Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong hệ thống tài chính của doanh nghiệp, vốn bằng tiền giữ vai trò huyết mạch và là bộ phận tài sản có tính thanh khoản cao nhất thuộc tài sản lưu động. Khả năng thanh toán tức thời, việc mua sắm vật tư hàng hóa, trang trải chi phí hoạt động và việc nắm bắt các cơ hội kinh doanh đều phụ thuộc trực tiếp vào quy mô cũng như sự vận động của luồng vốn này. Tuy nhiên, do đặc thù lưu thông nhanh và dễ chuyển đổi, vốn bằng tiền là đối tượng tiềm ẩn nhiều rủi ro về sai sót, thất thoát và gian lận nếu công tác quản lý, hạch toán không được tổ chức chặt chẽ. Xuất phát từ yêu cầu quản trị nội bộ và thực tiễn thực tập tại cơ sở, tác giả Nguyễn Hoàng Yến đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần vật tư và vận tải ITASCO".
Theo nhiệm vụ đề tài tốt nghiệp được giao, nội dung và các yêu cầu nghiên cứu cần giải quyết được xác định gồm ba nhiệm vụ cụ thể:
- Hệ thống hóa lý luận chung về vốn bằng tiền và tổ chức kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Khảo sát, phân tích thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Vật tư và Vận tải ITASCO.
- Đưa ra nhận xét, đánh giá và đề xuất một số ý kiến, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại đơn vị khảo sát.
Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là công tác kế toán vốn bằng tiền, bao gồm kế toán tiền mặt tại quỹ và kế toán tiền gửi ngân hàng.
Về phạm vi không gian, đề tài thực hiện tại Công ty Cổ phần Vật tư và Vận tải ITASCO (địa chỉ: Số 4 Cù Chính Lan, phường Minh Khai, quận Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng).
Về phạm vi thời gian, khóa luận sử dụng số liệu kế toán phát sinh trong năm tài chính 2017 của doanh nghiệp; đề tài được giao ngày 12 tháng 03 năm 2018 và hoàn thành trước ngày 02 tháng 06 năm 2018.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận xây dựng nội dung dựa trên khung pháp lý của Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính. Về mặt lý thuyết, vốn bằng tiền được định nghĩa là bộ phận tài sản lưu động tồn tại dưới hình thái tiền tệ, bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ở các ngân hàng, kho bạc nhà nước và tiền đang chuyển. Vốn bằng tiền được phân loại theo hình thức tồn tại (tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc kim khí quý đá quý) hoặc theo trạng thái lưu trữ (tiền tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển).
Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền quy định việc sử dụng thống nhất đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam (VNĐ), theo dõi nguyên tệ song song đối với ngoại tệ, quy đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá liên ngân hàng, hạch toán chênh lệch tỷ giá vào doanh thu tài chính (TK 515) hoặc chi phí tài chính (TK 635, TK 413). Hệ thống tài khoản chuẩn gồm Tài khoản 111 (Tiền mặt) với hai tài khoản cấp hai (TK 1111 - Tiền Việt Nam, TK 1112 - Ngoại tệ) và Tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng) gồm TK 1121 và TK 1122.
Tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu học thuật kết hợp thực tiễn kế toán:
- Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu kế toán: Thu thập chứng từ gốc, hệ thống sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và các báo cáo tài chính liên quan đến phần hành vốn bằng tiền năm 2017.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Hệ thống hóa các quy định của Chế độ kế toán hiện hành để so sánh, đối chiếu với quy trình hạch toán thực tế phát sinh tại doanh nghiệp.
- Phương pháp đối chiếu chứng từ và sơ đồ hóa: Mô hình hóa quy trình luân chuyển chứng từ từ khâu lập, kiểm tra, xét duyệt đến khâu vào sổ Nhật ký chung và Sổ cái tài khoản.
Nguồn dữ liệu của nghiên cứu là các tài liệu kế toán năm 2017 của Công ty Cổ phần Vật tư và Vận tải ITASCO, bao gồm Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 111, Sổ cái TK 112, Sổ quỹ tiền mặt, các tập chứng từ gốc như Phiếu thu (Mẫu 01-TT), Phiếu chi (Mẫu 02-TT), Giấy đề nghị tạm ứng, Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), giấy báo Nợ, giấy báo Có và sao kê ngân hàng.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Lý luận chung về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các vấn đề lý luận về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tác giả làm rõ khái niệm, đặc điểm quản lý, vai trò và nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền. Về tổ chức hạch toán tiền mặt tại quỹ, chương này mô tả chi tiết danh mục chứng từ sử dụng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: Phiếu thu (Mẫu 01-TT, 3 liên), Phiếu chi (Mẫu 02-TT, 3 liên), Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu 05-TT), Giấy đề nghị thanh toán, Biên lai thu tiền (Mẫu 06-TT) và Bảng kiểm kê quỹ. Quy trình luân chuyển chứng từ tiền mặt được xác lập qua các bước: lập chứng từ gốc, chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt, thủ quỹ thực hiện thu chi rồi chuyển chứng từ để kế toán ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
Kết cấu tài khoản 111 được giải thích cụ thể với số dư Nợ đầu kỳ, số phát sinh tăng bên Nợ (thu tiền, phát hiện thừa qua kiểm kê, đánh giá tăng tỷ giá), số phát sinh giảm bên Có (chi tiền, phát hiện thiếu, đánh giá giảm tỷ giá) và số dư cuối kỳ bên Nợ. Đối với tiền gửi ngân hàng, tác giả trình bày các quy định về kỷ luật thanh toán không dùng tiền mặt, căn cứ ghi chép dựa trên giấy báo Nợ, giấy báo Có, bản sao kê tài khoản kèm chứng từ gốc (Ủy nhiệm chi, Séc). Nếu có chênh lệch chưa rõ nguyên nhân cuối tháng giữa số liệu sổ kế toán và sổ phụ ngân hàng, kế toán ghi theo số liệu ngân hàng và hạch toán vào TK 1388 hoặc TK 3388 để tiếp tục theo dõi, xử lý. Chương 1 cũng trình bày bốn hình thức sổ kế toán tiêu biểu gồm Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ cái, Chứng từ ghi sổ và hình thức kế toán trên máy vi tính.
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Vật tư và Vận tải ITASCO
Chương 2 phản ánh chi tiết thực tế tổ chức bộ máy và nghiệp vụ kế toán tại đơn vị khảo sát. Công ty Cổ phần Vật tư và Vận tải ITASCO (mã số doanh nghiệp 0201182399, đại diện pháp luật là Giám đốc Trần Quốc Phương) tiền thân là Công ty TNHH MTV Vật tư và Vận tải - ITASCO (chuyển đổi ngày 07/10/2013 từ giấy phép đăng ký kinh doanh ngày 24/03/2012), quy mô vốn điều lệ đăng ký là 10.000. Doanh nghiệp hoạt động đa ngành: vận tải hàng hóa đường thủy nội địa, đường bộ, ven biển; bốc xếp hàng hóa; bán buôn quặng kim loại (sắt, thép), than, xăng dầu, máy móc thiết bị; kho bãi và sửa chữa phương tiện. Bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến - chức năng gồm Giám đốc, Phó Giám đốc vận tải, Phó Giám đốc kinh doanh và 5 phòng chức năng. Bộ máy kế toán áp dụng mô hình kế toán tập trung, gồm Kế toán trưởng chỉ đạo chung cùng các nhân sự: Kế toán hàng hóa, Kế toán công nợ, Kế toán thuế và TSCĐ, Kế toán nguyên vật liệu, Kế toán thanh toán (theo dõi vốn bằng tiền), Kế toán tiền lương và Thủ quỹ.
| Tiêu chí chính sách |
Quy định áp dụng tại Công ty ITASCO |
| Chế độ kế toán |
Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính |
| Kỳ kế toán năm |
Bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 |
| Đơn vị tiền tệ |
Đồng Việt Nam (VNĐ) |
| Phương pháp tính thuế GTGT |
Phương pháp khấu trừ |
| Phương pháp hàng tồn kho |
Kê khai thường xuyên; tính giá xuất theo bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập |
| Phương pháp khấu hao TSCĐ |
Phương pháp đường thẳng |
| Hình thức sổ kế toán |
Nhật ký chung (Sổ Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết, Bảng CĐSPS, BCTC) |
Về thực trạng kế toán tiền mặt, do công ty chỉ phát sinh các giao dịch bằng đồng Việt Nam, không có ngoại tệ hay vàng bạc đá quý lưu giữ tại quỹ, nên doanh nghiệp sử dụng thống nhất Tài khoản 111 mà không mở chi tiết cấp hai. Quy trình lập phiếu thu, phiếu chi được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): liên 1 lưu tại nơi lập, liên 2 chuyển thủ quỹ ghi sổ quỹ rồi chuyển cho kế toán thanh toán kèm chứng từ gốc, liên 3 giao cho người nộp hoặc người nhận tiền.
Chương 2 trích dẫn các nghiệp vụ kinh tế cụ thể phát sinh trong tháng 9 năm 2017:
| Ngày chứng từ |
Số hiệu chứng từ |
Nội dung nghiệp vụ kinh tế |
Định khoản kế toán |
Số tiền (VNĐ) |
| 02/09/2017 |
Phiếu thu PC09-004; HĐ GTGT 0022110 (12/09/2017) |
Công ty TNHH Khánh Dương thanh toán tiền mặt mua 200 kg quặng hematit đỏ (đơn giá 85.000 đ/kg). |
Nợ TK 111: 18.000
Có TK 511: 17.000
Có TK 3331: 1.000 |
Tiền hàng: 17.000
Thuế GTGT: 1.000
Tổng cộng: 18.000 |
| 08/09/2017 |
Phiếu chi PC09-020; Giấy đề nghị tạm ứng |
Chi tạm ứng tiền đi công tác cho ông Hồ Ngọc Chương - Tổ trưởng tổ vận tải (hạn thanh toán: 30/09/2017). |
Nợ TK 141: 3.000
Có TK 111: 3.000 |
3.000 |
| 12/09/2017 |
Phiếu chi; HĐ GTGT 0022126; Giấy thanh toán |
Thanh toán tiền mặt cho Công ty TNHH Xuân Trường về chi phí sửa chữa, thay phụ tùng xe Huyndai 16H-2284. |
Nợ TK 242: 15.000
Có TK 111: 15.000 |
15.000 |
Đối với kế toán tiền gửi ngân hàng, công ty thực hiện hạch toán qua TK 112 căn cứ trên các chứng từ gốc như ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có và sổ phụ ngân hàng, tuân thủ việc đối chiếu định kỳ hàng tháng để kiểm soát số dư tiền gửi.
Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Vật tư và Vận tải ITASCO
Chương 3 tổng kết các đánh giá thực tiễn tại doanh nghiệp. Về mặt ưu điểm, bộ máy kế toán của công ty được bố trí theo mô hình tập trung, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng vị trí kế toán viên; việc luân chuyển chứng từ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng tuân thủ trình tự kiểm tra, ký duyệt của Kế toán trưởng và Giám đốc; hệ thống sổ sách theo hình thức Nhật ký chung giúp theo dõi tuần tự các nghiệp vụ phát sinh. Về mặt nhược điểm, công tác kiểm soát nội bộ đối với quỹ tiền mặt còn kẽ hở khi việc kiểm kê quỹ chưa được tiến hành định kỳ và đột xuất theo quy chế văn bản; quy trình ghi chép kế toán tại thời điểm năm 2017 vẫn phụ thuộc vào phương pháp thủ công hoặc bán thủ công trên bảng tính, làm chậm trễ tiến độ tổng hợp số liệu và tiềm ẩn sai sót cơ học.
Tác giả đề xuất hai nhóm giải pháp hoàn thiện mang tính thực tế:
- Ý kiến 1: Hoàn thiện việc tiến hành kiểm kê quỹ định kỳ hoặc đột xuất. Doanh nghiệp cần thành lập ban kiểm kê định kỳ vào cuối ngày hoặc cuối tháng, đồng thời tổ chức kiểm kê đột xuất để nâng cao tính kỷ luật. Sau khi kiểm kê, ban kiểm kê phải lập Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu số 08a-TT) đối chiếu giữa số tiền thực tế trong két và số dư trên Sổ quỹ, Sổ cái TK 111. Mọi khoản chênh lệch thừa hoặc thiếu phải được lập biên bản, xác định nguyên nhân và xử lý quy trách nhiệm vật chất kịp thời.
- Ý kiến 2: Hoàn thiện về việc ứng dụng phần mềm kế toán. Doanh nghiệp cần trang bị và ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng thay thế cho hình thức ghi chép thủ công. Việc ứng dụng phần mềm sẽ tự động hóa khâu xử lý dữ liệu từ chứng từ gốc vào Sổ Nhật ký chung, Sổ cái tài khoản 111, 112 và tự động kết xuất Bảng cân đối số phát sinh cũng như Báo cáo tài chính, giúp kế toán thanh toán giảm bớt áp lực tính toán và nâng cao tính chuẩn xác của thông tin kế toán.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận đã tổng hợp và phản ánh rõ nét thực trạng quản lý, hạch toán vốn bằng tiền của một doanh nghiệp vận tải và thương mại quy mô vừa và nhỏ:
- Khóa luận hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền theo đúng Thông tư số 133/2016/TT-BTC, làm rõ kết cấu tài khoản, phương pháp luân chuyển chứng từ và mẫu sổ theo hình thức Nhật ký chung.
- Đề tài phản ánh trung thực thực tế hạch toán tại Công ty ITASCO trong năm 2017, chỉ ra việc đơn vị chỉ phát sinh tiền mặt VNĐ (sử dụng tài khoản tổng hợp 111), quy trình luân chuyển chứng từ thu - chi 3 liên qua kế toán trưởng và giám đốc, cũng như việc phân công nhân sự tại phòng kế toán tập trung gồm 8 thành viên.
- Tác giả đưa ra hai nhóm giải pháp trực diện giải quyết các hạn chế tồn tại của doanh nghiệp: giải pháp siết chặt công tác kiểm kê quỹ tiền mặt thông qua việc lập bảng kiểm kê định kỳ/đột xuất và giải pháp tin học hóa công tác kế toán bằng phần mềm chuyên dụng nhằm tối ưu hóa chu trình luân chuyển số liệu.
- Về mặt đóng góp so với các nghiên cứu trước, đề tài làm rõ đặc thù hạch toán vốn bằng tiền gắn liền với hoạt động kinh doanh hỗn hợp (vận tải thủy, vận tải bộ, kinh doanh than, quặng kim loại) tại một doanh nghiệp cổ phần trên địa bàn thành phố Hải Phòng trong giai đoạn đầu chuyển đổi sang áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Khóa luận tồn tại một số giới hạn nghiên cứu được tác giả nêu rõ:
- Do điều kiện thời gian thực tập và trình độ chuyên môn của sinh viên có hạn, đề tài chỉ tập trung nghiên cứu chuyên sâu phần hành kế toán vốn bằng tiền (tiền mặt và tiền gửi ngân hàng), chưa thể mở rộng khảo sát các phần hành kế toán liên quan mật thiết khác như kế toán công nợ phải thu - phải trả, kế toán chi phí hoạt động vận tải hay kế toán xác định kết quả kinh doanh.
- Dữ liệu minh chứng thực tế trong khóa luận chủ yếu tập trung vào các chứng từ phát sinh trong tháng 9 năm 2017, chưa bao quát đầy đủ sự biến động của toàn bộ các tháng trong niên độ tài chính.
- Hướng nghiên cứu tiếp theo cần mở rộng phạm vi sang khảo sát sự gắn kết giữa kế toán vốn bằng tiền với công tác quản trị dòng tiền, phân tích các chỉ số thanh toán nhanh, cũng như nghiên cứu giải pháp tích hợp phần mềm kế toán với hệ thống ngân hàng điện tử (Internet Banking) trong môi trường thanh toán không dùng tiền mặt hiện đại.
Giá trị tham khảo
Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán và các nhà nghiên cứu bước đầu tìm hiểu về hạch toán kế toán tài chính:
- Đối với sinh viên thực tập tốt nghiệp: Khóa luận cung cấp cấu trúc mẫu mực của một đề tài hoàn thiện kế toán phần hành tại doanh nghiệp vừa và nhỏ, từ khâu xây dựng lý luận đến khâu thu thập tài liệu thực tế.
- Các biểu mẫu chứng từ thực tế: Phần trình bày chi tiết về Phiếu thu (PC09-004), Phiếu chi (PC09-020), Giấy đề nghị tạm ứng, Hóa đơn GTGT (0022110, 0022126) và quy trình luân chuyển chứng từ 3 liên là mẫu tham khảo trực quan cho việc học tập và thực hành kế toán phần hành thanh toán.
- Định hướng áp dụng chế độ: Tài liệu minh họa cụ thể việc chuyển dịch và áp dụng hệ thống tài khoản, mẫu sổ Nhật ký chung theo Thông tư 133/2016/TT-BTC vào một mô hình doanh nghiệp vận tải - kho bãi thương mại đặc thù.
Câu hỏi thường gặp
1. Công ty Cổ phần Vật tư và Vận tải ITASCO áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính. Hình thức sổ kế toán đơn vị sử dụng là hình thức Nhật ký chung, với các loại sổ chủ yếu: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ thẻ chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết và Bảng cân đối số phát sinh.
2. Tại quỹ tiền mặt của công ty quản lý những loại tiền nào và sử dụng tài khoản hạch toán nào?
Tại quỹ của Công ty ITASCO chỉ duy trì một loại tiền duy nhất là tiền Việt Nam đồng (VNĐ), không phát sinh ngoại tệ hay vàng bạc đá quý. Do đó, phòng kế toán chỉ sử dụng duy nhất tài khoản tổng hợp TK 111 (Tiền mặt) để theo dõi các nghiệp vụ thu, chi và tồn quỹ mà không mở chi tiết các tài khoản cấp hai (TK 1111, TK 1112).
3. Nghiệp vụ thu tiền mặt ngày 02/09/2017 phát sinh từ hoạt động nào và được định khoản ra sao?
Nghiệp vụ ngày 02/09/2017 phát sinh từ việc Công ty TNHH Khánh Dương thanh toán tiền mặt mua 200 kg quặng hematit đỏ theo Hóa đơn GTGT số 0022110 (đơn giá 85.000 đ/kg). Kế toán lập Phiếu thu số PC09-004 và thực hiện định khoản: Nợ TK 111: 18.000 (đồng/nghìn đồng), Có TK 511: 17.000 và Có TK 3331: 1.000 (theo số liệu ghi nhận trên chứng từ trong văn bản).
4. Hai kiến nghị chính mà tác giả đề xuất để hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty là gì?
Tác giả đề xuất hai giải pháp: thứ nhất, hoàn thiện công tác kiểm kê quỹ thông qua việc lập ban kiểm kê thực hiện kiểm kê định kỳ và đột xuất, lập Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu số 08a-TT) nhằm xử lý kịp thời các chênh lệch thừa thiếu; thứ hai, hoàn thiện việc ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng nhằm tự động hóa quy trình ghi chép, chuyển đổi dữ liệu từ chứng từ vào sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Hoàng Yến đã phản ánh bức tranh thực tế về công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Vật tư và Vận tải ITASCO trong năm tài chính 2017. Bằng việc bám sát các chuẩn mực và quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC, tác giả đã làm rõ quy trình luân chuyển chứng từ thu chi, trình tự ghi sổ Nhật ký chung và việc vận dụng hệ thống tài khoản tiền mặt tại doanh nghiệp. Các nhận xét, đánh giá được xây dựng khách quan từ số liệu thực tế, đi kèm hai giải pháp cụ thể về tăng cường kiểm kê quỹ và triển khai phần mềm kế toán, tạo cơ sở cho đơn vị nghiên cứu áp dụng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính nội bộ.
