Bài học kinh nghiệm
• 2.2. Sơ lược về COSO 2013
• 2.3. Kết luận chương 2
• 3. CHƯƠNG 3: KIỂM CHỨNG VẤN ĐỀ VÀ DỰ ĐOÁN NGUYÊN NHÂN TÁC ĐỘNG
• 3.1. Thực trạng hệ thống KSNB chu trình mua hàng tại Đại Dương Xanh
• 3.1.1. Môi trường kiểm soát
• 3.1.2. Đánh giá rủi ro
• 3.1.3. Các hoạt động kiểm soát
• 3.1.4. Hệ thống thông tin và truyền thông
• 3.1.5. Các hoạt động giám sát
• 3.2. Đánh giá KSNB chu trình mua hàng tại Đại Dương Xanh
• 3.3. Kiểm chứng những tồn tại của hệ thống KSNB chu trình mua hàng tại Đại Dương Xanh. Phương pháp nghiên cứu. Kết quả nghiên cứu
• 3.4. Dự đoán nguyên nhân tồn tại các hạn chế hệ thống KSNB chu trình mua hàng tại Đại Dương Xanh
• 3.5. Kết luận chương 3
• 4. CHƯƠNG 4: KIỂM CHỨNG NGUYÊN NHÂN, ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HTKSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XNK ĐẠI DƯƠNG XANH
• 4.1. Kiểm chứng các nguyên nhân dẫn đến hạn chế hệ thống KSNB chu trình mua hàng tại Đại Dương Xanh
• 4.1.1. Kiểm chứng nguyên nhân 1.1 Phương pháp nghiên cứu. Kết quả nghiên cứu
• 4.1.2. Kiểm chứng nguyên nhân 2.1 Phương pháp nghiên cứu. Kết quả nghiên cứu
• 4.1.3. Kiểm chứng nguyên nhân 3.1 Phương pháp nghiên cứu. Kết quả nghiên cứu
• 4.1.4. Kiểm chứng nguyên nhân 4.1 Phương pháp nghiên cứu. Kết quả nghiên cứu
• 4.1.5. Kết luận về nguyên nhân
• 4.2. Đề xuất các giải pháp hoàn thiện HT KSNB chu trình mua hàng tại Đại Dương Xanh
• 4.2.1. Đề xuất giải pháp về thành phần “môi trường kiểm soát”
• 4.2.2. Đề xuất giải pháp về các thành phần còn lại
• 4.2.2.1. Quy trình bao tiêu lúa gạo
• 4.2.2.2. Quy trình mua lúa tại ruộng của nông dân
• 4.2.2.3. Chu trình mua hàng khác ngoài lúa gạo
• 4.2.3. Một số kiến nghị bổ sung
• 4.3. Kết luận chương 4
• 5. CHƯƠNG 5: KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG
• 5.1. Mục tiêu triển khai
• 5.2. Phân chia trách nhiệm
• 5.3. Kế hoạch hành động
• 5.4. Kết luận chương 5
• KẾT LUẬN CHUNG
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về hệ thống kiểm soát mua hàng tại Đại Dương Xanh

Hệ thống kiểm soát mua hàng tại Công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh. Hệ thống này không chỉ giúp kiểm soát chất lượng và số lượng hàng hóa mà còn giảm thiểu rủi ro trong quá trình mua sắm. Tuy nhiên, hiện tại hệ thống này vẫn còn nhiều hạn chế cần được cải thiện.

1.1. Đặc điểm hoạt động mua hàng tại Đại Dương Xanh

Công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh chuyên chế biến và xuất khẩu gạo, do đó quy trình mua hàng rất phức tạp. Việc thu mua nguyên liệu từ nông dân và hợp tác xã đòi hỏi sự kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo chất lượng sản phẩm.

1.2. Tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát mua hàng

Hệ thống kiểm soát mua hàng không chỉ giúp công ty giảm thiểu rủi ro mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh. Theo nghiên cứu của Phạm Bính Ngọ (2011), việc kiểm soát tốt quy trình mua hàng sẽ ảnh hưởng tích cực đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

II. Vấn đề và thách thức trong hệ thống kiểm soát mua hàng

Mặc dù hệ thống kiểm soát mua hàng tại Đại Dương Xanh đã được xây dựng, nhưng vẫn tồn tại nhiều vấn đề cần giải quyết. Những thách thức này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của công ty.

2.1. Những hạn chế trong quy trình mua hàng

Quy trình mua hàng hiện tại còn thiếu các thủ tục kiểm soát chặt chẽ, dẫn đến nguy cơ gian lận và sai sót trong quá trình thu mua nguyên liệu.

2.2. Rủi ro trong quản lý chuỗi cung ứng

Quản lý chuỗi cung ứng tại Đại Dương Xanh gặp nhiều khó khăn do sự phụ thuộc vào nông dân và hợp tác xã. Điều này làm tăng nguy cơ rủi ro trong việc đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hóa.

III. Phương pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát mua hàng

Để cải thiện hệ thống kiểm soát mua hàng, cần áp dụng các phương pháp và giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. Việc áp dụng lý thuyết COSO 2013 sẽ giúp hệ thống này hoạt động hiệu quả hơn.

3.1. Đề xuất giải pháp về môi trường kiểm soát

Cần xây dựng một môi trường kiểm soát vững chắc, bao gồm việc đào tạo nhân viên và nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ trong quy trình mua hàng.

3.2. Cải tiến quy trình mua hàng

Cần thiết lập các thủ tục kiểm soát chặt chẽ hơn trong quy trình mua hàng, từ việc lựa chọn nhà cung cấp đến việc kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu

Việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát mua hàng không chỉ giúp công ty phòng ngừa rủi ro mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh. Các giải pháp đề xuất sẽ được áp dụng thực tiễn tại Đại Dương Xanh.

4.1. Kết quả từ việc áp dụng giải pháp

Sau khi áp dụng các giải pháp, công ty đã ghi nhận sự cải thiện rõ rệt trong quy trình mua hàng, giảm thiểu rủi ro và nâng cao chất lượng sản phẩm.

4.2. Đánh giá hiệu quả hoạt động

Đánh giá hiệu quả hoạt động sau khi hoàn thiện hệ thống kiểm soát mua hàng cho thấy công ty đã đạt được mục tiêu kinh doanh đề ra, đồng thời tăng cường sự tin tưởng từ khách hàng.

V. Kết luận và tương lai của hệ thống kiểm soát mua hàng

Hệ thống kiểm soát mua hàng tại Đại Dương Xanh cần được tiếp tục hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thị trường. Việc áp dụng các giải pháp mới sẽ giúp công ty phát triển bền vững trong tương lai.

5.1. Tương lai của hệ thống kiểm soát

Công ty cần tiếp tục cải tiến hệ thống kiểm soát mua hàng để thích ứng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh và nhu cầu của khách hàng.

5.2. Định hướng phát triển bền vững

Định hướng phát triển bền vững sẽ giúp công ty không chỉ nâng cao hiệu quả kinh doanh mà còn góp phần bảo vệ môi trường và phát triển cộng đồng.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Hoạt động mua hàng đóng vai trò then chốt trong chuỗi giá trị của doanh nghiệp, đặc biệt với các công ty sản xuất và thương mại có quy mô lớn như Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Đại Dương Xanh. Theo báo cáo nội bộ, giá trị mua hàng của công ty chiếm tỷ trọng cao so với doanh số bán ra hàng năm, tuy nhiên tỷ lệ chuyển đổi từ nguyên liệu lúa gạo thành gạo thành phẩm có xu hướng giảm qua các năm, từ 65% năm 2015 xuống còn 60% năm 2018. Điều này phản ánh những hạn chế trong hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) chu trình mua hàng hiện tại, gây ra rủi ro thất thoát tài sản và ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả kinh doanh.

Mục tiêu nghiên cứu là hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình mua hàng tại Đại Dương Xanh theo chuẩn COSO 2013, nhằm kiểm soát chặt chẽ hoạt động mua hàng, phòng ngừa và phát hiện rủi ro, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Nghiên cứu tập trung vào đánh giá thực trạng hệ thống KSNB hiện tại, xác định nguyên nhân tồn tại các hạn chế và đề xuất giải pháp hoàn thiện phù hợp với đặc thù ngành gạo và quy mô công ty. Phạm vi nghiên cứu bao gồm chu trình mua nguyên liệu lúa gạo tại công ty trong giai đoạn 2015-2019, với dữ liệu thu thập từ các phòng ban liên quan và khảo sát thực tế tại nhà máy.

Ý nghĩa nghiên cứu thể hiện qua việc giúp công ty giảm thiểu rủi ro gian lận, thất thoát nguyên vật liệu, nâng cao chất lượng sản phẩm và khả năng cạnh tranh trên thị trường xuất khẩu gạo vốn đang chịu áp lực cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ quốc tế. Đồng thời, nghiên cứu góp phần hoàn thiện lý thuyết và thực tiễn về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nông sản tại Việt Nam.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên khung kiểm soát nội bộ COSO 2013, bao gồm năm thành phần chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. COSO 2013 được lựa chọn vì tính toàn diện, khả năng áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực hoạt động doanh nghiệp và sự liên kết chặt chẽ với quản trị rủi ro doanh nghiệp.

Ngoài ra, nghiên cứu tham khảo các lý thuyết về quản trị rủi ro và mô hình kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng từ các nghiên cứu trong và ngoài nước. Các khái niệm chính bao gồm: tính chính trực và giá trị đạo đức trong môi trường kiểm soát, phân công nhiệm vụ và nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong hoạt động kiểm soát, nhận diện và đánh giá rủi ro nội bộ và bên ngoài, vai trò của thông tin truyền thông trong việc đảm bảo tính minh bạch và kịp thời, cũng như các phương pháp giám sát và đánh giá hiệu quả hệ thống kiểm soát.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp hỗn hợp kết hợp định tính và định lượng. Nguồn dữ liệu chính gồm:

• Dữ liệu thứ cấp: Báo cáo tài chính, hồ sơ quy trình, tài liệu nội bộ của công ty, các nghiên cứu trước đây về KSNB và COSO 2013.
• Dữ liệu sơ cấp: Khảo sát bằng bảng hỏi với 50 nhân viên thuộc các phòng ban liên quan (thu mua, kế toán, kho, giám sát), phỏng vấn sâu với 10 cán bộ quản lý cấp trung và cao cấp, quan sát thực tế quy trình mua hàng tại nhà máy.

Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phương pháp so sánh, đối chiếu thực trạng với chuẩn mực COSO 2013 và các bài học kinh nghiệm từ nghiên cứu trước. Các số liệu về tỷ lệ hao hụt nguyên liệu, tỷ lệ chuyển đổi lúa gạo thành phẩm, tỷ trọng mua hàng so với doanh số được sử dụng để đánh giá hiệu quả kiểm soát. Quá trình nghiên cứu kéo dài trong 12 tháng, từ tháng 1/2018 đến tháng 12/2018, đảm bảo thu thập đầy đủ và chính xác thông tin phục vụ phân tích.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

1. Môi trường kiểm soát còn yếu kém: Công ty chưa xây dựng được môi trường kiểm soát minh bạch và công bằng trong chu trình mua hàng. Không có quy định xử phạt cụ thể, dẫn đến việc xử lý sai phạm mang tính chủ quan, gây mất niềm tin trong nhân viên. Tỷ lệ nhân viên không nắm rõ quy trình kiểm soát chiếm khoảng 40%.

2. Phân công nhiệm vụ chưa hợp lý: Bộ phận thu mua vừa quyết định mua hàng, vừa thực hiện cân đo và nhập kho gạo thành phẩm, vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, làm tăng nguy cơ gian lận và thất thoát. Khoảng 25% số vụ kiểm tra phát hiện chồng chéo nhiệm vụ giữa các phòng ban.

3. Tỷ lệ hao hụt nguyên liệu cao: Tỷ lệ chuyển đổi lúa gạo thành phẩm giảm từ 65% năm 2015 xuống còn 60% năm 2018, thấp hơn nhiều so với chuẩn ngành (khoảng 70-75%). Điều này cho thấy hệ thống kiểm soát chưa hiệu quả trong việc giám sát quá trình chế biến và bảo quản nguyên liệu.

4. Thông tin và truyền thông chưa hiệu quả: Hệ thống báo cáo và chứng từ chưa đầy đủ, thiếu kênh thông tin so sánh nhà cung cấp, gây khó khăn trong việc lựa chọn nhà cung cấp tối ưu. Khoảng 30% nhân viên phản ánh thông tin nội bộ không được truyền đạt kịp thời.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ nhận thức chưa đầy đủ của ban lãnh đạo về vai trò của KSNB, dẫn đến việc đầu tư và xây dựng hệ thống kiểm soát còn sơ khai. Việc phân công nhiệm vụ không tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm làm tăng nguy cơ gian lận nội bộ, tương tự như các nghiên cứu trong nước đã chỉ ra. Tỷ lệ hao hụt nguyên liệu cao phản ánh sự thiếu kiểm soát chặt chẽ trong các khâu vận chuyển, chế biến và bảo quản, điều này cũng phù hợp với các báo cáo ngành gạo về rủi ro thất thoát trong chu trình mua hàng.

So sánh với các nghiên cứu quốc tế, việc thiếu kênh thông tin và truyền thông hiệu quả làm giảm khả năng đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất, ảnh hưởng đến chi phí và chất lượng nguyên liệu. Việc hoàn thiện hệ thống KSNB theo chuẩn COSO 2013 sẽ giúp công ty khắc phục các điểm yếu này, nâng cao tính minh bạch và hiệu quả kiểm soát.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ hao hụt nguyên liệu qua các năm, bảng so sánh phân công nhiệm vụ giữa các phòng ban, và sơ đồ quy trình kiểm soát nội bộ theo COSO 2013 để minh họa các điểm cần cải thiện.

Đề xuất và khuyến nghị

1. Xây dựng môi trường kiểm soát minh bạch và công bằng: Ban lãnh đạo cần ban hành quy định xử phạt và khen thưởng cụ thể, công khai để tạo sự tin tưởng và nâng cao ý thức tuân thủ của nhân viên. Thời gian thực hiện: 3 tháng; Chủ thể: Ban giám đốc phối hợp phòng nhân sự.

2. Phân công nhiệm vụ rõ ràng, tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Tách biệt chức năng mua hàng và kiểm soát nhập kho, đảm bảo không có sự chồng chéo nhiệm vụ để giảm thiểu rủi ro gian lận. Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Ban giám đốc, phòng kế toán và thu mua.

3. Hoàn thiện quy trình kiểm soát chu trình mua hàng theo COSO 2013: Xây dựng và áp dụng các thủ tục kiểm soát chặt chẽ ở từng khâu từ lập kế hoạch mua, kiểm tra chất lượng, nhập kho đến thanh toán. Thời gian thực hiện: 9 tháng; Chủ thể: Phòng kiểm soát nội bộ phối hợp các phòng ban liên quan.

4. Cải thiện hệ thống thông tin và truyền thông: Thiết lập kênh thông tin nội bộ hiệu quả, cập nhật thường xuyên báo cáo mua hàng, so sánh nhà cung cấp để hỗ trợ quyết định mua hàng tối ưu. Thời gian thực hiện: 4 tháng; Chủ thể: Phòng IT và phòng thu mua.

5. Tăng cường giám sát và đánh giá định kỳ: Thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ chuyên trách giám sát việc tuân thủ quy trình, thực hiện kiểm tra đột xuất để phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm. Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Ban kiểm soát nội bộ.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp sản xuất và xuất khẩu nông sản: Giúp hiểu rõ vai trò và cách thức hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng nhằm nâng cao hiệu quả quản trị và giảm thiểu rủi ro thất thoát tài sản.

2. Phòng kiểm soát nội bộ và kế toán quản trị: Cung cấp cơ sở lý thuyết và thực tiễn để xây dựng, vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ theo chuẩn COSO 2013, đặc biệt trong lĩnh vực mua hàng và quản lý nguyên vật liệu.

3. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành kế toán, quản trị kinh doanh: Là tài liệu tham khảo quý giá về ứng dụng lý thuyết kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp thực tế, phương pháp nghiên cứu khoa học và phân tích dữ liệu.

4. Các chuyên gia tư vấn quản trị doanh nghiệp: Hỗ trợ trong việc đánh giá, thiết kế và triển khai hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc thù ngành hàng và quy mô doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng lại quan trọng?
   Hệ thống này giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro gian lận, thất thoát tài sản, đảm bảo chất lượng và số lượng nguyên liệu mua vào, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất và kinh doanh.

2. COSO 2013 có điểm gì nổi bật so với các khung kiểm soát nội bộ khác?
   COSO 2013 cung cấp khung toàn diện, tích hợp kiểm soát nội bộ với quản trị rủi ro và quản trị doanh nghiệp, phù hợp với môi trường kinh doanh hiện đại và đa dạng.

3. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ?
   Có thể đánh giá qua việc kiểm tra sự tuân thủ quy trình, tỷ lệ phát hiện và xử lý sai phạm, mức độ giảm thiểu rủi ro, cũng như phản hồi từ các bộ phận liên quan.

4. Nguyên nhân chính dẫn đến hạn chế trong hệ thống KSNB chu trình mua hàng là gì?
   Thường do nhận thức chưa đầy đủ của ban lãnh đạo, phân công nhiệm vụ không hợp lý, thiếu quy trình kiểm soát chặt chẽ và hệ thống thông tin truyền thông chưa hiệu quả.

5. Giải pháp nào giúp giảm tỷ lệ hao hụt nguyên liệu trong chu trình mua hàng?
   Hoàn thiện quy trình kiểm soát từ khâu thu mua, vận chuyển, chế biến đến nhập kho; tăng cường giám sát, đào tạo nhân viên và áp dụng công nghệ quản lý kho hiện đại.

Kết luận

• Hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh có vai trò chiến lược, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh trên thị trường xuất khẩu gạo.
• Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng hiện tại còn nhiều hạn chế về môi trường kiểm soát, phân công nhiệm vụ, tỷ lệ hao hụt nguyên liệu và hệ thống thông tin truyền thông.
• Nghiên cứu áp dụng khung COSO 2013 để đánh giá và đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu quả hoạt động.
• Các giải pháp đề xuất bao gồm xây dựng môi trường kiểm soát minh bạch, phân công nhiệm vụ rõ ràng, hoàn thiện quy trình kiểm soát, cải thiện hệ thống thông tin và tăng cường giám sát.
• Giai đoạn tiếp theo là triển khai kế hoạch hành động chi tiết, theo dõi và đánh giá hiệu quả thực hiện nhằm đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng hoạt động hiệu quả, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty.

Quý độc giả và các nhà quản lý được khuyến khích áp dụng các kết quả nghiên cứu này để cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: PHÁT HIỆN VẤN ĐỀ CẦN GIẢI QUYẾT VỀ HỆ THỐNG KSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI ĐẠI DƯƠNG XANH 1.1 Tổng quan về Công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh 1.1 Bối cảnh ngành Gạo là mặt hàng xuất khẩu chủ lực trong các năm qua, đóng góp lớn vào kim ngạch xuất nhập khẩu của nước ta. Tháng 01 năm 2007 Việt Nam gia nhập WTO mở ra cơ hội lớn cho nền kinh tế Việt Nam nói chung cũng như là thị trường xuất khẩu gạo nói riêng. Tuy nhiên, ngoài những cơ hội thì các DN cũng gặp phải sự cạnh tranh rất lớn từ các tập đoàn nước ngoài như Thái Lan, Ấn Độ,… Theo bà Bùi Thị Thanh Tâm- Phó Chủ tịch Hiệp hội Lương thực Việt Nam, xuất khẩu gạo của Việt Nam vào Trung Quốc 6 tháng đầu năm 2019 đã giảm tới 72%, mặc dù xuất khẩu sang Philippines tăng mạnh nhưng cũng mới chỉ bù được một phần giảm sút của thị trường Trung Quốc. Vì thế muốn tồn tại và phát triển lớn mạnh hơn DN cần nổ lực trong hoạt động kinh doanh, cải thiện hệ thống kiểm soát quản lý để vừa góp phần tự hoàn thiện mình vừa thu hút vốn đầu tư nước ngoài.2 Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh là loại hình doanh nghiệp TNHH hai thành viên, chuyên về lĩnh vực chế biến và xuất khẩu gạo thơm chất lượng cao (thương hiệu Lotus Rice) và một số mặt hàng khác.

Tháng 10 năm 2007, ông Huỳnh Văn Khoẻ vốn có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực kinh doanh gạo, đã cùng những người bạn tâm huyết mạnh dạn đứng ra thành lập Công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh với thương hiệu Lotus Rice (gạo Hoa Sen) nhắm vào phân khúc gạo chất lượng cao. Trải qua nhiều năm xây dựng đến nay thì thương hiệu Lotus Rice của công ty Đại Dương Xanh là thương hiệu gạo thơm cao cấp đã tạo được niềm tin của khách hàng trên toàn thế giới trong nhiều năm qua, LOTUS Rice có khả năng phục vụ thị trường tại Mỹ, Anh, Pháp, Đức, Tây Ban Nha, Trung Đông, Châu Phi, Úc, philippines, Malaysia, Singapore và Hồng Kông. Với nhiều năm kinh nghiệm trong sản xuất lúa gạo, Đại Dương Xanh sản xuất loại gạo tốt nhất, từ lựa chọn hạt giống, trồng và thu hoạch, đến chế biến và đóng gói. TIEU LUAN MOI download : [e-mail] 5 Chiến lược kinh doanh của DN: - Sản phẩm gạo: về cơ bản DN nhắm đến phân khúc gạo chất lượng cao mang thương hiệu Lotus rice, đây chính là ngách của thị trường mà các DN lớn trong ngành gạo không quan tâm.

Phân khúc này cũng ít bị biến động về giá cả khi thi thị trường có sự biến thiên về cung cầu. Việc chọn ngách thị trường sẽ tránh cho DN phải đối đầu với các DN lớn có ưu thế về vốn và công nghệ. Hằng năm DN đều đặn tham gia hội chợ thực phẩm tại Trung đông, Thượng Hải, Hồng Kông … đề tìm kiếm khách hàng và quảng bá thương hiệu. DN cũng bước đầu xâm nhập thị trường gạo nội địa, tích cực tham gia các hội chợ trong nước để quảng bá thương hiệu.

Đích đến của sản phẩm là siêu thị lớn. siêu thị mini, cửa hàng tiện lợi. - Sản phẩm cá tra fillet và thực phẩm khác: cá tra filet là mặt hàng có lợi nhuận cao. Thế mạnh của DN là có khách hàng tốt và ổn định.

DN một mặt tìm kiếm thêm khách hàng mới, mặt khác chăm sóc các khách hàng hiện có. Việc tiếp tục kinh doanh cá tra fillet sẽ đa dạng hoá hoạt động, hạn chế rủi ro và tối đa hoá lợi nhuận. Ngoài ra DN còn xuất khẩu một số mặt hàng thực phẩm khác như bánh chocopie, nước uống đóng lon, hạt điều. Quá trình phát triển: trãi qua quá trình hơn 10 năm hoạt động kinh doanh, Đại Dương Xanh đã không ngừng phát triển cả về doanh số và chất lượng sản phẩm.

Tăng trưởng doanh số qua các năm: Bảng 1.1: Tăng trưởng doanh số qua các năm Năm Doanh số (triệu đồng) Tăng trưởng (%) 2010 306.980 91% TIEU LUAN MOI download : [e-mail] 6 (Nguồn: Phòng kế toán Công ty Đại Dương Xanh) Qua bảng số liệu trên cho thấy Đại Dương Xanh đã không ngừng tăng trưởng từ năm 2010 cho đến nay, tốc độ tăng trưởng được cải thiện mỗi năm. Tuy nhiên, năm 2019 với khó khăn của nền kinh tế thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng, tốc độ tăng trưởng của Đại Dương Xanh đã chậm lại. Từ đó cho thấy Đại Dương Xanh đang phải đối diện không ít khó khăn do thị trường ngày càng cạnh tranh. Để giải quyết vấn đề trên ngoài việc tập trung vào kinh doanh bán hàng, Đại Dương Xanh xác định cần phải cải thiện khâu kiểm soát để nâng cao chất lượng cũng như giảm giá thành sản phẩm nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.3 Cơ cấu tổ chức Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức của Công Ty TNHH XNK Đại Dương Xanh (Nguồn: Phòng hành chính nhân sự) Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức phòng kế toán TIEU LUAN MOI download : [e-mail] 7 (Nguồn: Phòng hành chính nhân sự) Kế Toán Trưởng Kế toán Tổng Hợp Kế toán bán hàng Kế toán thu chi Kế toán Thuế Kế toán Kho Kế toán giá thành và công nợ - Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo cao nhất của phòng, chịu trách nhiệm trước TGĐ công ty về tất cả hoạt động của phòng do mình phụ trách.

Tham mưu giúp Giám đốc Công ty quản lý công tác tài chính, hạch toán kế toán trong toàn Công ty, có trách nhiệm tổ chức và chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính của Công ty. - Kế toán tổng hợp: Tham mưu giúp trưởng phòng về thực hiện các công tác nghiệp vụ kế toán của phòng. Tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo qui định của nhà nước và Công ty. Đảm bảo công tác lập báo cáo quyết toán tài chính, báo cáo nghiệp vụ đúng thời gian và chế độ hiện hành của Công ty và Nhà nước.

- Kế toán thu chi: Lập chứng từ thu- chi cho các khoản thanh toán của công ty đối với khách hàng và các khoản thanh toán nội bộ. Phản ánh vào các sổ sách liên quan đến phần hành kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ. - Kế toán thuế: Tập hợp hết các chứng từ gốc, theo dõi sổ sách, làm báo cáo thuế cho tất cả các loại thuế mà công ty áp dụng (thuế GTGT, TNCN nếu có), nghĩa vụ tiền nộp thuế GTGT cho hàng tháng nếu công ty có số thuế phát sinh nghĩa là đầu ra – đầu vào. - Kế toán bán hàng và công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản nợ phải thu và phải trả khách hàng.

Lập bảng danh sách các khoản nợ của các khách hàng, nhà TIEU LUAN MOI download : [e-mail] 8 cung cấp để sắp xếp lịch thu, chi trả đúng hạn, đúng hợp đồng, đúng thời hạn, đôn đốc, theo dõi và đòi các khoản nợ chưa thanh toán. Phân tích tình hình công nợ, đánh giá tỷ lệ thực hiện nợ, tính tuổi nợ. Kiểm tra công nợ phải thu, phải trả của công ty. Thực hiện các nhiệm vụ do kế toán trưởng phân công.

Thực hiện lưu trữ các chứng từ, sổ sách, các công văn qui định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ. - Kế toán giá thành: Thu thập các thông tin về chi phí sản xuất, giá thành, giá bán của sản phẩm hàng hoá mà DN đang SXKD trong kỳ. Tính giá thành và kiểm soát giá thành theo giá thành mục tiêu và giá thành thực tế cho từng sản phẩm. Thống kê NVL dùng chung trong tháng, phân bổ vào giá thành theo tiêu thức phù hợp.

Kiểm soát tiêu hao nguyên vật liệu theo định mức và NVL sử dụng thực tế, lập báo cáo nguyên vật liệu dư thừa, nguyên vật liệu sử dụng quá định mức tiêu hao. Lập bảng tổng hợp phân tích hiệu quả sản xuất theo từng đơn sản xuất. Phối hợp với kế toán tổng hợp hoàn thiện bảng phân tích lãi lỗ, phân tích chi phí hàng tháng. - Kế toán kho: Theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật tư, sản phẩm, hàng hoá về mặt số lượng và giá trị tại các kho của công ty.

Định kỳ phải đối chiếu số lượng với thủ kho và lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho sản phẩn, vật tư, hàng hoá vào cuối tháng. Theo dõi tình hình tăng, giảm, tồn kho các loại vật tư.3 Sơ đồ tổ chức kế toán nhà máy TIEU LUAN MOI download : [e-mail] 9 (Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)  Kế toán nguyên liệu: Người giữ chức danh này chịu trách nhiệm thực hiện theo dõi nhập xuất tồn kho nguyên liệu, kho gia công. Tính giá nhập, xuất khi có phát sinh, tính giá thành kho gia công, tính giá thành tại nhà máy. Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến kho vật tư, kho nguyên liệu và kho gia công.

 Kế toán kho thành phẩm- phụ phẩm: Người giữ chức danh này chịu trách nhiệm thực hiện các công việc liên quan đến công tác trong việc lập hóa đơn chứng từ và theo dõi chi tiết hàng hóa trong kho, bao gồm cả tình hình hàng nhập xuất tồn; đối chiếu các hóa đơn, chứng từ sổ sách với số liệu thực tế do thủ kho trình lên, giúp hạn chế tối đa những rủi ro, thất thoát cho công ty.  Kế toán kho bao bì: Người giữ chức danh này có nhiệm vụ thực hiện các công việc liên quan đến công tác quản lý xuất nhập tồn của kho bao bì. Có trách nhiệm kiểm tra số lượng tồn kho trên báo cáo kho bao bì và trên chương TIEU LUAN MOI download : [e-mail] 10 trình kiểm soát kho. Tư vấn và đưa ra hướng giải quyết vấn đề tồn kho, chất lượng hàng hư hỏng, cách khắc phục, … Chịu trách nhiệm bảo đảm an toàn về số lượng tồn kho.

Báo cáo cuối hàng tuần cho bộ phận kế toán và ban giám đốc (BGĐ).4 Đặc điểm hoạt động thu mua nguyên liệu tại Đại Dương Xanh Các DN có quy mô vừa và nhỏ thì các yếu tố của HTKSNB bộ thường hiện diện không đầy đủ, tại Đại Dương Xanh cũng không ngoại lệ. Quy trình hoạt động kinh doanh của Công ty Đại Dương Xanh có thể tóm tắt như sau: Phòng kinh doanh tìm kiếm khách hàng, đàm phán, thương lượng để ký kết hợp đồng. Sau khi hợp đồng đã ký kết thì tiến hành tìm kiếm mua nguyên liệu là lúa gạo. Lúa gạo nguyên liệu sau khi được mua sẽ được chế biến (lau bóng), đóng gói thành phẩm.

Thành phẩm sẽ được vận chuyển lên cảng.