Chương I: Những vấn đề cơ bản về tổ chức kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp thương mại Chương II: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Nội thất Phúc Tăng. Chương III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Nội thất Phúc Tăng. Sinh viên: Nguyễn Thị Thi Ngọc - Lớp QTL 603K 2 Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Nội thất Phúc Tăng CHƢƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI DOANH NGHIỆP 1.1Những vấn đề chung về vốn bằng tiền trong doanh nghiệp 1.1 Khái niệm, ý nghĩa và nhiệm vụ hạch toán vốn bằng tiền Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lƣu động, bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ở các ngân hàng, công ty tài chính và tiền đang chuyển. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền vừa dùng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tƣ để sản xuất kinh doanh vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ.
Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp và là một bộ phận quan trọng của vốn lƣu động. Mặt khác, vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì trong quá trình luân chuyển vốn bằng tiền rất dễ bị tham ô, lợi dụng, mất mát. Do vậy việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nƣớc. Chẳng hạn, tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi hàng ngày không đƣợc vƣợt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và ngân hàng đã thỏa thuận ghi trong hợp đồng tiền mặt, khi có tiền thu bán hàng bằng tiền mặt thì doanh nghiệp phải nộp vào ngân hàng.
Xuất phát từ những đặc điểm quản lý vốn bằng tiền, hạch toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau: Hàng ngày, phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt, giám sát tình hình chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt. Thƣờng xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách. Phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong quản lý và sử dụng tiền mặt. Phản ánh tình hình tăng, giảm và số dƣ tiền gửi ngân hàng hàng ngày, giám sát việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thi Ngọc - Lớp QTL 603K 3 Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Nội thất Phúc Tăng Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện nguyên nhân làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp thích hợp, giải phóng nhanh tiền đang chuyển kịp thời.2 Những yêu cầu cơ bản để quản lý nội bộ vốn bằng tiền: Để quản lý tốt vốn bằng tiền trong nội bộ doanh nghiệp thì trƣớc hết cần tách biệt bảo quản vốn bằng tiền khỏi việc ghi chép các nghiệp vụ này. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải phân công một số nhân viên làm nhiệm vụ ghi sổ để kiểm tra công việc của ngƣời này thông qua công việc của ngƣời kia, việc phân chia trách nhiệm nhƣ trên là nhằm hạn chế bớt tình trạng gian lận cũng nhƣ sự móc ngoặc giữa các nhân viên trong việc tham ô tiền mặt. Các bƣớc chính để thực hiện việc quản lý nội bộ đối với vốn bằng tiền gồm: Tách biệt nhiệm vụ giữ tiền mặt với việc giữ các sổ sách kế toán- những nhân viên giữ tiền mặt không đƣợc tiếp cận với sổ sách kế toán vá các nhân viên kế toán không đƣợc giữ tiền mặt. Lập bản danh sách ghi hóa đơn thu tiền mặt tại thời điểm và nơi nhận tiền mặt.
Thực hiện thanh toán bằng séc, chỉ nên dùng tiền mặt chi tiêu cho các khoản nhỏ, không đƣợc chi trả tiền mặt thay cho việc chi trả séc. Trƣớc khi phát hành một tờ séc để thanh toán, phải kiểm tra số lƣợng và giá trị các khoản chi, tránh việc phát hành quá số dƣ. Tách chức năng duyệt chi khỏi chức năng ký séc.3 Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ những nguyên tắc sau đây: Kế toán vốn bằng tiền phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam, trừ trƣờng hợp đƣợc phép sử dụng một đơn vị tiền tệ thông dụng khác ghi chép Báo cáo kế toán nhƣng phải đƣợc chấp nhận bằng văn bản của Bộ tài chính. Sinh viên: Nguyễn Thị Thi Ngọc - Lớp QTL 603K 4 Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Nội thất Phúc Tăng Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh ở nhóm tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng kí kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý, đá quý.
Vàng bạc, kim khí quý, đá quý phải theo dõi số lƣợng, trọng lƣợng, quy cách, phẩm chất, và giá trị của từng thứ, từng loại. Giá trị vàng bạc, kim khí quý, đá quý đƣợc tính theo giá trị thực tế(Giá hóa đơn hoặc giá đƣợc thanh toán). Khi tính giá xuất vàng bạc, kim khí quý, đá quý, có thể áp dụng một trong 4 phƣơng pháp xuất kho: Bình quân gia quyền, nhập trƣớc- xuất trƣớc, nhập sau- xuất trƣớc, giá thực tế đích danh. Tuy nhiên, do vàng bạc, kim khí quý, đá quý là loại tài sản có giá trị lớn và mang tính tách biệt nên phƣơng pháp thực tế đích danh thƣờng đƣợc sử dụng.
Nếu có chênh lệch giữa giá xuất bán và giá thanh toán ở thời điểm phát sinh nghiệp vụ thì đƣợc phản ánh vào TK 515 hoặc TK 635. Trƣờng hợp kế toán vốn bằng tiền liên quan đến ngoại tệ:”Quy định về ghi nhận, đánh giá, xử lý các khoản chênh lệch tỷ giá hốiđoái trong doanh nghiệp” đƣợc ban hành theo Thông tƣ số 179/2012/TT-BTC ngày 24 tháng 10 năm 2012. Một giao dịch bằng ngoại tệ là giao dịch đƣợc xác định bằng ngoại tệ hoặc yêu cầu thanh toán bằng ngoại tệ, bao gồm các giao dịch phát sinh khi một doanh nghiệp: - Mua hoặc bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ mà giá cả đƣợc xác định bằng ngoại tệ. - Vay hoặc cho vay các khoản tiền mà số phải trả hoặc phải thu đƣợc xác định bằng ngoại tệ.
- Trở thành một đối tác (một bên) của một hợp đồng ngoại hối chƣa đƣợc thực hiện - Dùng một loại tiền tệ này để mua, bán hoặc thay đổi lấy một loại tiền tệ khác Một giao dịch bằng ngoại tệ phải đƣợc hạch toán và ghi nhận ban đầu theo đơn vị tiền tệ kế toán bằng việc áp dụng tỷ giá hối đoái giữa đơn vị tiền tệ kế toán và ngoại tệ tại ngày giao dịch. Sinh viên: Nguyễn Thị Thi Ngọc - Lớp QTL 603K 5 Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Nội thất Phúc Tăng Tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch đƣợc coi là tỷ giá giao ngay. Doanh nghiệp có thể sử dụng tỷ giá xấp xỉ với tỷ giá hối đoái thực tế tại ngày giao dịch. Ở thời điểm kết thúc năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm cuối năm tài chính.
Nguyên tắc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ và đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại ngày lập Bảng CĐKT ở thời điểm cuối năm tài chính đƣợc thể hiện: - Doanh nghiệp đồng thời phải theo dõi nguyên tệ trên sổ kế toán chi tiết các TK: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, các khoản phải thu, các khoản phải trả và TK 007 “ngoại tệ các loại” (TK ngoài bảng CĐKT) - Đối với tài khoản thuộc loại doanh thu, hàng tồn kho, TSCĐ, chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí khác, bên Nợ các TK vốn bằng tiền… khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải đƣợc ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam, hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Đối với các bên có các TK vốn bằng tiền, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải đƣợc ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam, hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá xuất quỹ (tỷ giá bình quân gia quyền, tỷ giá nhập trƣớc- xuất trƣớc, tỷ giá nhập sau- xuất trƣớc, giá thực tế đích danh) - Đối với bên có của các TK nợ phải trả hoặc bên nợ các TK nợ phải thu, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải đƣợc ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá giao dịch. Cuối năm tài chính, các số dƣ nợ phải trả hoặc dƣ nợ phải thu có gốc ngoại tệ đƣợc đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm cuối năm tài chính. Sinh viên: Nguyễn Thị Thi Ngọc - Lớp QTL 603K 6 Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Nội thất Phúc Tăng - Đối với bên nợ các khoản nợ phải trả hoặc bên có của các TK nợ phải thu, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải ghi trên sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán.
- Trƣờng hợp mua, bán ngoại tệ bằng Đồng Việt Nam thì hạch toán theo tỷ giá thực tế mua, bán.2Tổ chức công tác kế toán tiền mặt tại quỹ 1.1 Nguyên tắc quản lý tiền mặt tại quỹ Xuất phát từ những đặc điểm nêu trên, hạch toán tiền mặt tại quỹ phải thực hiện các nguyên tắc sau: Tôn trọng nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa 2 nhiệm vụ giữ tiền và lập chứng từ, ghi sổ kế toán tiền mặt. Chỉ dùng tiền mặt cho nghiệp vụ chi thƣờng xuyên, tập trung quản lý tiền và thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt qua hệ thống ngân hàng thƣơng mại và kho bạc Nhà nƣớc.