Chương 1: Một số vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm soát chi ngân sách Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ đối với công tác kiểm soát chi ngân sách tại Sở Tài chính Phú Yên TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 3 Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với công tác kiểm soát chi ngân sách tại Sở Tài chính Phú Yên. Kết luận Tài liệu tham khảo TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 4 Chƣơng 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT CHI NGÂN SÁCH 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT CHI NGÂN SÁCH 1. Khái niệm Hệ thống kiểm soát nội bộ: - Theo tài liệu Hướng dẫn về kiểm soát nội bộ của Tổ chức Quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) năm 1992 khái niệm Hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc định nghĩa nhƣ sau: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm đảm bảo sự hợp lý để đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Trong đó, mục tiêu của tổ chức bao gồm: • Thúc đẩy các hoạt động của đơn vị diễn ra có trình tự, đạt đƣợc tính hữu hiện và hiệu quả nhằm cung cấp các dịch vụ có chất lƣợng phù hợp với nhiệm vụ của đơn vị; • Bảo vệ và quản lý nguồn tài nguyên tránh thất thoát, lãng phí, tham ô và sử dụng sai mục đích; • Tôn trọng pháp luật và các quy định có liên quan; • Thiết lập và báo cáo các thông tin quản lý và thông tin tài chính đáng tin cậy và đảm bảo tính kịp thời. - Định nghĩa về Hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI năm 2001 nhƣ sau: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị, nó được thiết lập để đối phó với các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức. Cần làm rõ năm khái niệm quan trọng trong định nghĩa trên, đó là: • Hệ thống kiểm soát nội bộ là một quá trình. Hệ thống kiểm soát nội bộ không phải là từng hoạt động riêng rẽ mà nó là một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và đƣợc kết hợp với nhau thành một thể thống nhất.
Chính quá trình này là phƣơng tiện giúp đơn vị đạt đƣợc mục tiêu của mình. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 5 • Hệ thống kiểm soát nội bộ chịu sự chi phối của con ngƣời. Hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc thiết kế và vận hành bởi con ngƣời, từ cấp lãnh đạo cao nhất đến tất cả các cán bộ, công chức, viên chức. Chính họ sẽ định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát và vận hành chúng.
Tuy vậy, muốn hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hữu hiệu thì từng thành viên trong tổ chức phải hiểu đƣợc trách nhiệm, quyền hạn của mình và hƣớng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức. • Hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc thiết lập để đối phó với rủi ro. Việc thực hiện sứ mạng của tổ chức sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro. Kiểm soát nội bộ có thể giúp tổ chức nhận diện và đối phó với rủi ro để tối đa hóa khả năng đạt đƣợc mục tiêu.
• Hệ thống kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý. Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt đƣợc các mục tiêu của đơn vị chứ không thể đảm bảo tuyệt đối. Bởi hệ thống kiểm soát nội bộ dù chặt chẽ đến đâu cũng tồn tại những hạn chế tiềm tàng, đó là sự thông đồng của các cá nhân hay sự lạm quyền của nhà quản lý…, kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhƣng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. • Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Hoạt động của một tổ chức luôn hƣớng về các mục tiêu đã đề ra. Các mục tiêu có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Ở khu vực công, mục tiêu của một tổ chức thƣờng liên quan đến các dịch vụ công cộng và lợi ích cộng đồng. Bao gồm các mục tiêu: Mục tiêu hoạt động: mục tiêu này liên quan đến tính hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động của đơn vị.
Mục tiêu về báo cáo: liên quan đến việc cung cấp và báo cáo các thông tin tài chính và phi tài chính phù hợp, kịp thời cho các đối tƣợng bên trong, bên ngoài đơn vị. Mục tiêu tuân thủ: liên quan đến việc tuân thủ pháp luật, các điều ƣớc quốc tế và các quy định có liên quan. Mục tiêu về quản lý nguồn lực: Mục tiêu này là phần chi tiết hóa mục tiêu về hoạt động của đơn vị, nhƣng do đặc thù của khu vực công nên INTOSAI muốn TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 6 nhấn mạnh thêm tầm quan trọng của việc sử dụng hợp lý nguồn ngân sách, tránh lạm dụng, lãng phí nguồn lực quốc gia. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI Dựa trên nền tảng báo cáo COSO, Hướng dẫn về kiểm soát nội bộ của INTOSAI cũng đƣa ra năm yếu tố của Hệ thống kiểm soát nội bộ: 1.
Môi trƣờng kiểm soát Môi trƣờng kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính thuộc về môi trƣờng kiểm soát bao gồm: • Sự trung thực và các giá trị đạo đức; • Tƣ duy quản lý và phong cách điều hành của các cấp lãnh đạo; • Năng lực của đội ngũ nhân viên trong tổ chức; • Cơ cấu tổ chức và quyền hạn, trách nhiệm của các bộ phận trong cơ cấu đó; • Chính sách nguồn nhân lực. Tính chính trực và các giá trị đạo đức Tính chính trực và các giá trị đạo đức là nhân tố quan trọng của môi trƣờng kiểm soát, tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố khác của kiểm soát nội bộ. Nó chính là văn hóa của tổ chức, là những quy tắc ứng xử, những hành vi gian lận, thiếu đạo đức… ảnh hƣởng xấu đến tổ chức.
Để đạt đƣợc điều này, cấp quản lý trƣớc tiên phải là gƣơng cho cấp dƣới về việc tuân thủ các điều lệ, các quy định về cách ứng xử của CBCC và cần phổ biến những quy định này đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp. Ngoài ra, các đơn vị thuộc khu vực công còn phải cho công chúng thấy đƣợc tinh thần nhân văn và giá trị đạo đức trong nhiệm vụ và sứ mạng của mình. Tư duy quản lý và phong cách điều hành của cấp lãnh đạo TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 7 Triết lý quản lý và phong cách điều hành thể hiện thông qua thái độ, quan điểm của cấp quản lý đối với hoạt động của đơn vị. Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành của các cấp quản lý có thể ảnh hƣởng lớn đến môi trƣờng kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị.
Nếu cấp quản lý của đơn vị ý thức đƣợc tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ thì các thành viên còn lại có thể cảm nhận đƣợc điều đó thông qua hành động, thái độ của nhà quản lý và sẽ theo đó mà tận tâm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ; ngƣợc lại, nếu các thành viên trong đơn vị cảm thấy rằng kiểm soát nội bộ không phải là mối quan tâm hàng đầu của nhà quản lý thì điều đó đồng nghĩa với việc mục tiêu kiểm soát của đơn vị có thể sẽ không đạt đƣợc một cách hữu hiệu. Năng lực đội ngũ nhân viên trong tổ chức Đảm bảo về năng lực là đảm bảo cho các nhân viên trong tổ chức có đƣợc những kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Muốn vậy, cấp quản lý cần xác định rõ yêu cầu về năng lực cho một công việc nhất định và cụ thể hóa nó thành các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng để cá nhân có thể đƣợc bố trí công việc thích hợp. Ngoài ra, cấp quản lý cần nâng cao nhận thức cho các cá nhân giúp họ hiểu đƣợc tầm quan trọng của mình trong việc vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu, từ đó, có kế hoạch phát triển các kỹ năng đủ để xử lý các tình huống gặp phải.
Cơ cấu tổ chức và quyền hạn, trách nhiệm của các bộ phận trong cơ cấu đó Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt đƣợc mục tiêu. Một cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Ngƣợc lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng. Để thiết kế một cơ cấu tổ chức hiệu quả phải tuân thủ các nguyên tắc sau: • Thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động; không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận.
TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 8 • Thực hiện sự phân chia 3 chức năng: Xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách, bảo quản tài sản. • Bảo đảm sự độc lập tƣơng đối giữa các bộ phận. Cơ cấu tổ chức thƣờng đƣợc mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đó phải xác định đƣợc các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp. Ngoài ra, cơ cấu cần phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị.
Phân chia trách nhiệm và quyền hạn đƣợc xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hƣởng nhƣ thế nào đến ngƣời khác trong việc hoàn thành mục tiêu.